6 Cách Xóa Tất Cả Email Trên Gmail

Các công cụ xóa email đã mang lại lợi ích cho nhân viên và doanh nghiệp vì chúng tăng năng suất bằng cách giảm thời gian dọn dẹp hộp thư đến tràn.

Bạn có biết nhiều cuộc khảo sát đã báo cáo rằng một nhân viên trung bình chi tiêu 28% trên email mỗi ngày?

Việc kiểm tra và làm việc với email có thể khiến chúng ta choáng ngợp nếu chúng ta chưa sắp xếp hoặc quản lý email của mình. Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về các cách để loại bỏ hộp thư đến và làm việc với email một cách hiệu quả. Đây là bảng bao gồm một số công cụ bạn cần phải có để thêm vào kho email của mình để có hộp thư đến rõ ràng và mới mẻ!

Tiêu đề

Sự miêu tả

Khám phá

SaneBox

Xóa email không mong muốn, tạo thư mục và tốc độ AI thông minh.

Email sạch

Trợ lý có tổ chức, ngăn chặn các email không mong muốn, tập trung vào quyền riêng tư.

Siêu nhân

Quản lý email được hỗ trợ bởi AI với lời nhắc và chế độ xem trạng thái.

thư điện tử

Hành động gửi email hàng loạt để hỗ trợ Google, Yahoo và Outlook.

Xóa hộp thư đến = Năng suất tốt hơn

Quản lý email có hiệu quả trong việc tối đa hóa hiệu quả tại nơi làm việc. Nhu cầu làm việc từ xa liên tục đã làm tăng việc sử dụng Gmail vì đây được coi là một nguồn liên lạc chuyên nghiệp so với các nền tảng khác.

Do đó, việc sắp xếp email theo cách tốt nhất có thể sẽ giúp hợp lý hóa quy trình làm việc là điều cần thiết. Đó là phương thức liên lạc tốt nhất cần được quản lý hàng ngày hoặc vào một thời điểm cố định vì nó chứa các tài liệu quan trọng của tổ chức.

#1. Hiệu quả thời gian

Quản lý email tốt hơn sẽ tăng hiệu quả về thời gian, cho phép chúng ta tập trung vào công việc chính thay vì các email khác. Thông thường, nhiều email khiến chúng ta mất tập trung vào nhiệm vụ mục tiêu là truy cập Gmail, việc này tốn nhiều thời gian hơn, ngay cả đối với những nhiệm vụ nhỏ. Quản lý Gmail giúp chúng ta dễ dàng tìm kiếm những email quan trọng hơn và giảm thời gian tìm kiếm. Vì vậy, kết quả tiềm năng của các email quan trọng được tìm thấy nhanh hơn trước.

Cũng đọc: Các cách tự động hóa tác vụ Gmail để tăng hiệu quả

#2. Thêm lợi nhuận

Hiệu quả về thời gian ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp và làm giảm số tiền chi cho lao động. Từ việc sắp xếp hàng trăm email mỗi ngày đến thường xuyên sao lưu và sắp xếp các email quan trọng, điều này làm tăng thêm chi phí kinh doanh. Quản lý email đã thực hiện xử lý và sắp xếp các email cần thiết. Đây là một giải pháp chi phí thấp để ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng.

#3. Tăng năng suất

Khi phần mềm dễ dàng thực hiện một công việc tốn nhiều thời gian, nó cho phép doanh nhân tập trung vào các công việc khác. Điều này cho phép giải quyết rắc rối dễ dàng hơn, giúp nâng cao các luồng năng suất khác. Quản lý tốt hơn sẽ ngăn chặn sự phiền nhiễu bằng cách chặn các thông báo bật lên không cần thiết. Vì vậy, sẽ rất hữu ích nếu tập trung vào công việc đang diễn ra mà không bị gián đoạn.

#4. Cân bằng cuộc sống công việc

Lợi ích của việc quản lý email kết hợp với nhau để mang lại lợi ích cho doanh nghiệp thông qua việc cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống. Tiết kiệm thời gian, lợi ích và năng suất trong công việc giúp chúng ta có một cuộc sống khỏe mạnh, chánh niệm sau giờ làm việc. Quản lý email cá nhân tách biệt email cá nhân và email công việc, giảm bớt gánh nặng công việc không cần thiết ở nhà.

Zero Inbox là gì và lợi ích của nó?

Zero Inbox là một phương pháp quản lý email nhằm mục đích giữ cho Gmail gần như luôn trống. Chiến lược này được phát triển bởi chuyên gia năng suất Merlin Mann, người giải thích việc nhầm lẫn hộp thư đến với danh sách việc cần làm có thể ảnh hưởng đến năng suất như thế nào.

Đối với các doanh nghiệp hoặc nhân viên, email chứa hàng nghìn email khiến họ mất tập trung vào công việc quan trọng và có thể khiến họ bối rối suốt cả ngày. Merlin Mann trình bày năm khái niệm để giải quyết vấn đề này:

• Một số email quan trọng hơn những email khác: Không phải mọi email đều cần được xử lý theo cùng một cách. Chỉ một số email quan trọng phải được phản hồi và phần còn lại sẽ bị xóa. Khái niệm này tỏ ra tiết kiệm thời gian, nhưng điều quan trọng là phải tách nó ra trong khi ghi nhớ những gì quan trọng và có thể cần thiết trong tương lai.
• Thời gian là vô giá: Không có hộp thư đến là một cách hữu ích để tiết kiệm thời gian cho một ngày làm việc hiệu quả. Một cá nhân phải đối mặt với số lượng email họ có thể xử lý trong một ngày; điều này còn giúp theo dõi tiến độ công việc hàng ngày. Khái niệm này đảm bảo rằng chỉ những công việc quan trọng và xứng đáng mới cần được quan tâm đầu tiên và bảo vệ thời gian của chúng ta.
• Ít hơn có thể nhiều hơn: Khái niệm hộp thư đến số 0 chứng tỏ rằng ít từ hơn là đủ để truyền tải ý nghĩa trong một email trả lời. Những bài luận dài là không cần thiết và chúng ta cũng không cần phải cảm thấy bị bó buộc khi viết.
• Thoát khỏi cảm giác tội lỗi: Quá nhiều email có thể khiến bạn choáng ngợp, nhưng sống trong cảm giác tội lỗi không phải là giải pháp. Theo Mann, hãy bỏ lại cảm giác tội lỗi, tập trung dọn dẹp mớ hỗn độn và cố gắng giải quyết những vấn đề quan trọng trước tiên.
• Tự lừa dối bản thân không làm trống hộp thư đến: Trước hết, chúng ta phải thành thật với chính mình, chấp nhận tình huống đang diễn ra và cố gắng giải quyết nó. Hàng nghìn email phải được trả lời trong một khoảng thời gian giới hạn, nhưng việc tránh chúng sẽ tiếp tục tạo ra những email không còn hữu ích nữa.

Cũng đọc: Phần mềm lưu trữ email tốt nhất để lưu trữ để kiểm tra/truy xuất trong tương lai

Lợi ích

Quản lý email và khái niệm không có hộp thư đến giúp tiết kiệm thời gian và đã được chứng minh là có hiệu quả đối với các doanh nghiệp. Không có email được coi là có lợi vì nó cho phép chúng ta tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng mà không bị gián đoạn.

• Phương pháp Zero Inbox tiết kiệm thời gian chủ yếu vì nó dạy chúng ta cách xử lý email vào thời điểm đó. Khi chúng ta hiểu rõ ràng những gì chúng ta cần giải quyết, chúng ta có nhiều khả năng đáp ứng các nhiệm vụ cần thiết mà không bị phân tâm.
• Điều này cải thiện khả năng giao tiếp với các bên liên quan vì không có hộp thư đến cho phép phản hồi ngay lập tức các email đến. Người trả lời nhận được lợi ích thay vì chờ đợi hàng giờ.
• Khái niệm không có hộp thư đến ngăn không cho các nhiệm vụ quan trọng bị bỏ lỡ vì hộp thư đến trống sẽ hiển thị các email mới nhận được trước tiên. Những email đáng được quan tâm sẽ được ưu tiên và cải thiện năng suất kinh doanh.

Tại sao phải dọn dẹp hộp thư đến Gmail

Xóa hộp thư đến là một cách lý tưởng để tăng năng suất. Có rất nhiều thư trong Gmail của một người trong một ngày, bao gồm phần mềm độc hại, thư rác, thư rác và thậm chí cả quảng cáo. Những tệp không mong muốn này cần phải được xóa vì chúng làm gián đoạn chức năng chính hoặc tiêu tốn dung lượng của Gmail. Hộp thư đến có tổ chức là chìa khóa cho một ngày làm việc hiệu quả khi tập trung vào danh sách việc cần làm.

• Dễ dàng tìm thấy các email quan trọng: Gmail có tổ chức là điều cần thiết để giữ an toàn cho các email quan trọng. Điều này rất quan trọng khi theo dõi để chúng ta có thể dễ dàng tìm thấy những email mình cần. Email không mong muốn hoặc thư rác sẽ làm giảm năng suất trong lịch trình kinh doanh bận rộn. Khi thường xuyên xóa hộp thư đến, chúng ta có thể giải quyết các nhiệm vụ quan trọng mà không bị gián đoạn.
• Để giải phóng bộ nhớ: Google cung cấp 15GB bộ nhớ miễn phí được chia sẻ trên Drive, Photos và các ứng dụng khác của Google. Bộ nhớ đầy sẽ gây ra hiện tượng lag và ngừng nhận email. Vì vậy, thỉnh thoảng cần phải dọn sạch bộ nhớ để giữ cho hộp thư đến hoạt động tốt và duy trì luồng email hiệu quả.
• Để xóa file rác: Gmail có thư mục Spam tự động lưu trữ những email không mong muốn vào hộp thư đến. Google tự động xóa nó trong vòng 30 ngày nhưng một số email độc hại và có mục đích thương mại cố gắng kết nối với chúng tôi. Việc xóa và chặn những email đó là cần thiết vì người gửi có thể cố gắng kết nối thông qua các email khác. Chúng tôi thực sự khuyên bạn nên hủy đăng ký hoặc xóa các email rác để tránh mọi phiền nhiễu hoặc tổn hại.
• Luôn tập trung: Một trật tự có hệ thống sẽ giúp tâm trí không bị lang thang. Khi chúng ta bắt đầu ngày mới, hàng loạt email tạo ra áp lực và khiến chúng ta không biết phải bắt đầu từ đâu; cấu trúc có hệ thống của email cho chúng ta ý tưởng để hành động.

Vì vậy, một hộp thư đến rõ ràng là cách đơn giản để bắt đầu ngày mới một cách hiệu quả.

Cách dọn dẹp hộp thư đến Gmail

Có nhiều cách để xóa email vì chúng phải được lọc theo danh mục, kích thước, người gửi, đã đọc hoặc chưa đọc. Dưới đây là một số bước để xóa email hàng loạt:

#1. Xóa hàng loạt

Xóa là một cách dễ dàng để xóa hộp thư đến Gmail của chúng tôi một cách nhanh chóng, chủ yếu là để giải quyết vấn đề lưu trữ đầy đủ. Google cho phép xóa nhiều email không mong muốn tiêu tốn dung lượng lưu trữ, chẳng hạn như thư rác, quảng cáo và các email khác. Điều này làm giảm gánh nặng xóa thư riêng lẻ, việc này tốn thời gian.

Các bước xóa email hàng loạt:

• Đăng nhập vào Gmail trên điện thoại di động, PC hoặc máy tính xách tay.
• Nhấp vào hộp ngay bên trái nút Làm mới.

• Nhấp vào hộp sẽ chọn tất cả các email.

• Nhấp vào nút Xóa, xuất hiện dưới dạng nút thùng rác trong hàng.
• Nó cũng cho phép chúng tôi ẩn những email mà chúng tôi không muốn xóa nhưng truy cập chúng bất cứ khi nào có thể. Nút Lưu trữ kích hoạt tính năng này, nằm ngay bên cạnh hộp.

Và Voila! Một phần lớn trong hộp thư đến của bạn hiện đã rõ ràng!

#2. Xóa theo danh mục

Google đã phân loại email dựa trên việc sử dụng nó, ví dụ: mạng xã hội, cập nhật, chính hoặc quảng cáo. Nó cho phép xóa các danh mục thư cụ thể, giúp bạn có thể xóa một danh mục email cụ thể và lưu các danh mục khác.

Các bước xóa email trong danh mục:

• Nhấp vào menu thả xuống ở bên trái; danh sách hiển thị có phần Danh mục ở cuối.
• Chọn nội dung cụ thể mà chúng tôi muốn xóa, chẳng hạn như Xã hội, Cập nhật, Diễn đàn hoặc Quảng cáo.

• Chọn hộp như bình thường ở trên cùng bên trái.
• Nhấp vào văn bản màu xanh để chọn tất cả email.
• Nhấp vào Xóa hoặc Lưu trữ theo ý muốn.

Do đó, bạn có thể nhanh chóng xóa các bản cập nhật, email spam và quảng cáo mà không cần phải lãng phí thời gian kiểm tra chúng theo cách thủ công.

#3. Xóa theo khoảng thời gian

Google cho phép xóa email dựa trên những ngày cụ thể, do đó giảm bớt gánh nặng khi phải cuộn. Chúng ta có thể xem email trước hoặc sau ngày ưu tiên của chúng và xóa những email cũ không mong muốn hoặc những email mới không còn sử dụng được trong tương lai.

Các bước xóa hàng loạt:

• Trong bảng tìm kiếm của Gmail, nhập before:YYYY/MM/DD để chọn thư trước một ngày cụ thể.
• Nhập after:YYYY/MM/DD vào hộp tìm kiếm và nhấn enter để nhận thư sau một ngày nhất định.

• Các email hiển thị trên màn hình thuộc phạm vi thời gian đã chọn.
• Chọn lại hộp và nhấp để chọn tất cả các cuộc hội thoại.
• Bấm vào Xóa hoặc Lưu trữ.

Điều này hoạt động tốt đối với các email cũ dư thừa và chỉ chiếm dung lượng.

#4. Xóa khỏi một người gửi cụ thể

Gmail giúp bạn dễ dàng xóa email khỏi một người gửi riêng lẻ, giúp việc xóa dữ liệu khỏi một địa chỉ cụ thể trở nên hữu ích. Chúng tôi có thể sử dụng tính năng này khi hộp thư đến của họ tràn ngập chỉ từ một người, chẳng hạn như các nhà tiếp thị qua email.

Các bước để xóa email từ một người gửi cụ thể:

• Đánh dấu vào ô bên trái nếu chúng ta muốn xóa tất cả các email hoặc chúng ta có thể chọn cụ thể các tin nhắn chưa đọc để đọc.
• Bấm vào xóa hoặc lưu trữ

Phù! Ai nghĩ rằng một hộp thư đến sạch sẽ lại có thể thỏa mãn đến vậy phải không?

#5. Xóa Đã đọc/Chưa đọc

Xóa các tin nhắn đã đọc hoặc chưa đọc là một cách hay để thỉnh thoảng dọn dẹp email. Điều này có nghĩa là chúng tôi có thể xóa tất cả tin nhắn đã đọc của họ hoặc xóa hộp thư đến của họ mà không cần xem chúng.

Các bước xóa email đã đọc hoặc chưa đọc:

• Để xóa các tin nhắn đã đọc hoặc chưa đọc khỏi email, Gõ tương ứng là: đã đọc hoặc là: chưa đọc.

• Nhấn enter và chọn hộp ở phía bên trái.
• Làm theo các bước xóa hàng loạt, chọn hộp và chọn tất cả các cuộc hội thoại.
• Hơn nữa, chúng ta có thể chọn tùy chọn giữa xóa hoặc lưu trữ

Điều này rất tốt cho những email đăng ký phiền phức mà bạn không muốn mở!

#6. Xóa theo kích thước

Xóa email theo kích thước là cách tốt nhất để giải phóng bộ nhớ hạn chế của Gmail. Một số email chứa tệp đính kèm hoặc tệp lớn tiêu tốn dung lượng lưu trữ không cần thiết, ngay cả khi chúng vô dụng. Google cho phép xóa email dựa trên kích thước của chúng, do đó làm giảm nền tảng lưu trữ.

Các bước xóa email dựa trên kích thước của chúng:

• Nhấp vào Cài đặt ở bên phải thanh tìm kiếm.
• Lúc này sẽ hiển thị tùy chọn chọn kích thước cho file đính kèm.

• Nhập kích thước và chọn lớn hơn hoặc nhỏ hơn.
• Chọn email và nhấp vào Xóa.

Do đó, bạn có thể nhanh chóng giải phóng dung lượng bằng cách loại bỏ các email đang ngốn nhiều dung lượng nhất.

Dưới đây là một số công cụ mà tôi nghĩ là rất hữu ích để giúp chúng ta dọn dẹp và quản lý email một cách hiệu quả:

SaneBox

SaneBox là phần mềm quản lý email có trợ lý email tự động. Công cụ loại bỏ các email không mong muốn khỏi hộp thư đến và đưa vào một thư mục cụ thể, tiết kiệm thời gian quản lý.

Tính năng chính

• Công cụ xóa email không mong muốn khỏi hộp thư đến và đặt nó vào một thư mục cụ thể.
• Nó có một thư mục SaneBlackHole, cho phép chúng tôi đặt một người gửi cụ thể vào đó và chúng tôi sẽ không nhận được bất kỳ thư nào từ người gửi đó.
• SaneBox cho phép tạo các thư mục cho biên lai hoặc gia đình, giảm độ phức tạp của Gmail.
• Nó cung cấp thư mục SaneAttachment lưu trữ tất cả các tệp đính kèm email trên đám mây để giải phóng bộ nhớ.
• Chúng ta có thể lên lịch tạm dừng email bằng cách sửa đổi “tính năng Không làm phiền” hoặc chúng ta có thể tạm ẩn email để tập trung vào công việc của mình.

Đó là AI thông minh và được đào tạo để tăng tốc email và cho phép chúng tôi tập trung vào công việc cốt lõi của mình.

Email sạch

Clean Email là một trợ lý email có tổ chức giúp quản lý hiệu quả các email quá tải, không mong muốn và chưa đọc. Đây là một phần mềm tập trung vào quyền riêng tư, có toàn quyền kiểm soát email của chúng tôi. Nó lọc và nhóm các phân đoạn email, giúp xác định thư quan trọng và thư rác.

Các tính năng chính

• Phần mềm này cho phép chúng tôi ngăn chặn các email không mong muốn, bao gồm cả việc hủy đăng ký nhận bản tin.
• Nó có tính năng sàng lọc chặn thư từ những người gửi mới và không mong muốn.
• Clean Email cho phép dễ dàng xóa số lượng lớn email và đề xuất các đề xuất dọn dẹp dựa trên thói quen của chúng ta.
• Phần mềm cho phép tạo quy tắc tùy chỉnh cho email, giúp duy trì với nỗ lực tối thiểu. Điều này có nghĩa là người dùng có thể thiết lập để lưu trữ hoặc tự động đọc email xã hội hàng ngày.

Email Assistant xử lý số lượng lớn email một cách dễ dàng, mang lại sự riêng tư tốt nhất cho chúng ta.

Siêu nhân

Siêu nhân là phần mềm quản lý được hỗ trợ bởi AI giúp chúng ta quản lý email trên Gmail và Outlook một cách dễ dàng. Phần mềm có sẵn các đoạn mã giúp soạn email nhanh hơn, viết các cụm từ, đoạn văn hoặc toàn bộ email lạnh phù hợp nhất nếu được yêu cầu.

Các tính năng chính

• Nó cho phép đặt lời nhắc cho các email đã gửi, giúp quản lý công việc quan trọng mà không cần ủy quyền.
• Nó cho phép tạm ẩn email trong một khoảng thời gian cụ thể, giúp gác lại gánh nặng và tập trung vào công việc khác nếu cần.
• Chúng ta có thể thấy trạng thái email của họ khi người nhận nhận hoặc đọc nó. Nó cũng cho phép chia sẻ trạng thái giữa các nhóm để nâng cao hiệu quả.
• AI cho phép tự động sửa lỗi khi viết, hỗ trợ ký tự thừa, ký tự bị thiếu, ký tự chuyển đổi, thiếu dấu câu và viết hoa sai.

Phần mềm hỗ trợ AI nâng cao khả năng viết email, từ đó tiết kiệm thời gian. Nó cũng nhắc nhở chúng ta về email để người dùng có thể hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng.

thư điện tử

thư điện tử là phần mềm quản lý email được Google, Yahoo và Outlook hỗ trợ. Hệ thống này được thiết kế dành cho các doanh nghiệp thuộc mọi loại hình và quy mô để giúp gửi, xóa hoặc lưu trữ hàng loạt chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Các tính năng chính

• Công cụ này được hỗ trợ bởi trí thông minh của con người, giúp dễ dàng xác định và nhóm hàng nghìn email.
• Nó bảo vệ hộp thư đến khỏi thư rác, cho phép chặn những người gửi hoặc đối tượng không mong muốn.
• Nó sử dụng IMAP hàng đầu trong ngành thông qua mã hóa OAuth2, nghĩa là phần mềm không bao giờ lấy được mật khẩu của người dùng.
• Phần mềm cho phép hủy đăng ký nhận bản tin mà không cần truy cập một trang web cụ thể.

Trí thông minh con người của Mailstrom Software khiến nó khác biệt với những phần mềm khác vì nó xử lý email từ góc độ con người.

Từ cuối cùng

Dọn dẹp Gmail là một nhiệm vụ quan trọng đối với mọi doanh nhân, chuyên gia và cá nhân. Hộp thư đến của chúng ta thường chứa đầy những thư và nhiệm vụ quan trọng, nhưng việc xử lý email lộn xộn và rác cũng là một phần công việc.

Hộp thư đến có tổ chức sẽ giúp tinh thần vui vẻ vào đầu ngày và tác động tích cực đến năng suất. Khi hộp thư đến chứa quá nhiều email, chúng ta cần làm rõ việc cần làm và cách thực hiện.

Vì vậy, email phải rõ ràng và không có các tập tin, tin nhắn không cần thiết để đảm bảo kết quả tốt nhất. Nhiều phần mềm khác nhau có sẵn trên internet cung cấp dịch vụ tối ưu hóa Gmail tốt nhất.

Một số sử dụng AI để mang lại kết quả tốt nhất, nhưng trong số này, bảo mật là mối quan tâm lớn nhất của chúng tôi. Gmail chứa các email mà chúng tôi không muốn chia sẻ nên phần mềm đã được chọn sau khi phân tích tính bảo mật của nó.

Bạn không sử dụng Gmail? Dưới đây là một số ứng dụng dọn dẹp thư cũng hoạt động trên Yahoo và Outlook!