8 công cụ tài liệu quy trình tốt nhất để hợp lý hóa quy trình kinh doanh của bạn

Phần mềm tài liệu quy trình rất cần thiết đối với các doanh nghiệp vì nó cung cấp lộ trình có cấu trúc để doanh nghiệp hợp lý hóa hoạt động của mình. Ghi lại quy trình là một thành phần thiết yếu của quản lý dự án vì nó trả lời một câu hỏi quan trọng – Mọi việc sẽ được thực hiện như thế nào?

Trước đây, người quản lý dự án sẽ dựa vào cách tiếp cận thủ công để tạo tài liệu quy trình, nhưng giờ đây họ có thể chuyển sang các công cụ ghi tài liệu quy trình chính thức để hợp lý hóa toàn bộ quy trình một cách khéo léo.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi đã liệt kê phần mềm ghi tài liệu quy trình uy tín nhất hiện có, nhưng trước tiên, hãy hiểu ý tưởng về tài liệu quy trình theo cách tốt hơn. Nhưng trước khi chúng ta bắt đầu, đây là một bảng hữu ích trình bày phần mềm ghi lại quy trình mà chúng tôi đã liệt kê.

Tiêu đề

Sự miêu tả

Khám phá

người ghi chép

Công cụ AI giúp ghi lại quy trình dễ dàng bằng ảnh chụp màn hình.

Miro

Tài liệu quy trình có thể mở rộng và lập bản đồ với sự tích hợp.

Tài liệu360

Hợp lý hóa quy trình kinh doanh và quản lý thay đổi.

Phố xử lý

Mẫu kéo và thả, danh sách kiểm tra được tiêu chuẩn hóa.

heflo

Hỗ trợ BPMN 2.0, tải xuống/xuất, trình soạn thảo WYSIWYG.

Mẫu phong phú, cộng tác theo thời gian thực, kéo và thả.

Chia sẻ luồng

Theo dõi động, chụp màn hình, xuất ở nhiều định dạng khác nhau.

chuyên gia

Nhập từ Word/PDF, trợ giúp theo ngữ cảnh, đa phương tiện.

Vậy phần mềm xử lý tài liệu hoạt động như thế nào? Nói một cách đơn giản, tài liệu quy trình là một hướng dẫn chi tiết giải thích cách thực hiện một nhiệm vụ. Ví dụ: nó giải thích quy trình hoàn chỉnh để chuyển dữ liệu của bạn từ máy chủ cũ sang phương tiện lưu trữ đám mây.

Tài liệu quy trình có thể ở dạng biểu đồ, hướng dẫn hoặc đơn giản là chính sách. Điều này ngụ ý rằng tài liệu quy trình là hoạt động ghi lại hoặc ghi lại quy trình từng bước thực hiện một nhiệm vụ.

Tài liệu quy trình tỏ ra có lợi cho các thành viên trong nhóm, những người mới tham gia và thậm chí cả khách hàng khi họ cần hiểu cách thực hiện một công việc cụ thể.

Làm thế nào để bạn ghi lại một quá trình?

Quy trình lập tài liệu quy trình được chia thành các bước sau:

• Chọn ra quy trình bạn được yêu cầu ghi lại và xác định mục đích cũng như phạm vi của nó.
• Mô tả ranh giới của quy trình và đưa ra câu trả lời cho các câu hỏi như điều gì bắt đầu quy trình và khi nào quy trình được hoàn thành.
• Đề cập đến kết quả của quá trình và các hành động cần thực hiện sau đó.
• Chỉ định phần mềm và thiết bị cần thiết để thực hiện quy trình. Điều này có thể bao gồm từ nền tảng mã hóa đến không gian lưu trữ đám mây và máy chủ.
• Hãy suy nghĩ xem quá trình này sẽ diễn ra như thế nào. Bạn có thể tạo quy trình từng bước từ giai đoạn đầu đến giai đoạn cuối.
• Liệt kê tên của các bên liên quan, người ra quyết định và nhân viên đóng vai trò trong tài liệu quy trình.
• Bây giờ, hãy chuyển tất cả các chi tiết vào hệ thống tài liệu quy trình và đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ điều gì.

Khi bạn đã giải quyết được vấn đề ở trên, chúng ta sẽ đến phần đơn giản vì bạn không thể chia sẻ nó với các thành viên trong nhóm, những người có thể dễ dàng truy cập nó sau này.

Tầm quan trọng của việc ghi lại các quy trình kinh doanh

Việc ghi lại các quy trình kinh doanh mang lại nhiều lợi ích về lâu dài. Một số trong những điều đáng chú ý là như sau:

• Quy trình kinh doanh mạch lạc – Loại bỏ sự mơ hồ của các quy trình để nhân viên có thể mang lại kết quả mong muốn.
• Giảm lỗi vận hành – Loại bỏ sự thiếu hiệu quả trong hoạt động kinh doanh để cải thiện văn hóa làm việc.
• Đáp ứng sự tuân thủ pháp luật – Tránh các trách nhiệm pháp lý trong tương lai nếu một thủ tục bị xử lý sai do vô tình.
• Quản lý thay đổi – Đảm bảo rằng nhân viên có thể dễ dàng thích ứng với những thay đổi được thực hiện trong quy trình kinh doanh hiện tại.
• Giảm thiểu thời gian đào tạo – Giảm thời gian làm quen cho những người mới tuyển bằng cách đảm bảo họ học nhanh.
• Phân công nhiệm vụ – Đảm bảo rằng mỗi nhân viên có một bộ trách nhiệm nhất định để quy trình làm việc của doanh nghiệp không bị gián đoạn.

Khi quy trình đã được đưa vào định dạng thủ tục, nhân viên sẽ dễ dàng biết được các bước cần tuân theo là gì.

Phần mềm tài liệu quy trình kinh doanh là gì?

Không còn nghi ngờ gì nữa, việc ghi chép quy trình là một nhiệm vụ phức tạp và có khả năng xảy ra lỗi do con người nếu thực hiện thủ công. Tuyên bố vấn đề này đã dẫn đến sự ra đời của phần mềm ghi tài liệu quy trình, giúp hợp lý hóa quy trình kinh doanh tạo tài liệu, loại bỏ khả năng xảy ra sai sót. Dưới đây là một số lợi ích có thể xảy ra mà phần mềm ghi tài liệu quy trình mang lại.

• Các công cụ trực tuyến cho phép các thành viên trong nhóm truy cập tất cả tài liệu quy trình kinh doanh từ một nơi tập trung.
• Các tính năng lưu trữ đám mây cho phép bạn truy cập tài liệu quy trình khi đang di chuyển, không giống như tài liệu thủ công chỉ khả dụng ngoại tuyến.
• Phần mềm cho phép bạn quản lý, cập nhật và cộng tác trên đó trong thời gian thực.
• Cũng có thể truy cập phân tích người dùng, điều này giúp nâng cao hơn nữa nền tảng kiến ​​thức và đưa ra quyết định sáng suốt.

Hơn nữa, việc tìm kiếm thông tin trở nên dễ dàng hơn vì công cụ tìm kiếm trực tuyến hỗ trợ tìm kiếm nhanh thông tin hoặc hướng dẫn mà bạn yêu cầu.

Các tính năng cần tìm

Khi chọn phần mềm ghi tài liệu quy trình cho doanh nghiệp của bạn, hãy kiểm tra các tính năng sau:

• Bạn nên đảm bảo rằng phần mềm mang lại trải nghiệm người dùng thú vị cho những người không quen với những công cụ đó.
• Các nền tảng này phải có khả năng thể hiện các loại dữ liệu khác nhau một cách trực quan và cũng phải hỗ trợ các liên kết cũng như các hình thức truyền thông khác.
• Đảm bảo rằng tính năng ghi lại quy trình cho phép các thành viên trong nhóm cộng tác trong thời gian thực.
• Có thể xuất tài liệu quy trình ở nhiều định dạng khác nhau hoặc tải trực tiếp lên các nền tảng khác nhau.
• Phần mềm phải hỗ trợ tích hợp với một hoặc nhiều công cụ liên quan đến kinh doanh hiện đang được tổ chức của bạn sử dụng để cho phép sử dụng lại thông tin.

Như đã nói, hãy cùng xem một số phần mềm ghi tài liệu quy trình tốt nhất mà chúng tôi đã thử và muốn giới thiệu.

người ghi chép

Nếu bạn thường xuyên phải trả lời các câu hỏi lặp đi lặp lại liên quan đến việc hoàn thành nhiệm vụ, chúng tôi có giải pháp dành cho bạn! Gặp người ghi chépmột phương pháp nhanh chóng và dễ dàng để ghi lại và chia sẻ các quy trình liên quan đến kinh doanh trong vòng vài giây.

Đặc trưng:

• Khuyến khích nhân viên và người mới tuyển dụng nhanh chóng nắm bắt quy trình.
• Tăng cường các chương trình đào tạo bằng cách tự động hóa tài liệu quy trình và tạo SOP.
• Tạo sự nhất quán trong các quy trình của tổ chức với nội dung đào tạo theo yêu cầu.
• Tự động hóa quy trình tạo hướng dẫn đào tạo để nâng cấp trung tâm trợ giúp và cơ sở kiến ​​thức.

Scribe là một công cụ dựa trên AI để nhanh chóng chuyển đổi các quy trình kỹ thuật số thành hướng dẫn từng bước mà không cần đầu tư nhiều công sức. Tất cả những gì bạn cần làm là bật trình ghi Scribe và thực hiện duyệt qua toàn bộ quá trình. Và kìa! Bạn đã tự động tạo hướng dẫn từng bước cùng với ảnh chụp màn hình có liên quan!

Miro

Các thương hiệu như Dell, Cisco và Deloitte dựa vào Miro, một phần mềm lập bản đồ và tài liệu quy trình dễ sử dụng cho phép bạn lập bản đồ các thông tin quan trọng liên quan đến kinh doanh. Dễ dàng mở rộng, nền tảng này cho phép các thành viên trong nhóm kết nối và tối ưu hóa quy trình kinh doanh bằng cách sử dụng các công cụ lập bản đồ tích hợp sẵn.

Đặc trưng

• Nhúng các quy trình kinh doanh và bản đồ hơi nước vào các công cụ như Confluence, Coda và Notion.
• Tích hợp Jira để xem xét quy trình kinh doanh, lập bản đồ hành trình của khách hàng và theo dõi các hành động cụ thể.
• Các gói khác nhau để quản lý dự án, lập bản đồ hành trình khách hàng và lập bản đồ quy trình kinh doanh.
• Dễ dàng nhập bản đồ quy trình từ các nền tảng như Microsoft Visio, Draw.io và Lucidchart.
• Thư viện mẫu phong phú để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng của bạn và đáp ứng nhu cầu của họ.

Miro cung cấp các công cụ như Lưu đồ, sơ đồ BPMN, Bản đồ dòng giá trị và Swimlanes, giúp bạn phân tích các tình huống cụ thể và cải thiện việc sử dụng tài nguyên.

Bằng cách này, bạn có thể hình dung các kế hoạch kinh doanh và truyền đạt hiệu quả chiến lược cũng như sự chuyển đổi cho các thành viên trong nhóm.

Tài liệu360

Thủ tục thanh toán Tài liệu360, giúp truyền đạt trải nghiệm khách hàng tốt hơn cho hơn 10.000 người dùng tại hơn 80 quốc gia. Cung cấp các quy trình vận hành tiêu chuẩn, nền tảng này cho phép bạn hợp lý hóa các quy trình kinh doanh khác nhau để hiểu rõ hơn về nhân viên của mình.

Đặc trưng:

• Quy trình vận hành nhằm cung cấp sự hiểu biết rõ ràng về các quy trình kinh doanh đã được phê duyệt và truyền bá nhận thức về vai trò và trách nhiệm của nhân viên.
• Quản lý thay đổi để chuyển đổi liền mạch từ quy trình kinh doanh lỗi thời sang quy trình hoàn toàn mới.
• Mô-đun đào tạo nhân viên nhằm đảm bảo nhân viên mới có thể nắm bắt kiến ​​thức một cách hiệu quả và nâng cao năng lực của mình.

Với Document360, bạn có thể đảm bảo rằng các quy trình kinh doanh rõ ràng và nhất quán, điều này sẽ gián tiếp cải thiện năng suất trong toàn tổ chức của bạn.

Phố xử lý

Được thiết kế cho các đội tận tâm, Phố xử lý là một phần mềm tài liệu quy trình phổ biến được chứng minh là có thể nâng cao hiệu suất của nhóm bạn. Công cụ trực quan này rất hữu ích khi bạn cần ghi lại tất cả các quy trình tổ chức cốt lõi để tất cả nhân viên luôn thống nhất.

Đặc trưng:

• Trình chỉnh sửa kéo và thả để tạo và cập nhật mẫu trong vài phút.
• Danh sách kiểm tra được tiêu chuẩn hóa với các tính năng như dừng tác vụ, phê duyệt và ngày đến hạn động để theo dõi từng quy trình một cách chính xác.
• Tính năng cập nhật tự động để cập nhật danh sách kiểm tra sau khi thực hiện thay đổi.
• Nền tảng tập trung cho phép cộng tác và tìm kiếm tài liệu dễ dàng.
• Trải nghiệm người dùng được đơn giản hóa để mang lại quá trình đào tạo nhanh hơn.

Doanh nghiệp có thể chọn Đường quy trình để ghi lại tất cả các loại quy trình kinh doanh như quy trình làm việc Git, thiết lập khách hàng mới, giới thiệu nhân viên, nhiệm vụ hàng ngày và hàng tuần, sàng lọc ứng viên, tạo hóa đơn và quy trình kiểm toán nội bộ.

heflo

Với thiết kế hiện đại và chuyên nghiệp, heflo là một công cụ ghi lại quy trình kinh doanh cho phép bạn thực hiện các quy trình sao cho tài liệu được tạo tự động. Nhờ Heflo, giờ đây bạn có thể cộng tác theo thời gian thực để thiết kế quy trình kinh doanh chỉ bằng vài cú nhấp chuột.

Đặc trưng:

• Hỗ trợ ký hiệu BPMN 2.0.
• Tải xuống tài liệu dưới dạng hình ảnh hoặc xuất nó sang nền tảng khác.
• Trình soạn thảo WYSIWYG để định dạng văn bản và thiết kế.
• Phân loại các quy trình thành các thư viện truy vấn và xử lý tài liệu thành các tiêu đề mục để nhận dạng chính xác.
• Xác định các quy tắc kinh doanh và tích hợp cũng như thực hiện tối ưu hóa trong chu trình BPM mới.

Bạn có thể tự do lập mô hình, phân tích, lập bản đồ, tối ưu hóa, tự động hóa và ghi lại các quy trình kinh doanh và tải chúng xuống ở các định dạng khác nhau như PDF, Word, HTML và Excel hoặc xuất chúng dưới dạng BPMN. Với tính năng lưu trữ đám mây của Heflo, có thể truy cập tài liệu quy trình từ mọi nơi và mọi lúc.

sáng tạo

sáng tạo, một nền tảng quản lý công việc cung cấp các mẫu tài liệu quy trình để hợp lý hóa quy trình ghi tài liệu quy trình kinh doanh. Điều này giúp liệt kê các quy trình kinh doanh được thực hiện một cách có hệ thống trong tổ chức của bạn.

Đặc trưng:

• Thư viện phong phú gồm các mẫu có thể tùy chỉnh để mô tả các quy trình khác nhau, quy trình làm việc của nhóm, làn bơi, v.v.
• Các công cụ kéo và thả để dễ dàng mô tả các quy trình tài liệu phức tạp.
• Nhập báo cáo, ảnh chụp màn hình và hình ảnh cần thiết để tạo tài liệu quy trình toàn diện.
• Xuất tất cả các loại dữ liệu từ các nền tảng khác nhau để dễ dàng truy xuất và phân tích.
• Liên kết các hình dạng để xây dựng cấu trúc điều hướng trong và giữa các không gian làm việc nhằm loại bỏ sự không nhất quán.

Sở hữu khả năng tài liệu hấp dẫn, phần mềm cung cấp các thư viện hình dạng phong phú và các công cụ lập sơ đồ như sơ đồ, bản đồ dòng giá trị, BPMN, bản đồ quy trình, bản đồ hoạt động, v.v. Với Creately, có thể cộng tác theo thời gian thực, điều này cần thiết để hỗ trợ quy trình làm việc của nhóm đa chức năng trong quá trình xử lý tài liệu.

Chia sẻ luồng

Chọn Chia sẻ luồng để tạo tài liệu và bản trình diễn quy trình thú vị cho tất cả các ứng dụng được tổ chức của bạn sử dụng. Hơn 1.000 công ty đã tạo hướng dẫn chuyên sâu để thiết lập các buổi đào tạo tương tác cho nhân viên của họ bằng công cụ này.

Đặc trưng:

• Công cụ theo dõi động để nắm bắt tất cả các hành động và tự động tạo thành hướng dẫn.
• Chụp màn hình và các hành động như nhấp chuột cũng như phím tắt.
• Làm mờ tất cả dữ liệu nhạy cảm bằng công cụ tích hợp sẵn.
• Tự động tạo mô tả văn bản, bao gồm tên của các thành phần – nút, menu, tab, v.v.
• Cắt ảnh chụp màn hình và hình ảnh hàng loạt để tránh các tác vụ dư thừa.
• Xuất sang các định dạng như PDF, PPTX, DOCX, HTML, Interactive Demo, PNG, RPA, SCORM, xAPI, v.v.

FlowShare sẽ không chỉ cắt giảm thời gian và giảm các lỗi xảy ra do quy trình thủ công mà còn cho phép tổ chức của bạn điều chỉnh quy trình tài liệu tiêu chuẩn. Ứng dụng cho phép bạn nhanh chóng sửa đổi tài liệu hiện có mà không cần phải lấy lại.

chuyên gia

Được ưa chuộng bởi Dell, Sony, Cisco và các tập đoàn đáng chú ý khác, chuyên gia là một phần mềm tài liệu quy trình cho phép bạn nhập tệp để nhanh chóng tạo tài liệu và nếu cần, tạo tài liệu trực tiếp từ đầu.

Đặc trưng

• Nhập nội dung từ tài liệu Word hoặc PDF trực tiếp vào tài liệu
• Trợ giúp theo ngữ cảnh để hiểu biết toàn diện về thuật ngữ kỹ thuật
• Bao gồm chú giải công cụ, cửa sổ bật lên và hộp đèn để cung cấp thêm thông tin
• Thêm hình ảnh, video và đồ họa thông tin để giải thích rõ hơn về quy trình kinh doanh
• Thư viện phong phú về phông chữ, thiết kế và chủ đề mang tính thẩm mỹ và xây dựng thương hiệu.

Nền tảng của ProProfs cho phép bạn thêm hình ảnh và video để giải thích rõ hơn về các quy trình cho nhân viên và khách hàng của bạn. Nó được trang bị trình soạn thảo WYSIWYG cho phép bạn chọn từ một loạt các tùy chọn định dạng và kiểu dáng văn bản.

Những từ cuối

Việc ghi lại các quy trình khác nhau đang diễn ra trong tổ chức của bạn là rất quan trọng để tránh sự thiếu nhất quán trong việc thực hiện các hoạt động và đưa ra lộ trình cho nhân viên cũng như khách hàng của bạn. Nhưng điều quan trọng hơn là chọn phần mềm tốt nhất để tạo tài liệu cho công ty của bạn, vì với phần mềm quản lý quy trình phù hợp, bạn sẽ thấy hoạt động kinh doanh được cải thiện.

Các nền tảng được liệt kê trong hướng dẫn này đã được chúng tôi thử và kiểm tra và tỏ ra khá hữu ích. Tuy nhiên, sự lựa chọn lý tưởng cho tổ chức của bạn sẽ chỉ phụ thuộc vào nhu cầu cá nhân của bạn.

Tiếp theo, phần mềm tự động hóa tài liệu để tiết kiệm thời gian làm việc.