10 cách tự động hóa tác vụ Gmail để tăng hiệu quả

Khi bạn phải xử lý hàng trăm email mỗi ngày, việc cập nhật những gì quan trọng không phải là điều dễ dàng. Các tác vụ thông thường như trả lời, chuyển tiếp, sắp xếp, lưu trữ, xóa, đặt lời nhắc, v.v., mỗi tác vụ có thể mất vài phút nhưng có thể dễ dàng kéo dài tới hàng giờ làm việc.

Rất may, bạn có thể tự động hóa nhiều tác vụ này bằng các tính năng tích hợp sẵn của Gmail và ứng dụng của bên thứ ba. Tất nhiên, nó đòi hỏi phải kéo một số trình rời đi và thiết lập một số bộ lọc, nhưng nó xứng đáng với số giờ làm việc mà bạn tiết kiệm được mỗi tuần.

Trong bài đăng này, tôi sẽ liệt kê một loạt cách bạn có thể tự động hóa các tác vụ phổ biến trong Gmail để tiết kiệm thời gian và có thể là cả những cơn đau đầu nữa.

Tự động thêm chữ ký vào email

Thêm chữ ký thương hiệu của bạn vào email là một cách đáng tin cậy để nâng cao nhận thức về thương hiệu. Nếu bạn thêm chữ ký của mình vào email theo cách thủ công, sẽ tốt hơn nếu bạn tự động hóa quy trình và thêm chữ ký của mình vào tất cả email mới và thậm chí trả lời tự động. Đây là cách thực hiện:

Nhấp vào biểu tượng Bánh răng và chọn tùy chọn Xem tất cả cài đặt.

Trong tab Chung, cuộn xuống phần Chữ ký. Ở đây, dưới tiêu đề Chữ ký mặc định, hãy chọn chữ ký của bạn trong các tùy chọn Sử dụng email mới và/hoặc Trả lời/Chuyển tiếp sử dụng.

Điều này sẽ tự động thêm chữ ký của bạn vào mỗi email bạn soạn hoặc trả lời. Nếu chưa có chữ ký thì bạn có thể tạo chữ ký ở cùng phần Chữ ký.

Thiết lập bộ lọc

Tùy chọn lọc Gmail cho phép bạn tự động áp dụng các hành động khác nhau cho các email đến. Bạn có thể di chuyển email đến một thư mục cụ thể, lưu trữ, xóa, chuyển tiếp và áp dụng các hành động khác mà không cần bất kỳ sự can thiệp thủ công nào. Đây là cách thực hiện:

Bấm vào nút Hiển thị tùy chọn tìm kiếm ở cuối thanh tìm kiếm ở trên cùng.

Tại đây, bạn sẽ tìm thấy nhiều cách để chỉ định email bạn muốn lọc, bao gồm tên người gửi, các từ trong email, các từ bị loại trừ, chủ đề, tệp đính kèm và khoảng thời gian. Điền các chi tiết này theo ý muốn của bạn và nhấp vào nút Tạo bộ lọc.

Bây giờ bạn sẽ thấy tất cả các hành động mà bạn có thể áp dụng cho cả email đến và email đã lưu trữ (tùy chọn). Bạn có thể chọn nhiều hành động và nếu một hành động ngăn cản một hành động khác thì hành động đó sẽ tự động bị tắt. Sau khi chọn xong, nhấp vào Tạo bộ lọc để hoàn tất thiết lập.

Bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa bộ lọc đã tạo trong Cài đặt Gmail trong tab Bộ lọc và Địa chỉ bị chặn.

Bật Gửi và Lưu trữ

Để giữ cho hộp thư đến luôn sạch sẽ, bạn có thể lưu trữ các email mà bạn đã trả lời và không muốn nó chiếm dung lượng trong hộp thư đến. Bạn có thể làm cho quá trình này dễ dàng hơn bằng cách bật tùy chọn Gửi và Lưu trữ trong cài đặt Gmail để tự động lưu trữ email sau khi bạn trả lời.

Để làm như vậy, hãy đi tới Cài đặt Gmail và bật nút Hiển thị “Gửi & Lưu trữ” trong tùy chọn trả lời trong tab Chung.

Điều này sẽ thêm nút gửi mới khi bạn trả lời email. Chỉ cần nhấp vào nó trong khi trả lời hoặc nhấn phím Ctrl+Enter, thao tác này sẽ gửi trả lời đến email và tự động lưu trữ nó.

Sử dụng câu trả lời soạn trước

Bạn có thể tăng đáng kể hiệu quả sử dụng email bằng cách tạo các mẫu email và sử dụng chúng khi có email liên quan. Nó yêu cầu thiết lập trước, nhưng nó sẽ tăng hiệu quả sử dụng email đáng kể vì bạn có thể chọn mẫu và email sẽ sẵn sàng gửi mà bạn không cần phải viết.

Đầu tiên, bạn cần kích hoạt nó. Đi tới Cài đặt Gmail và bật tùy chọn Mẫu trong tab Nâng cao.

Để tạo mẫu, hãy soạn bản nháp rồi nhấp vào menu Tùy chọn khác và di con trỏ chuột qua Mẫu. Tại đây bạn có thể thấy các mẫu đã tạo và tùy chọn Lưu bản nháp dưới dạng mẫu.

Lần tới khi bạn cần sử dụng một mẫu, chỉ cần chọn một mẫu từ danh sách này và nó sẽ tự động được thêm vào khi được lưu. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng tiện ích bổ sung Canned Responses Ultimate của Gmail, tiện ích bổ sung này thậm chí còn có các tính năng quản lý và tùy chỉnh tốt hơn.

Sử dụng Gửi theo lịch

Nếu bạn cần gửi email vào một thời điểm cụ thể và nó nằm ngoài lịch trình của bạn hoặc bạn không muốn có nguy cơ quên, thì bạn có thể lên lịch để tự động gửi sau. Tất cả những gì bạn phải làm là soạn email và nhấp vào mũi tên bên cạnh nút Gửi và chọn Lên lịch gửi.

Bây giờ bạn có thể chọn thời gian được đề xuất hoặc nhấp vào tùy chọn Chọn ngày & giờ để mở lịch và chọn ngày giờ chính xác để tự động gửi email sau.

Bạn cũng có thể thử Hộp thư đến bên phải tiện ích mở rộng, có tính năng lên lịch và nhắc nhở toàn diện hơn.

Tự động chuyển tiếp email

Nếu có nhiều tài khoản Gmail, bạn có thể quản lý chúng dễ dàng hơn bằng cách tự động chuyển tiếp email đến từ tài khoản này sang tài khoản khác để xem chúng ở cùng một nơi. Đây là cách thực hiện:

Trong Cài đặt Gmail, di chuyển đến tab Chuyển tiếp và POP/IMAP và nhấp vào nút Thêm địa chỉ chuyển tiếp.

Tại đây, nhập địa chỉ của tài khoản khác rồi nhấp vào Tiếp theo và xác nhận lời nhắc.

Điều này sẽ gửi mã xác nhận đến tài khoản khác. Bạn có thể sao chép mã từ đó và dán mã vào đây trong cửa sổ Xác minh để bắt đầu chuyển tiếp.

Sau khi được xác minh, bạn cũng có thể tùy chỉnh điều gì sẽ xảy ra với email trong tài khoản này sau khi chúng được gửi đến địa chỉ được chuyển tiếp.

Thiết lập phản hồi kỳ nghỉ

Nếu bạn không sẵn sàng trả lời email, bạn có thể thiết lập tính năng tự động trả lời khi đi vắng nhằm cho người khác biết bạn không thể trả lời và khi nào bạn sẽ rảnh.

Để thiết lập tính năng trả lời kỳ nghỉ, hãy mở Cài đặt Gmail và chuyển đến phần Trả lời kỳ nghỉ trong tab Chung.

Tại đây, bạn có thể soạn thảo tin nhắn của mình và chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc của người trả lời. Bạn cũng có thể chọn xem nó sẽ được tự động gửi đến tất cả email hay chỉ cho những người trong danh bạ của bạn.

Thực hiện các thay đổi cần thiết và nhấp vào nút Lưu Thay đổi để kích hoạt phản hồi kỳ nghỉ.

Tự động sắp xếp email

Với sự trợ giúp của công cụ trực tuyến SaneBox, bạn có thể tự động sắp xếp tất cả email của mình bằng cách sử dụng các nhãn đặc biệt và quy tắc đặt trước. Công cụ này tự động tạo các nhãn đặc biệt để sắp xếp tất cả email hiện có và email mới của bạn để bạn có thể tập trung vào những gì quan trọng.

Một số nhãn bao gồm tin tức, sau, xóa sau, không spam, không trả lời, tệp đính kèm và thư mục để báo lại email. Bằng cách sử dụng tính năng này, bạn có thể thực hiện những việc cơ bản như tự động tạm ẩn các email ít quan trọng hơn để sử dụng sau hoặc nhận lời nhắc theo dõi các email mà bạn chưa nhận được phản hồi.

Bạn cũng có thể huấn luyện công cụ này bằng cách di chuyển email đến một thư mục cụ thể theo cách thủ công và công cụ sẽ nhớ gửi những email đó đến thư mục cụ thể đó vào lần tiếp theo.

Để thiết lập, bạn sẽ phải cấp cho SaneBox quyền quản lý tài khoản Gmail của mình và sau đó thực hiện quy trình thiết lập từng bước. Sau khi hoàn tất, nó sẽ tự động áp dụng các thay đổi cho hộp thư đến của bạn mà không cần tải xuống/cài đặt bất kỳ phần mềm nào.

Bạn sẽ có bản dùng thử miễn phí 15 ngày để dùng thử dịch vụ và sau đó bạn sẽ phải nâng cấp lên một trong những đăng ký chuyên nghiệp để tiếp tục sử dụng dịch vụ.

Việc trích xuất dữ liệu từ các email đến có thể rất hữu ích cho doanh nghiệp trong việc quản lý hóa đơn, chi phí, đơn đặt hàng và phiếu hỗ trợ. Tôi chắc chắn rằng ngay cả người dùng thông thường cũng có thể tận dụng lợi thế của nó bằng cách trích xuất thông tin như đăng ký, biên lai/hóa đơn và kế hoạch sự kiện.

Vì mục đích này, Trình phân tích thư là một công cụ tuyệt vời giúp trích xuất thông tin dựa trên các quy tắc do người dùng đặt ra. Công cụ này cung cấp cho bạn một địa chỉ email duy nhất để bạn có thể chuyển tiếp email. Nó sẽ tự động trích xuất thông tin cụ thể từ những email đó dựa trên các quy tắc bạn đã đặt.

Bạn có thể sử dụng các quy tắc như từ khóa, vị trí, mẫu, dữ liệu tiêu đề, tệp đính kèm, v.v. để đảm bảo nó chỉ trích xuất dữ liệu cần thiết. Sau khi trích xuất, dữ liệu này có thể được chuyển sang bảng tính hoặc phần mềm CRM được hỗ trợ.

Nó có phiên bản miễn phí nơi bạn có thể trích xuất dữ liệu từ 30 email mỗi tháng. Để có số lượng email cao hơn, bạn sẽ cần có địa chỉ email tương ứng đăng ký chuyên nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu của bạn.

Để có trải nghiệm tự động hóa tối ưu, bạn sẽ cần giải pháp tự động hóa Gmail chuyên dụng. tôi khuyên bạn nên Zapier, chủ yếu là do các công cụ tự động hóa khác chủ yếu bị giới hạn trong việc lập lịch và lọc. Mặc dù trọng tâm chính của Zapier là tự động hóa các tác vụ giữa Hơn 5000 ứng dụng khác nhauTôi sẽ tập trung vào tính năng tự động hóa Gmail ở đây.

Bằng cách sử dụng quy tắc “If This, Then That” đơn giản, bạn có thể tạo không giới hạn các quy tắc để tự động hóa các tác vụ Gmail. Dưới đây tôi liệt kê một số cách khả thi để bạn có thể tự động hóa các tác vụ Gmail:

• Tự động lưu tệp đính kèm vào bộ lưu trữ đám mây yêu thích của bạn.
• Tạo nhiệm vụ từ email mới và tự động gửi chúng đến các ứng dụng được hỗ trợ như Trello.
• Gửi email mới với tiêu chí cụ thể tới các ứng dụng nhắn tin của nhóm như Slack để tự động thông báo cho các thành viên trong nhóm.
• Lưu dữ liệu từ các loại email cụ thể trong Google Trang tính. Tuyệt vời cho việc gửi biểu mẫu hoặc khảo sát.
• Bắt đầu hành động tự động đối với email bằng cách đánh dấu thủ công email đó là đã đọc hoặc gắn dấu sao.
• Gửi email dựa trên trình kích hoạt trong một ứng dụng khác, chẳng hạn như nhận tệp trong Slack hoặc sự kiện bắt đầu trên Lịch Google.
• Nếu ai đó mới liên hệ với bạn, hãy tự động thêm thông tin chi tiết của họ vào phần mềm CRM của bạn.
• Tạo sự kiện trên Lịch Google từ các email mới như đặt chỗ và lời mời.
• Tạo danh sách việc cần làm từ email mới và gửi chúng đến các ứng dụng được hỗ trợ như Todoist.
• Gửi phản hồi kỳ nghỉ tới email từ những người cụ thể hoặc chứa thông tin cụ thể.

Zapier có bản dùng thử miễn phí 15 ngày đầy đủ chức năng, sau đó bạn sẽ phải nâng cấp lên một trong các gói trả phí.

Lời kết thúc 🖋️

Tất cả các tính năng tự động hóa của Gmail đều rất hữu ích, nhưng tôi đặc biệt thích tính năng lọc vì nó có thể được sử dụng theo những cách độc đáo đến không ngờ để tăng hiệu quả. Ví dụ: tự động gửi email có tệp đính kèm đến một nhãn hoặc email cụ thể hoặc tự động gửi câu trả lời soạn trước cho các email cụ thể.

Tôi cũng sẽ khuyên bạn nên khám phá Zapier, bản dùng thử miễn phí 15 ngày là đủ để có thể tìm ra cách tiết kiệm hàng giờ làm việc.

Tiếp theo, bạn có thể khám phá một số Cài đặt Gmail để có trải nghiệm tốt nhất.