Cách ngăn chặn Cyberloafing tại nơi làm việc [+5 Tools]
Bạn có thấy mình lướt mạng xã hội hoặc trả lời email cá nhân trong giờ làm việc không?
Chà, bạn có thể không biết rằng mình đang vô tình thực hành “Cyberloafing”, một thuật ngữ được giới doanh nghiệp đặt ra trong những năm gần đây.
Nói một cách đơn giản, Cyberloafing là khi một nhân viên sử dụng kết nối internet tại nơi làm việc vì những lý do khác ngoài công việc.
Điều này bao gồm cuộn trên phương tiện truyền thông xã hội, xem video YouTube, tham gia các câu đố trên Buzzfeed, đặt hàng trực tuyến hoặc thậm chí trả lời email cá nhân.
Trong khi nhiều bạn có thể tranh luận rằng nó thường được thực hiện trong thời gian nghỉ giải lao hoặc khi bạn kiệt sức vì một nhiệm vụ nào đó được giao, thì nhiều nhà tuyển dụng lại nghĩ khác.
Cyberloafing thường được coi là một trò tiêu khiển trị giá hàng tỷ đô la, một lần nữa, nó có những ưu và nhược điểm riêng, tùy thuộc vào quan điểm mà chúng ta đang nhìn nhận nó.
Sự trỗi dậy của Cyberloafing trong những năm gần đây
Thế giới là một ngôi làng toàn cầu, tất cả là nhờ sự ra đời của internet. Chúng tôi hiếm khi tìm thấy bất cứ thứ gì có thể được vận hành mà không cần sử dụng internet.
Với hầu hết mọi thứ có sẵn trực tuyến, giờ đây xu hướng phổ biến là lướt mạng trong trường hợp bạn muốn bất cứ thứ gì. Có thể là giao tiếp xã hội, tìm kiếm thông tin mới, đặt chỗ cho chuyến du lịch của bạn, v.v.
Đây là một trong những lý do chính dẫn đến tình trạng lan truyền trên mạng gia tăng trong những năm gần đây. Cùng với đó, sự bùng phát của vi rút và sự xâm nhập của văn hóa đại dịch đã thay đổi cách chúng ta nhận thức và thực hành công việc hàng ngày của mình.
Mọi người hiện đang sử dụng mạng nhiều hơn bình thường, vì không có ai giám sát những gì họ đang làm khi làm việc tại nhà.
Ngoài ra, việc nâng cao kỹ năng, nghiện internet, mong muốn đăng mọi thứ lên mạng xã hội và tìm kiếm trên Google những thứ nhỏ nhặt cũng dẫn đến sự gia tăng hoạt động nói xấu trên mạng.
Lý do Đằng sau Cyberloafing
Câu trả lời cho câu hỏi trên hoàn toàn mang tính chất chủ quan. Tuy nhiên, có một số lý do phổ biến dẫn đến tình trạng nghe lén trên mạng tại nơi làm việc. Chúng ta hãy xem nhanh chúng:
#1. Sức khỏe tâm thần bị phá vỡ
Một trong những lý do phổ biến nhất mà nhân viên đưa ra là thỉnh thoảng họ cần nghỉ làm để thư giãn đầu óc.
Cũng đọc: 7 công cụ theo dõi tâm trạng tốt nhất để cải thiện chất lượng cuộc sống của bạn
#2. Nhiệm vụ cạnh tranh
Các nhiệm vụ khó khăn thường tiêu tốn rất nhiều nỗ lực tinh thần của nhân viên và việc nghỉ giải lao trong thời gian ngắn đã cho thấy mức độ năng suất của nhân viên tăng lên, vì nó làm giảm tình trạng kiệt sức và căng thẳng.
#3. Vai trò không có thẩm quyền
Nếu một nhân viên được giao một nhiệm vụ và một vai trò không đủ thách thức đối với họ, có khả năng họ sẽ đẩy các nhiệm vụ đó sang một bên để hoàn thành sau đó và cuối cùng dành một nửa thời gian làm việc cho internet không liên quan đến công việc hoạt động.
#4. buồn chán
Thông thường, nhân viên cảm thấy nhàm chán do các hoạt động trần tục giống nhau tại nơi làm việc. Điều này có thể khiến họ muốn làm bất cứ điều gì ngoài công việc để khiến họ bận rộn.
Đương nhiên, chuyển sự tập trung sang thứ gì đó giải trí là một phản ứng tự nhiên đối với sự nhàm chán.
#5. nghiện Internet
Có lẽ nhược điểm lớn nhất của internet, bạn sẽ thấy rất nhiều người nghiện nó vì khả năng rộng lớn.
Ngoài ra, mạng xã hội có thể gây ra nhiều áp lực từ bạn bè và để theo kịp điều này, nhiều nhân viên có xu hướng chấp nhận cuộc sống ‘guồng quay’ để đạt được sự hài lòng và xác nhận từ những người theo dõi họ.
Thực hành này có thể gây nghiện và cũng có thể ảnh hưởng đến năng suất của nơi làm việc.
#6. tẩy chay
Bị tẩy chay có nghĩa là “bị loại trừ khỏi xã hội hoặc nhóm”, nhân viên tìm nơi ẩn náu trên internet và mạng xã hội khi họ cảm thấy bị các thành viên trong nhóm hoặc đồng nghiệp của mình loại trừ và cô đơn tại nơi làm việc.
#7. nâng cao kỹ năng
Một điều tích cực hữu hình là rất nhiều nhân viên hiện đã đăng ký tham gia các bài giảng trực tuyến do các công ty hàng đầu như LinkedIn, Udemy, Coursera, v.v.
Nhược điểm của Cyberloafing đối với một tổ chức
Theo các nhà nghiên cứu tại Đại học Nevada, thế giới doanh nghiệp phải đối mặt với khoản lỗ 85 tỷ đô la mỗi năm vì thời gian bị mất thông qua mạng. Nó được coi là một trong những lý do lớn nhất giết chết năng suất tại nơi làm việc.
Nếu không được kiểm soát, cyberloafing cũng tiêu tốn rất nhiều thời gian của nhân viên, do đó họ sẽ có ít thời gian hơn để hoàn thành các nhiệm vụ được giao trong thời gian quy định.
Một số nhược điểm lớn khác có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn là:
- Vi phạm dữ liệu và quyền riêng tư
- Sự xâm nhập của phần mềm độc hại và vi rút vào hệ thống của công ty
- Băng thông bị nghẹt
- Làm việc kém hiệu quả
- Sự trì hoãn
- Không phản hồi trong giờ làm việc
- Sử dụng các trang web người lớn tại nơi làm việc
- rò rỉ dữ liệu
- Trộm danh tính
Thu hút sự chú ý đến các số liệu thống kê, 36% thế hệ millennials và Gen Z dành hơn 2 giờ mỗi ngày làm việc để sử dụng Internet cho các nhu cầu cá nhân của họ. Điều này có nghĩa là nếu bạn có nhân viên ở độ tuổi trẻ hơn, khả năng bị lừa đảo qua mạng sẽ cao hơn.
Làm cách nào để xác định xem nhân viên có đang sử dụng Cyberloafing hay không?
Không có cách nào rõ ràng để xác định xem nhân viên của bạn có đang nói chuyện trên mạng hay không, nhưng một số lý do dưới đây có thể là một dấu hiệu:
- Họ không nộp bài đúng hạn
- Truy vấn của khách hàng không được trả lời trong một thời gian dài
- Nhân viên của bạn liên tục kiểm tra điện thoại của họ trong các cuộc họp
- Họ bị phân tâm trong công việc
Ngoài ra, nếu nhân viên của bạn đăng cập nhật trên mạng xã hội trong giờ làm việc, đó có thể là một dấu hiệu khác.
Mẹo để quản lý Cyberloafing
Một trong những điều quan trọng nhất cần nhớ với tư cách là nhà tuyển dụng là bạn phải tìm ra gốc rễ của vấn đề thay vì chỉ giải quyết nó ở cấp độ bề mặt.
Theo tôi, điều cần thiết là phải xác định và tìm hiểu lý do tại sao nhân viên lại chuyển sang nói chuyện trên mạng tại nơi làm việc.
Mục đích đằng sau bài tập này là để thể hiện rằng bạn là “Nhà tuyển dụng chuyên nghiệp” và không chống lại họ ở bất kỳ cấp độ nào. Điều này sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề một cách rất thân thiện và hòa bình.
Bạn cũng có thể mong đợi sự hỗ trợ của họ đối với các giải pháp mà bạn đưa ra. Quay trở lại vấn đề, đây là 3 cách tuyệt vời mà bạn có thể áp dụng để quản lý hoạt động lưu trữ trên mạng.
#1. Xác định chính sách
Bạn nên thực hiện một cuộc khảo sát bằng que thăm dò để xác định và hiểu những lý do cốt lõi đằng sau hoạt động nói xấu trên mạng. Dựa trên báo cáo, bạn có thể soạn thảo các chính sách liên quan đến việc sử dụng internet cho mục đích cá nhân tại nơi làm việc của mình.
Cho nhân viên của bạn biết khi nào, ở đâu và những gì được phép làm trong giờ làm việc. Giáo dục nhân viên của bạn và giải thích lý do đằng sau bước này được thực hiện bởi tổ chức.
Điều này sẽ giúp bạn tăng tỷ lệ chấp nhận chính sách.
#2. trừng phạt tổ chức
Điều rất quan trọng là bạn phải đặt ra các quy tắc cơ bản với nhân viên và cho họ biết những kỳ vọng của bạn. Bạn phải xác định rõ ràng trang mạng xã hội nào không được sử dụng và tại sao việc tuân theo các quy tắc lại quan trọng.
Tùy thuộc vào nhu cầu, hãy cho nhân viên của bạn biết hậu quả trong trường hợp các quy tắc này bị phá vỡ.
#3. phần mềm giám sát
Có rất nhiều phần mềm sẵn có trên thị trường mà bạn có thể sử dụng để giám sát nhân viên của mình đang làm gì. Nó giúp bạn phân công nhiệm vụ và tăng năng suất, đặc biệt nếu nhân viên của bạn đang làm việc trong môi trường từ xa.
Bạn có thể tải xuống các báo cáo chi tiết của từng nhân viên và xác định các lỗ hổng nếu có. Hầu hết các giải pháp có nhiều hơn nữa để cung cấp, mà chúng ta sẽ thảo luận thêm trong bài đăng này.
Bây giờ, chúng ta đã biết chính xác hoạt động lưu loát trên mạng là gì và cách quản lý hoạt động này, hãy xem một số công cụ tốt nhất sẽ giúp bạn ngăn chặn hoạt động này một cách liền mạch và kiểm tra mọi nhân viên.
Trung TâmNhân Viên
Được hơn 500 nghìn doanh nghiệp tin tưởng, HubStaff là công cụ theo dõi thời gian được trang bị rất nhiều tính năng cho phép bạn thực hiện giám sát dễ dàng và quản lý nhóm của mình một cách hiệu quả.
Một số trong nhiều tính năng tuyệt vời của công cụ này bao gồm:
- Ảnh chụp màn hình thời gian thực về các hoạt động của nhân viên
- theo dõi URL
- năng suất của nhân viên
- Theo dõi gps
- quản lý công việc
- theo dõi dự án
- Ứng dụng đồng hồ thời gian
- Hơn 30 ứng dụng tích hợp tại nơi làm việc
Ngoài ra, nó cho phép bạn theo dõi bảng lương, lập lịch trình, hóa đơn và năng suất của nhân viên bằng công cụ này. Bạn có thể xem và quản lý mọi thứ từ một bảng điều khiển duy nhất để giúp mọi thứ trở nên thuận tiện.
Thời gian làm việc
DeskTime là một giải pháp theo dõi tuyệt vời dành cho nhân viên và dịch giả tự do, nó tuyên bố sẽ tăng 30% năng suất khi bạn sử dụng công cụ theo dõi thời gian cuối cùng của họ.
DeskTime đáng tin cậy trên thị trường về:
- Theo dõi tiêu đề tài liệu
- hẹn giờ Pomodoro
- tính toán chi phí
- Lập kế hoạch thay đổi
- Tùy chọn thời gian riêng tư
- Theo dõi thời gian ngoại tuyến
Giống như các công cụ khác hiện có, nó cũng cung cấp cho bạn ảnh chụp màn hình và theo dõi URL thông qua ứng dụng dành cho máy tính để bàn và thiết bị di động. Bạn có thể lên lịch trình demo trực tiếp trực tiếp và chọn dùng thử miễn phí trước khi cam kết sử dụng phiên bản trả phí.
bác sĩ thời gian
Time Doctor thân thiện với nhân viên và thúc đẩy nhóm vượt ra ngoài nhiệm vụ của họ bằng cách cung cấp cho họ thông tin chi tiết về năng suất.
Công cụ này nhằm mục đích trợ giúp các nhà quản lý bằng cách thông báo cho họ biết nhóm cần trợ giúp ở đâu trong một nhiệm vụ/dự án cụ thể được giao cho họ. Ngoài ra, nhân viên của bạn có thể kiểm tra các số liệu thống kê, điều này sẽ giúp họ cải thiện hoạt động hàng ngày của mình theo cách tiếp cận thời gian tích cực hơn.
Đáng chú ý, nó cung cấp cho bạn hơn 60 tích hợp ứng dụng, tuân thủ GDPR và HIPAA, dịch vụ khách hàng đa ngôn ngữ 24 giờ, SLA 99% thời gian hoạt động, vai trò người dùng tùy chỉnh và cài đặt quyền.
Nói chung, công cụ này sẽ giúp bạn bao quát các môi trường làm việc từ xa, kết hợp và thuê ngoài như một chuyên gia.
RescueTime
RescueTime đã được trao giải Sự lựa chọn của Biên tập viên PC Mag với xếp hạng 5 sao khổng lồ là có lý do.
Công cụ tuyệt vời này giải cứu nhân viên của bạn khỏi sự trì hoãn bằng cách sử dụng các thủ thuật sau:
- Tạo mục tiêu tập trung được cá nhân hóa – chỉ dành cho họ
- Cung cấp huấn luyện thông minh để giữ cho họ đi đúng hướng
- Giúp họ kích hoạt “Phiên tập trung”, tạm thời chặn các trang web ảnh hưởng đến sự tập trung của họ
- Cung cấp cho họ thông tin chi tiết về những ứng dụng nào kéo họ ra khỏi công việc
- Nhân viên cũng có thể sử dụng tính năng chặn thời gian và phân tâm tự động
Danh sách không kết thúc ở đây, nhân viên của bạn có thể đạt được sự tập trung sắc bén bằng cách hiểu các báo cáo hàng ngày của họ từ bảng điều khiển.
Với hơn 2 triệu người dùng và 14 năm kinh doanh, tôi muốn nói rằng bạn thực sự cần dùng thử RescueTime để giành lại quyền kiểm soát nơi làm việc của mình.
Toggl
Toggl có lẽ là một trong những công cụ tốt nhất và được sử dụng rộng rãi nhất để tăng hiệu suất của nhân viên. Không tin tôi? Hãy hỏi Amazon, Ogilvy, Uber, LinkedIn và nhiều công ty khác thường xuyên sử dụng Toggl để giúp nhân viên của họ nâng cao hiệu quả công việc hàng ngày.
Bạn có thể cải thiện trách nhiệm giải trình của nhân viên, ghi lại số giờ có thể lập hóa đơn và cũng đảm bảo rằng thời hạn của dự án được đáp ứng mà nhân viên của bạn không cảm thấy kiệt sức.
Công cụ này cực kỳ dễ sử dụng và trực quan, điều này càng làm tăng thêm khả năng thích ứng của nó.
Các bản cập nhật gần đây cũng bao gồm việc tạo lịch làm việc hiệu quả và một hệ thống để đơn giản hóa và tự động hóa quy trình tuyển dụng, sẽ giúp bạn lọc, đánh giá và sàng lọc ứng viên.
Lưu ý của tác giả
Mặc dù hầu hết các nhà tuyển dụng thích các công cụ quản lý hoạt động lưu trữ trên mạng, nhưng điều quan trọng cần biết là có một ranh giới mong manh giữa việc nghỉ ngơi lành mạnh về tinh thần và sự trì hoãn, và hai điều này đôi khi có thể bị đánh giá sai.
Hầu hết các công cụ được đề cập ở trên có thể chụp ảnh màn hình và thu thập vị trí theo thời gian để theo dõi dữ liệu.
Đây có thể được coi là một hoạt động tiêu cực và xâm phạm đến lòng tin cũng như cuộc sống hàng ngày của nhân viên. Đây chính là lý do tại sao việc thông báo cho nhân viên của bạn về những công cụ này và cho tôi biết các hoạt động sẽ được giám sát là rất quan trọng.
Là người sử dụng lao động, bạn có trách nhiệm đảm bảo rằng nhân viên hài lòng trong công việc và nhận thức đầy đủ về những gì họ đã đăng ký.
Bỏ vấn đề đó sang một bên, các công cụ trên thực hiện một công việc phi thường là ngăn chặn tình trạng chia sẻ dữ liệu trên mạng và trả lại cho bạn năng suất mà bạn yêu thích tại nơi làm việc.
Tiếp theo, hãy xem những nền tảng tặng quà nhân viên tuyệt vời này để duy trì một nơi làm việc vui vẻ.
