8 Công cụ phản hồi soạn trước để giúp năng suất và dịch vụ khách hàng

Spread the love

Giám đốc điều hành hỗ trợ khách hàng cần trả lời hàng trăm câu hỏi mỗi ngày. Các ứng dụng trả lời soạn trước có thể giúp công việc của họ trở nên nhanh chóng và dễ dàng.

Nhiều truy vấn mà nhóm hỗ trợ nhận được hàng ngày cũng tương tự như vậy. Nhập câu trả lời cho những câu hỏi này theo cách thủ công là một nhiệm vụ phản tác dụng. Tuy nhiên, người dùng có thể tạo các câu trả lời được xác định trước cho các câu hỏi thường gặp và lưu trữ chúng trong các công cụ trả lời đóng hộp để sử dụng ngay lập tức.

Hãy để chúng tôi khám phá thêm về câu trả lời soạn trước, bao gồm các lợi ích của họ và các công cụ hàng đầu cung cấp dịch vụ này.

Câu trả lời soạn trước là gì?

Nhiều người nhầm lẫn giữa phản hồi soạn trước với phản hồi tự động. Mặc dù các câu trả lời tự động là do rô bốt và không mang tính cá nhân hóa, nhưng các câu trả lời soạn trước mang tính mô tả và được cá nhân hóa.

Đây là những câu trả lời được xác định trước cho các truy vấn thường được hỏi. Các câu trả lời soạn trước luôn hữu ích và được tùy chỉnh, do đó, nó không có vẻ như máy móc tạo ra cho khách hàng.

Câu trả lời soạn trước hoạt động như thế nào với Câu hỏi thường gặp / Wiki về công ty của bạn?

Câu trả lời soạn trước và Wiki của công ty, Câu hỏi thường gặp và cơ sở kiến ​​thức khắc phục sự cố phải đồng bộ. Cần có một hệ thống tự động để đưa các bước khắc phục sự cố cụ thể hoặc thông tin chung vào trình giữ chỗ trong phản hồi soạn trước.

Nếu bạn không sử dụng trình giữ chỗ văn bản, các câu trả lời soạn trước sẽ chồng chất. Sẽ rất khó cho các đại lý dịch vụ khách hàng để xử lý một danh sách dài các câu trả lời đóng hộp như vậy. Để giải quyết vấn đề này, một số dịch vụ hoặc công cụ chuyển mạch theo kịch bản đưa ra các cú pháp.

Khi nhân viên hỗ trợ nhập các mã ngắn hoặc cú pháp nhất định vào email hoặc bảng điều khiển trò chuyện, công cụ sẽ tự động tạo tập lệnh. Công cụ này cũng lấy thông tin hỗ trợ từ cơ sở kiến ​​thức công ty, Câu hỏi thường gặp hoặc Wiki.

Việc liên kết công cụ phản hồi soạn trước với cơ sở kiến ​​thức của công ty cũng giúp bạn cung cấp các hướng dẫn cập nhật hoặc các bước khắc phục sự cố. Nếu không, bạn sẽ cần cập nhật thủ công tất cả các tập lệnh hỗ trợ.

Lợi ích của việc sử dụng câu trả lời soạn trước

# 1. Tiết kiệm thời gian

Một câu trả lời soạn trước đảm bảo rằng bạn không phải nhập câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp. Vì giám đốc điều hành bộ phận hỗ trợ khách hàng có thể nhanh chóng trả lời các truy vấn phổ biến với những phản hồi này, họ có thể tập trung vào các nhiệm vụ hiệu quả hơn trong thời gian tiết kiệm được.

# 2. Quản lý liền mạch

Các nhà cung cấp dịch vụ khách hàng có thể dễ dàng quản lý một số lượng lớn khách hàng với sự trợ giúp của các ứng dụng phản hồi soạn trước. Nếu bạn làm việc cho một nhà cung cấp dịch vụ internet, giá của các gói có sẵn là một câu hỏi mà bạn có thể thường xuyên nhận được.

  5 Phần mềm EHR / EMR tốt nhất cho lĩnh vực chăm sóc sức khỏe

Thay vì trả lời mọi người bằng cùng một câu trả lời bằng cách nhập, bạn có thể dễ dàng thực hiện công việc này bằng cách dán câu trả lời soạn trước vào cửa sổ trò chuyện.

# 3. Làm hài lòng khách hàng

Khách hàng muốn có một giải pháp tức thì cho các vấn đề của họ. Nếu có sự chậm trễ trong việc phản hồi, bạn có thể mất họ vào tay các đối thủ cạnh tranh. Sử dụng câu trả lời soạn trước, bạn có thể trả lời câu hỏi của họ và đảm bảo họ trung thành với công ty của bạn.

#4. Tăng tỷ lệ hội thoại

Câu trả lời soạn trước cũng giúp bạn chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng bằng cách trả lời các truy vấn của họ một cách nhanh chóng và thành công. Đôi khi, một khách hàng tiềm năng hỏi một số câu hỏi độc đáo và nhân viên hỗ trợ có rất nhiều thứ trong đĩa của họ.

Trong tình huống đó, họ có thể trả lời các câu hỏi dễ bằng câu trả lời soạn trước và sử dụng thời gian để trả lời câu hỏi duy nhất. Do đó, bạn có thể chuyển đổi khách hàng tiềm năng đó thành khách hàng và cải thiện tỷ lệ chuyển đổi của mình.

Dưới đây là một số ứng dụng phản hồi soạn trước tốt nhất.

typedesk

Việc đánh máy lặp đi lặp lại có thể gây khó chịu và tẻ nhạt cho nhân viên hỗ trợ khách hàng. Typedesk là một nền tảng đơn giản giúp họ loại bỏ điều này bằng cách cho phép họ tạo và quản lý các câu trả lời soạn trước nhất quán.

Ngoài ra, công cụ đa ngôn ngữ này có thể được tích hợp với tất cả các trang web và ứng dụng mà công ty bạn sử dụng, bao gồm Chrome, Gmail, Facebook, Slack, Zendesk và Linkedin.

Nếu bạn chọn sử dụng typedesk, nhóm của bạn sẽ có sức mạnh để trả lời các câu hỏi của khách hàng một cách nhất quán. Do đó, khách hàng và khách hàng tiềm năng sẽ có được trải nghiệm được cải thiện khi liên hệ với bộ phận hỗ trợ của bạn.

Công cụ này cũng đi kèm với tính năng Thư mục nhóm cho phép bạn chia sẻ và đồng bộ hóa ngay lập tức tất cả các câu trả lời soạn trước với mọi thành viên trong nhóm. Hơn nữa, giám đốc điều hành hỗ trợ có thể làm cho mọi phản hồi soạn trước là duy nhất bằng cách sử dụng các biến.

Freshdesk

Mục đích của dịch vụ khách hàng là trả lời các thắc mắc của khách hàng và Freshdesk cho phép bạn làm điều đó một cách liền mạch. Bạn có thể tương tác với khách hàng trong một cuộc trò chuyện có ý nghĩa trên các kênh khác nhau bằng ứng dụng trả lời soạn trước này.

Bộ đa kênh này cung cấp giải pháp hỗ trợ hoàn chỉnh tập trung vào việc cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc một cách nhanh chóng. Nó chủ động tìm hiểu các yêu cầu của khách hàng và đáp ứng các yêu cầu đó với sự hỗ trợ trực quan nhất.

Khi bạn cần thực hiện ít công việc lặp đi lặp lại hơn, bạn tiết kiệm thời gian và đầu tư nó vào việc gì đó hiệu quả hơn. Nền tảng hợp nhất này cung cấp cơ sở kiến ​​thức và tự động hóa quy trình làm việc để giải quyết các thắc mắc của khách hàng một cách nhanh chóng.

Sử dụng Freshdesk, bạn cũng có thể kết nối với khách hàng thông qua kênh liên lạc ưa thích của họ và liên tục thay đổi chế độ bất kỳ lúc nào.

Ý định xã hội

Bạn cảm thấy mệt mỏi với việc chuyển đổi giữa nhiều công cụ nhắn tin và trò chuyện? Sau đó, đã đến lúc sử dụng Social Intents, một trong những ứng dụng phản hồi soạn trước tốt nhất. Sử dụng giải pháp này, bạn có thể trò chuyện với khách truy cập trang web của mình ngay từ ứng dụng cộng tác mà bạn đã sử dụng với tư cách là một nhóm.

  Quản lý Tất cả Công việc Bán hàng với CRM Bán hàng Thứ Hai

Phần mềm trò chuyện trực tiếp là một ứng dụng phổ biến hoạt động trên Microsoft Teams, Slack và Webex. Vì bạn không cần phải rời khỏi ứng dụng hiện có, bạn có thể trả lời ngay lập tức các câu hỏi và làm cho khách hàng hài lòng.

Mục đích xã hội cho phép bạn sử dụng các câu trả lời soạn trước để giúp khách hàng có thời gian phản hồi nhanh chóng và xây dựng mối quan hệ với khách hàng. Trình kích hoạt trò chuyện trực tiếp chủ động của nó cũng hữu ích trong việc thu hút khách truy cập trang web. Hơn nữa, ứng dụng hỗ trợ cộng tác với tất cả các thành viên trong nhóm để giải quyết các vấn đề của khách hàng.

HappyFox

HappyFox là hệ thống đặt vé tại quầy trợ giúp tất cả trong một để hỗ trợ khách hàng nhanh hơn và tốt hơn. Nó giúp bạn giảm bớt sự hỗn loạn và tổ chức quy trình hỗ trợ của mình với các tính năng như hệ thống vé hỗ trợ mạnh mẽ và cơ sở kiến ​​thức tự phục vụ.

Bạn có thể trả lời nhanh hơn các truy vấn phổ biến và thường xuyên bằng cách sử dụng công cụ hỗ trợ đóng hộp của nó. Ngoài việc thêm các mẫu phản hồi, ứng dụng này thực hiện các hành động yêu cầu như thay đổi trạng thái và thêm thẻ.

Khi bạn chuẩn bị trả lời một phiếu, tất cả các hành động soạn trước có sẵn sẽ hiển thị cho bạn. Ngoài ra, có thể tìm kiếm các hành động đóng hộp cụ thể và sau đó áp dụng chúng. Nền tảng này cũng hỗ trợ tạo các hành động soạn trước dành riêng cho một nhóm.

HappyFox cũng hỗ trợ tích hợp với nhiều ứng dụng kinh doanh, bao gồm MS Teams, WhatsApp, Salesforce, Wrike, Asana, Slack, Facebook, Jira, Shopify, Adobe Commerce, Zapier và Twitter.

Sắc nét

Các kịch bản kinh doanh thời hiện đại đòi hỏi các công ty phải kết nối với khách hàng và dẫn đầu ngay lập tức. Sắc nét là một nền tảng nhắn tin đa kênh cho phép bạn làm như vậy. Nó bao gồm một danh sách các công cụ tinh vi sử dụng mà bạn có thể đạt được cuộc cách mạng hướng vào khách hàng cho công ty của mình và mở khóa sự phát triển vượt bậc thông qua các cuộc trò chuyện với họ.

Nền tảng này đi kèm với một tính năng có tên Hộp thư đến được chia sẻ. Nó tập trung các cuộc trò chuyện của bạn từ các kênh khác nhau, chẳng hạn như email, messenger, SMS, trò chuyện trực tiếp và Twitter DM. Do đó, việc cung cấp dịch vụ khách hàng tốt nhất thông qua sự cộng tác dễ dàng trở nên khả thi.

Crisp cũng hỗ trợ một trung tâm trung tâm cho một cơ sở kiến ​​thức. Bạn có thể kết hợp nó với chatbots và các cuộc trò chuyện trực tiếp để nâng cao trải nghiệm của khách hàng với các phản hồi trong thời gian thực.

UseResponse

UseResponse là phần mềm hỗ trợ khách hàng đa kênh giúp giảm đáng kể thời gian phản hồi và nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Nền tảng này là một bộ hoàn toàn có thể mở rộng và có thể tùy chỉnh nhằm mục đích trợ giúp nhóm hỗ trợ của bạn.

Sử dụng công cụ này, bạn có thể dễ dàng quản lý hơn 10 kênh hỗ trợ như email, trò chuyện trực tiếp, messenger, diễn đàn cộng đồng và mạng xã hội. Việc phân công truy vấn và thông báo tự động của nó giúp tất cả các giám đốc điều hành hỗ trợ khách hàng thực hiện nhiệm vụ dễ dàng hơn.

  Botnet Mirai là gì và làm cách nào để tôi có thể bảo vệ thiết bị của mình?

Ngoài ra, UseResponse cung cấp cho bạn các phân tích và báo cáo nâng cao về hiệu suất quy trình hỗ trợ khách hàng của bạn. Với trình theo dõi xếp hạng nhân viên và SLA, công cụ này có thể cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn. Hơn nữa, người dùng có thể tích hợp ứng dụng này với các công cụ khác, chẳng hạn như Google, Salesforce, Jira và Zapier.

Klutch

Bạn có mệt mỏi với việc tìm kiếm thông qua các tài liệu và ổ đĩa để tìm ra câu trả lời phù hợp vào thời điểm thích hợp không? Sử dụng Klutch để lưu trữ tất cả các câu trả lời và hướng dẫn nhanh chóng trong một cơ sở kiến ​​thức duy nhất của công ty.

Giờ đây, bạn không cần phải mất thời gian tìm kiếm những câu trả lời thích hợp hoặc nhập những câu trả lời giống nhau cho những câu hỏi lặp đi lặp lại. Truy cập các câu trả lời soạn trước phù hợp từ bất kỳ thiết bị nào và trả lời bằng câu trả lời đó.

Bạn thậm chí có thể viết email chỉ bằng một cú nhấp chuột cho khách hàng của mình. Ngoài ra, nền tảng này cho phép bạn lưu trữ các đoạn trích và liên kết được sử dụng thường xuyên. Người dùng có thể truy cập công cụ này từ ứng dụng máy tính để bàn, Chrome, Edge và bất kỳ thiết bị di động nào.

EngageBay

EngageBay có thể cung cấp cho bạn những câu trả lời soạn trước tốt nhất hữu ích cho các dịch vụ khách hàng như bộ phận trợ giúp và email. Đặc biệt là khi bạn nhận được hàng trăm câu hỏi dịch vụ tương tự, những câu trả lời soạn trước này có thể tiết kiệm thời gian của bạn và giúp bạn bán được nhiều hơn.

Do đó, dịch vụ khách hàng của bạn sẽ được thúc đẩy và trở nên hiệu quả hơn bằng cách bán được nhiều sản phẩm hơn trong thời gian ngắn hơn.

Để kết nối khách hàng tốt hơn, bạn cũng có thể thử các công cụ cá nhân hóa nhanh chóng. Các tính năng cá nhân hóa sẽ làm cho các câu trả lời soạn trước giống như một số câu trả lời mới được đánh máy và cá nhân hóa.

Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, EngageBay thúc đẩy các tính năng tự động hóa. Chỉ cần xác định các điều kiện của các truy vấn của khách hàng và công cụ sẽ trả lời bằng các câu trả lời soạn trước, được cá nhân hóa.

Bạn không cần phải là một người hiểu biết về công nghệ để sử dụng công cụ này do các phím tắt và biểu tượng trực quan của nó. Hơn nữa, người dùng có thể viết bất kỳ câu trả lời nào và dễ dàng đánh dấu là đã đóng hộp để sử dụng sau này.

Sự kết luận

Khi có lượng truy vấn lớn, các ứng dụng phản hồi soạn trước có thể cung cấp cho bạn các giải pháp dễ dàng nhất. Bên cạnh việc phản hồi nhanh chóng, các ứng dụng này giúp nhóm hỗ trợ của bạn làm việc hiệu quả và chuyển đổi nhiều khách hàng tiềm năng hơn.

Nếu bạn cũng quan tâm đến việc tạo cơ sở kiến ​​thức cho công ty của mình, bạn có thể thử các nền tảng này để tạo cơ sở kiến ​​thức.

x