7 phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất cho SMB năm 2022

Spread the love

Hệ thống quản lý tài liệu tiết kiệm thời gian quý báu của bạn bằng cách sắp xếp tài liệu một cách hiệu quả và cho phép tìm kiếm tệp dễ dàng.

Các công ty có lực lượng lao động tương đối ít hơn thường gặp khó khăn trong việc quản lý nhiều tài liệu và hồ sơ kinh doanh. Nếu họ chọn một hệ thống quản lý tài liệu (DMS) mạnh mẽ, họ sẽ dễ dàng hơn trong việc sắp xếp các tài liệu.

Hơn nữa, những công cụ này cũng làm tăng hiệu quả của nhóm bằng cách cho phép họ nhanh chóng truy cập vào dữ liệu họ cần.

Quản lý tài liệu là gì?

Quản lý tài liệu có nghĩa là quản lý, lưu trữ và theo dõi tài liệu (tài liệu từ, PDF hoặc bất kỳ định dạng nào khác) ở định dạng kỹ thuật số. Sử dụng hệ thống này, các công ty có thể lưu trữ tài liệu một cách an toàn và tập trung toàn bộ quy trình.

Lợi ích của hệ thống quản lý tài liệu

Năng suất tốt hơn

Năng suất là chìa khóa thành công của một công ty. Một hệ thống quản lý tài liệu sắp xếp các tệp của công ty một cách hiệu quả và an toàn. Do đó, nhóm có thể bớt lo lắng về việc duy trì tài liệu và tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất. Khi bạn biết tất cả các tệp của mình được lưu trữ an toàn, sự yên tâm sẽ hoạt động như nhiên liệu để tăng năng suất.

Cải thiện bảo mật

Mọi công ty đều muốn bảo vệ dữ liệu quan trọng và mang tính sứ mệnh của mình. Bạn có thể lưu trữ các tài liệu nhạy cảm trong hệ thống quản lý tài liệu và kiểm soát quyền truy cập vào các tệp này. Do đó, việc quản lý tài liệu trở nên có khả năng theo dõi cao và các dấu vết kiểm tra của nó có thể được sử dụng sau này nếu cần thiết.

Giảm không gian lưu trữ

Bạn không phải duy trì tủ tài liệu, thùng lưu trữ và hộp nữa. Với DMS, bạn có thể sử dụng không cần giấy tờ và quản lý tài liệu của mình bằng kỹ thuật số mà không chiếm bất kỳ không gian vật lý nào.

Truy xuất tài liệu nhanh chóng

Tìm kiếm tài liệu và truy xuất tệp có thể là một quá trình tốn nhiều thời gian. Sử dụng hệ thống quản lý tài liệu, bạn có thể nhanh chóng định vị tệp bạn muốn và tiết kiệm thời gian quý báu. DMS cho phép bạn tìm kiếm tệp dựa trên tên, siêu dữ liệu và nội dung bằng công nghệ cao cấp.

  Bạn có thể theo dõi bao nhiêu người trên TikTok

Hợp tác nhóm tối ưu

Hầu hết các giải pháp quản lý tài liệu đều cho phép bạn cộng tác với đồng đội của mình. Nó có thể lưu trữ các tệp được thu thập từ nhiều tài nguyên khác nhau và mọi người có thể truy cập tệp từ các vị trí từ xa. Một số công cụ cũng cho phép người dùng bên ngoài thông qua quyền truy cập được cấp phép.

Đọc để biết các ứng dụng quản lý tài liệu hàng đầu mà các SMB có thể sử dụng.

Tôi quản lý

Tôi quản lý là một hệ thống quản lý tài liệu giúp bạn chuyển đổi dữ liệu thành kiến ​​thức có giá trị cao bằng cách kết nối các tài liệu. Nó lưu tất cả các tài liệu trong một thư mục duy nhất và phân loại chúng theo dự án hoặc khách hàng.

Người dùng có thể tạo, tìm kiếm và chia sẻ dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả trên iManage. Nó cũng cho phép bạn tìm thấy bất kỳ tài liệu nào một cách dễ dàng và do đó, tăng năng suất.

Công cụ này có thể được tích hợp với các công cụ năng suất khác nhau của Office 365 và Google Workspace để quản lý tài liệu được sắp xếp hợp lý.

Hộp

Sử dụng Hộp, các công ty có thể lưu trữ, quản lý và cộng tác nội dung một cách an toàn bất kể loại thiết bị nào. Tính năng quản lý vòng đời tài liệu của nó đảm bảo quá trình quản lý nội dung tuân thủ các quy định, chính sách lưu giữ dữ liệu và các yêu cầu khám phá.

Bạn có thể đặt quyền người dùng thích hợp cho từng tài liệu để chỉ những người phù hợp mới có quyền truy cập. Nó cũng giúp bạn kiểm tra hoạt động của người dùng để có khả năng hiển thị và kiểm soát hoàn toàn.

Box cũng có thể tích hợp liền mạch với các API mở và các ứng dụng doanh nghiệp. Với các thuộc tính của nó như lịch sử phiên bản, liên kết được chia sẻ và nhận xét, việc cộng tác giữa các thành viên trong nhóm trở nên dễ dàng. Hơn nữa, nó sử dụng siêu dữ liệu tùy chỉnh để phân loại và sắp xếp tài liệu.

Folderit

Bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý tài liệu cung cấp cho bạn hệ thống quản lý và lưu trữ tương đối bền vững cho các tài liệu kỹ thuật số? Trong trường hợp đó, hãy đi cho Folderit. Đây là một hệ thống quản lý tài liệu dựa trên đám mây giúp bạn sử dụng không cần giấy tờ theo cách thân thiện với người dùng.

  Cách trở thành kỹ sư phát triển phần mềm trong thử nghiệm (SDET)

Nó lưu trữ an toàn siêu dữ liệu và các phiên bản cũ hơn của tệp hoặc tài liệu. Người dùng có thể tìm kiếm các tệp ưa thích của họ bằng tên tệp, siêu dữ liệu, từ khóa và nội dung tài liệu. Nó cũng hỗ trợ quy trình công việc phê duyệt, liên kết tệp, lưu giữ tự động, nhắc nhở, đánh số tài liệu, theo dõi kiểm tra và sao lưu cục bộ.

Bạn có thể kiểm soát liên tục quyền truy cập vào các tài liệu kỹ thuật số với các quyền khác nhau. Bạn có thể tích hợp các ứng dụng Office 365 và DocuSign với công cụ này.

OpenKM

OpenKM là một giải pháp quản lý tài liệu kinh doanh cho phép bạn kiểm soát việc sản xuất, lưu trữ và phân phối tài liệu kỹ thuật số. Với nó, bạn có thể kiểm soát tốt hơn luồng tài liệu và nâng cao hiệu quả của các nỗ lực trong nhóm của bạn.

Ứng dụng này cung cấp một số công cụ quản trị, chẳng hạn như định nghĩa vai trò người dùng, tìm kiếm nâng cao, kiểm soát truy cập, mức độ bảo mật tài liệu, nhật ký sử dụng chi tiết, thiết lập tự động hóa và hạn ngạch người dùng.

Tại đây, bạn có thể tạo nội dung để đưa ra quyết định nhanh chóng và tạo kiến ​​thức. Hơn nữa, sử dụng DMS này, bạn có thể thu thập dữ liệu từ bất kỳ nguồn kỹ thuật số nào và cộng tác với đồng đội.

eFileCabinet

eFileCabinet là một hệ thống quản lý tài liệu mạnh mẽ mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể sử dụng để tổ chức dữ liệu trực tuyến, bất kể họ có bao nhiêu tài liệu.

Để lưu trữ một tệp, chỉ cần tải nó lên trên nền tảng này. Người dùng có thể định vị bất kỳ tệp nào bằng tên tệp hoặc mẫu thư mục. Ngoài ra, eFileCabinet cho phép bạn truy cập các tài liệu thường dùng một cách nhanh chóng.

Trong khi tạo điều kiện cho sự cộng tác giữa các thành viên trong nhóm, công cụ này cũng cho phép bạn thêm các cấp độ bảo mật khác nhau để truy cập có kiểm soát. Nó cũng hỗ trợ tích hợp với các công cụ của bên thứ ba, như MS Office, DocuSign và Salesforce.

Một số tính năng khác của nó là quy trình làm việc tự động, xác thực hai yếu tố, chia sẻ tệp được mã hóa, xác thực dựa trên vị trí hoặc IP và các quyền dựa trên vai trò.

  Cách tắt tính năng Làm mịn chuyển động trên Roku TV

DocuWare

DocuWare là một nền tảng mà bạn có thể số hóa tài liệu của mình và bảo mật chúng khỏi mọi thiết bị, bất cứ lúc nào. Bên cạnh đó, nó giúp bạn trong việc xử lý hóa đơn và quản lý nhân viên. Nó đặc biệt hữu ích cho các công ty dựa vào các nhóm làm việc từ xa hoặc có lực lượng lao động phân tán.

DocuWare cung cấp một kho lưu trữ an toàn cho tất cả các tài liệu kinh doanh quan trọng của bạn, chẳng hạn như hợp đồng, thông tin nhân viên và hồ sơ tài chính. Sau khi lưu trữ một tệp trên công cụ này, bạn hoặc đồng nghiệp của bạn có thể trực tiếp chỉnh sửa hoặc chú thích tài liệu đó trên cùng một nền tảng.

Hơn nữa, nó có các công cụ năng suất thông minh để người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm, theo dõi và cộng tác. Ứng dụng này cũng sử dụng dữ liệu chỉ mục để sắp xếp tất cả các tài liệu của bạn một cách gọn gàng.

Alfresco

Alfresco là một nền tảng cung cấp các tính năng như quản lý tài liệu, quản lý nội dung web, quản lý hồ sơ và hình ảnh cũng như kho nội dung để hợp lý hóa quy trình làm việc của tổ chức.

Công cụ mã nguồn mở này tương thích với hệ điều hành Windows và Unix. Mặc dù có thể dễ dàng tùy chỉnh, nhưng người dùng mới cần một thời gian để học cách chạy nó.

Lời cuối 📃

Với giải pháp quản lý tài liệu hiệu quả tại chỗ, bạn sẽ không cần phải đi qua vô số ngăn tủ cho các tập tin cần thiết. Bài viết này đã thảo luận về một số công cụ tốt nhất giúp bạn xây dựng hệ thống quản lý tài liệu cho tổ chức của mình.

Những công cụ này có các tính năng để phục vụ cho nhu cầu của các ngành công nghiệp đa dạng. Tương tự, bạn có thể tìm hiểu về các công cụ quản lý tài sản kỹ thuật số.

x