8 công cụ không gian làm việc kỹ thuật số an toàn tốt nhất cho doanh nghiệp từ xa

Không gian làm việc kỹ thuật số là một thuật ngữ chỉ tập hợp các công cụ, ứng dụng và dịch vụ cho phép các nhóm kinh doanh từ xa cộng tác và thực hiện công việc của họ từ mọi nơi.

Nó cung cấp một môi trường an toàn cho các nhóm kinh doanh từ xa để truy cập, lưu trữ và chia sẻ thông tin, tài liệu và tài sản một cách an toàn. Nó cũng giúp hợp lý hóa các quy trình kinh doanh, nâng cao hiệu quả và giảm chi phí.

Không gian làm việc kỹ thuật số rất quan trọng đối với các doanh nghiệp từ xa vì nó cung cấp cơ sở hạ tầng cần thiết để đảm bảo rằng nhân viên có các tài nguyên cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của họ đồng thời đảm bảo rằng dữ liệu được bảo mật và an toàn.

Ngoài ra, không gian làm việc kỹ thuật số cho phép các doanh nghiệp từ xa cộng tác hiệu quả hơn với đối tác, khách hàng và các bên liên quan khác.

Các công cụ không gian làm việc kỹ thuật số cung cấp quyền truy cập an toàn vào tài liệu, ứng dụng và dịch vụ cũng như các công cụ cộng tác và giao tiếp để giúp các nhóm từ xa luôn kết nối và làm việc hiệu quả. Họ cũng cung cấp các tính năng bảo mật nâng cao để bảo vệ dữ liệu và ngăn chặn truy cập trái phép.

Những thách thức của một không gian làm việc kỹ thuật số

Sự hợp tác

Có thể là một thách thức để đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau hiệu quả và hiệu quả trong các không gian vật lý khác nhau. Để làm cho không gian làm việc kỹ thuật số thành công, các công ty cần tạo ra các công cụ và hệ thống cho phép cộng tác và giao tiếp dễ dàng.

khả năng thích ứng

Khi không gian làm việc kỹ thuật số tiếp tục phát triển, các công ty phải đảm bảo rằng hệ thống của họ có thể theo kịp bối cảnh thay đổi. Các công ty cần được chuẩn bị để triển khai các công nghệ và quy trình mới theo yêu cầu.

Đào tạo

Không gian làm việc kỹ thuật số yêu cầu người dùng phải làm quen với các công cụ và công nghệ khác nhau. Các công ty cần đảm bảo rằng nhân viên của họ được đào tạo đầy đủ và có quyền tiếp cận các nguồn lực phù hợp để thực hiện công việc của họ.

Rủi ro về bảo mật và quyền riêng tư

Bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư đã trở thành mối quan tâm nhiều hơn với việc sử dụng ngày càng nhiều các công cụ kỹ thuật số. Nếu không có các biện pháp bảo mật thích hợp, dữ liệu nhạy cảm có thể dễ bị tấn công bởi các tác nhân độc hại hoặc vô tình vi phạm.

Những khó khăn về mặt kỹ thuật

Như với bất kỳ công nghệ nào, không gian làm việc kỹ thuật số có thể gặp sự cố kỹ thuật. Điều này có thể bao gồm thời gian tải chậm, sự cố kết nối và các sự cố hiệu suất khác.

phức tạp

Không gian làm việc kỹ thuật số đòi hỏi nhiều kiến ​​thức kỹ thuật hơn so với không gian làm việc truyền thống, khiến chúng khó sử dụng đối với những người ít hiểu biết về công nghệ. Điều này có thể đặc biệt đúng đối với những người chưa quen với các công cụ kỹ thuật số được sử dụng trong không gian làm việc.

Mất tập trung

Với không gian làm việc kỹ thuật số, bạn có thể dễ dàng bị phân tâm bởi các thông báo, email và các phiền nhiễu khác. Với các biện pháp thích hợp được áp dụng, việc tập trung vào các nhiệm vụ có thể dễ dàng hơn.

Bảo mật một không gian làm việc kỹ thuật số: Một sự cần thiết tuyệt đối

Bảo mật không gian làm việc kỹ thuật số là một điều cần thiết tuyệt đối trong thế giới ngày nay. Khi nhiều công ty chuyển sang không gian làm việc kỹ thuật số, nhu cầu bảo vệ những không gian làm việc này khỏi các cuộc tấn công và xâm phạm nguy hiểm tăng theo cấp số nhân.

Có một số cách để bảo mật không gian làm việc kỹ thuật số, chẳng hạn như triển khai tường lửa, mã hóa dữ liệu, triển khai kiểm soát quyền truy cập của người dùng và tạo hệ thống phát hiện và ngăn chặn phần mềm độc hại.

Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng nên đầu tư vào việc đào tạo và giáo dục nhân viên của mình về cách bảo vệ không gian làm việc kỹ thuật số, đồng thời đảm bảo rằng hệ thống của họ thường xuyên được theo dõi và cập nhật các bản vá bảo mật mới nhất để chống lại các mối đe dọa mới.

Bằng cách thực hiện các bước này, các công ty có thể đảm bảo rằng không gian làm việc kỹ thuật số của họ vẫn an toàn và dữ liệu của họ vẫn an toàn.

Công cụ không gian làm việc kỹ thuật số an toàn hàng đầu

Không gian làm việc kỹ thuật số đang nhanh chóng trở thành một phần thiết yếu của hoạt động kinh doanh hiện đại. Nó cung cấp một môi trường ảo an toàn nơi nhân viên có thể truy cập, cộng tác và chia sẻ dữ liệu và tài nguyên quan trọng.

Các tổ chức cần sử dụng các công cụ không gian làm việc kỹ thuật số tốt nhất hiện có để đảm bảo mức độ bảo mật và hiệu quả cao nhất trong không gian làm việc kỹ thuật số.

Chúng tôi đã phân tích một số công cụ không gian làm việc kỹ thuật số an toàn hàng đầu có thể giúp các tổ chức bảo vệ dữ liệu và tài nguyên của họ trong khi hợp lý hóa quy trình làm việc.

ClickUp

ClickUp là một nền tảng năng suất và quản lý dự án giúp các nhóm được tổ chức, đi đúng hướng và đạt được mục tiêu của họ. Nó là tốt nhất cho các nhóm thuộc mọi quy mô, từ doanh nghiệp nhỏ đến doanh nghiệp lớn.

Tính năng ClickUp

• quản lý công việc
• tự động hóa
• Tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba
• Quy trình công việc có thể tùy chỉnh
• Sự hợp tác
• thông báo
• Nhận xét và trò chuyện
• Lịch và dòng thời gian
• Báo cáo và phân tích

ClickUp cung cấp cho người dùng các công cụ quản lý dự án toàn diện, bao gồm quản lý tác vụ, lập lịch trình, cộng tác, báo cáo, v.v.

Nó cũng cho phép người dùng tùy chỉnh không gian làm việc của họ và điều chỉnh nó theo nhu cầu của họ. ClickUp thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm nhiệm vụ, bài tập, hội thoại và tài liệu để cung cấp cho người dùng chế độ xem có tổ chức về dự án của họ.

Tresorit

Tresorit là một hệ thống lưu trữ đám mây an toàn cung cấp mã hóa đầu cuối và chia sẻ tệp an toàn để bảo vệ dữ liệu của bạn khỏi bị truy cập trái phép. Nó là tốt nhất cho các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân có dữ liệu nhạy cảm cần được bảo mật.

Tính năng Tresorit

• Mã hóa đầu cuối
• Kiến trúc không kiến ​​thức
• đồng bộ hóa tự động
• Quản lý người dùng và vai trò
• Công cụ cộng tác
• Kiểm soát truy cập tập tin
• Ngăn ngừa mất dữ liệu
• Xác thực hai yếu tố
• Giám sát hoạt động của người dùng
• Lưu trữ tài liệu an toàn

Tresorit hoạt động bằng cách mã hóa dữ liệu trên thiết bị trước khi tải lên đám mây và giải mã dữ liệu khi được tải xuống lại. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu vẫn được bảo vệ ngay cả khi môi trường đám mây bị vi phạm.

Thông tin cũng được lưu trữ ở nhiều vị trí để tăng tính bảo mật và dự phòng. Tresorit cung cấp một số tính năng khác, chẳng hạn như xác thực hai yếu tố, chia sẻ liên kết an toàn và xóa thiết bị từ xa.

VMware Workspace ONE

VMware Workspace ONE là một nền tảng không gian làm việc kỹ thuật số dựa trên trí thông minh giúp các tổ chức quản lý, bảo mật và triển khai hiệu quả các ứng dụng và dữ liệu của họ trên các thiết bị.

Tốt nhất là các tổ chức nên phân phối và quản lý ứng dụng cũng như dữ liệu một cách an toàn trên bất kỳ điểm cuối nào trong khi tự động hóa và quản lý toàn bộ vòng đời của thiết bị.

Với VMware Workspace ONE, các tổ chức có thể thống nhất kiểm soát truy cập, quản lý thiết bị, phân phối ứng dụng, quản lý truy cập và nhận dạng, bảo mật và tuân thủ trong một nền tảng không gian làm việc kỹ thuật số duy nhất.

Nó cung cấp một nền tảng duy nhất để quản lý tất cả các thiết bị di động, máy tính xách tay, máy tính để bàn và ứng dụng trên tất cả các nền tảng. Nó cũng thu thập dữ liệu từ các điểm cuối để cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực về hành vi, hoạt động và sự tuân thủ của người dùng.

Nó cung cấp các phân tích để giúp các tổ chức đưa ra quyết định tốt hơn về không gian làm việc kỹ thuật số của họ và tối ưu hóa trải nghiệm người dùng.

Các tính năng của VMware Workspace ONE

• Quản lý điểm cuối hợp nhất: Quản lý, bảo mật và định cấu hình thiết bị trên mọi hệ điều hành, bao gồm thiết bị Windows, macOS, Android và iOS
• Quản lý danh tính và quyền truy cập: Xác thực người dùng một cách an toàn và cấp cho họ quyền truy cập vào các ứng dụng và tài nguyên cần thiết của họ
• Hỗ trợ ứng dụng: Phân phối và quản lý các ứng dụng trên các không gian làm việc kỹ thuật số, bao gồm các thiết bị ảo và vật lý cũng như thiết bị di động ảo hóa
• Phân tích động: Theo dõi và phân tích dữ liệu từ các điểm cuối, ứng dụng và người dùng để xác định và giải quyết các rủi ro tiềm ẩn
• Trải nghiệm người dùng cuối thống nhất: Tạo trải nghiệm trực quan, thống nhất giúp đơn giản hóa quy trình làm việc của người dùng
• Bảo mật và Tuân thủ: Đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn của ngành và tổ chức, đồng thời bảo vệ dữ liệu bằng các tính năng bảo mật tích hợp
• Quản lý đám mây: Phối hợp, giám sát và quản lý các ứng dụng dựa trên đám mây

VMware Workspace ONE cung cấp khả năng tuân thủ và bảo mật dữ liệu toàn diện nhằm đảm bảo an ninh cho thiết bị, ứng dụng và mạng.

Đi ra

Egress là bộ cộng tác và chia sẻ tệp nâng cao cung cấp khả năng cộng tác và liên lạc an toàn, có thể kiểm tra và tuân thủ. Đó là cách tốt nhất cho các doanh nghiệp và tổ chức cần chia sẻ thông tin nhạy cảm với các bên liên quan bên ngoài, chẳng hạn như khách hàng, đối tác và nhà cung cấp.

Egress cho phép người dùng gửi và nhận tệp, email và tin nhắn đến và từ các cộng tác viên bên ngoài một cách an toàn. Nó sử dụng mã hóa để đảm bảo rằng tất cả dữ liệu được an toàn và cung cấp dấu vết kiểm tra của tất cả các hoạt động.

Tính năng lối ra

• Chỉnh sửa tệp thời gian thực, bao gồm chỉnh sửa tài liệu và chú thích PDF
• Nhật ký kiểm tra chi tiết ghi lại các hoạt động của người dùng và quản trị viên, chẳng hạn như mở, vị trí, chia sẻ, chỉnh sửa và tải xuống, cùng với dấu thời gian và ngày tháng để xem trang tổng quan và theo dõi kiểm tra toàn diện.
• Bảo vệ dữ liệu ở trạng thái nghỉ và đang chuyển tiếp
• Kiểm soát người dùng và quyền truy cập

Người dùng cũng có thể thiết lập quyền người dùng tùy chỉnh và kiểm soát truy cập để đảm bảo rằng chỉ những người có quyền thích hợp mới có thể truy cập dữ liệu.

Ngoài ra, Egress cung cấp khả năng ngăn ngừa mất dữ liệu tự động, kiểm soát truy cập chi tiết và cộng tác tài liệu an toàn. Cuối cùng, Egress cung cấp cổng đăng nhập một lần cho tất cả người dùng, cho phép họ dễ dàng truy cập dữ liệu của mình từ bất kỳ thiết bị nào.

Google Workspace

Google Workspace là một bộ cộng tác dựa trên đám mây giúp các nhóm làm việc cùng nhau hiệu quả hơn. Nó là tốt nhất cho các doanh nghiệp, trường học và tổ chức cần cộng tác, chia sẻ tệp và liên lạc một cách an toàn.

Google Workspace tích hợp với Gmail, Lịch, Drive, Meet và các dịch vụ khác của Google Workspace, vì vậy người dùng có thể dễ dàng truy cập email, tài liệu, hội nghị truyền hình, v.v. ở cùng một nơi.

Nó cũng cung cấp một môi trường an toàn để cộng tác, với các tính năng như xác thực hai bước, ngăn ngừa mất dữ liệu và bảo mật cấp doanh nghiệp.

Với Google Workspace, người dùng có thể tạo, lưu trữ và chia sẻ tệp trên đám mây, truy cập tài liệu của họ từ mọi thiết bị và cộng tác với các thành viên trong nhóm theo thời gian thực.

Các tính năng của Google Workspace

• Gmail: Email chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp của bạn, với dung lượng lưu trữ khoảng 15 GB, địa chỉ email tùy chỉnh và bảo vệ dữ liệu an toàn.
• Lịch: Lịch cho phép bạn lên lịch cuộc họp dễ dàng, chia sẻ tài liệu và cập nhật thông tin với đồng nghiệp.
• Drive: Một hệ thống lưu trữ dựa trên đám mây an toàn với khả năng chia sẻ và tệp.
• Tài liệu: Tạo, chỉnh sửa và cộng tác trên tài liệu với nhóm của bạn trong thời gian thực từ mọi nơi.
• Trang tính: Công cụ bảng tính trực quan giúp bạn nhanh chóng tạo, chỉnh sửa và chia sẻ bảng tính cũng như cộng tác với nhóm của mình.
• Trang trình bày: Tạo, trình bày và cộng tác trên các bản trình bày tuyệt đẹp với nhóm của bạn trong thời gian thực.
• Biểu mẫu: Tạo biểu mẫu và khảo sát tùy chỉnh để thu thập dữ liệu, phản hồi và thông tin chi tiết về khách hàng và đồng nghiệp.
• Nhóm: Tạo không gian dành riêng cho đồng nghiệp cộng tác và chia sẻ ý tưởng, tài liệu, v.v.
• Meet: Giải pháp hội nghị truyền hình an toàn cho tối đa 500 người tham gia, với tính năng chia sẻ màn hình.

Ngoài ra, Google Workspace còn cung cấp các công cụ báo cáo và phân tích mạnh mẽ để giúp các tổ chức đo lường hiệu suất và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Đồng bộ hóa

Đồng bộ hóa là một dịch vụ lưu trữ đám mây cung cấp cho người dùng khả năng lưu trữ và chia sẻ dữ liệu được mã hóa, an toàn. Nó là tốt nhất cho các cá nhân và doanh nghiệp muốn lưu trữ và chia sẻ tệp, tài liệu và phương tiện một cách an toàn với nhóm của họ hoặc công chúng.

Đồng bộ hóa hoạt động bằng cách mã hóa dữ liệu của bạn bằng một khóa mã hóa duy nhất, nghĩa là chỉ bạn mới có quyền truy cập vào dữ liệu của mình.

Tính năng đồng bộ hóa

• Bảo mật không kiến ​​thức: Tất cả dữ liệu được mã hóa và giải mã trên thiết bị của người dùng, nghĩa là chỉ người dùng mới có thể truy cập dữ liệu
• Mã hóa khóa riêng: Tất cả dữ liệu được mã hóa bằng AES-256 GCM, được khóa bằng khóa RSA 2048 bit của người dùng
• Nhật ký hoạt động: Theo dõi hoạt động của người dùng trên tài khoản
• Chia sẻ liên kết: Dễ dàng chia sẻ liên kết đến tệp và thư mục với bất kỳ ai
• Sao lưu tự động: Tự động sao lưu dữ liệu mà không cần bất kỳ đầu vào nào của người dùng

Ngoài ra, Đồng bộ hóa cho phép bạn đồng bộ hóa dữ liệu giữa các thiết bị của mình, đảm bảo rằng tất cả dữ liệu của bạn đều được cập nhật và bảo mật. Nó cũng bao gồm chia sẻ thư mục và liên kết với người khác, truy cập tệp từ xa và kiểm soát phiên bản để theo dõi các thay đổi trong tệp của bạn.

thuyền nhỏ

Skiff là một không gian làm việc kỹ thuật số được mã hóa đầu cuối, riêng tư để bảo vệ dữ liệu bí mật của bạn. Nó cung cấp cho người dùng một dịch vụ email được mã hóa, an toàn giúp ẩn danh tất cả các thông tin liên lạc và bảo vệ dữ liệu người dùng khỏi những kẻ xâm nhập.

Skiff cho phép người dùng viết ghi chú, chia sẻ tệp và cộng tác trong một môi trường riêng tư, an toàn. Giao diện thân thiện với người dùng của Skiff giúp dễ dàng thiết lập tài khoản và bắt đầu sử dụng không gian làm việc kỹ thuật số một cách nhanh chóng.

Tính năng Skiff

• Các dự án hợp tác và trực quan: Tạo và cộng tác trên các dự án một cách dễ dàng
• Tuân thủ và bảo mật mạnh mẽ: Đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn ngành, bảo vệ dữ liệu và bảo mật thông tin nhạy cảm của tổ chức bạn
• Quản lý tệp thông minh: Tự động lưu trữ, truy cập và chia sẻ tệp
• Tải lên, nhập và chia sẻ các tệp được mã hóa một cách an toàn
• Skiff cung cấp 10GB dung lượng lưu trữ miễn phí và giúp việc chuyển đổi từ các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây khác trở nên dễ dàng, giúp bạn có toàn quyền kiểm soát dữ liệu của mình.

Skiff là lựa chọn tốt nhất cho bất kỳ ai muốn bảo vệ dữ liệu và thông tin liên lạc của họ, chẳng hạn như chủ doanh nghiệp nhỏ, doanh nhân và chuyên gia cần bảo vệ dữ liệu bí mật.

chùng

Slack là một công cụ cộng tác và giao tiếp tại nơi làm việc dựa trên đám mây. Đó là cách tốt nhất để duy trì kết nối với các nhóm và đồng nghiệp, đồng thời cho phép người dùng chia sẻ tệp và thông tin một cách nhanh chóng. Nó hoạt động bằng cách cung cấp một trung tâm trung tâm để liên lạc và cộng tác.

Tính năng chùng

• Chia sẻ tệp và nhắn tin theo thời gian thực
• Khả năng tạo kênh cho các chủ đề, nhóm hoặc dự án riêng biệt
• Tích hợp với các dịch vụ khác
• Khả năng chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu
• Ứng dụng di động để truy cập khi đang di chuyển
• tùy chọn tùy chỉnh
• Các tính năng bảo mật và tuân thủ

Người dùng có thể tạo các kênh cho các chủ đề cụ thể và sau đó thêm mọi người vào các kênh để trò chuyện. Họ cũng có thể nhắn tin trực tiếp cho nhau và chia sẻ tệp, video và tài liệu. Ngoài ra, nó còn cho phép người dùng thiết lập cuộc gọi nhóm và tìm kiếm các cuộc hội thoại trước đây của họ.

Phần kết luận

Không có hai doanh nghiệp nào giống nhau và điều này cũng áp dụng cho các công cụ không gian làm việc kỹ thuật số. Tùy thuộc vào quy mô và phạm vi kinh doanh của bạn, không gian làm việc kỹ thuật số tốt nhất có thể khác nhau. Đối với một số công ty, bộ công cụ tất cả trong một có thể là phù hợp nhất, trong khi đối với những công ty khác, sự kết hợp của các công cụ phục vụ các mục đích khác nhau có thể là phù hợp nhất. Cuối cùng, không gian làm việc kỹ thuật số tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn sẽ phụ thuộc vào nhu cầu cá nhân của doanh nghiệp.

Khi chọn một công cụ không gian làm việc kỹ thuật số, hãy xem xét nhu cầu hiện tại và tương lai của bạn, trải nghiệm người dùng và mức độ bảo mật mà bạn yêu cầu. Tìm kiếm một công cụ an toàn có thể mở rộng quy mô kinh doanh của bạn khi nó phát triển là điều cần thiết. Bạn cũng nên xem xét tổng chi phí sở hữu, bao gồm chi phí thiết lập, bảo trì và hỗ trợ liên tục cũng như bất kỳ tính năng bổ sung nào.

Bằng cách dành thời gian xem xét tất cả các yếu tố này, bạn có thể tìm thấy không gian làm việc kỹ thuật số tốt nhất cho nhu cầu kinh doanh của mình, cho phép bạn tăng năng suất, hợp lý hóa hoạt động và bảo mật dữ liệu.