6 cách sử dụng Google Trang tính để phân tích dữ liệu

Bài học chính

• Sử dụng biểu đồ và đồ thị trong Google Trang tính để phân tích dữ liệu một cách trực quan và so sánh các con số có liên quan với nhau. Nó cung cấp các loại biểu đồ khác nhau và khả năng vẽ đồ thị với hai trục y.
• Định dạng có điều kiện trong Google Trang tính cho phép dễ dàng theo dõi dữ liệu và xu hướng bằng cách thay đổi kiểu ô dựa trên nội dung của chúng. Nó có thể chấp nhận các công thức tùy chỉnh, khiến nó trở thành một công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ.
• Tận dụng chức năng lọc trong Google Trang tính để nhanh chóng tìm thấy thông tin cụ thể trong tập dữ liệu của bạn. Nó sắp xếp và lọc dữ liệu, giúp phân tích và hiểu dữ liệu dễ dàng hơn.

Google Trang tính là giải pháp thay thế phổ biến, miễn phí và mạnh mẽ cho Microsoft Excel. Nó có thể làm được khá nhiều thứ mà cái sau làm, bao gồm cả phân tích dữ liệu.

Vậy bạn sử dụng Google Sheets để phân tích dữ liệu như thế nào? Hãy xem các công thức khác nhau và kỹ thuật phân tích dữ liệu khác mà bạn có thể sử dụng trong Google Trang tính.

1. Sử dụng biểu đồ và đồ thị

Con người là những sinh vật trực quan và cách tốt nhất để so sánh các con số là cho phép chúng được nhìn thấy trong mối quan hệ với nhau. Vì vậy, nếu bạn đang làm việc với các tập dữ liệu, Google Trang tính sẽ cung cấp các loại biểu đồ khác nhau, như biểu đồ đường, vùng, cột và hình tròn.

Nếu biết cách sử dụng biểu đồ Google Trang tính một cách hiệu quả, bạn có thể tạo chúng dựa trên dữ liệu của mình và xem ngay xu hướng dữ liệu của mình. Hơn nữa, bạn có thể vẽ biểu đồ có hai trục y trong Google Trang tính, cho phép bạn so sánh hai biến dựa trên một giá trị khác. Sau đó, bạn có thể thấy mối quan hệ của chúng ngay cả khi giá trị của chúng có thang đo khác nhau.

2. Sử dụng sức mạnh của định dạng có điều kiện

Việc theo dõi dữ liệu và xu hướng sẽ dễ dàng hơn khi thấy những thay đổi rõ rệt trong tập dữ liệu của bạn. Đồ thị và biểu đồ là cách tốt nhất để theo dõi dữ liệu khi bạn đã thu thập tất cả dữ liệu của mình. Nhưng nếu bạn đang làm việc với dữ liệu động thì sao?

Đây là lúc định dạng có điều kiện xuất hiện. Định dạng có điều kiện không làm thay đổi dữ liệu của bạn nhưng thay đổi kiểu dáng của các ô dựa trên nội dung của chúng. Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng Google Trang tính để theo dõi ngày hết hạn của một mặt hàng, bạn có thể sử dụng tính năng này để thay đổi màu của ô thành màu đỏ tươi và chuyển phông chữ đậm và trắng của mặt hàng đó.

Với điều này, bạn sẽ thấy ngay dữ liệu nào cần chú ý mà không cần xem qua từng mục trong tập dữ liệu của mình. Google Trang tính có một số mẫu định dạng có điều kiện Thang màu và Đơn màu để bạn có thể nhanh chóng bắt đầu sử dụng tính năng này.

Nhưng điều khiến tính năng này trở thành một công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ là khả năng chấp nhận các công thức tùy chỉnh. Vì vậy, miễn là bạn có thể nghĩ ra logic đằng sau dữ liệu bạn muốn xem, bạn có thể sử dụng Định dạng có điều kiện trong Google Trang tính để giúp bạn hiểu rõ hơn về thông tin được trình bày.

3. Tận dụng bộ lọc

Khi tìm kiếm thông tin cụ thể trong các điểm dữ liệu, bạn có thể sử dụng chức năng SORT trong Google Trang tính để sắp xếp chúng và giúp tìm kiếm chúng dễ dàng hơn. Tuy nhiên, bạn vẫn sẽ phải tự tìm kiếm thông tin mình cần.

Vì vậy, thay vì phải trải qua hàng trăm, hàng nghìn hàng, bạn nên sử dụng chức năng Filter trong Google Sheets. Hàm này cung cấp nhiều kết quả phù hợp với dữ liệu bạn tìm kiếm. Bằng cách này, bạn chỉ cần sử dụng một hàm duy nhất để nhận tất cả các kết quả trùng khớp trong một phần riêng biệt của trang tính.

Hơn nữa, bạn có thể dễ dàng tạo bộ lọc nếu bạn đã có một tập dữ liệu khổng lồ. Chỉ cần nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào trong hàng tiêu đề của bạn và chọn Tạo bộ lọc. Sau đó, một mũi tên chỉ xuống sẽ xuất hiện ở bên phải của mỗi ô—nhấp vào mũi tên đó để xem các cách khác nhau mà bạn có thể lọc và sắp xếp tập dữ liệu của mình một cách nhanh chóng, giúp phân tích dữ liệu của bạn dễ dàng hơn.

4. Các cách sử dụng hàm SUM khác nhau trong Google Trang tính

Hầu hết chúng ta đều có thể sử dụng Google Trang tính để thực hiện các phép cộng cơ bản. Nhưng bạn có biết SUM có nhiều tác dụng hơn là chỉ cộng mọi thứ lại với nhau không? Bạn có thể thêm số, ô và thậm chí cả ma trận bằng hàm SUM trên Google Trang tính.

Tuy nhiên, hàm SUM không chỉ có tác dụng cộng số. Trên thực tế, bạn có thể làm được rất nhiều việc với các hàm SUM khác nhau mà Google Trang tính cung cấp. Dưới đây là một số ví dụ:

• SUM: Cộng số hoặc ô.
• SUMIF: Thêm ô dựa trên điều kiện được đặt trong công thức.
• SUMSQ: Cộng bình phương của các giá trị đã chọn.
• SUMIFS: Thêm ô dựa trên nhiều tiêu chí được nêu trong công thức.
• SUMXMY2: Trừ giá trị của các ô liền kề trên hai mảng khác nhau, bình phương chúng rồi cộng tất cả các giá trị được tính toán lại với nhau.
• SUMX2MY2: Bình phương các giá trị của các ô trên mảng đầu tiên, trừ bình phương các giá trị của ô liền kề trên mảng thứ hai, sau đó cộng tất cả các giá trị được tính toán lại với nhau.
• SUMX2PY2: Bình phương giá trị của mỗi ô trong mảng đầu tiên, cộng nó vào bình phương giá trị của ô liền kề trong mảng thứ hai, sau đó cộng tất cả các giá trị được tính toán lại với nhau.
• TỔNG HỢP: Nhân giá trị của các ô trong cùng một hàng của mỗi mảng, sau đó cộng tất cả các giá trị được tính toán lại với nhau.

Các hàm tính tổng nâng cao này được sử dụng để thống kê, tính trung bình có trọng số và các loại phân tích dữ liệu khác. Sử dụng các công thức này có nghĩa là bạn không còn phải tính toán các giá trị này theo cách thủ công, giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.

5. Học cách sử dụng các hàm COUNT, COUNTIF và các hàm COUNT khác

Ngoài việc chỉ xem xét dữ liệu của bạn, hãy đếm xem bạn có bao nhiêu điểm dữ liệu có giá trị trong phân tích dữ liệu. Nếu biết cách sử dụng COUNT và COUNTIF trong Google Trang tính, bạn có thể xác định số lượng mục nhập trong một mảng hoặc số lượng mục nhập nằm trong các tham số bạn đặt trong COUNTIF.

Nhưng ngoài hai hàm COUNT thường được sử dụng này, Google Trang tính còn cung cấp một số hàm khác:

• COUNT: Đếm số ô chứa giá trị số.
• COUNTA: Đếm số ô có giá trị.
• COUNTIF: Đếm số ô chứa giá trị được đặt trong công thức.
• COUNTIFS: Đếm số ô có giá trị dựa trên tiêu chí được chỉ định trong công thức.
• COUNTBLANK: Đếm số ô trống trong vùng chọn.
• COUNTUNIQUE: Đếm số lượng giá trị duy nhất trong các ô đã chọn.
• COUNTUNIQUEIFS: Đếm số lượng giá trị duy nhất dựa trên tiêu chí được đặt trong công thức trong các ô đã chọn.

Các hàm COUNT khác nhau này sẽ giúp bạn biết mình có bao nhiêu điểm dữ liệu. Điều này rất quan trọng, đặc biệt nếu bạn đang làm việc với dữ liệu phi số.

6. Tính linh hoạt của SUBTOTAL

Nếu nhìn vào SUBTOTAL bên ngoài Google Trang tính, bạn có thể nghĩ đó chỉ đơn giản là hàm SUM có tên khác. Tuy nhiên, bạn sử dụng hàm SUBTOTAL trong Google Trang tính khác với những gì nhiều người vẫn thường làm.

Trước hết, bạn có thể sử dụng SUBTOTAL để tạo tổng phụ trong các phần của tập dữ liệu. Sau đó, để tính tổng giá trị của tập dữ liệu, bạn nên sử dụng lại hàm SUBTOTAL thay vì hàm SUM. Đó là vì hàm SUBTOTAL sẽ bỏ qua các công thức SUBTOTAL khác, đảm bảo bạn không đếm hai lần dữ liệu của mình.

Nhưng ngoài SUM, SUBTOTAL còn có một số tính năng khác như AVERAGE, COUNT, COUNTA, MAX, MIN, product, STDEV, STDEVP, VAR và VARP. Chức năng này thậm chí có thể giúp bạn tiết kiệm công sức vì bạn không phải tạo các công thức tùy chỉnh riêng lẻ để lấy dữ liệu của mình—chỉ cần sử dụng SUBTOTAL và bạn có thể nhận thông tin mình cần trong các phần và cho toàn bộ tập dữ liệu mà không phải lo lắng về việc gấp đôi -đếm.

Google Trang tính là một ứng dụng phân tích dữ liệu miễn phí và mạnh mẽ

Miễn là bạn có thể truy cập Google Trang tính, bạn có thể xử lý và phân tích dữ liệu của mình mà không cần mua ứng dụng hoặc trả tiền đăng ký. Vì vậy, cho dù bạn đang điều hành một doanh nghiệp mới hay muốn cải thiện hoạt động của mình hiệu quả hơn, bạn đều có thể sử dụng Google Trang tính để tiết kiệm chi phí.

Hơn nữa, mặc dù các chức năng mà chúng ta đã thảo luận đã rất mạnh mẽ nhưng bạn có thể kết hợp chúng với nhau. Điều này sẽ cho phép bạn tạo các chức năng nâng cao hơn nữa để cung cấp thông tin cần thiết giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn.