Cách tìm và xóa các số trùng lặp trên máy Mac

Khi bạn đang làm việc với nhiều dữ liệu trong Apple Numbers trên máy Mac, bạn có thể gặp phải tình huống có dữ liệu trùng lặp. Đây có thể là tên, địa chỉ email, sản phẩm, màu sắc hoặc thứ gì khác.

Việc tìm và xóa các bản sao có thể khó khăn nếu bạn có nhiều dữ liệu trong bảng tính của mình. Rốt cuộc, Numbers không có nút “xóa trùng lặp”.

Tại đây, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn một số phương pháp khác nhau mà bạn có thể sử dụng để tìm các bản sao và sau đó đánh dấu chúng hoặc loại bỏ chúng nếu muốn.

Tìm số trùng lặp bằng cách sắp xếp

Nếu không có nhiều dữ liệu trong bảng tính, bạn có thể sắp xếp dữ liệu và kiểm tra dữ liệu trùng lặp theo cách thủ công. Phương pháp này nhanh hơn việc duyệt từng ô Numbers của bạn nhưng chỉ khi bạn không có hàng nghìn hàng trong trang tính của mình.

Sắp xếp theo một cột

Nếu bạn chỉ cần sắp xếp một cột duy nhất trong bảng tính của mình để tìm các cột trùng lặp, hãy làm theo các bước sau:

Chọn bảng dữ liệu bằng cách nhấp vào bất kỳ vị trí nào trong bảng.

Di chuyển con trỏ qua cột bạn muốn sắp xếp theo.

Nhấp vào mũi tên bên cạnh chữ cái cột và chọn Sắp xếp tăng dần hoặc Sắp xếp giảm dần từ menu hành động xuất hiện.

Sắp xếp theo nhiều cột

Nếu bạn cần sắp xếp theo nhiều cột để tìm các cột trùng lặp trong bảng tính của mình, thay vào đó hãy sử dụng các hướng dẫn sau:

Thực hiện theo các bước tương tự như trên, nhưng thay vì chọn tùy chọn Sắp xếp trong menu hành động, hãy nhấp vào Hiển thị Tùy chọn Sắp xếp.

Thanh bên bên phải sẽ mở ra menu Sắp xếp.

Đảm bảo rằng Sắp xếp Toàn bộ Bảng được chọn trong hộp thả xuống đầu tiên.

Trong hộp thả xuống Thêm cột bên dưới tiêu đề Sắp xếp hàng theo nhiều cột, hãy chọn cột đầu tiên bạn muốn sắp xếp theo. Bên dưới chọn Tăng dần hoặc Giảm dần.

Tiêu đề Sắp xếp hàng bây giờ sẽ là Sắp xếp theo và một hộp thả xuống Thêm cột khác sẽ xuất hiện bên dưới quy tắc đầu tiên bạn đã thực hiện. Chọn một cột khác từ danh sách thả xuống Thêm cột và chọn thứ tự sắp xếp của cột đó.

Dữ liệu sẽ tự động sắp xếp, nhưng nếu không, hãy nhấp vào nút Sắp xếp ngay ở đầu thanh bên.

Sau khi sắp xếp dữ liệu, bạn sẽ có thể dễ dàng phát hiện các dữ liệu trùng lặp và đánh dấu hoặc xóa chúng khi cần.

Tìm số trùng lặp bằng hàm

Có hai hàm tích hợp trong Apple Numbers mà bạn có thể sử dụng để tìm các bản sao. Đây là các hàm IF và COUNTIF. Cũng giống như hàm IF và COUNTIF trong Excel, IF có thể hiển thị các mục trùng lặp là Đúng hoặc Sai hoặc một từ bạn gán và COUNTIF sẽ hiển thị số lần một mục xuất hiện để biểu thị các mục trùng lặp.

Tìm bản sao bằng hàm IF

Để minh họa cách hoạt động của hàm, dữ liệu mẫu của chúng tôi sẽ hiển thị tên sản phẩm trong cột A và bảng của chúng tôi có tiêu đề cột ở hàng 1. Bạn cần phải sắp xếp dữ liệu của mình theo các phương pháp trên để tính năng này hoạt động. Chỉ cần làm theo các bước sau cho bảng tính của riêng bạn:

Thêm một cột khác hoặc di chuyển đến một cột trống trong trang tính nơi bạn muốn thêm chỉ báo trùng lặp.

Bấm vào ô ở hàng thứ hai của cột mới hoặc cột trống bên dưới tiêu đề và mở Trình chỉnh sửa hàm bằng cách nhập dấu Bằng (=).

Nhập IF(A2=A1, “Duplicate”, “) trong trình chỉnh sửa. Thao tác này sẽ so sánh ô với ô phía trên và nhập từ Duplicate nếu là ô trùng lặp. Nếu nó không trùng lặp, nó sẽ nhập một khoảng trắng. Bạn có thể thay đổi A2 và A1 thành B2 và B1 tùy thuộc vào cột bạn muốn tìm kiếm các bản sao bên trong.

Bấm vào dấu kiểm để áp dụng công thức.

Sao chép công thức sang các ô tiếp theo bằng cách nhấp vào ô chứa công thức đó và kéo công thức xuống cột khi bạn nhìn thấy vòng tròn màu vàng trên đường viền.

Bạn muốn các ô “Trùng lặp” nổi bật hơn nữa? Hãy thử tùy chỉnh các ô trong bảng của bạn trong Apple Numbers để làm cho chúng có màu khác để bạn biết những hàng nào cần xóa.

Nếu bạn không muốn sử dụng từ của riêng mình và chỉ hiển thị Đúng cho các từ trùng lặp và Sai cho các từ không trùng lặp, bạn chỉ cần nhập (A2=A1) vào trình chỉnh sửa. Điều này hoạt động mà không cần thêm IF trước nó.

Tìm bản sao bằng hàm COUNTIF

Chúng tôi sẽ sử dụng cùng một dữ liệu mẫu được sắp xếp trước như trên bằng cách sử dụng cột A và tiêu đề cột của chúng tôi. Dưới đây là cách sử dụng hàm COUNTIF để tìm các bản sao:

Thêm một cột khác hoặc di chuyển đến một cột trống trong trang tính nơi bạn muốn có chỉ báo trùng lặp.

Bấm vào ô ở hàng thứ hai bên dưới tiêu đề của cột mới hoặc cột trống, rồi mở Trình chỉnh sửa hàm bằng cách nhập dấu Bằng (=).

Nhập COUNTIF(A,A2) vào trình chỉnh sửa. A là cột và A2 đại diện cho hàng.

Bấm vào dấu kiểm để áp dụng công thức.

Sao chép công thức sang các ô tiếp theo giống như Bước 5 ở trên.

Bây giờ bạn sẽ thấy các con số trong cột mới đó hiển thị số lần mục trong cột trùng lặp của bạn xuất hiện. Đối với ví dụ của chúng tôi trong ảnh chụp màn hình ở trên, bạn có thể thấy Mũ xuất hiện ba lần, Áo khoác một lần và Găng tay hai lần.

Xóa các số trùng lặp khỏi số

Bạn có thể xóa các bản sao theo cách thủ công bằng cách sử dụng hàm IF hoặc COUNTIF, tìm từng ô có nội dung Trùng lặp, Đúng hoặc bất kỳ số nào trên 1 và xóa từng ô một. Tuy nhiên, việc sắp xếp cột công thức cho phép bạn loại bỏ các bản sao nhanh hơn nhiều, nhưng bạn cần cẩn thận để không xóa cả bản gốc cũng như bản sao.

Hợp nhất và xóa các bản sao từ số Apple

Có thể bạn muốn loại bỏ các bản sao nhưng cũng không muốn mất bất kỳ dữ liệu nào. Ví dụ: bạn có thể có dữ liệu hàng tồn kho cho các sản phẩm, như trong ví dụ của chúng tôi. Vì vậy, bạn muốn tổng số tiền đó trước khi xóa các bản sao. Để thực hiện việc này, trước tiên bạn cần phải hợp nhất dữ liệu. Đối với tác vụ này, bạn sẽ sử dụng cả công thức và hàm trong Numbers cho Mac.

Hợp nhất dữ liệu

Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ để lại cột chỉ báo trùng lặp mà chúng tôi đã sử dụng với hàm IF vì chúng tôi sẽ cần nó sau này. Sau đó, chúng tôi sẽ thêm một cột khác ở bên phải cho Tổng số của chúng tôi.

Bấm vào ô ở hàng thứ hai của cột mới bên dưới tiêu đề và mở Trình chỉnh sửa hàm bằng cách nhập dấu Bằng (=).

Nhập (B2)+IF(A2=A3,D3,0) trong trình chỉnh sửa. (Bạn có thể xem bảng phân tích các thành phần công thức này bên dưới.)

Bấm vào dấu kiểm để áp dụng công thức.

Sao chép công thức sang các ô tiếp theo.

Đây là bảng phân tích công thức:

• (B2) là ô chứa số lượng đầu tiên của chúng tôi.
• + sẽ thêm số lượng đó vào những gì tiếp theo.
• IF(A2=A3 kiểm tra sự trùng lặp giữa hai ô.
• D3 là nơi hiển thị kết quả tổng số lượng.
• 0 sẽ được thêm vào nếu không có bản sao.

Sau khi hoàn tất việc hợp nhất dữ liệu, điều quan trọng là bạn phải kiểm tra kỹ để đảm bảo mọi thứ đều chính xác.

Xóa các bản sao

Để xóa các bản sao khỏi bảng Số Mac sau khi hợp nhất dữ liệu, bạn sẽ sử dụng lại hành động sắp xếp. Nhưng trước tiên, bạn cần tạo các cột mới để sao chép và dán kết quả dữ liệu dưới dạng giá trị để chúng không còn là công thức nữa.

Sử dụng cùng một ví dụ, chúng tôi sẽ sao chép và dán các cột trùng lặp và tổng cộng:

Chọn cả hai cột rồi nhấp vào Chỉnh sửa > Sao chép từ thanh menu macOS.

Chọn các cột mới nơi bạn muốn dán chúng và nhấp vào Chỉnh sửa > Dán Kết quả Công thức từ thanh trình đơn.

Xóa các cột có công thức bằng cách chọn lại chúng và nhấp chuột phải hoặc nhấp vào mũi tên tiêu đề cột và chọn Xóa các cột đã chọn.

Bây giờ, bạn có thể sắp xếp theo cột chỉ báo Trùng lặp còn lại bằng cách sử dụng hướng dẫn sắp xếp ở đầu hướng dẫn này. Bạn sẽ thấy tất cả các bản sao được nhóm lại với nhau để có thể xóa các hàng đó.

Bạn cũng có thể xóa các cột Số lượng và Trùng lặp ban đầu mà bạn đã sử dụng cho các hàm và công thức. Điều này sẽ khiến bạn không có dữ liệu trùng lặp và hợp nhất.

Bạn cũng có thể lọc cột trùng lặp để chỉ nhìn thấy dữ liệu không trùng lặp mà không xóa bất cứ thứ gì:

Đi tới Sắp xếp > Hiển thị Tùy chọn Sắp xếp và nhấp vào tab Bộ lọc.

Chọn cột Trùng lặp trong danh sách thả xuống Thêm bộ lọc.

Trong cửa sổ Chọn quy tắc xuất hiện, chọn Văn bản ở menu bên trái, sau đó chọn Không phải từ menu bên phải.

Một danh sách thả xuống Văn bản không được hiển thị sẽ xuất hiện. Nhập “Sao y” vào hộp văn bản bên dưới nó và nhấn Return (hoặc Enter).

Bảng của bạn bây giờ sẽ chỉ hiển thị các mục không trùng lặp trong bảng tính của bạn!

Hãy nhớ rằng, trước khi bạn xóa cột, hàng hoặc dữ liệu khác khỏi bảng tính Apple Numbers, hãy đảm bảo rằng mọi thứ đều chính xác và bạn không cần đến chúng nữa.

Xử lý các số trùng lặp

Thật dễ dàng có các bản sao trong bảng tính Numbers của bạn, bất kể bạn đang tính toán gì. Hy vọng rằng các bước chúng tôi đã nêu ở trên sẽ giúp bạn nhanh chóng xác định bất kỳ bản sao nào, hợp nhất dữ liệu có liên quan về chúng và xóa chúng để có một trang tính sạch sẽ.

Chúng tôi cũng hy vọng việc có được kiến ​​thức này sẽ khuyến khích bạn sử dụng Numbers thường xuyên hơn. Đây là một ứng dụng Mac tích hợp tuyệt vời có thể làm được rất nhiều điều nếu bạn dành thời gian tìm hiểu về nó.