12 Phần mềm tạo tài liệu để hợp lý hóa quy trình của bạn

Một điều nhất quán trong hoạt động kinh doanh của bạn — yêu cầu tạo tài liệu.

Trong thời đại công nghệ thúc đẩy, các công ty đã chuyển đổi từ tài liệu trên giấy sang các tệp điện tử dựa trên đám mây không chỉ giảm tiêu thụ giấy mà còn hợp lý hóa quy trình tạo tài liệu.

Quy trình làm việc hàng ngày của bạn sẽ phụ thuộc nhiều hơn vào việc tạo tài liệu nếu bạn làm việc trong các ngành hợp pháp, bảo hiểm hoặc ngân hàng.

Hóa đơn, đề xuất, hợp đồng, bản trình bày với khách hàng, ngân sách và tuyên bố chính sách nội bộ là những tài liệu quan trọng mà công ty của bạn sẽ luôn dựa vào để điều hành hoạt động và giao tiếp với khách hàng, nhân viên và nhà cung cấp.

Bạn sẽ cần phải làm việc nhanh chóng để chuẩn bị và gửi các tài liệu chính sách, tiết lộ tài khoản, hồ sơ tòa án và các thông tin liên lạc quan trọng khác.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích lý do tại sao việc tạo tài liệu là cần thiết và cách nó có thể giúp bạn tăng hiệu quả trong công ty của mình. Vì vậy, hãy bắt đầu ngay bây giờ mà không cần thêm gì nữa!

Tại sao bạn cần phần mềm tạo tài liệu

Sử dụng phần mềm tạo tài liệu đã trở nên quan trọng đối với các doanh nghiệp do những lý do sau.

Nhóm của bạn sẽ được hưởng lợi từ việc tiết kiệm thời gian

Thiết kế, chỉnh sửa, tạo và nhập tài liệu chỉ là một vài công việc được tăng tốc bởi một hệ thống tạo tài liệu tự động tuyệt vời. Điều này giải phóng nguồn nhân lực quan trọng và giảm bớt sự cần thiết phải ép buộc nhóm phát triển tạo và khắc phục sự cố quy trình.

Loại bỏ lỗi và thiếu sót

Tự động hóa bất kỳ quy trình nào bao gồm nhiều bước nhập dữ liệu thủ công sẽ tự động làm giảm khả năng xảy ra sai sót của con người. Điều này cũng đúng với việc tạo tài liệu.

Nhân viên học hỏi nhanh hơn và thường xuyên có thể tạo ra các giấy tờ có chất lượng cao hơn khi một giải pháp thân thiện với người dùng để tạo các tài liệu chất lượng cao được cung cấp trong nền tảng bán hàng.

Thương hiệu của bạn trở nên nhất quán

Một diện mạo và cảm giác đồng nhất trong tất cả các giao tiếp của công ty là điều cần thiết để xây dựng thương hiệu công ty hiệu quả. Điều này phù hợp với tài liệu điện tử và bản in của công ty bạn, không chỉ tài liệu tiếp thị.

Nhân viên có thể tạo ra đầu ra có thể tùy chỉnh cao cho một khách hàng cụ thể trong khi vẫn giữ được hình ảnh công ty nhất quán bằng cách sử dụng hệ thống tạo tài liệu âm thanh.

Các tính năng của phần mềm tạo tài liệu

Một phần mềm tạo tài liệu tốt bao gồm các tính năng sau:

Tự động định dạng và nhiều định dạng

Bạn có thể nhanh chóng sửa đổi bất kỳ tài liệu nào để thay đổi phông chữ, kích thước hoặc loại tài liệu (PDF, Docx, CSV) và nó sẽ không ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của tài liệu.

Vì nhiều khách hàng có sở thích cụ thể về loại định dạng tài liệu mà họ sử dụng, đây là một chức năng quan trọng. Đảm bảo rằng giải pháp bạn chọn cung cấp nhiều lựa chọn định dạng.

Tích hợp đơn giản

Bạn có thể nhanh chóng hợp nhất tài liệu từ nhiều ứng dụng khác nhau, bao gồm JSON và XML, đồng thời tích hợp chúng với các chương trình khác mà bạn thường xuyên sử dụng.

Kết quả là, việc định tuyến dữ liệu trở nên hời hợt và nhanh chóng hơn, đồng thời dễ dàng tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh khi biết mọi thứ đã được thực hiện một cách chính xác.

Nội dung động

Một trong những yếu tố quan trọng của công cụ tạo tài liệu là khả năng kết hợp các dải động để tạo tài liệu của bạn. Để tùy chỉnh thông điệp khi cần thiết và tiếp cận đúng đối tượng, bạn nên chọn một công cụ để thu thập dữ liệu chính xác và đưa nó vào tài liệu của mình.

Tuân thủ và bảo mật

Các giải pháp tốt nhất sẽ cung cấp sự lựa chọn các giao thức bảo mật và tuân thủ trên cơ sở khi cần thiết hoặc theo từng tài liệu. Đảm bảo giải pháp bạn đã chọn sử dụng kết nối SSL an toàn và tường lửa đáng tin cậy, đáng tin cậy.

Bây giờ bạn đã biết phần mềm tạo tài liệu phức tạp trông như thế nào, dưới đây là danh sách một số nền tảng tạo tài liệu được sử dụng rộng rãi bởi các công ty.

Tài liệu thông minh

Hãy bắt đầu với SmartDocuments, một nền tảng tạo tài liệu tự động cho phép triển khai các mẫu thông minh có khả năng đổi mới quy trình làm việc của tài liệu, do đó cải thiện năng suất.

Nó có thể được tích hợp dễ dàng với Microsoft Teams và Sharepoint và tự động lưu tài liệu.

Tài liệu thông minh có khả năng tự động chèn dữ liệu sản phẩm và khách hàng từ SAP vào tài liệu giúp giảm đáng kể thời gian.

Sử dụng công cụ SmartWizard tiện dụng, bạn có thể dễ dàng tạo và quản lý các mẫu tài liệu chuẩn, chèn dữ liệu từ các hệ thống bên ngoài và củng cố danh tính công ty của bạn.

Nhờ khả năng tạo tài liệu và quản lý mẫu, nền tảng được sử dụng trong các ngành khác nhau như chính phủ, Pháp lý và Tuyển dụng để giảm thời gian và rủi ro liên quan đến việc tạo tài liệu.

Docmosis

Docmosis cung cấp một quy trình tạo tài liệu nhanh chóng, đáng tin cậy và có thể mở rộng bằng cách sử dụng phương pháp dựa trên mẫu thông minh. Bạn có thể sử dụng các tính năng của nền tảng để tạo thư, hóa đơn, đề xuất, hợp đồng, bản sao kê và báo cáo được cá nhân hóa ở định dạng PDF và Word.

Nó được trang bị một công cụ tạo tài liệu tự lưu trữ tích hợp thành công với các ứng dụng phần mềm được xây dựng tùy chỉnh và các ứng dụng của bên thứ ba. Docmosis cung cấp một loạt các tính năng để hợp lý hóa quá trình tạo cấu trúc tài liệu phức tạp.

• Sử dụng Microsoft Word hoặc LibreOffice Writer cho các mẫu tài liệu.
• Nhập hoặc thêm chỗ dành sẵn văn bản thuần túy cho tất cả nội dung động.
• Thêm văn bản, hình ảnh và bảng, mã vạch, mã QR, v.v.
• Thêm các báo cáo có thể tùy chỉnh vào các mẫu.

Fastdok

Fastdok là một phần mềm tạo tài liệu đa năng được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm CNTT, Kinh doanh, Giáo dục, Nhân sự, v.v. để tạo các tài liệu cần thiết.

Phần mềm tạo tài liệu dựa trên đám mây này nhanh chóng, dễ dàng và chứng tỏ hiệu quả trong việc tạo tài liệu cho các mục đích khác nhau.

Điểm độc đáo của Fastdok là quy trình tự động hóa của nó cung cấp cho bạn các tài liệu sẵn sàng sử dụng dựa trên danh sách các câu hỏi bạn trả lời.

Fastdok hướng dẫn quy trình tài liệu kỹ thuật số bằng cách cung cấp một bộ bảng câu hỏi tập trung, một bộ ví dụ rõ ràng và giải thích với mục đích giúp bạn tạo tài liệu theo cách dễ dàng nhất có thể.

Edocgen

Edocgen cung cấp quy trình tạo tài liệu linh hoạt bằng cách hỗ trợ tự động hóa tài liệu theo hướng dữ liệu và cung cấp một loạt các mẫu từ đơn giản đến phức tạp để cải thiện năng suất của nhóm.

Phần mềm tạo tài liệu này thân thiện với người dùng và đảm bảo chuyển đổi quy trình tạo tài liệu, cung cấp thông tin liên lạc và trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.

Các tính năng chính của Edocgen như sau:

• Nó tạo ra hàng ngàn tài liệu hàng loạt bằng cách điền dữ liệu từ một số nguồn như JSON / XML / Excel, cơ sở dữ liệu và hơn thế nữa.
• Tự động tạo biểu mẫu web từ các mẫu để tạo tài liệu.
• Hỗ trợ tạo theo yêu cầu bằng cách sử dụng API REST và tải xuống các câu lệnh trong thời gian thực.
• Nó có thể dễ dàng được triển khai tại chỗ hoặc trên đám mây để chạy trên Azure, GCP hoặc AWS.
• Cung cấp các mẫu tài liệu ở định dạng PPTX, Microsoft Word, PDF có thể điền và Excel.

Hộp kiểm

Được tin cậy bởi những cái tên như Deloitte, KPMG và BMW, Checkbox là một phần mềm quản lý và tạo tài liệu tất cả trong một mạnh mẽ giúp giảm bớt quá trình tạo tài liệu tẻ nhạt bằng cách giảm hiệu quả thời gian dành cho việc soạn thảo và quản lý tài liệu theo cách thủ công, cho phép quản lý tập trung vào công việc quan trọng hơn liên quan đến chiến lược.

Hộp kiểm kiểm tra và loại bỏ các lỗi, nếu có, trong tài liệu bằng cách xác thực nó dựa trên các mẫu đã chuẩn hóa. Checkbox cũng cho phép bạn có được thông tin chi tiết tức thì, xem trạng thái phê duyệt, nhận chữ ký điện tử và nhận kết quả tự động về tài liệu bạn vừa tạo.

Công cụ này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thương lượng và đăng nhập, cải thiện thời gian quay vòng của tài liệu và giúp đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu.

Docshifter

Docshifter là phần mềm tự động hóa tài liệu tập trung giúp quản lý tất cả các tài liệu dựa trên mẫu và chuyển đổi chúng sang định dạng PDF.

Công cụ này nhanh, có thể mở rộng và tuân thủ, đồng thời quy trình tự động loại bỏ nhu cầu sao chép-dán dữ liệu vào các mẫu tài liệu và tiết kiệm giá trị của bạn.

Docshifter không chỉ là một nền tảng tạo tài liệu; nó cũng là một phần mềm chuyển đổi PDF lấy nhiều định dạng tệp từ doanh nghiệp làm đầu vào, làm phong phú các tệp và chuyển đổi chúng sang PDF. Một số tính năng nổi tiếng của Docshifter như sau:

• Chuyển đổi PDF nhanh hơn 10 lần với chi phí cấp phép và cơ sở hạ tầng giảm
• Có thể tích hợp với các công cụ hiện có bằng cách sử dụng trình kết nối gốc hoặc API Rest
• Thiết kế các mẫu trong Microsoft Word để giảm chi phí.

Templafy

Templafy là công cụ bạn cần triển khai để quản lý toàn bộ hoạt động liên quan đến tài liệu của doanh nghiệp. Nền tảng này cung cấp một tập hợp các mô-đun và mẫu cũng có thể được sử dụng để thiết kế một giải pháp đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp bạn.

Templafy cung cấp một trung tâm quản trị mạnh mẽ cho các doanh nghiệp để quản lý tất cả các khía cạnh của quá trình tạo tài liệu kinh doanh. Nó tạo điều kiện dễ dàng quản lý và phân phối các mẫu, nội dung tài liệu, phông chữ và chữ ký email được thiết kế sẵn.

Tăng cường cơ sở hạ tầng CNTT và mang lại nhiều giá trị hơn với các tích hợp an toàn cho các ứng dụng nội dung tài liệu hiện có. Templafy cung cấp bộ tính năng sau cho các công ty để đáp ứng các nhu cầu cá nhân của doanh nghiệp:

• Một thư viện phong phú về các mẫu và nội dung của công ty bên trong các ứng dụng tài liệu.
• Kỹ thuật tự động hóa thông minh giúp tạo tài liệu năng động và chính xác.
• Tự động quét các tài liệu và bản trình bày để tìm ra nội dung lỗi thời và kiểm tra việc tuân thủ các quy tắc.
• Chia sẻ, cộng tác và truy cập thông tin chi tiết hữu ích để tối ưu hóa hiệu suất tài liệu.

Nintex

Chuyển sang Nintex để tự động tạo và chia sẻ tất cả các tài liệu liên quan đến doanh nghiệp như hợp đồng, đơn đặt hàng và hóa đơn trực tiếp từ Salesforce hoặc Office 365. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu sao chép-dán dữ liệu và giảm thiểu lỗi, do đó cung cấp các tài liệu chính xác và tuân thủ những người nhận dự định.

Nintex giúp bạn tự động hóa quá trình tạo tài liệu bằng cách cung cấp các tính năng sau:

• Tự động tạo tài liệu mà không cần viết mã để nâng cao hiệu quả.
• Sử dụng các mẫu được thiết kế sẵn bằng các ngôn ngữ khác nhau để tạo tài liệu ở các định dạng tệp Word, Excel, PowerPoint và PDF.
• Hợp lý hóa quá trình tạo đánh giá nội bộ và ký tài liệu bằng cách tự động hóa định tuyến tài liệu.
• Liên kết động dữ liệu từ bất kỳ nguồn nào bằng cách sử dụng các mẫu tài liệu và giải pháp lưu trữ đám mây như Salesforce, SharePoint và Box.

Pandadoc

Pandadoc là phần mềm bạn nên dựa vào để tạo, gửi và quản lý các tài liệu tuân thủ HIPAA, FERPA và GDPR mà không mất nhiều thời gian. Công cụ Do-It-Yourself này cung cấp rất nhiều mẫu có thương hiệu và các chủ đề tùy chỉnh để đẩy nhanh quá trình tạo các tài liệu quan trọng.

Pandadoc cố gắng đơn giản hóa quy trình tạo tài liệu đồng thời đảm bảo giữ được tiếng nói và phong cách của thương hiệu.

Nó chú ý nhiều hơn đến tính sáng tạo và chi tiết, do đó cung cấp các mẫu có thương hiệu và các chủ đề được thiết kế riêng, cùng với tích hợp Canva cho phép bạn kéo và thả các yếu tố thiết kế tuyệt đẹp một cách dễ dàng.

Pandadoc cho phép bạn nhúng các video rực rỡ, ảnh GIF động và bảng giá thông minh giúp khách hàng có thể lựa chọn dịch vụ mà họ muốn đăng ký.

Docs Made Easy

Được hỗ trợ bởi Salesforce, Docs Made Easy cho phép bạn tạo ra các tài liệu mạnh mẽ, tinh vi và năng động để đẩy nhanh quá trình tạo tài liệu trong tổ chức của bạn.

Nền tảng này cho phép bạn tạo bản trình bày, báo cáo, báo giá, hóa đơn, địa chỉ liên hệ, v.v. bằng cách chuyển dữ liệu từ một đối tượng tiêu chuẩn sang các mẫu được định dạng trước.

Docs Made Easy nâng cao năng suất của các chuyên gia bằng cách cung cấp cho họ sức mạnh để tạo các tài liệu hiệu quả bằng cách sử dụng các tính năng sau.

• Đồng bộ hóa dữ liệu lực lượng bán hàng một cách trang nhã để tự động hóa việc tạo tài liệu.
• Trích xuất dữ liệu từ CRM và đối tượng tùy chỉnh và hợp nhất với các mẫu được định dạng trước.
• Vận chuyển và cung cấp liền mạch các tài liệu có giao diện chuyên nghiệp một cách nhanh chóng và dễ dàng chỉ trong vài cú nhấp chuột.
• Nhận thông báo ngay lập tức khi khách hàng tương tác với tài liệu của bạn.

Formstack

Formstack là một tùy chọn khác để bạn kiểm tra để tự động hóa quy trình tạo tài liệu cho tổ chức của mình. Công cụ này giảm thiểu các yêu cầu về thủ tục giấy tờ để tạo ra các tài liệu chuyên nghiệp và hấp dẫn về mặt thẩm mỹ, có thể dễ dàng được gửi đi hầu như mọi nơi.

Nhờ trình tạo và chỉnh sửa tài liệu đơn giản hỗ trợ cử chỉ kéo và thả, bạn có thể tạo vô số tài liệu, chẳng hạn như đề xuất, ứng dụng, thỏa thuận và danh bạ, trong vòng vài phút. Formstack cho phép bạn truy cập các tính năng sau:

• Thêm các phần có điều kiện để hiển thị hoặc ẩn nội dung cho người xem.
• Tạo nhiều tài liệu từ một nguồn dữ liệu duy nhất.
• Chia sẻ tài liệu ở bất cứ đâu hoặc tải chúng lên một ứng dụng khác ngay từ giao diện Formstack.
• Sử dụng các mẫu được thiết kế sẵn từ thư viện để thiết kế nhanh các tài liệu kinh doanh.

SDocs

Cuối cùng, trong danh sách, chúng tôi có SDocs, một phần mềm tạo tài liệu cực kỳ nhanh chóng và dễ dàng được xây dựng trên Salesforce cung cấp bảo mật đáng tin cậy cho các tổ chức. Công cụ này được một số doanh nghiệp tin dùng để cải thiện hiệu quả, giảm lỗi và loại bỏ công việc tẻ nhạt liên quan đến tài liệu.

Vì SDocs là giải pháp tạo tài liệu gốc cho Salesforce, nên dữ liệu không bao giờ rời khỏi hệ sinh thái, đảm bảo bảo mật hơn và cung cấp dịch vụ nhanh hơn. Cũng có thể điều chỉnh cài đặt hiển thị tài liệu của hồ sơ người dùng và lọc các tài liệu mà họ được phép tạo.

Nền tảng này được đóng gói mạnh mẽ với tất cả các tính năng mà bạn sẽ yêu cầu để hợp lý hóa quy trình tự động hóa tài liệu. Trình chỉnh sửa tài liệu tích hợp thân thiện với người dùng, dễ sử dụng và dễ sử dụng mà không yêu cầu đào tạo thêm để hoàn thành nhiệm vụ.

Sự kết luận

Bài báo đưa ra ánh sáng về một số công cụ tạo tài liệu mạnh mẽ hiện có trên thị trường. Khi chọn một cho tổ chức của bạn, tốt nhất là phân tích các yêu cầu của doanh nghiệp của bạn và sau đó so sánh các công cụ và tính năng mà các công cụ tự động hóa tài liệu này cung cấp.

Điều thú vị là hầu hết các tùy chọn được liệt kê ở đây đều cung cấp bản dùng thử miễn phí mà bạn có thể sử dụng để hiểu liệu chúng có cung cấp đúng như lời hứa hay không.