17 Phần mềm quản lý/theo dõi chi phí tốt nhất dành cho chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ

Theo dõi chi phí là quá trình ghi chú tiền của bạn sẽ đi đâu.

Bạn có thường xuyên theo dõi chi phí của mình không?

Hàng giờ, hàng ngày, hàng tháng, hàng quý hay hàng năm? Ban đầu, nó có vẻ giống như một khối lượng công việc khổng lồ, nhưng bạn sẽ hiểu tầm quan trọng của nó theo thời gian.

Quan tâm đến các nguồn tài chính của chúng tôi là vô cùng quan trọng và nó bắt đầu ngay từ những ngày bạn còn học đại học. Đối với một số người, nó bắt đầu thậm chí trước đó. Những ngày này, chỉ cần một hóa đơn y tế, có thể đưa mọi người đến bờ vực phá sản.

Theo dõi chi phí hàng tháng và hàng năm là phương pháp được khuyến khích cho các chủ doanh nghiệp và cá nhân.

Tầm quan trọng của việc theo dõi chi phí

• Duy trì thói quen chi tiêu: Theo dõi chi tiêu sẽ giúp bạn xác định, hạn chế hoặc loại bỏ thói quen chi tiêu lãng phí của mình. Nó sẽ tiếp tục giúp bạn đặt tiền của mình vào nơi bạn cần.
• Ngăn ngừa bội chi: Theo dõi chi phí sẽ ngăn chặn bội chi trắng trợn bằng cách buộc bạn phải lập ngân sách hàng tháng. Chi tiêu thu nhập của bạn theo ngân sách do chính bạn đặt ra sẽ có ích về lâu dài.
• Kiểm soát tài chính: Nếu bạn liên tục mắc nợ, có thể là do bạn không kiểm soát được chi tiêu của mình. Theo dõi chi tiêu sẽ giúp bạn tự do đầu tư tiền vào những việc hiệu quả.

Giả sử bạn đi mua sắm với bạn bè vào cuối tuần. Sau đó, bạn nhận ra rằng cuối cùng bạn đã mua những thứ mà bạn không muốn. Bạn đã làm điều đó chỉ vì áp lực ngang hàng. Thay vào đó, đầu tư số tiền đó vào bản thân bằng cách mua một cuốn sách tự lực hoặc đăng ký một lớp học theo sở thích nào đó có thể hữu ích.

Tại sao nên tập trung vào Theo dõi Chi phí trong Doanh nghiệp?

Điều cần thiết đối với những người sở hữu doanh nghiệp vừa và nhỏ là theo dõi chi phí. Ngoài ra, việc giữ chi phí cá nhân tách biệt với chi phí kinh doanh là cần thiết vì công ty là một đơn vị độc lập. Công việc kinh doanh của bạn có thể là niềm đam mê của bạn và nó nên được đối xử như vậy vì:

• Nó sẽ bảo vệ bạn khỏi rắc rối: Doanh nghiệp của bạn có quyền nhận được sự bảo vệ của pháp luật mà bạn với tư cách là một người không thể. Nếu các chi phí của bạn không tách biệt, bạn mâu thuẫn với các khoản cung cấp đó khiến bạn phải chịu trách nhiệm nếu khách hàng khởi kiện. Trong trường hợp đó, tài sản của bạn có thể bị đe dọa.
• Nó giúp bạn sẵn sàng cho mùa thuế: Bạn sẽ không phải nhìn vào trong tủ hoặc bảng điều khiển ô tô của mình để tìm hóa đơn và biên lai. Ngoài ra, khi bạn đi công tác xa khỏi thành phố, bạn có thể yêu cầu bồi thường một số chi phí phát sinh. Một số chi phí kinh doanh không phải chịu thuế và có thể được coi là chi phí họp kinh doanh. Công việc của nhân viên kế toán của bạn cũng sẽ dễ dàng hơn vì việc phân biệt những thứ chịu thuế và không chịu thuế sẽ trở nên đơn giản.
• Việc đếm lợi nhuận sẽ trở nên dễ dàng: Bạn sẽ có thể gọi ra các con số lợi nhuận của mình một cách chính xác mà không cần phỏng đoán bất cứ khi nào khách hàng hỏi. Cuối cùng nó sẽ giúp duy trì ngân sách công ty bằng cách phản ánh các chi phí.

Một cách để theo dõi chi phí kinh doanh là sử dụng các ứng dụng theo dõi chi phí kinh doanh. Ứng dụng theo dõi chi tiêu giúp bạn ghi chép kịp thời và thích hợp về chi tiêu của mình bằng cách theo dõi biên lai và hóa đơn. Một số ứng dụng được liên kết trực tiếp với ngân hàng và thẻ tín dụng của bạn, giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách tránh thao tác thủ công.

Bây giờ chúng ta hãy xem qua một số ứng dụng theo dõi chi phí tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Chi phí Zoho

Zoho cung cấp một trong những ứng dụng theo dõi chi phí tốt nhất. UI/UX của nó rất làm hài lòng khách hàng, cung cấp nhiều giải pháp. Zoho đảm bảo không có biên lai nào không bị theo dõi và lưu trữ kỹ thuật số. Bạn cũng có thể tự động chuyển tiếp biên lai của mình qua email. Ngay cả khi doanh nghiệp của bạn ở nước ngoài, Zoho cho phép bạn nhập chi phí của mình bằng các loại tiền tệ khác nhau.

Tại đây, bạn có thể tạo trang chi phí tùy chỉnh và cho phép nhân viên của mình phân chia chi phí. Nếu doanh nghiệp của bạn cần di chuyển nhiều, thì chi phí số dặm bay của bạn có thể được theo dõi bằng Zoho với độ chính xác 100%. Bằng cách này, bạn có thể hạn chế chi phí của mình.

Nó tương thích với mọi nền tảng, bao gồm cả Android và iOS. Zoho cung cấp cho người mới bắt đầu phiên bản dùng thử miễn phí 14 ngày.

Wallester

Wallester là một trong những nền tảng theo dõi chi tiêu của công ty phổ biến nhất. Nó cung cấp giải pháp một cửa cho mọi nhu cầu chi tiêu của doanh nghiệp, như theo dõi, ghi lại, chia sẻ phương thức thanh toán, thiết lập phương thức thanh toán mới, v.v.

Bạn có thể cấp thẻ thanh toán ảo mới cho nhân viên của mình cho mục đích chi tiêu của công ty mọi lúc, mọi nơi. Hệ thống thông báo mạnh mẽ của nó luôn giúp bạn cập nhật các hoạt động chi tiêu theo thời gian thực.

Hơn nữa, bạn có thể cho phép rút tiền mặt nhỏ để thay thế hộp khóa tiền nhỏ văn phòng, rất không an toàn và bất tiện.

Là người quản lý doanh nghiệp hoặc bên liên quan, bạn có thể thực hiện các quyết định theo thời gian thực về mua hàng và chi tiêu bằng cách vô hiệu hóa thẻ từ phía bạn. Chưa kể, bạn cũng có thể tạo thẻ ảo cho các dự án cụ thể và phân phối quyền truy cập cho nhiều thành viên trong nhóm.

Nhà phát triển cũng đang nghiên cứu một tính năng mới có tên là theo dõi và tải lên bằng chứng chi phí. Hệ thống nhắc nhở theo dõi chi phí mới này sẽ nhắc nhở nhân viên thường xuyên tải lên biên lai, hóa đơn, chứng từ, v.v.

Công cụ theo dõi chi phí của Wallester hoạt động trực tuyến thông qua trình duyệt web và trên điện thoại di động và hiện đang cung cấp bản dùng thử miễn phí. Do đó, hãy kiểm tra xem đây có phải là công cụ giám sát chi phí phù hợp cho doanh nghiệp của bạn hay không.

chuẩn bị

Các doanh nghiệp muốn có được khả năng hiển thị đầy đủ về chi tiêu của tổ chức có thể dựa vào Precoro. Phần mềm quản lý chi phí hiệu quả này cung cấp thông tin chi tiết về chi phí hoạt động và đảm bảo sử dụng ngân sách phù hợp.

Bạn có thể tự động hóa quy trình phê duyệt bằng phần mềm này, điều này không chỉ tiết kiệm thời gian của bạn mà còn tiết kiệm thời gian để tăng hiệu quả. Việc theo dõi hóa đơn, biên lai và yêu cầu hoàn trả trở nên dễ dàng với nền tảng này. Bạn thậm chí có thể tích hợp Precoro với công cụ kế toán của mình để đồng bộ hóa dữ liệu hai chiều.

Phần mềm này cho phép bạn tạo các quy tắc chi tiêu để bạn không bao giờ vượt quá ngân sách của mình. Bảng điều khiển thời gian thực của nó là hoàn hảo để hình dung chi tiêu tổng thể của bạn. Hơn nữa, các công ty có thể nhận được các báo cáo chuyên sâu về các danh mục khác nhau.

Để xây dựng một quy trình làm việc liền mạch, bạn có thể tích hợp nó với QuickBooks, Xero, NetSuite, Amazon Business Punch-in và Slack. Mô hình định giá cũng hoàn toàn minh bạch và đi kèm với bản dùng thử miễn phí 14 ngày.

tiết lộ

Divvy là giải pháp quản lý chi phí tất cả trong một dành cho doanh nghiệp của bạn. Nền tảng này có một số tính năng độc đáo khiến nó trở thành lựa chọn phù hợp cho mọi doanh nghiệp. Với Tín dụng doanh nghiệp, bạn có thể tiếp cận nguồn vốn ở mọi quy mô. Bạn chỉ cần đăng ký hạn mức tín dụng trong vòng vài phút và bắt đầu chi tiêu với sự trợ giúp của thẻ Divvy.

Việc quản lý chi phí trở nên khá dễ dàng vì bạn có thể phân loại mọi giao dịch mua bằng thẻ Divvy chỉ bằng một vài cú nhấp chuột. Vì vậy, không cần báo cáo chi phí thủ công trong công ty.

Khi bạn xây dựng ngân sách cho công ty của mình thông qua Divvy, bạn có thể theo dõi và kiểm soát theo thời gian thực để kiểm soát hoàn toàn ngân sách của công ty.

Điều tốt nhất về phần mềm theo dõi chi phí đẳng cấp thế giới này là nó hoàn toàn miễn phí sử dụng. Không có chi phí ẩn. Ngoài ra, bạn có thể nhận bao nhiêu thẻ vật lý và thẻ ảo cho nhân viên của mình nếu cần. Phần thưởng từ Divvy cho chi tiêu của bạn khiến bạn có thêm lý do để chọn nền tảng này.

Nói lời tạm biệt với các báo cáo chi phí truyền thống và nói lời chào với hệ thống theo dõi chi phí nâng cao này.

Pleo

Pleo là một công ty khởi nghiệp fintech quản lý chi phí của các doanh nghiệp bằng cách sử dụng thẻ Pleo: thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ. Bạn có thể sắp xếp các chi phí của mình bằng cách nhấp vào một vài nút trên màn hình.

Bạn có thể tích hợp Pleo cùng với các công cụ kế toán khác. Nó cho phép bạn đặt giới hạn chi tiêu, tùy chỉnh chúng bất cứ lúc nào và đề xuất các phương pháp chi tiêu tốt nhất. Hơn nữa, ngay sau khi thanh toán được thực hiện từ thẻ Pleo của bạn, bạn sẽ nhận được thông báo và chi phí đó sẽ được thêm vào.

Pleo là một ứng dụng dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ và có ba phạm vi giá khác nhau. Pleo giúp bạn giảm tải công việc hàng ngày tẻ nhạt và vô song, đồng thời cho phép bạn tập trung vào công việc kinh doanh của mình.

sách mới

FreshBooks là một ứng dụng theo dõi chi phí kinh doanh giúp theo dõi chi phí cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tài khoản của bạn sẽ được cập nhật mỗi ngày bằng cách kết nối tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng của bạn.

Nó có tính năng lấy dữ liệu cần thiết từ hình ảnh bạn tải lên của bất kỳ hóa đơn hoặc biên lai nào. Bạn cũng có thể lưu trữ biên lai của mình bên trong Freshbooks. Vì vậy, bạn có mọi thứ trong thời gian khai thuế. Khi tham gia một dự án, nhóm của bạn có thể tính toán chi tiêu của họ và bạn cũng có thể theo dõi chi phí của họ.

Nó giúp bạn theo dõi khối lượng công việc đã hoàn thành trong ngày từ bất cứ đâu. Bạn chỉ cần tập trung vào việc nuôi dưỡng doanh nghiệp của mình vì mọi thứ đều được tự động hóa.

Giá được cung cấp là tối thiểu cho các gói khác nhau, nhưng ứng dụng này rất hữu ích về lâu dài, bất kể giá cả.

cây bạc hà

Bạn có thể thấy toàn bộ cuộc sống tài chính của mình thông qua Mint. Mint cung cấp cho bạn các giải pháp tùy chỉnh, cá nhân hóa trải nghiệm chi tiêu và theo dõi chi phí của bạn.

Tất cả các khoản thanh toán hóa đơn đến hạn và chi phí hàng tháng của bạn có thể được tích hợp vào Mint cùng với các ứng dụng khác. Nó cho phép bạn không bỏ lỡ bất kỳ số tiền nào và theo dõi nơi bạn tiêu tiền của mình.

Ứng dụng cho phép bạn đặt ngân sách của mình, đảm bảo rằng bạn tuân thủ ngân sách đó bằng cách gửi thông báo kịp thời nếu chi tiêu quá mức. Nó cũng đưa ra các khuyến nghị về tiết kiệm tiền và đạt được các mục tiêu tài chính của bạn có thể nhanh hơn.

Quá trình mở tài khoản an toàn và bảo mật và có sẵn trên tất cả các thiết bị.

chi phí

Expensify cho phép người dùng của mình lưu giữ hồ sơ về số lượng biên lai không giới hạn. Bằng cách đồng bộ hóa các tài khoản của bạn với Expensify, bạn sẽ không phải làm nhiều việc trong mùa tính thuế này. Bạn cũng có thể đặt thuế suất tùy chỉnh cho một chính sách chi phí cụ thể.

Tải lên chi phí của bạn theo cách thủ công đã lỗi thời. Tại đây, tất cả hóa đơn và biên lai của bạn sẽ được quét tự động chỉ bằng một cú nhấp chuột. Ngoài ra, nếu bạn cảm thấy nhàm chán với tất cả các quy trình này, bạn có thể chọn thêm thẻ Expensify thay vì biên lai.

Bạn có thể dùng thử phiên bản miễn phí, vì nó dễ sử dụng và cung cấp cho bạn lộ trình để suy nghĩ đúng hướng về chi phí kinh doanh của mình. Nó giúp bạn theo dõi chi phí khi di chuyển, ở nhà hoặc tại văn phòng của bạn.

Băng ghế

Ứng dụng Bench đóng vai trò là nhân viên kế toán ảo của bạn. Tại Bench, phần mềm và bộ não con người được kết hợp với nhau. Trọng tâm chính là các doanh nghiệp nhỏ và doanh nhân chuẩn bị báo cáo tài chính cho doanh nghiệp của họ.

Một nhóm các chuyên gia tận tâm đảm nhận mọi thứ và bạn chỉ được liên hệ nếu cần. Việc ghi sổ kế toán được thực hiện hàng tháng và giúp bạn và doanh nghiệp của bạn sẵn sàng về mặt tài chính. Đội ngũ chuyên gia tận tâm nhanh chóng và đáng tin cậy.

Ứng dụng này cho phép bạn chỉ tập trung vào việc xử lý công việc kinh doanh của mình mà không phải lo lắng về các chế độ thuế. Nó là một trong những phần mềm được sử dụng hàng đầu. Giá cả phải chăng và phiên bản dùng thử cũng được cung cấp ngay từ đầu để hiểu rõ hơn về ứng dụng.

hộp đựng giày

Shoeboxed là một ứng dụng cung cấp cho người dùng các dịch vụ số hóa. Nó nhằm mục đích số hóa các biên lai thực tế để giảm lỗi của con người. Nó cũng hỗ trợ tích hợp các ứng dụng khác nhau để giảm bớt quy trình làm việc.

Ứng dụng này xử lý các hồ sơ thuế, lưu trữ các biên lai và hóa đơn được quét và cung cấp các báo cáo chi phí. Giữ các tài liệu cần thiết trong thư mục lưu trữ sẽ hữu ích khi cần gấp.

Sử dụng ứng dụng này, bạn có thể tạo một danh sách trực tuyến về nhóm của mình và cập nhật danh sách đó. Nó được hỗ trợ trên cả hai nền tảng Android và iOS. Tính năng theo dõi số dặm chính xác của nó được sử dụng khi bạn đang thực hiện một chuyến đi tiết kiệm.

Dext

Dext là một ứng dụng theo dõi chi phí kinh doanh muốn bạn sử dụng không cần giấy tờ và làm các thủ tục giấy tờ tối thiểu. Nó giúp xử lý các con số và giấy tờ dễ dàng hơn bằng cách chuyển sang kỹ thuật số với các tài khoản của bạn.

Dext sẽ rút ra dữ liệu cần thiết và lưu trữ nó trong bộ nhớ bằng cách tải lên các hóa đơn, biên lai hoặc hóa đơn. Nó có độ chính xác trên 95% trong khi nộp giấy tờ và tiết kiệm thời gian và công sức của bạn. Điều này khiến bạn có một lượng thời gian đáng kể để phát triển doanh nghiệp của mình.

Tải lên dữ liệu của bạn từ mọi nơi và từ mọi thiết bị. Nó cung cấp và ủy thác hơn 30 tích hợp để duy trì quy trình làm việc của bạn. Ứng dụng này được thiết kế sao cho dễ hiểu. Bạn có thể dùng thử miễn phí ngay bây giờ nếu doanh nghiệp của bạn nhỏ hoặc bạn là một người đam mê kinh doanh sắp tới đầy tham vọng.

đồng tình

Concur giúp bạn phát triển như một chuyên gia kinh doanh vì ứng dụng không ngừng phát triển và thêm các tính năng mới. Tại đây, bằng cách sửa đổi cài đặt theo nhu cầu của mình, bạn có thể làm cho ứng dụng thích ứng theo cách của mình.

Bạn có thể tính toán ROI của doanh nghiệp với độ chính xác cao. Nó có một bảng điều khiển có thể truy cập cho phép bạn xem tất cả chi tiêu của mình trên một trang. Bạn có thể thay đổi ngân sách của mình và kiểm soát chúng mọi lúc, mọi nơi.

Bạn cũng có thể xem bản demo hoạt động của ứng dụng, điều này khá đơn giản. Concur cho phép bạn đưa ra các quyết định tài chính được hỗ trợ bởi dữ liệu vững chắc một cách tổng thể. Nó được chứng minh là giúp ích rất nhiều cho các chủ doanh nghiệp nhỏ và những người mới khởi nghiệp.

chứng nhận

Chứng nhận cung cấp một số thông tin chuyên sâu tuyệt vời về quản lý chi phí. Công cụ này dễ dàng tạo và xử lý các báo cáo cũng như thực hiện các khoản bồi hoàn. Bạn chỉ cần tải lên hình ảnh về chi phí của mình và báo cáo sẽ được tạo tự động.

Nó là một công cụ xây dựng hoàn hảo cho hoạt động kinh doanh toàn cầu vì nó có sẵn bằng hơn 60 ngôn ngữ và 140 loại tiền tệ. Bạn có thể tích hợp các chính sách và thẻ tín dụng kinh doanh của mình với ứng dụng và cá nhân hóa từng thứ theo ngân sách của bạn.

Tại đây, các tích hợp với nhiều loại ứng dụng cũng được hỗ trợ để công việc của bạn không bị dừng lại. Ứng dụng được hỗ trợ trên tất cả các thiết bị và có hiệu suất liền mạch cũng như mức độ hài lòng cao của người dùng.

Biên lai MMC

MMC Receipt là một ứng dụng quét hóa đơn và theo dõi chi phí. Ứng dụng nhanh chóng quét các hóa đơn và biên lai bằng nhiều loại tiền tệ khác nhau với độ chính xác dữ liệu cao.

Không có giới hạn về việc tải lên biên lai và số lượng người dùng. Bạn không cần lo lắng về dung lượng lưu trữ vì ứng dụng có bộ nhớ đám mây không giới hạn và cho phép bạn lưu trữ mà không bị hạn chế.

Việc thiết lập tính năng phê duyệt nhiều giai đoạn giúp doanh nghiệp của bạn phát triển hơn nữa. Nó đánh giá xem dữ liệu đã thu thập đã sẵn sàng để xuất hay chưa, giúp nâng cao khả năng ra quyết định của bạn.

Bạn cũng có thể xem phiên bản demo để hiểu thêm về các tính năng của ứng dụng và dùng thử phiên bản miễn phí.

vĩnh cửu

Everlance đã biến việc xử lý công việc trở thành ưu tiên chính của các chủ doanh nghiệp bằng cách tự động hóa số lượng công việc tối đa. Với một nick duy nhất trên màn hình, bạn có thể sắp xếp và quản lý chi phí của mình. Tùy chỉnh chi tiêu cá nhân và doanh nghiệp của bạn trên nền tảng này và không phải chịu gánh nặng trong mùa thuế.

Truyền dữ liệu được bảo mật và tổ chức lưu trữ đám mây thật dễ dàng. Kết nối nhiều danh thiếp cùng lúc để tiết kiệm thời gian và công sức quản lý chi tiêu. Các đề xuất liên quan đến khấu trừ thuế là tính năng nổi bật của nó. Bạn có thể tiết kiệm tiền thuế của mình bằng cách cung cấp thông tin kịp thời và chính xác.

Nhóm hỗ trợ khách hàng luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn bảy ngày một tuần. Bạn có thể chọn phiên bản miễn phí của nó để dùng thử nơi nó cung cấp nhiều tính năng. Ngoài ra, bạn thậm chí có thể tạo mẫu được cá nhân hóa theo nhu cầu của mình.

Sóng

Wave tập trung hơn vào việc nuôi dưỡng các doanh nghiệp nhỏ phát huy hết tiềm năng của họ. Nó có phần mềm công nghệ cao, dễ xử lý và an toàn để quản lý chi phí của bạn.

Nó cũng cho phép bạn theo dõi lãi và lỗ của mình trong thời gian thực và giúp bạn luôn sẵn sàng cho mùa tính thuế. Phần mềm được sử dụng miễn phí không giới hạn số lần không có giới hạn và phí ẩn.

Điều duy nhất bạn phải có khi truy cập ứng dụng là kết nối internet. Nó được hỗ trợ trên tất cả các thiết bị và tương đối dễ sử dụng. Chuyển đổi dữ liệu từ các ứng dụng và trang web khác nhau có thể truy cập từ xa.

Veryfi

Veryfi giúp các doanh nghiệp nhỏ phát triển nhanh hơn bao giờ hết. Ứng dụng phục vụ mục đích cho khách hàng của mình và có tiềm năng phát triển chưa được khai thác.

Tại đây, bạn có thể ước tính chi phí dự án hoặc chi phí kinh doanh trước khi bắt đầu dự án. Dữ liệu được nhập tự động vào ứng dụng và không cần thực hiện công việc thủ công nào. Bạn có thể xem báo cáo hàng tháng mọi lúc, mọi nơi vì nó hoạt động 24/7.

Nó có sẵn trên tất cả các thiết bị và trên tất cả các nền tảng. Bạn có thể đồng bộ hóa email của mình với Veryfi để dễ dàng tìm nạp hóa đơn và biên lai. Nó có nhiều ứng dụng khác và ứng dụng này được sử dụng trên nhiều lĩnh vực khác nhau.

Phần kết luận

Đã qua rồi cái thời tìm kiếm một nhân viên kế toán giỏi cho doanh nghiệp của bạn để khai thuế. Tất cả những gì bạn cần là một ứng dụng theo dõi chi phí kinh doanh và không cần gì khác. Tuy nhiên, việc chọn ứng dụng phù hợp để doanh nghiệp của bạn phát triển và quản lý chi phí hiệu quả cũng không kém phần quan trọng. Sử dụng các ứng dụng này trong doanh nghiệp của bạn sẽ giúp bạn có nhiều thời gian, công sức và năng lượng cho bản thân và gia đình.

Dưới đây là một số công cụ trợ giúp quản lý tài nguyên cũng như Quản lý Active Directory và Office 365 cho doanh nghiệp của bạn.