10 công cụ tài liệu phần mềm trực tuyến tốt nhất

Bạn có thường xuyên giải quyết nhiều nghi ngờ hoặc truy vấn cho phần mềm trực tuyến của mình không?

Nếu câu trả lời là CÓ, bạn có thể đang giao dịch với những người dùng chưa hiểu sản phẩm của bạn và khám phá hết tiềm năng của nó.

Liên tục nhận được câu hỏi về phần mềm của bạn có thể chiếm nhiều băng thông hỗ trợ, do đó gây ra tình trạng kiệt sức thường xuyên của nhà điều hành. Để giúp nhóm hỗ trợ của bạn tránh trường hợp này, bạn có thể thử xây dựng tài liệu phần mềm trực tuyến của mình.

Tài liệu Trực tuyến là gì?

Tài liệu trực tuyến hoạt động giống như sổ tay hướng dẫn giúp người dùng hiểu sản phẩm là gì và giải thích các tính năng của sản phẩm theo cách từng bước. Nó thậm chí còn giúp người dùng hiểu những cách có thể mà sản phẩm có thể giúp họ phát huy hết tiềm năng của nó.

Bạn có thể thêm hình ảnh, video, ảnh GIF sản phẩm, v.v. để cho biết cách các tính năng sản phẩm khác nhau có thể được bật và vận hành. Tài liệu trực tuyến cho các giải pháp phần mềm có thể thay đổi tùy theo mức độ phức tạp của sản phẩm được đề cập. Đối với một số người, tài liệu này có thể giống như một phần Câu hỏi thường gặp, trong khi đối với những người khác, nó có thể giống như một phần hướng dẫn chuyên sâu về sản phẩm.

Tài liệu Trực tuyến hoạt động như thế nào?

Có nhiều cách mà công cụ tài liệu trực tuyến hoạt động. Dưới đây là danh sách nhanh để giúp bạn đánh giá mức độ hữu ích của nó sau khi được triển khai.

• Hoạt động như một hệ thống lưu trữ trung tâm: Bạn có thể bảo mật tất cả thông tin liên quan đến sản phẩm và tạo quyền truy cập trung tâm cho khách hàng và nhóm hỗ trợ mà họ có thể tham khảo bất cứ khi nào họ nghi ngờ về một tính năng hoặc cách hoạt động của nó.
• Tiết kiệm thời gian và năng lượng: Khi bạn tạo một kho lưu trữ thông tin sản phẩm trung tâm, bạn sẽ giúp cả khách hàng và đại diện hỗ trợ tiết kiệm thời gian và năng lượng tìm kiếm giải pháp phù hợp. Bạn thậm chí có thể tránh tình trạng kiệt sức thường xuyên và giúp các nhóm hỗ trợ tập trung vào các vấn đề hỗ trợ cấp bách.
• Thúc đẩy sự tương tác và duy trì: Các công cụ tài liệu phần mềm cũng giúp bạn giữ khách hàng gắn bó với thương hiệu trong suốt hành trình của họ. Khách hàng có thể tránh tìm kiếm câu trả lời xung quanh sản phẩm hoặc chức năng của sản phẩm trên internet. Họ sẽ quay trở lại tài nguyên bạn đã phát triển và duy trì kết nối với thương hiệu. Đây là một cách tuyệt vời để giữ họ gắn bó với thương hiệu và đồng thời giữ chân họ.
• Cung cấp kiến ​​thức chuyên sâu về sản phẩm: Từ cách thiết lập đến tất cả các tính năng, bạn có thể tìm thấy chúng bằng tài liệu trực tuyến. Bạn thậm chí có thể tìm thấy khi nào phiên bản mới được phát hành và nó khác với phiên bản trước đó như thế nào. Nó giúp ích cho các khách hàng tiềm năng trong quá trình ra quyết định vì chúng cũng bao gồm các trường hợp sử dụng và nghiên cứu điển hình từ các ngành khác nhau.
• Cải thiện trải nghiệm hỗ trợ khách hàng: Một trong những lợi ích lớn nhất của việc có tài liệu trực tuyến cho doanh nghiệp của bạn là cải thiện trải nghiệm dịch vụ khách hàng. Bạn có thể giúp nhóm của mình tiết kiệm thời gian và hướng khách hàng đến giải pháp trả lời câu hỏi của họ mà không cần xếp hàng chờ đợi hoặc dự đoán email.

Làm thế nào để Chọn Giải pháp Tài liệu Trực tuyến Phù hợp?

Chỉ hiểu tài liệu trực tuyến và cách nó hoạt động cho một tổ chức sẽ không giúp bạn chọn được công cụ tốt nhất. Nhưng danh sách tiêu chí sau đây có thể. Dưới đây là danh sách nhanh những điều mà một doanh nghiệp phải tìm kiếm khi lựa chọn một công cụ tài liệu trực tuyến.

# 1. Biên tập viên trực quan

Một trình soạn thảo đơn giản nhưng giàu tính năng là điều bắt buộc khi tìm kiếm các công cụ tài liệu phần mềm. Hiểu rằng không phải một mà nhiều người có thể kết thúc việc chỉnh sửa một bài viết trong cùng một chế độ xem. Do đó, điều quan trọng là mọi người phải xem ai đang thực hiện thay đổi nào trong bài viết.

# 2. Tìm kiếm thông minh

Tùy chọn tìm kiếm là một tính năng nổi bật cho bất kỳ nền tảng tài liệu nào. Không có gì thảm khốc hơn việc một khách truy cập thoát khỏi tài liệu trực tuyến của bạn thất vọng sau vài phút vì anh ta không thể tìm thấy thông tin hoặc sản phẩm chính xác, ngay cả khi bạn có nó trong kho. Tính năng tìm kiếm thông minh sẽ tiết kiệm thời gian cho người dùng và giúp họ nhanh chóng tìm ra câu trả lời. Tìm kiếm phải được hỗ trợ bằng các thẻ, từ khóa liên quan, v.v.

# 3. Phân tích chuyên sâu

Điều cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào là xác định cách tài liệu trực tuyến của họ thu hút khách hàng / khách hàng tiềm năng. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải kiểm tra xem phần mềm cơ sở kiến ​​thức của bạn có giúp bạn theo dõi các chỉ số sau hay không:

• Lượt truy cập trang
• Các bài báo được truy cập nhiều nhất
• Tìm kiếm không thành công
• Phản hồi phản hồi cho từng bài viết
• Tỷ lệ thoát
• Thời gian trung bình dành cho các bài báo
• Khách hàng mới so với khách hàng cũ

Danh sách cứ kéo dài. Nhưng nếu một trong các giải pháp phần mềm cung cấp các số liệu này, đừng ngần ngại đưa vào danh sách lựa chọn.

#4. Bảo vệ

Các nội dung được thêm vào cơ sở kiến ​​thức, chẳng hạn như thông tin sản phẩm, video và hình ảnh của sản phẩm, có tầm quan trọng hàng đầu đối với bất kỳ tổ chức nào. Do đó, bảo vệ những tài sản này nên là một trong những ưu tiên khi tìm kiếm phần mềm tài liệu trực tuyến tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là danh sách các câu hỏi bạn có thể hỏi nhà cung cấp dịch vụ trước khi hoàn thiện sản phẩm:

• Chiến lược của bạn chống lại truy cập trái phép là gì?
• Bạn có đang sử dụng bất kỳ tường lửa hoặc xác thực hai yếu tố nào để bảo vệ dữ liệu không?
• Bạn có bảo mật dữ liệu không?

Những câu hỏi như thế này sẽ giúp bạn hiểu rõ cách nhà cung cấp dịch vụ cung cấp bảo mật dữ liệu cho người dùng của mình.

# 5. Phiên bản

Nền tảng có hỗ trợ lập phiên bản không?

Là một doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm, bạn phải đảm bảo rằng sự phát triển của sản phẩm được nắm bắt và ghi lại. Người dùng có thể giới thiệu sản phẩm của bạn ở các giai đoạn phát triển khác nhau. Họ có thể cần xem lại tài liệu cũ hơn để hiểu rõ hơn về tính năng của sản phẩm. Điều này không chỉ hữu ích cho người dùng cuối mà còn là điều bắt buộc đối với nhóm phát triển sản phẩm.

Vì vậy, nền tảng này nên hỗ trợ lập phiên bản với dấu thời gian.

# 6. Quản lý công việc

Cơ sở kiến ​​thức của bạn phải cung cấp cho bạn các kiểm soát truy cập hoàn chỉnh để quản lý quy trình làm việc thành công. Ví dụ: nếu bạn là quản trị viên, nó sẽ cho phép bạn gán vai trò cho những người sẽ truy cập phần mềm cho mục đích viết và chỉnh sửa. Những người viết bài báo phải được cấp quyền truy cập hạn chế, trong khi những người chỉnh sửa bài báo sẽ có quyền kiểm soát khác nhau.

# 7. Tùy biến

Như chúng ta đã biết, việc tùy chỉnh phục vụ sự hài lòng và tin tưởng của người dùng vào thương hiệu của bạn. Nó cũng áp dụng cho trang web tài liệu của bạn. Nếu một người dùng truy cập trang web tài liệu của bạn, họ sẽ cảm thấy nó như một phần của thương hiệu của bạn. Nền tảng này sẽ cung cấp cho bạn quyền tự do tùy chỉnh trang web tài liệu trực tuyến của mình, không chỉ với biểu trưng và biểu tượng yêu thích, mà còn với miền tùy chỉnh, URL tùy chỉnh và thiết kế trang web tài liệu của bạn.

Dưới đây là một số công cụ tài liệu trực tuyến hiệu quả nhất.

Mặc dù các mẹo về cách chọn phần mềm tài liệu trực tuyến rất hữu ích, nhưng sẽ thật tuyệt nếu bạn có một vài tùy chọn để bắt đầu tìm kiếm công cụ tốt nhất trong ngành. Phần này khám phá các giải pháp hàng đầu có thể giúp bạn xây dựng tài liệu phần mềm trực tuyến hoàn chỉnh mà không gặp rắc rối.

Hãy đi sâu vào!

Document360®

Document360 cung cấp cho bạn giải pháp tài liệu trực tuyến hoàn chỉnh bao gồm nhưng không giới hạn ở Tìm kiếm đơn giản, trình quản lý danh mục, quản lý thẻ, mẫu bài viết, v.v. Giao diện người dùng kéo và thả của nó giúp bạn liệt kê tất cả các danh mục và danh mục phụ của chúng theo thứ tự bạn muốn.

Đó không phải là tất cả. Nó đi kèm với tính năng Tìm kiếm được hỗ trợ bởi AI, Lưu trữ riêng tư, Khả năng tạo phiên bản, Sao lưu & Khôi phục, v.v. Trình chỉnh sửa phong phú là thứ bạn phải kiểm tra. Bạn có thể chọn giữa Markdown và một trình soạn thảo WYSIWYG.

Nó cho phép tùy chỉnh đầy đủ các trang web tài liệu và mô tả bài viết sẽ cho phép bạn thêm ý chính của bài viết, giúp tìm kiếm nhanh và SEO. Nó hỗ trợ cộng tác ở cấp độ tiếp theo với một nhóm biên tập viên, cộng tác viên và nhà xuất bản. Bạn cũng có thể thiết lập thông báo để xóa hoặc cập nhật các bài viết cũ.

Nó tích hợp với một loạt các công nghệ helpdesk, chatbot và CRO, chẳng hạn như Zendesk, Intercom, Freshdesk, Drift, Zapier, Microsoft Teams, Slack và nhiều công nghệ khác. Ngoài ra, bạn có thể tích hợp với bất kỳ nền tảng nào khác bằng cách sử dụng các đoạn mã JavaScript.

Kế hoạch bắt đầu từ $ 99 / tháng.

Clickhelp

Clickhelp, một công cụ soạn thảo trợ giúp, giúp bạn tạo tài liệu phần mềm một cách dễ dàng. Giải pháp dựa trên đám mây này được biết đến với việc giúp người dùng hợp lý hóa việc cộng tác giữa nhóm tài liệu. Điều đó có nghĩa là nó sẽ hỗ trợ họ theo dõi các thay đổi và thực hiện các cải tiến hơn nữa sau khi xác nhận ai là người viết và chỉnh sửa tài liệu.

Nó thậm chí còn giúp bạn cải thiện nội dung bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về cách các bài viết đang hoạt động thông qua các báo cáo. Những người nghi ngờ về việc di chuyển dữ liệu từ các nền tảng như MS Word, HTML, CHM và những nền tảng khác có thể bỏ lại lo lắng của họ. Clickhelp chuyên về di chuyển dữ liệu từ các nền tảng này và các nền tảng khác. Hơn nữa, giao diện người dùng đơn giản của nó làm cho cấu hình trở thành một miếng bánh.

Kế hoạch bắt đầu từ $ 55 / tháng.

Hợp lưu

Hợp lưu, giống như các giải pháp tài liệu trực tuyến khác, giúp người dùng tạo các tài liệu phần mềm có thể được sắp xếp phân loại. Cây trang này giúp khả năng tìm kiếm nâng cao, do đó giúp khách hàng tìm thấy các bài viết có liên quan nhanh hơn.

Ngoài ra, bạn có thể thấy mình đang cộng tác nội bộ với các nhóm khác để hợp lý hóa tính đúng đắn và chất lượng của nội dung. Để hợp lý hóa cộng tác nội bộ và bảo mật nội dung cũng như quyền của người dùng. Điều này sẽ giúp bạn chia sẻ quyền truy cập tài khoản với các nhóm tham gia vào quá trình viết và chỉnh sửa.

Gói trả phí bắt đầu từ $ 55 / tháng.

Nuclino

Nuclino là một công cụ tài liệu phần mềm khác mà tổ chức của bạn có thể xem xét khi tìm kiếm giải pháp tốt nhất trên thị trường. Nhà cung cấp dịch vụ này tuyên bố sẽ giúp người dùng của mình làm sống động nội dung bằng các tài sản sáng tạo như hình ảnh, video, v.v. Nó thậm chí còn hỗ trợ các tính năng như tự động lưu, giúp bạn lưu tiến trình nội dung trong khi xây dựng tài liệu phần mềm của mình.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm thấy các tùy chọn như tìm kiếm tức thì hỗ trợ khách hàng tìm kiếm các bài viết có liên quan một cách hiệu quả. Bạn cũng sẽ thấy hơn 40 tích hợp của nó khá hữu ích vì chúng sẽ hợp lý hóa công việc của bạn và lập kế hoạch cho các bài viết trong tương lai về các bản cập nhật sản phẩm và nâng cấp tính năng một cách dễ dàng.

Gói bắt đầu từ $ 5 / người dùng / tháng.

DocuWare

DocuWare nổi tiếng nhờ các tính năng nổi bật như Nhận dạng ký tự quang học (OCR) giúp người dùng chuyển đổi văn bản hình ảnh thành dữ liệu. Điều này giúp người dùng của họ thêm dữ liệu có liên quan nhanh hơn và giúp khách hàng của họ có thể truy cập được.

Bạn cũng có thể theo dõi các phiên bản của các tài liệu hiện có. Những điều này sẽ giúp bạn theo dõi nội dung thực tế được xuất bản trong phiên bản đầu tiên và những thay đổi được thực hiện với mỗi bản cập nhật mới trong sản phẩm.

Đọc tài liệu

Read the Docs là một giải pháp tài liệu kỹ thuật cho phép xây dựng và lưu trữ miễn phí các bài viết hỗ trợ của bạn về phần mềm. Đúng rồi; nhà cung cấp dịch vụ tuyên bố cung cấp dịch vụ tài liệu của mình miễn phí. Bạn có thể quản lý nhiều phiên bản tài liệu của mình một cách hiệu quả.

Bạn cũng không phải lo lắng về việc thanh toán cho mỗi người dùng. Bạn có thể có bao nhiêu người dùng để quản lý tài liệu phần mềm của mình. Điểm thu hút duy nhất mà sản phẩm có là quảng cáo. Để chạy miễn phí, họ sử dụng quảng cáo như một nguồn hỗ trợ hoạt động của họ. Người dùng chọn phiên bản miễn phí có thể gặp nhiều quảng cáo vì tài khoản của họ không có quảng cáo. Nhưng những người thích không có quảng cáo cần phải trả $ 5 / dự án.

GitHub

GitHub nổi tiếng với khả năng giúp các nhà phát triển ghi lại ngày lập trình vào hồ sơ của họ. Nếu hồ sơ hiển thị chủ yếu là màu xanh lá cây, điều đó có nghĩa là nhà phát triển đã viết mã thường xuyên và cũng cập nhật tiến trình của nó. Nhưng không nhiều người biết rằng cùng một nền tảng cũng cung cấp phần mềm tài liệu.

Rõ ràng, họ cung cấp Trang GitHub và thậm chí cả nền tảng wiki để tạo kho lưu trữ trung tâm của bạn. Nhưng nếu bạn tích hợp nó với các nền tảng như Jekyll, thì các Trang GitHub của nó sẽ giúp bạn tạo tài liệu sản phẩm hoàn chỉnh mà không gặp rắc rối. Nhưng xin lưu ý rằng nó sẽ chủ yếu là công khai và không riêng tư. Hơn nữa, bạn sẽ cần các kỹ năng phát triển tốt để duy trì và chạy tài liệu.

Gói trả phí bắt đầu từ $ 19 / tháng.

Tiền tố gì

Whatfix giúp bạn tạo một bản giới thiệu kỹ thuật số hoàn chỉnh về sản phẩm của mình. Bạn có thể đưa ra hướng dẫn về cách sản phẩm hoạt động theo cách tương tác nhất có thể với giải pháp này. Bạn có thể tạo tài liệu hoàn chỉnh, Câu hỏi thường gặp và hơn thế nữa với phần mềm tại chỗ.

Nó cũng cung cấp một nền tảng phân tích chi tiết. Nó sẽ giúp bạn đánh giá cách mỗi người đọc tương tác với mọi bài viết trong kho lưu trữ, do đó cung cấp cho bạn nhiều phạm vi hơn để cải thiện chúng để có kết quả tốt hơn hoặc thậm chí là chuyển đổi.

Giấy Dropbox

Nếu bạn nghĩ rằng Dropbox chỉ giới hạn ở các phương tiện lưu trữ, chúng tôi khuyên bạn nên suy nghĩ lại. Công cụ tài liệu của họ, Dropbox Paper, khá phổ biến vì là công cụ đồng chỉnh sửa. Nó hứa hẹn mang đến sự sáng tạo và phối hợp của cả hai. Nó hoàn hảo để tạo kho lưu trữ cho cả mục đích bên trong và bên ngoài.

Điều thú vị là khả năng chứa hình ảnh, tệp âm thanh, video và các loại quảng cáo khác trong các bài báo. Điều duy nhất làm cho nhiều người khó chọn công cụ này là khả năng thư mục hạn chế của nó. Ngoài ra, nó sẽ miễn phí cho những ai đã có tài khoản Dropbox. Nhưng nếu bạn muốn đăng ký riêng, bạn nên liên hệ với nhóm của họ.

HelpDocs

HelpDocs cũng là một trong những lựa chọn hàng đầu của chúng tôi. Đó là bởi vì, giống như những người khác trong danh sách này, HelpDocs cũng cung cấp cho bạn khả năng tạo tài liệu, lưu trữ chúng dưới dịch vụ của họ và thậm chí theo dõi hiệu suất của tất cả các bài viết bạn tạo.

Phần mềm này cũng cung cấp chức năng kéo và thả giúp bạn xếp hạng các bài báo dựa trên mức độ quan trọng hoặc trình tự của chúng trong sản phẩm. Nó thậm chí còn giúp bạn đánh dấu một vài bài báo riêng biệt trong trình biên tập dành cho người viết hoặc nhóm sản phẩm. Những điểm đánh dấu này sẽ giúp họ xác định các bài viết cần được cập nhật để có hiệu suất và trải nghiệm khách hàng tốt hơn.

Kế hoạch cho công cụ này bắt đầu từ $ 46 / mỗi tháng.

Bạn đã sẵn sàng để chọn công cụ tài liệu trực tuyến tốt nhất chưa?

Lo lắng về việc khách hàng không hiểu sản phẩm của bạn? Làm thế nào về việc tạo tài liệu phần mềm giúp họ hiểu mục đích, chức năng và tính năng của nó?

Bằng cách xây dựng tài liệu phần mềm hoàn chỉnh, bạn có thể đảm bảo rằng khách hàng tìm thấy tất cả các câu trả lời liên quan đến sản phẩm của bạn ở một nơi. Họ cũng có thể tránh đi hỗ trợ các đội và tiết kiệm thời gian và năng lượng. Xây dựng tài liệu từ đầu có thể là một công việc tẻ nhạt và sẽ yêu cầu nhiều tài nguyên hơn về phía bạn. Trong trường hợp này, sẽ rất tốt nếu sử dụng phần mềm tài liệu trực tuyến để tạo tài liệu trợ giúp cho khách hàng.

Để giúp bạn bắt đầu, chúng tôi đã liệt kê các tùy chọn tốt nhất để bắt đầu hành trình chọn công cụ tài liệu trực tuyến tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi hy vọng điều này sẽ giúp!

Bạn cũng có thể xem cách tạo tài liệu API đẹp.