Cách tạo và gửi hóa đơn Paypal trong 7 bước đơn giản

PayPal là một cách nhanh chóng và hiệu quả để tạo hóa đơn và nhận thanh toán. Cho dù bạn là người làm việc tự do, chủ doanh nghiệp hay người muốn tìm hiểu cách tạo hóa đơn chuyên nghiệp trong vài phút thì bài viết này là dành cho bạn.

Trong bài viết này, bạn sẽ hiểu cách tạo hóa đơn bằng công cụ lập hóa đơn của PayPal bằng cách làm theo 7 bước đơn giản. Bạn sẽ học cách lập hóa đơn chuyên nghiệp và giúp khách hàng dễ dàng thanh toán cho bạn.

PayPal cho phép các doanh nghiệp, người làm việc tự do và những người thường xuyên gửi hóa đơn cho khách hàng, đồng thời cung cấp một cổng để giúp khách hàng thực hiện thanh toán một cách dễ dàng.

Tại sao PayPal là lựa chọn tốt cho những người làm việc tự do và doanh nghiệp nhỏ?

• Công cụ lập hóa đơn của PayPal rất hữu ích trong việc tạo và gửi hóa đơn trông chuyên nghiệp cho khách hàng.

• PayPal cho phép bạn thanh toán bằng nội tệ mà không cần chuyển đổi tiền tệ.

• Có sẵn ở hơn 200 quốc gia/khu vực và hỗ trợ 25 loại tiền tệ.

• Tính năng theo dõi thanh toán của PayPal giúp bạn theo dõi Hóa đơn của mình.

• PayPal cung cấp bảo mật mạnh mẽ. Vì vậy, các giao dịch được đảm bảo an toàn, điều này rất quan trọng đối với việc làm tự do hoặc kinh doanh.

• Khách hàng có nhiều ưu đãi khác nhau về phương thức thanh toán. (thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc chuyển khoản ngân hàng)

• PayPal cho phép bạn tạo các liên kết được cá nhân hóa để cho phép giao dịch suôn sẻ.

• Hóa đơn PayPal rất hữu ích cho khách hàng quốc tế.

• PayPal lưu giữ hồ sơ về tất cả các giao dịch, giúp đơn giản hóa việc ghi sổ.

• Bạn có thể gửi hóa đơn, theo dõi thanh toán và quản lý tài chính từ điện thoại di động của mình.

• Hệ thống nhắc nhở thanh toán tự động của Paypal.

Bây giờ hãy thảo luận chi tiết về cách tạo tài khoản Paypal và gửi hóa đơn cho khách hàng.

Cách tạo tài khoản PayPal

Bước 1: Truy cập vào PayPal Trang mạng

Bước 2: Click vào “Đăng ký“

Đăng ký PayPal

Bước 3: Quyết định xem bạn muốn có tài khoản “Cá nhân” hay “Doanh nghiệp”.

Các loại tài khoản PayPal

Bước 4: Sau khi bạn đã lựa chọn, hãy điền các thông tin quan trọng như địa chỉ email, số điện thoại di động, mật khẩu, địa chỉ và tên của bạn.

Địa chỉ email

Bước 5: Hãy xem kỹ các Điều khoản và Chính sách quyền riêng tư và đồng ý với chúng.

Bước 6: Bấm vào “Tạo tài khoản” hoặc “Tiếp theo” để tạo tài khoản. Sau đó, PayPal sẽ gửi cho bạn một mã trên email và điện thoại của bạn. Kiểm tra email của bạn và nhập mã để xác nhận email của bạn.

Xác nhận email PayPal

Bước 7: Bạn có thể kết nối Thẻ Tín dụng/Ghi nợ hoặc Tài khoản Ngân hàng với tài khoản PayPal của mình.

Liên kết tài khoản ngân hàng

Bước 8: Bạn có thể đặt câu hỏi bảo mật.

Câu hỏi bảo mật của PayPal

Lưu ý: Dựa trên vị trí và hoạt động của bạn, PayPal có thể yêu cầu thông tin bổ sung để xác nhận

Nhưng nếu bạn có tài khoản cá nhân và muốn chuyển nó sang tài khoản doanh nghiệp thì sao? Dưới đây là một số bước dễ dàng để chuyển tài khoản của bạn từ Cá nhân sang Doanh nghiệp.

Cách chuyển từ tài khoản Paypal cá nhân sang tài khoản doanh nghiệp

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Paypal cá nhân của bạn

Bước 2: Nhấp vào biểu tượng cài đặt (⚙️) ở góc trên bên phải của bảng điều khiển PayPal.

Cài đặt của Paypal

Bước 3: Trong cài đặt tài khoản, bạn sẽ thấy tùy chọn có nhãn “Nâng cấp lên tài khoản doanh nghiệp” hoặc tùy chọn tương tự. Nhấn vào nó. HOẶC Cuộn xuống nhấp vào “Nâng cấp lên tài khoản doanh nghiệp”

Nâng cấp lên tài khoản doanh nghiệp

Bước 4: Cung cấp thông tin doanh nghiệp như Tên doanh nghiệp, Địa chỉ doanh nghiệp, Địa chỉ email doanh nghiệp, Tên pháp lý và Trang web doanh nghiệp (Tùy chọn).

Điền vào tất cả các chi tiết

Bước 5: Cung cấp thêm thông tin theo hướng dẫn do PayPal cung cấp. PayPal có thể yêu cầu thông tin bổ sung, chẳng hạn như Số an sinh xã hội, Mã số nhận dạng người sử dụng lao động (EIN) hoặc thông tin khác liên quan đến thuế.

Bước 6: Sau khi cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, Xác nhận và gửi.

Lưu ý: PayPal có thể yêu cầu bạn xác minh tài khoản doanh nghiệp của mình bằng cách xác nhận địa chỉ email hoặc liên kết tài khoản ngân hàng.

Giờ đây, bạn có thể gửi hóa đơn, chấp nhận thanh toán dưới tên doanh nghiệp của mình và tận hưởng các lợi ích khác của tài khoản doanh nghiệp PayPal.

Bây giờ, hãy tìm hiểu cách tạo hóa đơn đầu tiên của bạn.

Cách tạo hóa đơn trong PayPal

Trước khi tiếp tục, bạn cần biết những thông tin cần thiết nào chúng tôi nên đưa vào Hóa đơn của mình.

Hóa đơn của bạn phải bao gồm các thông tin sau:

• Tên, thông tin liên lạc và chi tiết doanh nghiệp của bạn.
• Điều khoản thanh toán (ngày đến hạn, phương thức thanh toán, phí và tổng giá).
• Tổng số tiền phải trả bằng tiền tệ.
• Tên khách hàng và thông tin liên lạc.
• Một danh sách chi tiết các dịch vụ với số lượng và giá cả.
• Số và ngày hóa đơn.
• Mô tả các dịch vụ hoặc công việc được cung cấp.
• Bất kỳ khoản phí hoặc điều khoản thanh toán trễ nào.
• Hướng dẫn thanh toán.

Mẫu hóa đơn

Bạn có thể thêm thông tin bổ sung theo yêu cầu của bạn.

Hãy tạo Hóa đơn đầu tiên của bạn:

Bước 1: Sau khi bạn đã tạo tài khoản và liên kết tài khoản ngân hàng, hãy đăng nhập vào tài khoản PayPal Business bằng địa chỉ email và mật khẩu của bạn.

Bước 2: Trong trang tổng quan tài khoản PayPal Business, bạn sẽ thấy tùy chọn “Lập hóa đơn”. Nhấp vào nó để Tạo hóa đơn đầu tiên của bạn.

Tùy chọn lập hoá đơn trong Paypal

Bước 3: Click vào nút “Tạo hóa đơn” để bắt đầu tạo hóa đơn mới.

Tạo hóa đơn

Bước 4: Điền đầy đủ các thông tin cần thiết.

• Thông tin khách hàng: Nhập địa chỉ email của khách hàng vào trường “Nhận hóa đơn”. Bạn cũng có thể thêm tên khách hàng nếu muốn. Ngoài ra, bạn có thể tạo Hóa đơn cho nhiều khách hàng.
• Chi tiết hóa đơn:
  • Số hóa đơn: PayPal sẽ tự động tạo số này nhưng bạn có thể tùy chỉnh nó.
  • Ngày lập hóa đơn: Ngày bạn tạo hóa đơn.
  • Ngày đến hạn: Ngày mà bạn mong đợi thanh toán.
  • Tham khảo: Bạn có thể thêm số tham chiếu hoặc ghi chú nếu cần.
  • Mặt hàng: Bạn có thể thêm Tên mặt hàng, Số lượng, Giá, Thuế và Mô tả về dịch vụ của mình.

Hóa đơn mới

• Tin nhắn: Ngoài ra, Bạn có thể viết tin nhắn tùy chỉnh cho khách hàng.
• Điều khoản và điều kiện: Nếu bạn có điều khoản và điều kiện cụ thể, bạn có thể đề cập đến chúng trong hóa đơn.
• Tệp đính kèm: PayPal cho phép bạn thu hút tệp (JPG, GIF, PNG và PDF Tối đa 5 tệp và 4MB mỗi tệp)
• Bản ghi nhớ và số tham chiếu

Bước 5: Bạn nên thêm mô tả “Sản phẩm” hoặc “Dịch vụ” như sau.

• Nhấp vào “Thêm” để bao gồm từng mặt hàng và đảm bảo chỉ định mô tả, số lượng, đơn giá và thuế (nếu có) cho từng mặt hàng.
• Nhấp vào “Lưu” sau khi thêm từng mục.

Thêm mặt hàng hoặc dịch vụ

Bước 6: Bạn có thể tùy chỉnh cài đặt hóa đơn bằng cách nhấp vào “Tùy chọn khác” ở cuối hóa đơn. Tại đây, bạn có thể chọn loại tiền tệ (PayPal hỗ trợ 25 loại tiền tệ), thiết lập tùy chọn thuế và định cấu hình các tùy chọn hóa đơn khác.

Sau khi điền tất cả các chi tiết và đảm bảo mọi thứ đều chính xác, hãy nhấp vào nút “Xem trước” để xem lại hóa đơn.

Xem xét cẩn thận tính chính xác của hóa đơn và thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào.

Bước 7: Sau khi hài lòng, hãy nhấp vào nút “Gửi” để gửi hóa đơn qua email cho khách hàng của bạn.

Ví dụ về hóa đơn Paypal

Có nhiều loại hóa đơn khác nhau mà bạn có thể muốn gửi dựa trên công việc và yêu cầu của mình. Hãy hiểu các tình huống phổ biến để tạo hóa đơn PayPal.

#1. Thanh toán tự do trên cơ sở có thể giao được

Trong phương thức thanh toán này, khoản thanh toán gắn liền với việc hoàn thành và giao các hạng mục hoặc dự án cụ thể được nêu trong hợp đồng làm việc tự do. Người làm việc tự do tính phí dịch vụ của khách hàng dựa trên các nhiệm vụ cụ thể mà họ cung cấp.

Nếu bạn là người viết nội dung tự do và muốn được trả tiền dựa trên số từ. Dưới đây là một số điều bạn cần ghi nhớ:

• Quyết định tỷ lệ từ của bạn, đó là số tiền bạn sẽ tính phí cho mỗi từ (ví dụ: 0,1 USD mỗi từ)
• Làm rõ chi tiết dự án và số lượng từ với khách hàng của bạn.
• Trong khi tạo Hóa đơn, hãy bao gồm thông tin liên hệ của bạn, thông tin chi tiết về khách hàng, điều khoản thanh toán và số hóa đơn duy nhất.
• Liệt kê từng tiêu đề hoặc liên kết bài viết dưới dạng một mục hàng riêng biệt trên hóa đơn. Chỉ định số từ cho mỗi phần, tỷ lệ từ và tổng chi phí cho bài viết đó.
• Paypal tự động tính toán tổng số tiền và điền tổng số tiền đến hạn bằng cách cộng chi phí của tất cả các mặt hàng được liệt kê trên hóa đơn.
• Viết tin nhắn cho khách hàng
• Xem xét và gửi.

Hóa đơn cho người viết nội dung trên cơ sở có thể bàn giao

Lưu ý: Bạn cần thêm địa chỉ email của khách hàng.

Đừng quên theo dõi. Bạn có thể sử dụng tính năng nhắc nhở tự động của PayPal để trợ giúp việc này.

Sau khi nhận được thanh toán, hãy ghi lại giao dịch vào phần mềm kế toán hoặc sổ cái của bạn. Đánh dấu hóa đơn là đã thanh toán.

#2. Thanh toán Freelancer hàng giờ

Có nhiều nền tảng nơi các dịch giả tự do tính phí theo giờ. Họ đưa ra mức lương theo giờ cho công việc của mình và nhân số đó với số giờ dành cho công việc đó.

Nếu bạn là một trong những người làm việc tự do và muốn tạo hóa đơn phù hợp thì phần này là dành cho bạn!

Có một số điều bạn cần lưu ý khi tạo hóa đơn.

• Quyết định mức lương theo giờ của bạn, đó là số tiền bạn sẽ tính phí mỗi giờ (ví dụ: 25 USD mỗi giờ)
• Sử dụng công cụ hoặc phần mềm theo dõi thời gian để ghi lại chính xác số giờ bạn đã làm việc trong dự án. Hãy chắc chắn rằng bạn có hồ sơ rõ ràng và đáng tin cậy về các nhiệm vụ bạn đã hoàn thành.
• Sử dụng công cụ lập hóa đơn của PayPal, đề cập đến tên/tên doanh nghiệp, thông tin liên hệ, thông tin chi tiết về khách hàng, điều khoản thanh toán và số hóa đơn duy nhất.
• Liệt kê số giờ bạn đã làm cho nhiều nhiệm vụ khác nhau dưới dạng chi tiết đơn hàng trên hóa đơn. Bao gồm ngày tháng, mô tả công việc được thực hiện trong thời gian đó, số giờ làm việc và mức lương theo giờ của bạn cho mỗi nhiệm vụ.
• Paypal tự động tính tổng và điền tổng số tiền.

Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể tạo và quản lý hóa đơn một cách hiệu quả cho công việc tự do của mình trên cơ sở thanh toán theo giờ, đảm bảo tính minh bạch, chính xác và thanh toán kịp thời cho các dịch vụ của bạn.

#3. Người bán bán hàng

Nếu bạn là chủ doanh nghiệp hoặc người bán nhỏ bán hàng hóa và muốn tạo hóa đơn cho nhiều khách hàng cùng một lúc, Paypal cũng có giải pháp dành cho bạn. Bạn có thể tạo hóa đơn được cá nhân hóa cho từng khách hàng. Không chỉ vậy, bạn có thể tính các loại thuế bán hàng, chiết khấu khác nhau và tổng số tiền còn lại ở một nơi.

Hãy làm theo các bước đơn giản sau:

• Bao gồm tên, địa chỉ và chi tiết liên hệ của doanh nghiệp bạn ở đầu hóa đơn. Thông tin này xác định bạn là người bán.

• Bao gồm tên, địa chỉ và chi tiết liên lạc của khách hàng. Bạn có thể thêm nhiều tên của khách hàng.

• Thêm ngày tạo hóa đơn. Chỉ định một số hóa đơn duy nhất.

• Liệt kê từng mặt hàng hoặc sản phẩm bạn đã bán. Bao gồm mô tả ngắn gọn, số lượng, đơn giá và tổng giá cho từng mặt hàng.

Mô tả Sản phẩm

• Bao gồm mọi khoản thuế bán hàng, VAT (Thuế giá trị gia tăng) hoặc các loại thuế hiện hành khác. Nêu rõ thuế suất và tính số thuế theo tổng phụ.

• Nếu bạn đang cung cấp bất kỳ khoản giảm giá nào, hãy khấu trừ chúng khỏi tổng phụ.

• Nếu bạn tính phí vận chuyển hoặc xử lý, hãy bao gồm cả những chi phí này.

• Tính tổng số tiền phải trả.

Hóa đơn cho người bán

• Chỉ định các điều khoản thanh toán, bao gồm ngày đến hạn và các phương thức thanh toán được chấp nhận.

• Ngoài ra, Bạn có thể thêm tin nhắn được cá nhân hóa cho khách hàng.

• Đừng quên đề cập đến chính sách hoàn tiền và trả lại.

Một hóa đơn có cấu trúc tốt sẽ duy trì tính chuyên nghiệp và tạo điều kiện thanh toán kịp thời.

Có nhiều ngành và lĩnh vực khác có thể gửi hóa đơn Paypal, chẳng hạn như dịch vụ dựa trên đăng ký, dịch vụ tư vấn, thương mại điện tử, v.v.

Các phương pháp hay nhất để tạo hóa đơn PayPal

Để đảm bảo quy trình lập hóa đơn suôn sẻ và được thanh toán kịp thời, hãy xem xét các phương pháp hay nhất sau:

1. Thông tin liên hệ chính xác: Kiểm tra kỹ địa chỉ email của người nhận để tránh gửi hóa đơn nhầm người.

2. Xóa chi tiết hóa đơn:

• Bao gồm mô tả rõ ràng và chi tiết về mặt hàng hoặc dịch vụ được cung cấp.
• Chỉ định số lượng, mức giá và bất kỳ khoản giảm giá nào được áp dụng.
• Phân loại chi phí để dễ dàng tham khảo.

3. Đánh số hóa đơn: Chỉ định một số hóa đơn duy nhất cho mỗi giao dịch để duy trì sự rõ ràng và tránh nhầm lẫn.

4. Điều khoản thanh toán:

• Nêu rõ ngày đến hạn thanh toán để đặt kỳ vọng thanh toán kịp thời.
• Chỉ định các khoản phí trễ hạn hoặc hình phạt đối với các khoản thanh toán quá hạn nếu có.

5. Ngoại hình chuyên nghiệp:

• Sử dụng mẫu PayPal có logo doanh nghiệp và thông tin liên hệ của bạn.
• Đảm bảo hóa đơn có cấu trúc tốt và dễ đọc.

6. Tiền tệ và phương thức thanh toán:

• Chỉ định loại tiền tệ mà bạn muốn nhận thanh toán.
• Đề cập rõ ràng các phương thức thanh toán được chấp nhận, bao gồm PayPal, chuyển khoản ngân hàng hoặc thẻ tín dụng.

7. Thuế và phí:

• Bao gồm mọi khoản thuế hoặc phí hiện hành một cách minh bạch.
• Đề cập đến việc thuế được bao gồm trong giá niêm yết hay được thêm riêng.

8. Điều khoản và Điều kiện:

• Phác thảo chính sách hoàn tiền hoặc trả lại của bạn nếu có liên quan.
• Bao gồm mọi điều khoản và điều kiện bổ sung liên quan đến giao dịch.

9. Liên kết thanh toán:

• Sử dụng tính năng lập hóa đơn của PayPal để tạo liên kết thanh toán trực tiếp trong hóa đơn.
• Giúp khách hàng dễ dàng nhấp chuột và thanh toán trực tiếp qua PayPal.

10. Gửi và theo dõi: Gửi hóa đơn ngay sau khi giao sản phẩm hoặc dịch vụ. Tiếp tục nhắc nhở lịch sự trước hoặc vào ngày đến hạn để đảm bảo việc thanh toán không bị chậm trễ.

11. Lưu giữ hồ sơ: Lưu giữ hồ sơ về tất cả các hóa đơn đã gửi và các khoản thanh toán đã nhận. Sử dụng phần mềm lập hóa đơn hoặc bảng tính để theo dõi các giao dịch tài chính của bạn.

12. Đối chiếu các khoản thanh toán: Thường xuyên đối chiếu các khoản thanh toán nhận được với hóa đơn của bạn để phát hiện bất kỳ sự khác biệt nào.

13. Giao tiếp an toàn: Sử dụng liên lạc qua email an toàn khi gửi hóa đơn để bảo vệ thông tin tài chính nhạy cảm.

14. Tin nhắn được cá nhân hóa: Thêm một tin nhắn cảm ơn ngắn gọn, được cá nhân hóa để thể hiện sự đánh giá cao đối với hoạt động kinh doanh của khách hàng.

15. Tài liệu dự phòng: Đính kèm mọi tài liệu hỗ trợ cần thiết, chẳng hạn như hợp đồng hoặc biên lai, vào hóa đơn.

16. Khả năng tiếp cận và rõ ràng: Đảm bảo người khuyết tật có thể tiếp cận hóa đơn của bạn bằng cách tuân theo các nguyên tắc về khả năng tiếp cận.

Câu hỏi thường gặp

Việc tạo hóa đơn PayPal có miễn phí không?

Đúng. Hóa đơn PayPal là miễn phí. Tuy nhiên, bạn phải trả phí khi được khách hàng thanh toán.

Tại sao bạn nên sử dụng phần mềm lập hóa đơn thay vì tạo hóa đơn thủ công?

Đó là tiết kiệm thời gian, giảm thiểu lỗi của con người và nâng cao tính chuyên nghiệp. Nó cũng cung cấp các tính năng như nhắc nhở tự động và theo dõi để quản lý thanh toán tốt hơn.

Từ cuối cùng

Hóa đơn là một trong những phần quan trọng của doanh nghiệp và tài chính. Paypal là một nền tảng hữu ích để tạo hóa đơn chi tiết với tính năng lập hóa đơn. Bằng cách làm theo các phương pháp trên và thêm thông tin cần thiết, bạn có thể tạo hóa đơn của riêng mình và cải thiện hiệu quả thanh toán.

Có nhiều nền tảng khác cung cấp mẫu và công cụ để tạo hóa đơn. Nếu bạn muốn khám phá chúng, đây là bài viết về Công cụ tạo hóa đơn tốt nhất để chấp nhận thanh toán của khách hàng.