9 công cụ tự động hóa AP (Tài khoản phải trả) tốt nhất năm 2022

Tự động hóa các khoản phải trả giúp bạn dễ dàng quản lý một lượng lớn hóa đơn và tất cả các giao dịch tài chính của mình.

Giao dịch là một hành trình ngắn giữa bạn và nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp của bạn.

Đôi khi, bạn có thể gặp một số khó khăn nhất định khi thanh toán từ tài khoản doanh nghiệp của mình cho nhà cung cấp do các vấn đề khác nhau.

Và ngay cả khi không gặp khó khăn gì, thì việc quản lý rất nhiều hóa đơn và theo dõi các giao dịch theo cách thủ công cũng mất rất nhiều thời gian và công sức, cộng với khả năng sai sót của con người là luôn có.

Nhưng nếu bạn tự động hóa quy trình thanh toán của công ty mình bằng các công cụ phải trả tài khoản (AP), bạn có thể lập kế hoạch và theo dõi mọi giao dịch tốt hơn để không bao giờ bỏ lỡ một LỜI CẢM ƠN.

Bạn có thể coi các khoản phải trả (AP) như một bản ghi ngắn gọn, trực tiếp về các giao dịch của bạn. Một công cụ tự động hóa khoản phải trả nâng cao được xây dựng để giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn bằng cách tự động hóa công việc thủ công và giúp vận hành doanh nghiệp của bạn một cách suôn sẻ.

Nhiều doanh nghiệp thành công có phần mềm tự động hóa AP xử lý một lượng lớn các giao dịch giữa các công ty kế toán và nhà cung cấp.

Vì vậy, hãy bắt đầu với phần mềm tự động hóa các khoản phải trả là gì và nó có thể giúp bạn như thế nào.

Phần mềm phải trả tài khoản tự động là gì?

Phần mềm Tài khoản Tự động Payable là một công cụ xử lý giao dịch tài chính của bạn từ đầu đến cuối. Bất cứ khi nào bạn nhận được hóa đơn và hóa đơn, bạn phải lưu ý xóa tất cả các khoản trong khoảng thời gian nhất định.

Tuy nhiên, khi bạn thực hiện tất cả những điều này theo cách thủ công, có rất nhiều lỗi và vấn đề mà bạn có thể gặp phải. Do đó, danh tiếng của bạn có thể bị đe dọa và các nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp có thể không đặt niềm tin vào bạn từ lần thanh toán tiếp theo. Phần mềm tự động hóa giúp thanh toán hóa đơn đúng hạn từ tài khoản doanh nghiệp của bạn thông qua thanh toán ACH, thẻ tín dụng hoặc thanh toán séc.

Công cụ tự động hóa AP số hóa quy trình hóa đơn và hóa đơn của nhà cung cấp / nhà cung cấp để tạo ra quy trình làm việc gọn gàng hơn, tiết kiệm chi phí và nhanh hơn. Do đó, không có chuyển tiếp thủ công, không có kiểm tra giấy cắt, và không có biên lai giấy nữa.

Tại sao các công ty sử dụng Công cụ thanh toán tài khoản tự động?

Có nhiều lợi ích khi sử dụng tự động hóa dòng tiền. Nó sẽ giảm nguy cơ sai sót, nâng cao hiệu quả, xây dựng mối quan hệ chặt chẽ hơn với các nhà cung cấp và cải thiện chất lượng quy trình làm việc. Vì vậy, chúng ta hãy hiểu cách các khoản phải trả tự động mang lại thành công và thịnh vượng cho doanh nghiệp của bạn.

Hợp lý hóa các giao dịch

Nợ là một khoản phí phải trả cho các cá nhân và doanh nghiệp. Với cách nhập thủ công, bạn có thể quên một số hóa đơn. Bạn cần kiểm soát toàn bộ giao dịch mà không bỏ sót bất kỳ hóa đơn nào. Bằng cách này, bạn cải thiện dòng tiền và tăng cường sự phát triển của mình.

Dự báo tài chính

Phần mềm AP tự động tạo ra dữ liệu thông minh hơn mà không đi kèm với dòng tiền thủ công. Nó thu thập dữ liệu và hỗ trợ bạn với những hiểu biết phù hợp để bạn biết điều gì đang xảy ra trong chu kỳ tiền mặt của mình. Với thông tin chi tiết chính xác, bạn có thể đưa ra các quyết định thông minh hơn cho doanh nghiệp của mình.

Khả năng hiển thị dòng tiền

Bộ phận tài khoản phải trả đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý dòng tiền tự động của công ty. Với tự động hóa, bạn có thể cải thiện khả năng hiển thị của tài khoản và duy trì phần mềm tài khoản phải trả của mình thông qua các bản ghi bạn có trong trang tổng quan của mình.

Phí xử lý ít hơn

Dòng tiền thủ công mất nhiều thời gian cho nhóm tài chính của bạn. Công ty thường trả đúng hạn, nhưng do công việc nặng nhọc nên đôi khi họ trả chậm, dẫn đến phải trả thêm phí. Phần mềm tự động hóa xem xét kỹ lưỡng tất cả các quy trình để bạn có thể tăng tốc độ xử lý hóa đơn của mình. Bạn cũng có thể tiết kiệm phí giao dịch vì một số phần mềm có các tùy chọn phần thưởng cho mọi khoản thanh toán bạn thực hiện.

Do đó, phần mềm tự động hóa AP tiết kiệm thời gian, cải thiện độ chính xác, nâng cao tính minh bạch và sâu sắc, tiết kiệm chi phí không cần thiết, cung cấp khả năng phát hiện gian lận, bảo quản dữ liệu chi phí thấp, kiểm toán dễ dàng, chiết khấu thanh toán sớm và tích hợp với phần mềm kế toán hiện có.

Tiếp theo, chúng ta hãy khám phá một số phần mềm AP tốt có thể cung cấp cho bạn sự linh hoạt trong việc thanh toán.

Bill.com

Dành nhiều thời gian hơn cho chiến lược của bạn bằng cách loại bỏ các thủ tục giấy tờ với Bill.com. Nó cung cấp một cách thông minh để gửi hóa đơn, tạo và thanh toán hóa đơn cũng như được thanh toán. Cho dù bạn là một doanh nghiệp nhỏ, công ty vừa hay một công ty kế toán lớn, Bill.com cung cấp cho bạn một cách tiếp cận tốt hơn để được thanh toán ngay lập tức.

Dọn dẹp mớ hỗn độn các khoản phải trả của bạn và có được cái nhìn đầy đủ về toàn bộ quy trình các khoản phải trả. Kiểm soát quy trình đơn giản với tự động hóa đầu cuối, biến các khoản phải trả trên giấy của bạn thành giấy kỹ thuật số và nắm bắt tất cả các hóa đơn từ email của bạn dưới một mái nhà.

Bill.com cho phép bạn tùy chỉnh các chính sách phê duyệt, phê duyệt hóa đơn từ bất kỳ nơi nào và tự động hóa quy trình phê duyệt chỉ bằng một thao tác vuốt đơn giản hoặc một vài bước. Nó cung cấp nhiều tùy chọn thanh toán, bao gồm thẻ tín dụng, séc, chuyển khoản quốc tế, ePayments, v.v.

Xem mọi thứ từ các khoản thanh toán sắp tới cho đến các khoản thanh toán sắp tới với chế độ xem trang tổng quan cho phép bạn theo dõi mọi thống kê. Tích hợp dữ liệu trực tiếp hoặc đồng bộ hai chiều với phần mềm kế toán để loại bỏ việc nhập thủ công, giúp tiết kiệm thời gian và công sức của bạn.

Bắt đầu dùng thử không rủi ro và tự động hóa quy trình thanh toán tài khoản của bạn ngay từ đầu.

Melio

Đơn giản hóa quy trình lập hóa đơn, tăng cường dòng tiền của bạn với Melio và tận hưởng phương thức thanh toán linh hoạt. Chọn thanh toán bằng thẻ của bạn (phí 2,9%) hoặc chuyển khoản ngân hàng ACH miễn phí và loại bỏ các thủ tục giấy tờ nặng nề.

Bạn có thể thanh toán trực tuyến bất kỳ hóa đơn và chi phí kinh doanh nào, và các nhà cung cấp nhận được một khoản tiền gửi trực tiếp ngay lập tức vào tài khoản của họ hoặc bằng séc giấy mà không cần đăng ký. Bạn có thể xử lý nhiều khoản thanh toán cùng một lúc, tiết kiệm thời gian với Melio và nhận điểm thưởng khi thanh toán bằng thẻ tín dụng.

Đặt quy trình phê duyệt để quyết định vai trò và trách nhiệm của mọi người đối với quyền thanh toán. Trực tiếp thanh toán hóa đơn doanh nghiệp của bạn từ bất kỳ đâu vào bất kỳ lúc nào và từ bất kỳ thiết bị nào và thậm chí bạn có thể thực hiện thanh toán quốc tế mà không gặp rắc rối.

Đồng bộ hóa phần mềm kế toán của bạn với FreshBooks, QuickBooks và hơn thế nữa để đơn giản hóa các khoản thuế và sổ sách kế toán. Hơn nữa, bạn có thể chia nhỏ các hóa đơn của mình thành nhiều phương thức thanh toán và thanh toán khác nhau để linh hoạt. Bạn chỉ cần tạo một tài khoản, tải lên hóa đơn hoặc hóa đơn, thực hiện thanh toán và chọn cách các nhà cung cấp của bạn được thanh toán.

Bắt đầu ngay bây giờ và sử dụng thời gian của bạn để lập chiến lược thay vì quản lý hóa đơn theo cách thủ công.

Tipalti

Thay đổi cách làm việc của bạn với Tipalti công cụ thanh toán tài khoản thông minh. Nó mang lại hiệu quả và khả năng mở rộng cho doanh nghiệp của bạn thông qua các giải pháp hoàn toàn tự động và đầu cuối để bạn có thể tập trung vào sự phát triển kinh doanh của mình trong khi Tipalti lo phần còn lại.

Tipalti được xây dựng để hỗ trợ mọi bước trong chu kỳ thanh toán của bạn. Sử dụng công cụ này, bạn có thể loại bỏ 80% khối lượng công việc, đóng tài chính nhanh hơn 25% và giảm 66% sai sót trong thanh toán. Hiện đại hóa các hoạt động tài chính bằng cách giải phóng nhóm tài chính của bạn khỏi sự kém hiệu quả hàng ngày do quy trình thanh toán thủ công.

Kiểm soát hoàn toàn và khả năng hiển thị của doanh nghiệp của bạn và trải nghiệm hiệu quả trong mọi tài khoản. Không cần thêm bất kỳ tài nguyên nào khác; mở rộng quy mô nhanh chóng với công cụ tự động hóa Tipalti AP và tăng cường kiểm soát tài chính của bạn để giảm rủi ro tuân thủ.

Công cụ này cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực, có thể giảm bớt khối lượng công việc của bạn từ việc lập hóa đơn thủ công và tạo ra giải pháp hóa đơn không cần chạm với các phê duyệt nâng cao, đối sánh PO và công nghệ máy học. Ngoài ra, thực hiện thanh toán bằng nhiều phương thức và đơn vị tiền tệ khác nhau trên toàn cầu.

Dễ dàng quản lý phê duyệt thanh toán, phát hiện gian lận và thanh toán ngay lập tức mà không gặp rắc rối. Đảm bảo tuân thủ toàn cầu và các hoạt động trên tất cả các công ty con và tổ chức với quan điểm HQ. Tipalti cũng cung cấp các kiểm soát tài chính cấp doanh nghiệp và đảm bảo tuân thủ các công cụ thuế được KPMG phê duyệt.

Giảm rủi ro thanh toán bằng cách sử dụng công cụ. Đặt một bản demo ngắn để biết thêm.

Căn cứ không quân

Cải thiện độ chính xác và tiết kiệm thời gian của bạn với Tự động hóa kế toán của Airbase. Tính năng tự động hóa của nó kéo dài toàn bộ vòng đời của các giao dịch, từ phê duyệt đến tự động phân loại, ghi lại biên nhận, tạo hóa đơn và đồng bộ hóa với GL. Nó cũng cung cấp thực thi tuân thủ biên nhận tự động.

Airbase tích hợp với Xero, QuickBooks Desktop, QuickBooks Online, Oracle NetSuite và Sage Intacct để nó có thể tự động đồng bộ hóa thẻ ảo với GL của bạn trong quá trình giao dịch. Các giao dịch khác có thể dễ dàng được đồng bộ hóa với GL sau một lần thanh toán.

Bạn có thể thiết lập các cài đặt và quy tắc theo sở thích của mình. Airbase đề xuất các trường trong giao dịch tiếp theo của bạn khi nó học được từ giao dịch đầu tiên của bạn. Do đó, nó sẽ trở nên thông minh sau mỗi lần đồng bộ hóa. Ngoài ra, phân loại tự động cập nhật các trường GL của giao dịch thẻ vật lý của bạn dựa trên các mục nhập trước đây của bạn. Nó cũng cập nhật trường sổ cái cho danh mục, thẻ dòng, thẻ giao dịch và nhà cung cấp.

Đặt ngày bắt đầu và ngày kết thúc hợp đồng của bạn cho lịch trình khấu hao. Nếu bạn là người dùng NetSuite, bạn có thể tận dụng lợi thế của tích hợp sâu bằng cách chọn từ các mẫu khấu hao khác nhau cho các luồng phức tạp. Vì vậy, hãy tự động hóa nhiệm vụ có giá trị thấp của bạn và bắt đầu tập trung vào các cách chiến lược có giá trị cao.

Corpay One

Thanh toán hóa đơn doanh nghiệp của bạn một cách dễ dàng với Corpay One, tự động hóa các quy trình thanh toán từ tài khoản doanh nghiệp của bạn đến tài khoản nhà cung cấp để bạn không phải thanh toán theo cách thủ công. Bạn có thể chọn từ thanh toán ACH, séc quỹ, thẻ tín dụng, v.v. hoặc sử dụng thẻ Corpay Mastercard và mở rộng dòng tiền của mình.

Khi bạn thực hiện thanh toán bằng công cụ thanh toán tài khoản tự động của Corpay One, bạn sẽ có cách nhận, phê duyệt và theo dõi các hóa đơn tốt hơn. Nó tự động quét toàn bộ tài liệu và cho phép bạn dễ dàng tải lên các hóa đơn, hóa đơn và biên lai.

Tùy chỉnh từng bước từ quy trình phê duyệt đến phân loại hóa đơn với Corpay One. Nó tích hợp với QuickBooks Desktop và QuickBooks Online để đồng bộ hóa các khoản thanh toán với hệ thống kế toán, do đó, ít nhập thủ công hơn và ít lỗi hơn.

Bất cứ khi nào bạn thanh toán từ thẻ Corpay Mastercard, bạn sẽ được giảm giá 1,5% mà không có phí hàng năm và khoản giảm giá 1% cho các giao dịch mua khác. Bạn có thể đặt kiểm soát chi tiêu tùy chỉnh cho nhóm của mình miễn phí.

Corpay One cung cấp khả năng phát hiện rửa tiền và gian lận để bảo mật thông tin của bạn. Nó có các tiêu chuẩn bảo mật cao nhất và xác minh danh tính để bảo vệ tài khoản của bạn và thông tin của nhà cung cấp.

Concur

Tự động hóa quy trình thanh toán tài khoản của bạn với Concur và đơn giản hóa công việc tẻ nhạt của bạn. Bạn có thể thực hiện một bản đánh giá ngắn để biết cách xác định các khu vực tồn tại sự cố. Sau khi đánh giá, nó cung cấp cho bạn một bộ công cụ gồm các tài nguyên, lời khuyên và các phương pháp hay nhất.

Các khoản phải trả liên quan đến rất nhiều phức tạp, nhưng với giải pháp thanh toán tài khoản tự động của Concur, mọi việc trở nên dễ dàng hơn. Giờ đây, bạn có thể quản lý và thanh toán các hóa đơn của mình một cách kịp thời và có tổ chức để có một thủ tục thanh toán chính xác. Ngoài ra, nó giúp bạn tiết kiệm thời gian, phí nhà cung cấp, tài nguyên và giảm lỗi do con người, thủ tục giấy tờ và hóa đơn bị mất.

Concur sử dụng công nghệ Nhận dạng ký tự quang học (OCR) để ghi lại hóa đơn điện tử. Bạn sẽ nhận được các ứng dụng di động và dựa trên web dễ sử dụng giúp bạn hợp lý hóa các quy trình phải trả của mình. Nó cũng tích hợp với hệ thống kế toán hoặc ERP để đồng bộ dữ liệu nhanh chóng.

Pipefy

Pipefy cung cấp quy trình làm việc thông minh cho các nhóm tài chính hiệu quả để đạt được kết quả tốt hơn. Có được khả năng hiển thị đầy đủ về các hoạt động trong nháy mắt và tự động hóa công việc của bạn với những người phê duyệt, nhà cung cấp và đồng nghiệp trên nền tảng đám mây của nó để có quy trình tài chính tốt hơn.

Quản lý một luồng giao tiếp duy nhất với tất cả các bên liên quan của bạn và tự động cập nhật tất cả các trạng thái thông qua email hoặc cổng thông tin khách hàng. Với Pipefy, có khả năng xảy ra sai sót không đáng kể trong quy trình thanh toán của bạn.

Tích hợp Pipefy với các công cụ tài chính của bạn, chẳng hạn như bảng tính và ERP, để đạt được kết quả tốt hơn. Ngoài ra, bạn có thể đo lường, kiểm soát và nâng cao các con số của mình, từ chi tiêu hàng tháng của từng bộ phận đến thời gian chu kỳ PO hoàn chỉnh với các bảng điều khiển có thể tùy chỉnh của Pipefy.

Không cần phải viết một dòng mã; điều chỉnh đường ống theo nhu cầu của bạn và đơn giản hóa quy trình thanh toán tài khoản của bạn. Đạt được hiệu quả và kết quả tốt hơn bằng cách tối ưu hóa quy trình tài chính và dễ dàng theo dõi hoạt động của bạn trên màn hình.

Tại sao đi muộn? Hãy thử Pipefy ngay hôm nay.

Stampli

Kiểm soát hóa đơn và xử lý hóa đơn của bạn bằng một nền tảng tự động hóa tài khoản thanh toán trực quan, có thể hành động và thông minh. Stampli tập hợp các tài liệu thanh toán tài khoản, thông tin liên lạc, thanh toán séc, thanh toán ACH và thẻ tín dụng công ty lại với nhau dưới một mái nhà duy nhất.

Cho phép Stampli AP có toàn quyền hiển thị và kiểm soát chi tiêu công ty của bạn. Cho phép các bộ phận AP giao tiếp và cộng tác tốt hơn với các nhà cung cấp, các bên liên quan và những người phê duyệt liên quan đến việc phê duyệt và mua hàng.

Hợp lý hóa tất cả các quy trình tài chính của bạn nhanh hơn gấp 5 lần. Stampli sử dụng công nghệ Trí tuệ nhân tạo để tự động xử lý hóa đơn AP và tìm hiểu các mẫu độc đáo của bạn để tự động hóa thông báo phê duyệt, đơn giản hóa mã GL, trùng lặp danh tính, v.v.

Có được cái nhìn hoàn hảo về các hoạt động hóa đơn, quyền sở hữu và trạng thái của bạn với trách nhiệm giải trình và tính minh bạch cao hơn. Stampli cung cấp khả năng thu thập hóa đơn cũng như mã hóa chính xác và theo thời gian thực. Nó cũng cho phép doanh nghiệp của bạn mở rộng quy mô và bắt kịp với sự thay đổi.

Giao diện dễ sử dụng của Stampli cho phép bạn quản lý quy trình thanh toán của mình từ mọi thiết bị, mọi nơi, mọi lúc. Nó có nhiều khả năng khác nhau, chẳng hạn như xử lý AP thông minh, phân biệt các nhiệm vụ, khả năng hiển thị đầy đủ, triển khai nhanh chóng, khả năng thanh toán không xác định, v.v.

Spendesk

Tự động hóa phân bổ tài khoản chi phí, trích xuất VAT và đối chiếu biên nhận với Spendesk và giảm thời gian dành cho việc đóng cửa cuối tháng của bạn. Bạn có thể truy cập tất cả thông tin thanh toán ở một nơi duy nhất, giảm dấu hiệu lỗi.

Spendesk đảm bảo độ chính xác của dữ liệu và tự động hóa quy trình thanh toán cho doanh nghiệp của bạn nhờ OCR và các tùy chọn cài đặt trước. Không cần phải yêu cầu biên lai từ nhóm tài chính của bạn nhiều lần. Tìm tất cả các biên lai ở một nơi.

Tích hợp phần mềm kế toán của bạn với Datev, Hiền nhân, NetSuite, Xero, v.v. để đồng bộ hóa và quản lý dữ liệu dễ dàng. Spendesk tự động gửi lời nhắc cho nhóm của bạn về việc thanh toán và nhận. Bạn cũng có thể lập bản đồ chi phí của mình bằng cách tạo các quy tắc của riêng bạn với các danh mục thanh toán Spendesk để tiết kiệm thời gian.

Bạn có thể chuẩn bị và sắp xếp các giao dịch của mình, xuất chúng sang phần mềm kế toán và xác minh thông tin bằng giao diện Hộp thư đến Chi phí. Hãy để Spendesk giúp các nhóm của bạn thành công với các ứng dụng di động và dựa trên web.

Đã đến lúc bạn chuyển sang chi tiêu thông minh và có thể theo dõi với Spendesk. Đặt bản demo ngay bây giờ và hiểu tác động của nó đối với tổ chức của bạn.

Sự kết luận

Theo dõi các khoản phí của bạn là một yếu tố quan trọng. Nó giúp xây dựng danh tiếng của bạn và đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới. Vì vậy, một doanh nghiệp phải quản lý các khoản phải trả một cách hiệu quả và hiệu quả. Vì việc xử lý các nhiệm vụ như vậy rất tẻ nhạt và quá sức, nên việc sử dụng giải pháp tự động hóa tài khoản phải trả rõ ràng là một quyết định khôn ngoan hơn.

Tất cả các công cụ AP được đề cập ở trên đều đáng chú ý ở những vị trí riêng của chúng. Chúng cung cấp một giao diện trực quan, các tính năng không bao giờ lỗi thời và các tùy chọn tích hợp và hoạt động cho các doanh nghiệp nhỏ và lớn. Do đó, hãy chọn công cụ AP tốt nhất dựa trên yêu cầu của bạn.

Bây giờ bạn có thể xem xét một số giải pháp xử lý thanh toán tốt nhất.