13 Giải pháp Quản lý Chi tiêu cho Doanh nghiệp Nhỏ đến Lớn

Spread the love

Phần mềm quản lý chi tiêu mang đến khả năng kiểm soát, khả năng hiển thị, tuân thủ và tài liệu để giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tránh chi tiêu không cần thiết và trả lương đúng hạn cho nhà cung cấp hoặc nhân viên.

Các doanh nghiệp chỉ định ngân sách cho một số hoạt động như bảo hiểm, thiết bị vốn và tiếp tế hàng tồn kho. Tuy nhiên, rò rỉ ngân sách làm tổn hại đến biên lợi nhuận của công ty bạn khi chi tiêu không được giám sát.

Hơn nữa, khi quy mô kinh doanh tăng lên, những vấn đề như vậy cũng sẽ phát triển về số lượng, thách thức lợi nhuận kinh doanh của bạn. Do đó, các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô sử dụng một công cụ quản lý chi tiêu để theo dõi số tiền đi ra ngoài và giữ nó trong ngân sách của công ty.

Quản lý chi tiêu là gì?

Quản lý chi tiêu là quá trình quản lý tất cả các giao dịch mua của doanh nghiệp và các khoản thanh toán của nhà cung cấp. Mục tiêu chính là tính toán cho mỗi đô la đi ra từ tài khoản công ty và nhận được giá trị tốt nhất.

Các chính sách quản lý chi tiêu phải tự động hóa và tích hợp tất cả các hoạt động liên quan đến chi tiêu từ nguồn đến quyết toán của nhà cung cấp. Thực hành cụ thể như vậy sẽ đảm bảo việc mua sắm diễn ra theo kế hoạch của các bên liên quan trong kinh doanh. Ngoài ra, nó thực thi thanh toán cho các nhà cung cấp, nhà thầu và các bên thứ ba khác thông qua quy trình tuân thủ hợp đồng.

Tầm quan trọng của quản lý chi tiêu

Các hoạt động quản lý chi tiêu chuẩn mang lại những ưu điểm sau:

  • Hiệu quả kinh doanh bằng cách tự động hóa quy trình chi tiêu và theo dõi chi phí vốn dễ xảy ra sai sót và tẻ nhạt nếu được giao cho nhân viên.
  • Giảm rủi ro và chi phí vì công cụ cho bạn biết về sản phẩm được mua sắm, tên của nhà cung cấp và chi phí liên quan đến việc mua sắm.
  • Có thể đạt được sự hợp tác tốt hơn giữa các nguồn lực kinh doanh và bên thứ ba khi bạn tuân theo quy trình quản lý chi tiêu tiêu chuẩn cùng với một ứng dụng kỹ thuật số.
  • Cải thiện năng suất bền vững bằng cách giải phóng nhân viên khỏi công việc tầm thường và để họ hoàn thành các nhiệm vụ mang lại doanh thu cho công ty của bạn.

Sau đây là các công cụ quản lý chi tiêu tốt nhất cho phép bạn quản lý tất cả các khoản chi tiêu và nhận được giá trị tốt nhất cho số tiền bạn chi tiêu:

Căn cứ không quân

Căn cứ không quân là một công cụ quản lý chi tiêu toàn diện cho các loại hình doanh nghiệp khác nhau, như công ty giai đoạn đầu, doanh nghiệp nhỏ, công ty tầm trung, doanh nghiệp trước IPO và doanh nghiệp. Nó cung cấp một loạt các giải pháp kiểm soát chi tiêu, kiểm toán và giám sát nâng cao.

Ví dụ: mô-đun Quản lý biên nhận cung cấp việc thực thi tuân thủ, đính kèm biên nhận dễ dàng, email chuyên dụng, chia sẻ biên nhận từ một thiết bị khác, v.v. Ngoài ra, còn có mô-đun Phát hiện gian lận và bảo mật để cho phép kiểm soát thẻ, giới hạn thẻ, chặn thẻ, phát hiện gian lận, thông báo gian lận, chia sẻ thông tin chi tiết thẻ ảo được mã hóa, v.v.

Spendesk

Spendesk có nhiều tính năng hữu ích và trực quan, bao gồm tích hợp và Nhận dạng ký tự quang học (OCR). Với công cụ này, công ty của bạn có thể tự động hóa tất cả các chi phí định kỳ. Hơn nữa, nó đủ mạnh để khớp các tuyên bố chi phí với hóa đơn tương ứng và tiết kiệm thời gian.

  Cách mở khóa SIM Samsung Galaxy S8 / S8 +

Spendesk cũng là một công cụ linh hoạt để các công ty có thể tùy chỉnh nó theo cách tiếp cận quản lý chi tiêu của họ. Ví dụ: bạn chỉ định thẻ ghi nợ để chi tiêu cụ thể cho từng nhân viên. Ngoài ra, bạn cũng có thể chỉ định thẻ tín dụng ảo cho các mục đích sử dụng một lần.

Ngoài ra, nó cung cấp các thông báo đẩy để xác thực thanh toán, tích hợp công cụ kế toán, tổng quan chi phí theo thời điểm và bảng điều khiển tổng quan chi tiêu toàn diện.

Coupa

Coupa là một công cụ phổ biến khác để quản lý chi tiêu kinh doanh (BSM) với quyền truy cập đám mây. Nó có thể quản lý chi tiêu trên nhiều ngành dọc kinh doanh khác nhau như thanh toán, chuỗi cung ứng, mua sắm, kho bạc, v.v. Có ba công cụ để quản lý chi tiêu thuận tiện.

Bộ công cụ đầu tiên là Ứng dụng. Ngăn xếp này bao gồm tất cả các mô-đun thiết yếu như mua sắm, hóa đơn, chi phí, thanh toán, quản lý hợp đồng, tìm nguồn cung ứng chiến lược, phân tích chi tiêu, v.v.

Nền tảng thứ hai là nền tảng BSM tập trung vào quyền riêng tư của người dùng, hồ sơ, bảo mật dữ liệu và tích hợp. Nó bao gồm lõi được kết nối, quyền truy cập đám mây, tích hợp, giao diện người dùng đồ họa (GUI), v.v.

Và cuối cùng, ngăn xếp thứ 3 là cộng đồng doanh nghiệp Coupa. Nó cung cấp các tính năng như mạng doanh nghiệp mở, lợi thế Coupa và AI cộng đồng.

Emburse

Emburse cung cấp các công cụ hoàn chỉnh để quản lý chi tiêu cho các công ty khởi nghiệp cho các công ty đa quốc gia lớn. Các giải pháp của nó bao gồm quản lý chi phí, các khoản phải trả, tự động hóa mua hàng, hệ thống thanh toán hợp lý, kiểm toán, quản lý du lịch và bảng điều khiển dữ liệu.

Emburse cung cấp thẻ ảo có thể được phát hành ngay thông qua nền tảng của nó, sử dụng một công cụ có tên Emburse Spend. Thẻ ảo của Emburse tích hợp liền mạch với phần mềm được sử dụng bởi nhóm kế toán và AP, bao gồm Emburse Chrome River, Emburse Certify hoặc một trong những sản phẩm khác được cung cấp. Các sản phẩm như Emburse Go giúp các nhà quản lý du lịch theo dõi chặt chẽ khách du lịch và chi phí của họ.

Điều tốt nhất là cách tiếp cận mô-đun của Emburse để quản lý chi tiêu kinh doanh, tùy thuộc vào quy mô công ty. Emburse Tallie hoạt động tốt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Emburse Certify hoạt động tốt cho các doanh nghiệp có trụ sở tại Hoa Kỳ. Emburse Chrome River hoạt động tốt cho các doanh nghiệp lớn có hoạt động, bất kể văn phòng đặt trụ sở ở đâu. Các công ty lớn như Microsoft, Nike và Estee Lauder sử dụng phần mềm của Emburse ”.

Thanh toán qua lưới

Thanh toán qua lưới là một phần mềm khác mà bạn có thể sử dụng và ngăn chặn rò rỉ chi tiêu. Đầu tiên, chức năng Thông tin chi tiết về chi tiêu mang đến cho bạn thông tin chi tiết về dữ liệu có giá trị ngay khi bạn cần. Bất cứ khi nào bạn xem một mục chi tiêu, ứng dụng dành cho thiết bị di động của nó sẽ tự động hiển thị các cơ hội tiết kiệm trong tương lai, dự báo chi tiêu ở mức hiện tại, v.v.

Thứ hai, mô-đun Kiểm soát chi tiêu của nó cung cấp cho bạn cảnh báo yêu cầu thanh toán theo thời gian thực, cho phép bạn giới hạn chi tiêu, hủy đăng ký từ một giao diện trung tâm và chặn các khoản thanh toán của nhà cung cấp chỉ bằng một cú nhấp chuột. Các tính năng đáng chú ý khác là Tối ưu hóa Chi tiêu, Báo cáo Thời gian Thực và Quy trình thanh toán Tự động.

  Cách tắt thông báo tiện ích con Galaxy của tôi trên điện thoại Samsung

Con dốc

Con dốc đã chia hệ thống quản lý chi tiêu kinh doanh của mình thành 4 mô-đun lớn: Bắt đầu, Quy mô, Hợp lý hóa và Tiết kiệm. Mô-đun Start cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các công cụ để quản lý một số thẻ, thanh toán hóa đơn (ACH / séc / thẻ), theo dõi chi phí theo thời gian thực và kế toán chi tiêu chính xác.

Mô-đun quy mô cho phép bạn thực thi các chính sách kinh doanh về chi tiêu và chi phí. Ví dụ: bạn có thể sử dụng các chính sách chi tiêu để đặt ra các quy tắc và kiểm soát chi tiêu nhằm thực thi các nguyên tắc chi tiêu này.

Mô-đun hợp lý hóa cung cấp cho bạn một số quy trình công việc (Giới thiệu, Cộng tác và Kế toán) để tự động hóa việc quản lý chi tiêu và tích hợp (hơn 1000 tích hợp) nó với các công cụ kinh doanh khác. Cuối cùng, mô-đun Tiết kiệm ở đó để đáp ứng nhu cầu của bạn về khớp biên lai, phân loại chi phí, thông tin chi tiết về giá, thông tin chi tiết về khoản tiết kiệm, v.v.

Brex

Brex là tất cả về việc tăng tốc tài chính hoạt động kinh doanh trong khi tuân thủ các chính sách của công ty về chi tiêu và chi phí. Bằng cách cho phép nhân viên nộp các khoản chi phí chính xác và đội ngũ kế toán kiểm toán các khoản chi phí một cách dễ dàng, Brex phát triển văn hóa kỷ luật tài chính giữa công ty và nguồn nhân lực của mình.

Brex hiện cung cấp các giải pháp quản lý chi phí công ty khác nhau như thẻ tín dụng, tài khoản doanh nghiệp, theo dõi chi phí, tích hợp, v.v. Nó cũng mang lại tính năng quản lý chi tiêu cho đăng ký Brex Empower.

Ngày làm việc

Ngày làm việc, công cụ quản lý vốn con người nổi tiếng, cũng bắt đầu đưa ra những cách đơn giản và chiến lược để quản lý chi tiêu kinh doanh. Nó đi kèm với giao diện người dùng đồ họa trực quan, đơn giản và nhẹ để quản lý chi tiêu từ một nền tảng tập trung.

Giao diện người dùng của nó có 3 tab cơ bản: Nguồn để thanh toán, Khoảng không quảng cáo và KPI. Mô-đun Nguồn để thanh toán cung cấp thông tin chi tiết về dữ liệu có giá trị về Chi tiêu của nhà cung cấp, Chi tiêu được quản lý so với Chi tiêu không được quản lý, Hiệu suất của nhà cung cấp, Xử lý hóa đơn, v.v. Hơn nữa, đây là một ứng dụng dựa trên đám mây để bạn và các bên liên quan kinh doanh của bạn có thể theo dõi chi tiêu của công ty từ mọi thiết bị và mọi nơi có kết nối internet.

PayEm

PayEm là tất cả về tự động hóa nâng cao trong ngành dọc quản lý chi tiêu của doanh nghiệp bạn. Nó mang đăng ký của nhà cung cấp và đăng ký SaaS cho nhân viên ở một nơi. Do đó, bạn không cần phải mua phần mềm riêng biệt cho các đầu chi tiêu khác nhau.

Trên PayEm, bạn có thể tạo và phát hành thẻ tín dụng ảo cho các nhà cung cấp bên thứ ba khác nhau và chỉ định một đầu mối liên hệ để quản lý chi tiêu. Bạn cũng có thể áp dụng chiến lược tương tự cho đăng ký phần mềm.

Hơn nữa, bạn có quyền kiểm soát chi tiêu cuối cùng trên PayEm. Do đó, bạn có thể ngừng bội chi đăng ký phần mềm bằng cách xóa các ứng dụng không cần thiết hoặc tài khoản nhân viên cũ khỏi các ứng dụng hiện có.

  Wi-Fi Cams còn làm được nhiều việc hơn là chỉ quay video

Teampay

TeampayỨng dụng dựa trên đám mây của đặt các nhóm tài chính vào ghế lái xe để họ có thể hình dung tất cả các khoản chi tiêu từ các ngành dọc khác nhau của doanh nghiệp bạn. Các bên liên quan của công ty cũng có được cái nhìn thời gian thực về chi tiêu hàng ngày và có thể đưa ra các giới hạn chi tiêu nhanh chóng nếu cần.

Nó cũng cung cấp giao diện người dùng trò chuyện để nhân viên có thể nhận được sự hỗ trợ trong thời gian thực từ nhóm tài chính để biết quy trình mua hoặc nhận phê duyệt giao dịch. Hơn nữa, bạn không cần phải đợi hóa đơn của tháng tiếp theo để hiểu nhân viên của bạn đang chi tiêu như thế nào. Bạn sẽ nhận được dữ liệu thời gian thực về chi tiêu hiện tại.

JAGGAER MỘT

JAGGAER MỘT cũng là một tên gọi phổ biến của các hoạt động Nguồn-to-Pay nhằm tập hợp tất cả các khoản chi tiêu từ các ngành dọc khác nhau vào một nơi để dễ dàng giám sát các khoản chi tiêu của công ty. Ứng dụng được thiết kế chu đáo cho phép bạn quản lý chi phí gián tiếp và trực tiếp từ một công cụ đơn giản.

Nó cung cấp phân tích dữ liệu tiên tiến và thông tin chi tiết bằng cách kết hợp AI và Tự động hóa quy trình robot (RPA). Do đó, bạn có thể nhận được dữ liệu có thể hành động để cơ cấu lại quy trình quản lý chi tiêu, chẳng hạn như tạo danh mục mua sắm cho toàn bộ doanh nghiệp.

RealPage

RealPage giúp bạn tiết kiệm chi phí và năng suất khi bạn quản lý nhà cung cấp, hóa đơn và mua hàng trên công cụ này. Nó không chỉ là một công cụ theo dõi chi tiêu đơn thuần.

Nó thu thập dữ liệu chi tiêu và thu nhập của tất cả các danh mục kinh doanh của công ty bạn và cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về dữ liệu để mua sắm thông minh. Hơn nữa, nó giúp bạn tự động hóa tất cả các đơn đặt hàng (PO) và quy trình phê duyệt của chúng với nguồn cấp dữ liệu thời gian thực đến trang tổng quan trung tâm để giám sát và phân tích chi tiêu.

Chi phí Concur

Chi phí Concur là một dịch vụ quản lý chi tiêu từ SAP, nhà phát triển phần mềm ERP hoạt động kinh doanh nổi tiếng. Sản phẩm giúp bạn tích hợp và tự động hóa việc quản lý chi tiêu của doanh nghiệp bằng cách liên kết một số giao dịch Nguồn để Thanh toán.

Công cụ này có lợi cho cả người lao động và người sử dụng lao động. Ví dụ, nhân viên hiện trường có thể gửi chứng từ chi phí của họ từ điện thoại di động. Chương trình thông minh của Concur sẽ tự động xác minh khoản chi và gửi cho bạn thông báo để bạn có thể phê duyệt khoản chi nhanh hơn.

Từ cuối cùng

Bằng cách sử dụng một phần mềm quản lý chi tiêu, bạn có thể bịt những lỗ hổng làm tiêu tiền một cách vô tình và tạo điều kiện cho công ty của bạn đạt được tỷ suất lợi nhuận. Bạn cũng có thể yêu cầu một trong những công cụ theo dõi chi phí tốt nhất nếu doanh nghiệp của bạn phải hoàn trả các khoản thanh toán định kỳ do nhân viên hoặc nhà cung cấp thực hiện.

x