Cách tạo và sử dụng biểu đồ Gantt trong Notion

Cho dù bạn đang làm việc một mình hay là thành viên của một nhóm lớn hơn, biểu đồ Gantt là một cách tuyệt vời để quản lý các dự án phức tạp. Nhiều công cụ quản lý dự án mang lại cơ hội sử dụng biểu đồ Gantt và Notion là một trong số đó.

Biết cách sử dụng biểu đồ Gantt trong Notion có thể khiến bạn cảm thấy khó khăn nếu bạn chưa từng làm trước đây. Nhưng bạn đã đến đúng nơi nếu đang tìm hướng dẫn vì đó là nội dung chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn hôm nay.

Biểu đồ Gantt là gì?

Trước khi bắt đầu xem cách sử dụng biểu đồ Gantt, bạn nên hiểu những biểu đồ này là gì. Biểu đồ Gantt là khung mà bạn có thể sử dụng để đo lường tiến độ của các dự án lớn. Mặc dù bạn sẽ thường thấy chúng được sử dụng trong các tổ chức lớn hơn nhưng bạn cũng có thể sử dụng biểu đồ Gantt nếu bạn là người làm việc tự do hoặc sinh viên. Chúng cũng tuyệt vời cho các nhóm hoạt động từ xa.

Biểu đồ Gantt thường có bản phác thảo của từng nhiệm vụ trong dự án, chẳng hạn như thiết kế lại trang web hoặc khởi động một chiến dịch tiếp thị. Sau đó, bạn có thể xem khoảng thời gian cho ngày hoàn thành dự kiến, cùng với tỷ lệ phần trăm tiến độ. Giống như nhiều phương pháp quản lý dự án khác, bạn cũng có thể ủy thác nhiệm vụ cho người khác.

Nếu là thành viên của một nhóm từ xa, bạn có thể xem các công cụ quản lý dự án hàng đầu này để cộng tác từ xa.

Cách tạo và sử dụng biểu đồ Gantt trong Notion

Mặc dù bạn có thể tạo biểu đồ Gantt trong Notion từ đầu nhưng việc sử dụng mẫu được thiết kế sẵn sẽ dễ dàng hơn nhiều—đặc biệt nếu bạn là người mới bắt đầu. Notion có mẫu biểu đồ Gantt miễn phí mà bạn có thể tải xuống và sử dụng trong không gian làm việc ưa thích của mình và đó là mẫu chúng tôi sẽ sử dụng cho hướng dẫn này.

Đây là cách lấy mẫu:

Đi tới Trang mẫu Gnatt trong Notion và chọn Bắt đầu với mẫu này.

Chọn không gian làm việc mà bạn muốn sao chép mẫu của mình.

Đợi Notion sao chép mẫu và bắt đầu tùy chỉnh theo cách bạn muốn.

Bây giờ bạn đã có mẫu, hãy chuyển sang tùy chỉnh và sử dụng biểu đồ Gantt trong Notion.

1. Nhập tên dự án

Trước khi bắt đầu với các khía cạnh tùy chỉnh phức tạp hơn, bạn nên bắt đầu bằng cách nhập tên dự án của mình. Làm như vậy rất đơn giản:

Chuyển đến tab Dự án.

Di con trỏ qua dự án bạn muốn thay đổi và chọn Mở.

Nhập tên mới của dự án của bạn vào hộp văn bản trên cùng.

Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào tên bạn muốn thay đổi trong bảng và tùy chỉnh theo cách đó nếu cần. Lặp lại quá trình này cho đến khi bạn thay đổi tất cả tên dự án để phù hợp với yêu cầu của riêng bạn.

2. Tùy chỉnh chi tiết cụ thể của từng dự án

Khi bạn đã thay đổi tên của từng dự án trong biểu đồ Notion Gantt của mình, bạn đã sẵn sàng bắt đầu tùy chỉnh thêm các chi tiết cụ thể. Bạn có thể thay đổi từng mục sau:

• Thêm nhiệm vụ phụ trong mỗi cửa sổ.
• Cập nhật trạng thái và tiến độ của bạn.
• Mốc thời gian

Để giúp bạn thực hiện dễ dàng hơn, chúng tôi sẽ chia chúng thành các phần khác nhau bên dưới.

Thêm nhiệm vụ con trong mỗi cửa sổ

Thêm nhiệm vụ phụ có lẽ là nơi tốt nhất để bắt đầu sau khi bạn thay đổi tên dự án của mình. Đây là cách để làm điều đó:

Mở tác vụ mà bạn muốn tùy chỉnh. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách đi tới phần Dự án hoặc nhấp vào tab trong chế độ xem thang thời gian.

Bạn có thể nhận thấy một số tác vụ đặt trước đã được liệt kê trong Notion. Nhấp vào từng mục này để tùy chỉnh tên, trình quản lý tác vụ và trạng thái. Bạn cũng có thể thêm ý kiến ​​​​nếu cần.

Để thêm nhiệm vụ mới từ đầu, hãy nhấp vào nút +. Sau đó, chọn một trang để liên kết hoặc tạo một trang mới bằng cách nhập “tạo” vào thanh tìm kiếm và nhấn vào “Tạo mới trong Nhiệm vụ”.

Để xóa tác vụ, hãy chọn biểu tượng – sau khi di con trỏ qua tác vụ cụ thể đó.

Sau khi thêm tác vụ mới, bạn có thể tùy chỉnh mọi thứ giống như cách bạn làm với các phiên bản cài sẵn.

Cập nhật trạng thái nhiệm vụ của bạn

Nếu bạn muốn cập nhật nhiệm vụ trong mẫu Notion Gantt, hãy mở thẻ liên quan đến dự án hoặc nhiệm vụ phụ của bạn. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy một phần có tên Trạng thái; mở rộng menu thả xuống và chọn trạng thái dự án hiện tại của bạn.

Bạn có thể sẽ nhận thấy phần phần trăm trong tab Tiến trình. Bạn có thể cập nhật điều này bằng cách hoàn thành các nhiệm vụ phụ trong dự án của mình.

Nếu bạn mới làm quen với Notion, hãy cân nhắc xem hướng dẫn này về những điều hữu ích bạn có thể làm trong Notion.

Mốc thời gian

Nếu bạn cần thay đổi thang thời gian cho từng công việc thì có thể sử dụng phần Timescale. Chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc mới khi lịch xuất hiện.

Bạn cũng có thể di chuyển dự án của mình theo dòng thời gian của biểu đồ Gantt bằng cách kéo và thả (các) nhiệm vụ được yêu cầu.

3. Thay đổi chế độ xem

Nếu bạn muốn thay đổi chế độ xem trong biểu đồ Gantt của mình, bạn có một số tùy chọn. Ở phía bên phải, bạn sẽ thấy menu thả xuống với khoảng thời gian được chỉ định; nó có thể là Tháng, Năm, Quý hoặc thứ gì đó tương tự.

Chọn khoảng thời gian ưa thích của bạn từ menu. Bạn cũng có thể sử dụng tab Hôm nay để chuyển sang ngày hiện tại.

Một tùy chọn khác là thay đổi chế độ xem nhiệm vụ của bạn theo mức độ ưu tiên. Để thực hiện việc này, hãy chọn Theo mức độ ưu tiên ở phía bên trái màn hình của bạn. Ngoài ra, hãy chọn Tất cả dự án để có cái nhìn tổng quan đầy đủ về mọi thứ.

Lưu ý bạn có thể tùy chỉnh tất cả các tên này nếu muốn. Bạn cũng có thể muốn xem hướng dẫn bắt đầu nhanh này về các mẫu nhiệm vụ và dự án của Notion nếu bạn mới bắt đầu.

4. Xem và phân công nhiệm vụ

Nếu bạn đang sử dụng biểu đồ Gantt cho các dự án solo thì bạn không cần phần này. Nhưng nếu bạn đã thiết kế biểu đồ Notion Gantt của mình để hoạt động như một phần của một nhóm lớn hơn thì điều quan trọng là bạn phải biết cách ủy thác nhiệm vụ.

Cuộn xuống Nhiệm vụ.

Nhấp vào tab Được chỉ định.

Nhập tên của người bạn muốn ủy quyền nhiệm vụ.

Ngoài ra, bạn có thể làm theo các hướng dẫn sau:

Mở một nhiệm vụ.

Đi đến nhiệm vụ phụ.

Chọn người bạn muốn ủy quyền nhiệm vụ của mình trong phần Được giao.

Nếu sau này bạn quyết định rằng biểu đồ Gantt không phải là cách tối ưu nhất để quản lý dự án của mình thì đừng lo lắng. Hiện có một số lựa chọn thay thế quản lý dự án cho biểu đồ Gantt.

Tạo biểu đồ Gantt hiệu quả trong Notion

Mặc dù thoạt nhìn biểu đồ Gantt có thể trông khó hiểu nhưng chúng cũng là một cách hiệu quả để quản lý dự án của bạn. Biết cách sử dụng biểu đồ Gantt trong Notion là điểm khởi đầu hữu ích và kết quả là bạn có thể thấy rằng nhóm của mình làm việc hiệu quả hơn.

Ngay cả khi bạn chỉ sử dụng các biểu đồ này cho từng dự án riêng lẻ, bạn cũng có thể thấy việc theo dõi các nhiệm vụ lớn của mình trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể sử dụng biểu đồ Gantt cho một số loại dự án và chúng đặc biệt hữu ích cho những dự án dài hạn.