Cách sử dụng Tự động hóa Airtable để quản lý dự án dễ dàng
Nếu bạn thường xuyên tìm kiếm một công cụ quản lý dự án hiệu quả, thì không đâu khác ngoài Airtable. Nền tảng này cung cấp rất nhiều tính năng để trực quan hóa dữ liệu tuyệt vời và chỉnh sửa đơn giản hóa. Ngoài ra, Airtable còn có thể tự động hóa các tác vụ, giảm thời gian và công sức bạn bỏ ra cho việc quản lý dữ liệu.
Tự động hóa Airtable rất phù hợp để thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại như nhập dữ liệu và cập nhật email. Hãy xem tất cả các loại tự động hóa mà bạn có thể đạt được với phiên bản Airtable miễn phí.
Mục lục
Tự động hóa Airtable là gì?
máy bay tự động hóa là các trình tự hoặc quy trình làm việc được xác định trước có thể tăng đáng kể năng suất của bạn bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Chúng làm giảm tỷ lệ lỗi của các quy trình thủ công đồng thời giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức cho các công việc lặp đi lặp lại.
Có ba yếu tố chính trong tự động hóa Airtable:
- Trình kích hoạt: Điều này xác định sự kiện bắt đầu trình tự tự động hóa.
- Cấu hình trình kích hoạt: Đây là điều kiện tại đó trình kích hoạt được kích hoạt. Tại đây, bạn nên xác định chi tiết bảng và điều kiện cấp trường mà bản ghi phải khớp để kích hoạt sự kiện.
- Hành động: Điều này xác định hành động hoặc chuỗi hành động sẽ được thực thi khi kích hoạt tự động hóa.
Khi bật tính năng tự động hóa của Airtable, nó sẽ tìm kiếm các sự kiện trong cơ sở của bạn phù hợp với cấu hình kích hoạt. Tự động hóa chỉ kích hoạt khi tất cả các điều kiện của trình kích hoạt được đáp ứng.
Cách tạo tự động hóa trên Airtable
Để tạo tự động hóa, bạn phải định cấu hình trình kích hoạt và tập hợp các hành động tuân theo trình kích hoạt. Dưới đây là cách thiết lập tự động hóa trên Airtable:
Bước 1: Thêm trình kích hoạt
Trong tab Tự động hóa, nhấp vào Thêm trình kích hoạt. Điều này hiển thị cho bạn danh sách các trình kích hoạt mà bạn có thể chọn. Danh sách này bao gồm các trình kích hoạt trong cơ sở Airtable của bạn và các tích hợp bên ngoài có thể kích hoạt một sự kiện, chẳng hạn như một sự kiện được tạo trên Lịch Google.
Bước 2: Định cấu hình Trình kích hoạt
Sau khi chọn trình kích hoạt, bạn có thể xem và thay đổi các thuộc tính của trình kích hoạt. Bạn cũng có thể chọn thay đổi loại trình kích hoạt tại đây.
Bạn sẽ thiết lập sự kiện kích hoạt dựa trên loại trình kích hoạt. Ví dụ: nếu loại trình kích hoạt là Khi bản ghi khớp với điều kiện, bạn sẽ cần chỉ định bảng cần theo dõi ngoài các điều kiện mà bản ghi phải đáp ứng để kích hoạt sự kiện này.
Bước 3: Thêm hành động
Tiếp theo, bạn phải chọn hành động mà bạn muốn thực hiện. Bạn có một số tùy chọn ở đây, từ tạo và cập nhật bản ghi đến gửi email hoặc thông báo trên các ứng dụng bên ngoài. Ví dụ,
Bước 4: Định cấu hình hành động
Bây giờ bạn sẽ cần định cấu hình hành động dựa trên hành động đã chọn. Ví dụ: nếu hành động là Gửi email, bạn sẽ cần chỉ định người nhận email, chủ đề, nội dung và mọi chi tiết bạn muốn đưa vào email.
Bước 5: Thêm điều kiện hoặc hành động bổ sung
Bạn có thể đưa ra logic và hành động bổ sung cho quá trình tự động hóa của mình dựa trên các hành động trước đó. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách lặp lại bước 4 và 5 nếu cần.
Bước 6: Kiểm tra tự động hóa
Trước khi chạy tự động hóa mới tạo, hãy nhấp vào Kiểm tra tự động hóa để kiểm tra xem trình kích hoạt và hành động đã được thiết lập như dự định hay chưa.
Bước 7: Bật Tự động hóa
Bạn có thể bật tự động hóa khi bạn tự tin vào thiết lập của mình. Lưu ý rằng khi bật tự động hóa Airtable, nó sẽ không áp dụng cho các bản ghi hiện có đáp ứng cấu hình kích hoạt.
Cách tích hợp tự động hóa Airtable
Tự động hóa Airtable không chỉ giới hạn ở việc tạo/cập nhật bản ghi cơ sở và gửi email. Bạn cũng có thể tích hợp nó với các ứng dụng bên ngoài như Slack, Microsoft Teams, Gmail, Google Docs, Google Calendar, Google Forms, Google Sheets, Outlook Email, Outlook Calendar, GitHub Issues, Facebook Pages, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server / Data Center , Twilio và HootSuite.
Dưới đây là một số trường hợp sử dụng mẫu để tích hợp bên ngoài tính năng tự động hóa Airtable:
Hạn chế của tự động hóa Airtable
Mặc dù tính năng tự động hóa trên Airtable có thể khá tiện dụng nhưng chúng vẫn có một số hạn chế. Đối với mỗi cơ sở Airtable, bạn có thể có tối đa 50 quy trình công việc tự động hóa, cho dù chúng đang hoạt động hay không hoạt động. Tuy nhiên, bạn có thể tránh điều này bằng cách kết hợp nhiều hành động trong một lần tự động hóa duy nhất.
Mỗi tự động hóa Airtable có thể có tối đa 25 hành động. Đây cũng không phải là trở ngại lớn vì đầu ra của một hành động có thể là đầu vào cho một hành động khác trong cùng một quy trình làm việc. Ngoài ra, tính năng tự động hóa của Airtable có giới hạn chạy khác nhau, tùy thuộc vào gói của bạn. Điều này bao gồm cả lần chạy thành công và thất bại.
Kế hoạch máy bay
Chạy mỗi tháng
Miễn phí
100
Đội
25.000
Việc kinh doanh
100.000
Doanh nghiệp
500.000
Airtable lưu giữ lịch sử các lần chạy tự động hóa của bạn với các chi tiết về từng lần tự động hóa được thực hiện. Mức độ của tính năng này cũng phụ thuộc vào kế hoạch không gian làm việc của bạn.
Kế hoạch máy bay
Lịch sử chạy
Miễn phí
2 tuần
Đội
6 tháng
Việc kinh doanh
1 năm
Doanh nghiệp
3 năm
Với phiên bản Airtable miễn phí, bạn chỉ có thể gửi email tự động đến cộng tác viên trong cơ sở đã chọn. Tuy nhiên, bạn có thể định cấu hình điều này cho các địa chỉ email bên ngoài trong các gói không gian làm việc khác.
Chỉ những thay đổi mới mới có thể kích hoạt quá trình tự động hóa. Ngoài ra, điều đáng nói là việc tích hợp với Google Docs, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center và Twilio không có sẵn trên gói Miễn phí.
Tiết kiệm thời gian với tính năng tự động hóa của Airtable
Tự động hóa trên Airtable là những cách mạnh mẽ để tối ưu hóa quy trình và cắt giảm công việc thủ công. Với thiết lập quy trình làm việc phù hợp, bạn có thể lấy lại vài giờ mỗi tuần trong quy trình quản lý dự án của mình.
Vì vậy, lần tới khi bạn thiết lập một dự án, hãy dành thời gian và công sức để thiết lập tính năng tự động hóa của Airtable để bạn có thể thư giãn và để các công việc tự xử lý.
