9 Phần mềm lập kế hoạch dự án để theo kịp thời hạn

Sự thành công của bất kỳ dự án nào phụ thuộc vào việc lập kế hoạch và quản lý dự án hiệu quả. Quản lý dự án là một thách thức đối với các nhà quản lý dự án, đặc biệt là khi có một số dự án, thời hạn và các thành viên trong nhóm phải phối hợp.

Rất may, phần mềm lập kế hoạch dự án có thể làm cho quy trình đơn giản hơn nhiều. Những công cụ này cung cấp một loạt các tính năng để đơn giản hóa việc lập kế hoạch và thực hiện dự án, bao gồm biểu đồ Gantt và phân bổ nguồn lực.

Tuy nhiên, việc chọn một cái phù hợp với nhu cầu của bạn có thể rất khó khăn do có nhiều khả năng có thể truy cập được. Để hỗ trợ bạn đưa ra lựa chọn sáng suốt và tăng khả năng thành công cho dự án sắp tới của bạn, chúng tôi sẽ xem xét một số giải pháp phần mềm lập lịch trình dự án tốt nhất hiện có, đi sâu vào các tính năng của chúng. Nhưng trước tiên, hãy hiểu tầm quan trọng của lập kế hoạch dự án trong không gian quản lý dự án.

Tại sao lập kế hoạch dự án lại quan trọng trong Quản lý dự án?

Lập kế hoạch dự án là một thành phần quan trọng của quản lý dự án vì nó giúp quản lý thời gian, tài nguyên và các nhiệm vụ cần thiết để thực hiện thành công dự án.

• Quản lý thời gian: Lập kế hoạch dự án cho phép người quản lý dự án chỉ định thời hạn hoàn thành các nhiệm vụ riêng lẻ trong một dự án và toàn bộ dự án. Nó hỗ trợ họ dự đoán sự chậm trễ, lập kế hoạch dự phòng và đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ.
• Phân bổ nguồn lực: Nó phân phối hiệu quả các nguồn lực, bao gồm nhân sự, vật tư và thiết bị. Điều này đảm bảo rằng dự án sẽ tiến lên phía trước mà không bị chậm trễ và các nguồn lực sẽ có sẵn khi cần thiết.
• Ưu tiên: Người quản lý dự án có thể sắp xếp các nhiệm vụ và hoạt động theo thứ tự ưu tiên và khẩn cấp. Điều này đảm bảo rằng các hoạt động quan trọng được hoàn thành đúng thời hạn và dự án vẫn đi đúng hướng.
• Giao tiếp: Lập kế hoạch hỗ trợ thông báo cho các bên liên quan, thành viên nhóm và khách hàng về thời gian biểu, kỳ vọng và các mốc quan trọng của dự án.
• Lập ngân sách: Lập kế hoạch dự án cho phép người quản lý dự án dự đoán thời gian và nguồn lực cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ một cách an toàn, hỗ trợ lập kế hoạch ngân sách và quản lý chi phí.

Nói chung, lập kế hoạch dự án đóng một vai trò then chốt trong việc lập kế hoạch, giám sát và kiểm soát hiệu quả các dự án để đảm bảo rằng nó được hoàn thành đúng tiến độ, trong phạm vi ngân sách và phù hợp với các mục tiêu của dự án.

Các tính năng cần tìm trong Phần mềm lập kế hoạch dự án

Đây là một số đặc điểm quan trọng cần tính đến khi tìm kiếm phần mềm lập kế hoạch dự án:

• Quản lý tác vụ: có thể tạo và quản trị các tác vụ, bao gồm ủy quyền cho các thành viên trong nhóm, đặt thời hạn và theo dõi tiến độ.
• Biểu đồ Gantt: Biểu đồ Gantt là mô tả đồ họa về lịch trình dự án. Chương trình sẽ có thể tạo biểu đồ Gantt và cho phép sửa đổi biểu đồ.
• Cộng tác: Khi làm việc trong một dự án, các công cụ cộng tác là rất cần thiết. Chương trình sẽ cho phép các thành viên trong nhóm tương tác, chia sẻ tệp và làm việc cùng nhau trong các dự án.
• Theo dõi thời gian: Khả năng theo dõi thời gian là cần thiết để theo dõi thời gian dành cho các nhiệm vụ và dự án. Phần mềm sẽ có thể theo dõi thời gian sử dụng của từng thành viên trong nhóm, điều này cung cấp cho người quản lý dự án báo cáo về lượng thời gian đã sử dụng cho từng nhiệm vụ.
• Báo cáo: Người quản lý dự án có thể giám sát trạng thái của dự án, theo dõi tiến độ của dự án và phát hiện các vấn đề nhờ các tính năng báo cáo của phần mềm.

Bây giờ chúng ta đã biết vai trò của phần mềm lập kế hoạch dự án trong việc hoàn thành thành công các dự án trong các tổ chức, hãy tiếp tục kiểm tra các lựa chọn tốt nhất hiện có.

Thứ hai

Thứ hai là một nền tảng quản lý dự án chính thức, với việc lập lịch trình dự án là một trong nhiều khả năng của nó. Công cụ này có thể được điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu của tổ chức và giúp hiểu được tiến trình của các nhiệm vụ cùng với trạng thái của chúng.

Tính năng dòng thời gian của Thứ Hai cho phép bạn lập kế hoạch dự án, đặt thời hạn, phân công thành viên nhóm, chỉ định nhiệm vụ và thiết lập các quan hệ phụ thuộc. Phần mềm này cũng giúp phân công lại các nhiệm vụ chỉ bằng một nút bấm và theo dõi tiến trình sau khi thu thập dữ liệu từ nhiều bảng.

Các tính năng chính:

• Tạo biểu đồ tóm tắt và xuất kế hoạch dự án ở một số định dạng như XML, PDF, v.v.
• Tích hợp thứ hai với Slack, Excel, Google Drive, Gmail, Lịch Google, Jira, GitHub, v.v.
• Bảng Kanban để quản lý mọi thứ từ dự án đến phòng ban.
• Danh sách kiểm tra hàng tuần để tổ chức các nhiệm vụ hàng tuần và giữ cho các dự án đi đúng hướng.

Quản lý dự án

Đơn giản như tên gọi của nó, ProjectManager là một phần mềm lập lịch trình dự án đơn giản giúp tạo các kế hoạch dự án kỹ lưỡng và lập lịch trình dự án một cách dễ dàng. Bạn có thể trực quan hóa các kế hoạch dự án của mình thông qua các mốc thời gian, biểu đồ Gantt và lịch để luôn đi đúng hướng.

Các tính năng theo dõi thời gian và quản lý nhiệm vụ cho phép nhóm của bạn xem các nhiệm vụ sắp tới và cung cấp các cập nhật trạng thái theo thời gian thực cho các bên liên quan. Nói chung, nó bao gồm tất cả các tính năng hữu ích giúp dự án của bạn tiến triển thành công.

Các tính năng chính:

• Biểu đồ Gantt, danh sách nhiệm vụ, bảng tính, bảng Kanban và lịch dự án để đặt các phụ thuộc, thời hạn và mốc quan trọng cũng như xác định các giai đoạn của dự án.
• Tích hợp với hơn 1000 ứng dụng kinh doanh, bao gồm Office 365, Google, Jira, Slack và Zapier, v.v.
• Cho phép tạo lịch trình trực quan và nhận thông tin cập nhật theo thời gian thực.
• Bảng điều khiển dự án trực tuyến để theo dõi tài nguyên, dữ liệu và ngân sách trong thời gian thực.
• Bảng chấm công để theo dõi thời gian dành cho từng nhiệm vụ.

bảng thông minh

Smartsheet là một nền tảng lập kế hoạch dự án phức tạp cho phép các doanh nghiệp luôn đồng bộ hóa với lịch trình dự án của họ, theo dõi nhiệm vụ và ngân sách cũng như phân phối dự án đúng hạn. Cung cấp nhiều chế độ xem trực quan như Lưới, biểu đồ Gantt và Lịch, các thành viên trong nhóm có đủ linh hoạt để phân tích những gì họ đang làm.

Smartsheet thúc đẩy sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm bằng cách cho phép các thành viên trong nhóm chia sẻ công việc của họ với các chi tiết dự án truy cập khi đang di chuyển bất kể vị trí của họ. Một số dịch vụ chính của Smartsheet là:

• Quản lý tài nguyên để tìm hiểu xem các thành viên trong nhóm đang làm gì và nhanh chóng điều chỉnh phân bổ.
• Tạo một hệ thống hồ sơ thời gian thực bằng cách đính kèm tài liệu dự án hỗ trợ, chi tiết và thư từ với lịch trình dự án và các nhiệm vụ cá nhân của bạn.
• Chế độ xem lịch tương tác với mã màu để nhanh chóng xác định nhiệm vụ và thời hạn sắp tới.
• Ứng dụng dành cho thiết bị di động iOS và Android cho phép bạn truy cập các kế hoạch dự án khi đang di chuyển.
• Tích hợp với các ứng dụng như Microsoft, Google, Dropbox, Jira và Salesforce.
• Các mẫu lập lịch trình dự án để giúp bạn bắt đầu.

ĐộiGantt

Được các thương hiệu như Amazon, Netflix và Nike tin cậy, TeamGantt cung cấp mọi thứ cần thiết để đáp ứng thời hạn, tiết kiệm thời gian và phân phối các dự án trong ngân sách xác định. Phần mềm lập lịch trình dự án này cho phép bạn phân công nhiệm vụ, xây dựng các mốc thời gian và cho phép dễ dàng lên lịch và xây dựng các mốc thời gian của dự án.

Chế độ xem toàn cảnh dòng thời gian của dự án cho phép người quản lý xem nhiệm vụ của từng thành viên trong nhóm, cập nhật lịch trình dự án và phân công nhiệm vụ từ mọi nơi và trên mọi thiết bị. Báo cáo cơ sở cho phép bạn so sánh kế hoạch dự án ban đầu với lịch biểu hiện tại của bạn để hình dung tiến độ đã đạt được.

Các dịch vụ khác của teamgantt bao gồm chế độ xem danh mục đầu tư, báo cáo, lịch, chế độ xem danh sách và ứng dụng di động để quản lý dự án khi đang di chuyển.

Các tính năng chính:

• Chức năng kéo và thả để tạo lịch biểu dễ dàng.
• Cập nhật và kiểm tra lịch trình dự án từ bất kỳ thiết bị nào.
• Các tính năng cộng tác để đơn giản hóa giao tiếp.
• Xem khối lượng công việc và tính khả dụng của nhóm.
• Định dạng xem lịch và danh sách.

Dự báo

Dự báo cung cấp một nền tảng trực quan và dễ sử dụng để các doanh nghiệp quản lý dự án, tài nguyên và ngân sách của họ. Được hỗ trợ bởi AI, các tính năng thông minh của phần mềm này hỗ trợ bạn lập kế hoạch và thực hiện các dự án của mình cũng như đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu.

Điểm độc đáo của Forecst là cơ chế cảnh báo thông minh giúp giảm thiểu rủi ro khi lịch trình không theo đúng kế hoạch.

Các tính năng chính:

• Lập kế hoạch dự án do AI cung cấp để đưa ra quyết định thông minh hơn.
• Khả năng quản lý tài nguyên để quản lý công việc, tài nguyên và tài chính.
• Tự động hiểu biết chuyên sâu về kinh doanh để sao lưu các quyết định kinh doanh.
• Hợp tác nhóm hiệu quả để giữ mọi người trong vòng lặp.
• Phần mềm quản lý dự án để lập kế hoạch, theo dõi và điều hành các dự án và quản lý tài chính.
• Tích hợp với các công cụ năng suất và quản lý dự án phổ biến như Asana, Github, Google Drive, Hubspot, Jira, v.v.

GanttPro

GanttPro cho phép lập kế hoạch nhiệm vụ chính xác và theo dõi dự án để đẩy nhanh quá trình quản lý miễn phí. Phần mềm hoạt động hoàn hảo cho tất cả các loại kế hoạch trực tuyến và cho phép tạo tác vụ chỉ bằng một nút bấm. Biểu đồ Gantt mô tả các nhiệm vụ, cột mốc, thời hạn và các yếu tố phụ thuộc theo cách hấp dẫn trực quan.

Trao quyền cho bạn theo dõi và giám sát lịch trình trong nháy mắt, GanttPro là một lựa chọn hoàn hảo cho bất kỳ tình huống nào mà việc lập kế hoạch và quản lý dự án là cần thiết.

Các tính năng chính:

• Chỉ định và quản lý các nhiệm vụ và bài tập chỉ bằng một nút bấm.
• Các tính năng hợp tác nhóm để cải thiện năng suất.
• Quản lý tài nguyên cùng với khối lượng công việc của họ và phân bổ lại nhiệm vụ nếu cần.
• Xuất và chia sẻ lịch trình dự án với các bên liên quan, khách hàng và thành viên nhóm.
• So sánh tiến độ lịch trình hiện tại với kế hoạch ban đầu để xác định rủi ro.

SmartTask

Các thương hiệu như Pepsi, Reliance và Hitachi, cùng với hơn 2000 doanh nghiệp, tin tưởng SmartTask để lập kế hoạch và quản lý dự án. Nền tảng đơn giản nhưng mạnh mẽ cung cấp mọi thứ cần thiết để cộng tác với các thành viên trong nhóm, làm việc trên các dự án và sắp xếp mọi thứ ngăn nắp.

Bảng điều khiển tập trung có khả năng tùy chỉnh cao và cho phép bạn chuyển đổi chế độ xem dưới dạng danh sách, bảng, lịch và Dòng thời gian. Mô-đun tạo báo cáo mở rộng có thể được sử dụng để tạo biểu đồ trong thời gian thực và xác định các vấn đề tiềm ẩn.

Các tính năng chính:

• Project Milestones để theo dõi tiến độ chính của dự án.
• Dòng thời gian để xem và theo dõi tiến độ một cách dễ dàng và xác định những gì bạn đang làm trong nháy mắt.
• Tự động lên lịch các nhiệm vụ phụ thuộc khi trì hoãn.
• Đường cơ sở để so sánh tiến độ hiện tại với kế hoạch dự án ban đầu.
• Các mẫu dự án để nhanh chóng thực hiện các dự án lặp đi lặp lại.

Đồng hồ hóa

Clockify là một phần mềm bảng chấm công nổi tiếng cũng cấp cho bạn khả năng quản lý và lên lịch các dự án cũng như tài nguyên. Nó cho phép bạn quản lý nhân viên, trực quan hóa các ca làm việc và dự án theo dòng thời gian cũng như theo dõi thời gian các thành viên trong nhóm sử dụng để duy trì sự đồng bộ. Bạn cũng có thể tạo và xuất báo cáo dự án ở định dạng Excel và PDF để chia sẻ với các bên liên quan.

Sử dụng Clockify để lập lịch trình dự án là một nhiệm vụ không phức tạp. Bạn cần thiết lập các dự án và phân loại chúng theo khách hàng. Sau đó, chỉ định các thành viên trong nhóm và bắt đầu lên lịch cho các nhiệm vụ. Hơn nữa, có thể thêm dự án, đặt mốc quan trọng và tạo nhiệm vụ ngay từ bảng điều khiển.

Các tính năng chính:

• Cho phép bạn theo dõi thời gian, sự kiện, nhiệm vụ và tiến độ dự án.
• Trực quan hóa tiến độ dự án và dự đoán hiệu suất dự án.
• Báo cáo chuyển nhượng để so sánh kế hoạch dự án theo lịch trình và thực tế.
• Yêu cầu và theo dõi thời gian nghỉ.
• Clockify có thể dễ dàng đồng bộ hóa với Outlook và Lịch Google

ProProfs

Phần mềm lập lịch trình dự án dựa trên đám mây, ProProfs cho phép theo dõi liền mạch các dự án và nhiệm vụ, đồng thời đơn giản hóa sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm. Nó cho phép người quản lý dự án xác định tiến độ bằng biểu đồ Gantt và nhận lời nhắc trong Lịch Google để theo kịp thời hạn.

Bạn phân công lại nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, nhận cập nhật tức thì và sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả bằng chương trình lập lịch trình dự án.

Các tính năng chính:

• Cộng tác trong thời gian thực và tạo các phụ thuộc nhiệm vụ.
• Hoàn thành thời hạn và lên lịch các dự án với Lịch Google và bảng Kanban.
• Đạt được các mốc quan trọng của dự án và theo dõi tiến độ dự án bằng biểu đồ Gantt.
• Theo dõi thời gian và theo dõi hiệu quả làm việc của từng thành viên trong nhóm.
• Tạo các báo cáo chuyên sâu và xuất chúng ở các định dạng khác nhau để chia sẻ với các bên liên quan.

Những từ cuối

Phần mềm lập lịch trình dự án cho phép người quản lý dự án và các thành viên trong nhóm hoàn thành nhiệm vụ của họ, quản lý thời gian và ngân sách cũng như đáp ứng thời hạn. Tuy nhiên, tất cả bắt nguồn từ việc chọn phần mềm lập kế hoạch dự án phù hợp để đáp ứng các yêu cầu kinh doanh của bạn. Trước khi quyết định mua một cái, hãy xem xét cẩn thận các tính năng của chúng và so sánh các dịch vụ của chúng để nhận được lợi ích tối đa.

Bạn cũng có thể khám phá một số phần mềm quản lý dự án và nhiệm vụ miễn phí.