Cách sử dụng Airtable để quản lý dự án hiệu quả
Bạn có công cụ phù hợp để quản lý dự án không? Quản lý các dự án lớn đòi hỏi rất nhiều nỗ lực để đảm bảo rằng thông tin luôn được cập nhật và mọi người đều thống nhất với nhau. Nếu bạn đang muốn quản lý và giám sát dự án của mình một cách hiệu quả, Airtable là một nền tảng tuyệt vời để xem xét.
Airtable là một nền tảng cực kỳ giàu tính năng và thân thiện với người dùng, kết hợp sự phức tạp của các công cụ quản lý dự án với sự đơn giản của bảng tính. Đây là cách bạn có thể bắt đầu sử dụng Airtable để quản lý dự án hiệu quả.
Mục lục
Bước 1: Thiết lập cơ sở của bạn
Trong Airtable, bạn có thể có các không gian làm việc riêng biệt cho các dự án khác nhau và nhiều cơ sở dữ liệu trong mỗi không gian làm việc. Cơ sở dữ liệu trong Airtable được gọi là Căn cứ. Các cơ sở trong một không gian làm việc cũng có thể được liên kết với nhau để đơn giản hóa dữ liệu của bạn trong mỗi cơ sở.
Đây là cách thiết lập cơ sở Airtable của bạn:
Nếu đây là lần đầu tiên bạn sử dụng Airtable, công cụ này sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn tuyệt vời để giúp thiết lập cơ sở đầu tiên của bạn.
Bước 2: Tạo và tùy chỉnh chế độ xem
Airtable đã thực sự cách mạng hóa việc dễ dàng xem dữ liệu. Xem các cấu hình như Lưới, Lịch, Thư viện, Biểu mẫu, Kanban, v.v., cung cấp các phương tiện duy nhất để tương tác với dữ liệu. Airtable cho phép bạn tạo tối đa 1000 lượt xem trên mỗi bảng.
Đây là cách thiết lập chế độ xem Airtable của bạn:
Bước 3: Thêm và quản lý cộng tác viên
Trên Airtable, bạn có thể thêm các thành viên nhóm/cộng tác viên vào toàn bộ không gian làm việc của mình cũng như các cơ sở riêng lẻ. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người làm việc trong một dự án đều ở trên cùng một trang, với tổng quan rõ ràng về thông tin, nhiệm vụ, thời gian được chia sẻ, v.v.
Đây là cách thêm cộng tác viên vào không gian làm việc Airtable của bạn:
Đây là cách thêm cộng tác viên vào cơ sở Airtable của bạn:
Khi cộng tác viên của bạn đã tham gia, bạn có thể nhấp vào Chia sẻ lại để xem danh sách cộng tác viên cũng như chỉnh sửa quyền truy cập.
Trong một cơ sở, bạn có thể sử dụng loại trường “Người dùng” để thêm cộng tác viên của mình vào các bản ghi riêng lẻ. Điều này cũng có một tính năng thông báo thông báo cho cộng tác viên bằng email bất cứ khi nào họ được chỉ định vào một bản ghi.
Các tính năng hữu ích khác của Airtable
Các bước được đề cập ở trên là đủ để giúp bạn bắt đầu với việc cộng tác và quản lý dự án bằng Airtable. Nếu bạn muốn nâng cấp trò chơi Airtable của mình, bạn cũng có thể xem các tính năng sau chắc chắn sẽ nâng cao trải nghiệm quản lý dự án của bạn:
1. Giao diện
Với Trình thiết kế giao diện của Airtable, bạn có thể tạo trải nghiệm phù hợp cho bạn và các thành viên trong nhóm của bạn. Công cụ này cho phép linh hoạt hiển thị và chỉnh sửa bản ghi theo cách tùy chỉnh mà không ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của chế độ xem cơ sở.
Bạn có thể sử dụng nó để tạo các bảng điều khiển dự án độc đáo hiển thị cho bạn chính xác những gì bạn muốn xem, theo cách bạn muốn xem.
2. Tự động hóa
Airtable Automations giúp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, chẳng hạn như gửi email, cập nhật bản ghi, v.v. Với chức năng này, bạn cũng có thể tích hợp cơ sở của mình với các ứng dụng bên ngoài như Outlook và Google Trang tính để tự động thực hiện một số tác vụ nhất định.
3. Căn cứ liên kết
Airtable cũng có tính năng tạo các cơ sở được liên kết, tức là các cơ sở hoạt động cùng nhau bằng cách liên kết các trường tương tự trên các bảng. Điều này giúp đảm bảo rằng dữ liệu của bạn luôn được cập nhật trên các bảng, do đó nâng cao tính rõ ràng và minh bạch.
4. Chia sẻ chỉ đọc
Khả năng chia sẻ chỉ đọc của Airtable cho phép bạn chia sẻ dữ liệu từ các chế độ xem đã chọn với người dùng bên ngoài. Những người dùng này không cần được thêm làm cộng tác viên vào cơ sở của bạn và sẽ chỉ có thể xem các bản ghi dựa trên cách bạn đã định cấu hình chế độ xem được chia sẻ.
5. Công thức hàm
Tương tự như phần mềm bảng tính như Microsoft Excel và Google Sheets, Airtable cũng có khả năng tạo dữ liệu được tính toán. Bạn có thể tạo một trường với loại “Công thức” và thiết lập công thức và quy tắc định dạng mong muốn để thực hiện mọi thứ từ số học đơn giản đến phân tích dữ liệu phức tạp.
Tăng cấp quản lý dự án của bạn với Airtable
Trong các môi trường có nhịp độ nhanh, điều quan trọng là phải có sự rõ ràng về dự án của bạn tại bất kỳ thời điểm nào. Đây là lý do tại sao bạn cần công cụ phù hợp để đơn giản hóa mọi thứ cho mọi người tham gia và Airtable chắc chắn phù hợp với hóa đơn.
Giao diện đầy màu sắc, thân thiện với người dùng của Airtable giúp dễ dàng thiết lập cơ sở dữ liệu dự án chỉ trong vài phút. Các nền tảng như Airtable là thứ bắt buộc phải có để có một không gian làm việc năng suất, hợp tác và hiệu quả.
