4 cách để cắt giảm giờ làm việc của bạn

Trong cuộc sống vô cùng bận rộn và nhịp độ nhanh ngày nay, một trong những điều quan trọng nhất mà mọi người mong muốn là thời gian rảnh rỗi. Thời gian là tài sản vô giá và tất cả chúng ta đều có thể sử dụng nhiều giờ hơn trong ngày, cho dù đó là dành thời gian cho người thân, bạn bè hay chính mình.

Vì việc tăng số giờ trong một ngày vượt quá khả năng của chúng ta nên lựa chọn duy nhất còn lại là cắt giảm giờ làm việc. May mắn thay, một số kỹ thuật dễ dàng có thể giảm bớt thời gian làm việc của bạn một cách hiệu quả.

Dưới đây là bốn đề xuất giúp tối ưu hóa sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống để bạn có thể dành ít thời gian làm việc hơn mà không ảnh hưởng đến năng suất.

1. Ưu tiên quản lý năng lượng hơn quản lý thời gian

Việc chuyển đổi từ quản lý thời gian sang quản lý năng lượng đòi hỏi bạn phải làm việc nhiều hơn theo các điều kiện của mình, bao gồm thời gian, địa điểm và cách bạn làm việc. Hãy chuyển sự tập trung của bạn sang cách bạn sử dụng thời gian chứ không phải số giờ trong ngày. Điều này không chỉ cắt giảm thời gian làm việc của bạn mà còn ngăn ngừa căng thẳng và kiệt sức quá mức.

Nếu bạn muốn làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, hãy bắt đầu bằng cách bớt chú ý đến những thứ khiến bạn mất tập trung. Hãy chú ý hơn đến những điều giúp bạn hoàn thành công việc. Tiếp theo, hãy tập trung nỗ lực vào những nhiệm vụ thúc đẩy mục tiêu và sáng kiến ​​của bạn.

Sử dụng các kỹ thuật như Ăn ếch để hoàn thành những nhiệm vụ khó khăn nhất trước khi thực hiện các công việc khác. Ngay cả những việc đơn giản như bật Chế độ lấy nét trên điện thoại cũng có thể gây ra những tác động nhỏ nhưng đáng kể.

2. Đừng ngại ủy quyền

Bạn có thể ủy quyền khi cần thiết nếu bạn là một chuyên gia dày dạn kinh nghiệm. Tuy nhiên, mọi người thường bối rối trong việc phân công lao động vì họ không chắc chắn nên tự mình hoàn thành nhiệm vụ nào và giao phó nhiệm vụ nào.

Để ủy quyền hiệu quả, bạn có thể sử dụng Ma trận Eisenhower để sắp xếp nhiệm vụ của mình. Ma trận Eisenhower là một mô hình năng suất, ưu tiên và quản lý thời gian, ưu tiên các nhiệm vụ bằng cách phân loại chúng dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng.

Những nhiệm vụ dễ dàng, dễ dạy và tẻ nhạt có thể được giao cho người khác, vì vậy bạn có thể dành thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng hơn và tiết kiệm thời gian cho chính mình. Bạn có thể đơn giản hơn và sử dụng danh sách việc cần làm hoặc tận dụng tối đa cả hai bằng cách sử dụng Ma trận Eisenhower để tạo danh sách việc cần làm.

Bạn có thể tận dụng các ứng dụng quản lý tác vụ cộng tác để quản lý và theo dõi chặt chẽ các nhiệm vụ được ủy quyền.

3. Hợp lý hóa lịch họp

Nhiều cuộc họp có thể khiến bạn không hài lòng, mệt mỏi và kích động. Một trong những cách tốt nhất để tiết kiệm thời gian và tránh khỏi tình trạng kiệt sức là sắp xếp hợp lý các cuộc họp trên lịch bằng cách sử dụng các công cụ họp trực tuyến.

Ngoài ra, bạn có thể cải thiện năng suất cuộc họp bằng cách thực hiện các biện pháp sắp xếp lịch họp của mình. Bạn có thể thực hiện việc này theo một số cách, bao gồm:

• Đặt mục đích rõ ràng cho mỗi cuộc họp bạn tham dự và bám sát mục tiêu đó.
• Từ chối mọi lời mời tham gia các cuộc họp không cần thiết mà không mang lại giá trị.
• Quyết định cuộc họp định kỳ nào có thể được cắt giảm thời lượng và cuộc họp nào có thể được cắt giảm tần suất.
• Bạn cũng có thể thử kết hợp tất cả các cuộc họp thành một hoặc hai ngày rưỡi để giảm việc chuyển đổi nhiệm vụ và cải thiện sự tập trung.

Bạn có thể tận dụng các ứng dụng lên lịch họp để xem nhanh thời gian rảnh của mình phù hợp với những người khác. Điều này sẽ giúp bạn giảm bớt thời gian lãng phí trong việc tìm kiếm thời gian gặp mặt thuận tiện cho cả hai bên.

4. Hợp tác và chịu trách nhiệm lẫn nhau

Bạn có thể tăng năng suất và hiệu quả khi làm việc cùng ai đó và có người chịu trách nhiệm chung. Sự tương tác thường xuyên của con người sẽ giảm thiểu khả năng trì hoãn hoặc mất tập trung. Ví dụ: ghép cặp với ai đó và làm việc cùng lúc với họ để có thêm động lực và làm được nhiều việc hơn.

Có những phòng tập thể dục trực tuyến tốt cho phép bạn hợp tác trực tuyến với ai đó. Bạn có thể chọn thời gian bạn muốn làm việc và kết hợp với người khác đang tìm kiếm những điều tương tự, chia sẻ mục tiêu của bạn và cùng nhau đi đúng hướng.

Lấy lại nhiều thời gian của bạn hơn

Việc theo đuổi thời gian rảnh rỗi giữa cuộc sống hối hả và nhộn nhịp là khát vọng chung của mọi người. Tất cả chúng ta đều có 24 giờ mỗi ngày như nhau, nhưng cách chúng ta quản lý nó sẽ tạo nên sự khác biệt. Bằng cách sử dụng những mẹo và thủ thuật đơn giản này, bạn có thể lấy lại thời gian và tập trung vào các mục tiêu cuộc sống mà không ảnh hưởng đến năng suất của mình.