Cách bảo vệ bằng mật khẩu PDF nhanh chóng và dễ dàng

Spread the love

Tìm hiểu cách đặt mật khẩu bảo vệ tệp PDF để không phải lo lắng về các tệp bí mật từ các nguồn cá nhân hoặc doanh nghiệp.

Tin tặc luôn tìm cách gài bẫy các doanh nghiệp và cá nhân bằng cách giành quyền truy cập vào dữ liệu nhạy cảm của họ và khai thác chúng để kiếm tiền.

Theo Statista, đã có 15 triệu vụ vi phạm dữ liệu trên toàn thế giới trong quý 3 năm 2022. Con số này tăng mạnh 167% so với quý 2 cùng năm.

Một phần đáng kể của những vi phạm dữ liệu khổng lồ này đến từ các tài liệu PDF. Một lý do quan trọng là các doanh nghiệp và cá nhân không muốn bảo vệ các tệp PDF bằng mật khẩu hoặc không biết cách thực hiện.

Nếu bạn lo lắng về tính bảo mật của dữ liệu cá nhân hoặc doanh nghiệp của mình trong các tệp PDF và đang tìm kiếm một biện pháp khắc phục, bạn đã đến đúng nơi! Đọc tiếp để tìm hiểu các lỗ hổng tài liệu PDF có thể xảy ra, các trường hợp sử dụng bảo vệ bằng mật khẩu PDF và các công cụ hỗ trợ bạn trong việc bảo vệ các tệp PDF bằng mật khẩu.

Lỗ hổng của tài liệu doanh nghiệp tư nhân

Ngừng lưu hành các tài liệu PDF chuyên nghiệp giữa các khách hàng, khách hàng và nhân viên nếu bạn sử dụng các tệp PDF không được bảo vệ cho mục đích kinh doanh. Khi tệp PDF doanh nghiệp của bạn được mở, bất kỳ ai cũng có thể truy cập nội dung của nó và sử dụng nó theo cách có lợi mà bạn có thể không chấp thuận.

Ngoài ra, tin tặc không phải lúc nào cũng có quyền truy cập vào dữ liệu kinh doanh nhạy cảm của bạn trực tiếp từ công ty của bạn. Có thể các bên thứ ba mà bạn đã chia sẻ các tệp PDF kinh doanh của mình có thể trở thành nạn nhân của một cuộc tấn công tin tặc và sau đó là tổ chức của bạn.

Các tệp PDF dành cho doanh nghiệp tiết lộ thông tin nhạy cảm và hữu ích mà tin tặc có thể sử dụng để truy cập vào máy chủ của tổ chức bạn.

Chẳng hạn, bạn đang lưu hành một tệp PDF không được bảo vệ giữa các khách hàng/khách hàng/nhà cung cấp. Tin tặc sẽ nhắm mục tiêu và giành quyền truy cập vào email hoặc bộ nhớ đám mây của những cá nhân đã lưu trữ tài liệu công ty của bạn ở dạng PDF.

Thông qua quyền truy cập mở, kẻ xấu sẽ biết cách bạn định dạng các tệp kinh doanh của mình. Họ sẽ tạo một tệp giả mạo, thêm tệp thực thi (.exe) độc hại vào PDF và gửi lại cho công ty của bạn, bắt chước phản hồi từ khách hàng.

Nhân viên của bạn, nếu không được đào tạo chuyên sâu về an ninh mạng, có thể không nghi ngờ tài liệu và mở nó cùng với tệp thực thi. Điều đó có thể cài đặt phần mềm tống tiền trong máy chủ của tổ chức bạn, đặt dữ liệu kinh doanh của bạn vào tay tin tặc.

Bảo vệ mật khẩu PDF giúp ích như thế nào?

#1. Ngăn chặn sao chép trái phép

Người không biết mật khẩu để mở PDF không thể truy cập tài liệu. Nó giúp bạn bảo vệ thông tin nhạy cảm khỏi việc sao chép không mong muốn.

Khi bạn chia sẻ tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu với khách hàng/nhà cung cấp/nhân viên, bạn biết rằng bạn có thể tin tưởng họ. Nếu họ không tuân theo các chính sách quyền riêng tư, bạn biết đó là từ một nhóm người cụ thể mà bạn đã chia sẻ tệp PDF.

  Cách chéo các ô tham chiếu giữa các bảng tính Microsoft Excel

#2. Ngừng truy cập bất hợp pháp vào dữ liệu nhạy cảm

Nếu bạn lưu trữ các tệp PDF không có mật khẩu trên máy chủ của công ty và một nhân viên không xem tệp sẽ có quyền truy cập vào tệp đó, thì bạn có thể gặp rắc rối lớn. Ngoài ra, một số khách hàng có thể vô tình chuyển tiếp tệp PDF của bạn tới bên thứ ba mà bạn không cho phép.

Trong những trường hợp như vậy, nếu bạn đã bảo vệ các tệp PDF của mình bằng mật khẩu, thì bạn có thể không phải là nạn nhân vi phạm dữ liệu.

#3. Bảo vệ bản in

Nhờ khả năng giữ lại tính toàn vẹn và định dạng của dữ liệu, hầu hết mọi người thích in từ tệp PDF bất cứ khi nào họ cần một bản sao cứng của tài liệu. Tính năng này cũng làm tăng cơ hội được phân phối công khai sau khi được in mà không có sự cho phép thích hợp.

Vì vậy, việc đặt mật khẩu cho file PDF không chỉ để ngăn người khác sao chép mà còn ngăn họ in tài liệu đó ra. Nhiều ứng dụng thậm chí còn cung cấp cho bạn các tùy chọn để dừng tính năng in của tệp PDF.

Nếu bạn muốn bảo vệ tài liệu PDF của mình khỏi bị truy cập trái phép, hãy sử dụng chúng cho mục đích này.

#4. Tránh thay đổi dữ liệu

Các tệp PDF cung cấp tính toàn vẹn của nội dung chưa từng có, có nghĩa là dữ liệu có trong đó vẫn chính xác và không thay đổi. Tuy nhiên, bạn cần khóa nó bằng một mật khẩu mạnh để duy trì tính nhất quán và tính hợp lệ của tài liệu. Nó trở nên đặc biệt quan trọng khi bạn đã bao gồm các nhận xét và chữ ký trong tài liệu đó.

Bên cạnh đó, việc phân phối các tệp PDF có chứa các dạng trường có thể điền được nhúng mà không có mật khẩu bảo vệ là một điều tối kỵ. Thêm bảo vệ chỉnh sửa vào các tài liệu như vậy sẽ ngăn người dùng vô tình hoặc sẵn sàng thực hiện các thay đổi trong khi làm việc trên các tài liệu này.

#5. Cung cấp quyền truy cập dựa trên vai trò

Nhiều công ty cho phép nhân viên của họ duyệt qua kho lưu trữ tệp nội bộ dựa trên đám mây để tìm những gì họ cần cho công việc kinh doanh. Tuy nhiên, một số tài liệu nội bộ nhạy cảm có thể luôn được lưu trữ trong kho lưu trữ chung. Các doanh nghiệp cần bảo mật các tệp này khỏi những người không được ủy quyền, ngay cả khi họ là một phần của tổ chức.

Khi nói đến truy cập PDF, đó không phải là lý do duy nhất để sử dụng mật khẩu. Mạng nội bộ của bạn có thể bị một số kẻ xâm nhập muốn lấy cắp tài liệu. Trong quá trình vi phạm dữ liệu, mật khẩu hoạt động như một biện pháp kiểm soát truy cập hiệu quả để bảo vệ dữ liệu quan trọng của bạn.

#6. Ngăn xem trước tài liệu riêng tư

Hơn nữa, các tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu ngăn mọi người xem trước nội dung của nó. Bạn có thể không nghĩ rằng đây là lý do quan trọng để kích hoạt mật khẩu, nhưng trong một số trường hợp nhất định, bản xem trước có thể gây ra thiệt hại cho cá nhân và doanh nghiệp của bạn.

Chẳng hạn, bạn có một số tệp PDF chứa dữ liệu quan trọng trong máy tính dùng chung hoặc nền tảng đám mây của tổ chức mình. Nếu một đồng nghiệp, người không có quyền xem dữ liệu, có thể xem trước nội dung tệp, thì có thể xảy ra sự cố không lường trước được.

#7. Đảm bảo tuân thủ ngành

Hầu hết các ngành xử lý dữ liệu người dùng cần tuân thủ một số quy tắc và quy định. Các quy định của chính phủ, luật pháp và các tiêu chuẩn dựa trên ngành được áp dụng để đảm bảo tính riêng tư và bảo mật của các tài liệu nhạy cảm khỏi sự truy cập công khai và/hoặc trái phép.

Đối với ngành y tế, HIPAA quy định kiểm soát cách các tổ chức y tế nên xử lý hồ sơ bệnh án của bệnh nhân. Ngành pháp lý là một ngành khác cần bảo vệ tính bảo mật của khách hàng.

  Tự động chụp ảnh và sao lưu chúng sang ba dịch vụ khác nhau

Ngoài ra, các công ty kinh doanh ở châu Âu phải tuân thủ các quy tắc của GDPR. Sử dụng bảo vệ bằng mật khẩu, các tổ chức có thể đảm bảo tuân thủ tối đa tất cả các quy định của ngành.

#số 8. Ngừng chia sẻ không mong muốn

Mặc dù các tệp PDF phổ biến do khả năng chia sẻ của nó, tính năng tương tự có thể gây hại cho bạn nếu bạn không muốn tệp PDF của mình được chia sẻ với mọi người khác. Chia sẻ tệp PDF với ai đó có nghĩa là họ có thể chia sẻ tệp đó với nhiều người hơn. Tuy nhiên, điều này có thể được ngăn chặn bằng mật khẩu bảo vệ tệp.

Nhiều ứng dụng và nền tảng cho phép bạn ngăn chia sẻ thêm tệp PDF bằng cách giới hạn số lượng thiết bị mà người dùng có thể mở tệp. Ngoài ra còn có một cơ sở để thêm ngày hết hạn. Sau đó, mọi người không thể mở hoặc chia sẻ tệp.

#9. Ngăn chặn bộ nhớ đệm web

Ngoài những điểm trên, một lý do khác để bảo vệ tệp PDF bằng mật khẩu là tắt bộ nhớ đệm cục bộ. Khi ai đó xem hoặc thay đổi tệp PDF bằng trình duyệt web, họ có thể vô tình lưu một bản sao của tài liệu đó trên thiết bị của mình.

Hầu hết thời gian, các trang web được lưu vào bộ nhớ cache trên ổ cứng của người dùng để sử dụng sau này để truy cập ngoại tuyến và khôi phục tệp. Đặt mật khẩu bảo vệ tệp PDF sẽ ngăn chặn tình trạng này và giữ an toàn cho tài liệu của bạn.

#10. Tránh vi phạm bản quyền và bảo vệ tài sản trí tuệ

Các tệp PDF là một định dạng tệp đa nền tảng tuyệt vời và vô song để phân phối các ấn phẩm điện tử cho người đăng ký. Vì lý do này, người ta phải thực hiện các biện pháp cần thiết để ngăn chặn việc tạo tệp trái phép từ bản sao được phân phối.

Khi đề cập đến việc bảo vệ các ấn phẩm có số lượng ít hoặc không chính thức chống lại vi phạm bản quyền, việc bảo vệ bằng mật khẩu rất có lợi. Nếu bạn thuộc về một doanh nghiệp phân phối sách trắng, báo cáo ngành hoặc nghiên cứu điển hình qua tài liệu PDF, thì mật khẩu có thể bảo vệ dữ liệu trí tuệ của bạn khỏi bị đạo văn.

Chưa kể các doanh nghiệp sáng tạo như ngành xuất bản và điện ảnh cần bảo vệ các bản thảo và kịch bản chưa xuất bản của họ để ngăn chặn vi phạm bản quyền và rò rỉ.

Cách bảo vệ tệp PDF bằng mật khẩu

Cách thuận tiện và giá cả phải chăng nhất để bảo vệ bằng mật khẩu cho các tệp PDF sử dụng cá nhân hoặc kinh doanh là ứng dụng Adobe Acrobat Reader. Làm theo các bước sau trên Adobe Acrobat Reader của bạn:

  • Mở tài liệu PDF bạn muốn bảo vệ bằng mật khẩu trên Adobe Acrobat Reader.
  • Trên thanh bên Tất cả công cụ, chọn Xem tất cả công cụ.

  • Nó sẽ mở một menu toàn màn hình gồm các công cụ có sẵn. Chọn Bảo vệ tệp PDF. Hiện tại, tính năng này chỉ khả dụng cho phiên bản Adobe Acrobat Reader được cấp phép.

  • Bên trong menu Bảo vệ PDF, chọn Bảo vệ bằng Mật khẩu.

  • Bây giờ, hãy nhập mật khẩu mới và xác minh mật khẩu đó bằng cách nhập lại.
  • Bấm vào Ok để bảo vệ bằng mật khẩu PDF.

Bạn cũng có thể thiết lập mật khẩu quyền để cho phép truy cập dựa trên vai trò vào tài liệu PDF. Ví dụ: một nhân viên chỉ có quyền truy cập vào mật khẩu để mở tệp PDF thì không thể sao chép, chỉnh sửa, sửa đổi hoặc xóa tệp PDF.

Ngược lại, nếu bạn đã chia sẻ mật khẩu quyền với nhân viên, họ có thể thực hiện nhiều thay đổi đối với tệp PDF.

Một số ứng dụng chỉnh sửa PDF, như Foxit, thêm phần bổ trợ MS Word. Phần bổ trợ này cũng cho phép bạn tạo các tệp PDF từ ứng dụng Word. Hơn nữa, phần bổ trợ cho phép bạn sử dụng tính năng bảo vệ bằng mật khẩu của ứng dụng trình chỉnh sửa để mã hóa các tệp PDF nhằm tăng cường bảo mật.

  Cách đảo ngược tìm kiếm video

Tính năng “Mã hóa bằng mật khẩu” của MS Office

Phiên bản Microsoft Word 2013 trở lên của ứng dụng này cho phép bạn đặt mật khẩu bảo vệ tệp PDF khi bạn tạo tệp đó từ tệp Word.

Quá trình này khá đơn giản và được đề cập trong các bước đơn giản:

  • Trong khi tệp Word đang mở, hãy nhấn Alt+F và Alt+E.
  • Màn hình Tạo tài liệu PDF/XPS sẽ mở ra.
  • Bấm vào Tạo PDF/XPS.
  • Chọn Tùy chọn phía trên nút Xuất bản.
  • Trong menu ngữ cảnh tiếp theo, hãy chọn Mã hóa bằng mật khẩu.
  • Nhập mật khẩu và xác minh nó.
  • Nhấp vào Xuất bản để lấy tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu từ tệp Word.

Trên máy Mac Sử dụng ứng dụng Preview

Ứng dụng Preview trên macOS là trình xem ảnh và PDF mặc định cho máy tính Mac. Nó cũng cho phép người dùng Mac chỉnh sửa các tệp PDF và hình ảnh. Hơn nữa, bạn có thể sử dụng trình chỉnh sửa PDF mặc định của nó để thêm mật khẩu bảo vệ vào tệp tài liệu. Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn trong menu Xuất của ứng dụng.

Mật khẩu Bảo vệ PDF bằng Adobe Acrobat

Mật khẩu bảo vệ tệp PDF là một công cụ trực tuyến của Adobe giúp mã hóa tệp PDF bằng mật khẩu mạnh trực tuyến. Bạn chỉ cần truy cập ứng dụng web trên và chọn một tệp từ máy tính của mình để hạn chế quyền truy cập vào các tệp PDF bằng mật khẩu.

Bạn sẽ thấy một giao diện trực quan để nhập và xác nhận mật khẩu sau khi tải lên tệp PDF không được bảo vệ. Nhấp vào Lưu mật khẩu sẽ mã hóa tài liệu bằng mật khẩu. Sau khi hoàn tất, bạn sẽ thấy nút Tải xuống để tải tệp PDF trên máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn của mình.

PDF 2 Go.com: Bảo vệ PDF

Bảo vệ PDF khỏi PDF 2 Go.com cung cấp một giao diện nâng cao để bảo vệ các tệp PDF bằng mật khẩu và chỉ định quyền truy cập dựa trên vai trò. Ngoài ra, bạn có thể nhập tệp PDF từ bộ nhớ đám mây như Dropbox và Google Drive.

Sau khi bạn nhập tệp, hãy nhập mật khẩu để mở tài liệu và xác nhận. Sau đó, chọn các hạn chế bạn muốn thêm, chẳng hạn như Ngăn in, Ngăn sao chép và Ngăn sửa đổi. Nếu bạn chọn hạn chế, bạn phải thêm một mật khẩu riêng để kiểm soát quyền.

pdfFiller bằng airSlate

pdfFiller của airSlate cung cấp tiện ích bảo vệ bằng mật khẩu PDF cho tài khoản đã đăng ký. Bạn cần đăng ký bằng email để truy cập ứng dụng web pdfFiller. Bạn có thể tải lên các tệp PDF và chọn tùy chọn Bảo vệ bằng cách nhấp vào biểu tượng menu kebab trên mỗi tệp và đặt mật khẩu.

Bạn cũng có thể tạo thư mục PDF được bảo vệ bằng mật khẩu bằng cách kích hoạt thư mục tài liệu được mã hóa trên pdfFiller.

Từ cuối cùng

Ngày nay, hầu hết các doanh nghiệp và cá nhân có liên quan đều bảo vệ các tệp PDF bằng mật khẩu để ngăn chặn tin tặc lấy thông tin cá nhân của bạn. Cho dù bạn chia sẻ sơ yếu lý lịch PDF với chủ lao động hay gửi tài liệu phạm vi công việc PDF cho khách hàng, bạn phải bảo vệ các tệp này bằng mật khẩu.

Hầu hết các trình chỉnh sửa PDF đều có các công cụ mã hóa nghiêm ngặt để bảo vệ các tệp PDF của bạn bằng mật khẩu trực tiếp từ máy tính xách tay, PC hoặc điện thoại thông minh của bạn. Ngoài ra, còn có các ứng dụng đám mây. Bạn có thể sử dụng các công cụ nêu trên để bảo mật các tệp PDF của mình khỏi những con mắt tò mò.

Bạn cũng có thể quan tâm đến trình chỉnh sửa PDF tốt nhất cho mục đích sử dụng cá nhân hoặc doanh nghiệp.

x