Chữ ký số được thực hiện dễ dàng – Khám phá sức mạnh của PandaDoc –

Tại sao phải mất thời gian và tiền bạc khi in, quét và fax tài liệu khi bạn chỉ có thể sử dụng chữ ký điện tử?

Khi tính chất công việc trở nên xa hơn bao giờ hết, chữ ký số đã trở thành công cụ hỗ trợ chính cho các công ty kinh doanh xuyên biên giới. An toàn và ràng buộc về mặt pháp lý, chữ ký số trao quyền cho các doanh nghiệp ký hợp đồng mới một cách nhanh chóng và ảo.

Trước khi có chữ ký điện tử, các doanh nghiệp trên khắp thế giới đã dành rất nhiều thời gian và tiền bạc để xử lý các thủ tục giấy tờ. Nhưng đó không phải là vấn đề duy nhất với các tài liệu vật lý: chúng cũng thiếu tính bảo mật. Chúng có thể dễ dàng bị mất, hư hỏng, giả mạo hoặc giả mạo.

Thêm vào đó, nhu cầu kinh doanh của chúng ta trong kỷ nguyên số không ngừng phát triển. Thay thế thủ tục giấy tờ bằng các giải pháp kỹ thuật số hiệu quả và hợp lý dường như là cách duy nhất để tiến lên từ đây.

Chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký điện tử là một giải pháp thay thế kỹ thuật số cho chữ ký viết tay. Mặc dù tiết kiệm thời gian có thể là một trong những lợi thế lớn nhất của chữ ký điện tử trong thế giới có nhịp độ nhanh ngày nay, nhưng đó không phải là lợi thế duy nhất.

Chúng thuận tiện, an toàn và ràng buộc về mặt pháp lý. Trên thực tế, chúng cung cấp tính bảo mật cao hơn so với chữ ký truyền thống, do đó giảm thiểu rủi ro và bảo vệ lợi ích cá nhân cũng như doanh nghiệp.

Chữ ký số hoạt động như thế nào

Khi bạn ký một tài liệu bằng nhà cung cấp giải pháp chữ ký số, họ sẽ sử dụng thuật toán toán học theo giao thức PKI (cơ sở hạ tầng khóa công khai) để tạo hai khóa: riêng tư và công khai.

Khi bạn ký một tài liệu bằng cách nhập hoặc vẽ, chữ ký điện tử sẽ được tạo bằng khóa cá nhân của bạn. Khóa riêng được tạo như thế nào?

Thuật toán toán học bắt đầu hoạt động, lấy dữ liệu của bạn và tạo ra thứ gọi là hàm băm. Nó mã hóa dữ liệu đó và sản phẩm thu được là khóa riêng của bạn, về cơ bản là chữ ký điện tử của bạn.

Khi người nhận của bạn nhận được tài liệu, họ có một bản sao khóa công khai của bạn. Nhưng làm thế nào để họ xác minh rằng chữ ký là của bạn hoặc hợp lệ? Khóa chung giúp họ so khớp các giá trị băm và giải mã dữ liệu đó để xác minh tính xác thực của Chữ ký điện tử. Nếu các giá trị không khớp, điều đó có nghĩa là Chữ ký điện tử không hợp lệ.

Chữ ký số cũng được hỗ trợ bởi chứng chỉ điện tử, có các chi tiết cá nhân như tên, địa chỉ email và vị trí để xác minh và chứng minh rằng Chữ ký điện tử thực sự là của bạn.

Chữ ký số tuân thủ pháp luật như thế nào

Các nhà cung cấp giải pháp eSignature sử dụng giao thức PKI và mã hóa dữ liệu để đảm bảo quyền riêng tư. Để tuân thủ pháp luật, họ đảm bảo rằng họ tuân thủ luật về chữ ký điện tử do Chữ ký điện tử quy định trong Đạo luật thương mại toàn cầu và quốc gia.

Ngoài ra, họ tuân thủ một số tiêu chuẩn ngành, như Quy định bảo vệ dữ liệu chung (GDPR), Tiêu chuẩn quốc tế về bảo mật thông tin (ISO 27001) và Kiểm soát tổ chức và hệ thống (SOC) theo AICPE.

Các quy tắc và quy định này cho phép chữ ký số có tính ràng buộc về mặt pháp lý. Tuy nhiên, xin lưu ý rằng các yêu cầu quy định khác nhau giữa các quốc gia.

Các trường hợp sử dụng chữ ký điện tử

Chữ ký số sử dụng nhiều lớp công nghệ mã hóa để đảm bảo giảm thiểu tổn thất dữ liệu và loại bỏ khả năng mất tài liệu, giả mạo hoặc giả mạo. Hãy ghi nhớ những lợi thế này, đây là một số trường hợp sử dụng cho các nhóm trong đó chữ ký điện tử giúp nâng cao năng suất:

NhómSử dụngNhân sựHướng dẫn, đánh giá hiệu suất, NDA, v.v.Bán hàng &
Biểu mẫu MarketingTax, thỏa thuận mua hàng, thỏa thuận nhà thầu/giấy ủy quyền, v.v.NDA pháp lý, hợp đồng, tuân thủ, miễn trừ, v.v.Biểu mẫu thuế kế toán, thỏa thuận mua hàng, thỏa thuận nhà thầu/giấy ủy quyền, v.v.Hóa đơn CNTT, báo cáo chi phí, phê duyệt quản lý chính sách, v.v. .Tài chínhHợp đồng, đề xuất, đơn đặt hàng, báo giá, ưu đãi đặc biệt, biểu mẫu phát hành và phê duyệt PR, v.v.Mua sắmChuyển giao tài sản, phê duyệt phê duyệt, yêu cầu thay đổi hệ thống, v.v.

Mặc dù chữ ký số hoạt động cho tất cả các ngành và doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và loại hình, nhưng chúng ta hãy xem nhanh các trường hợp sử dụng chữ ký điện tử dựa trên ngành:

• Bảo hiểm
• Địa ốc
• Chế tạo
• Chăm sóc sức khỏe
• Giáo dục đại học
• phi lợi nhuận
• Bán lẻ
• Công nghệ thông tin
• Quảng cáo
• cơ quan chính phủ

Tất cả các ngành nêu trên đều có thể tận dụng Chữ ký điện tử để giúp họ triển khai, quản lý chính sách và nhân viên, phân phối chuỗi cung ứng, hóa đơn, báo giá, đề xuất, NDA và hợp đồng.

Chữ ký số với PandaDoc

Với vô số nhà cung cấp chữ ký điện tử trên thị trường, bạn nên chọn một nhà cung cấp như thế nào? Đặc biệt là khi, nếu bạn không chọn một nhà cung cấp tuân thủ pháp luật, bạn có thể khiến bản thân và doanh nghiệp của mình gặp rắc rối về pháp lý.

Hãy xem xét PandaDoc, một trong những nhà cung cấp chữ ký số hàng đầu được hơn 50.000 người dùng tin cậy. Với việc tuân thủ SOC, GDPR và PKI của AICPE, nó đảm bảo chữ ký của bạn được an toàn và ràng buộc về mặt pháp lý.

Ngoài ra, nó có thể giúp bạn với tất cả các quy trình quản lý tài liệu, từ chữ ký điện tử đến quản lý vòng đời hợp đồng (CLM), với các chức năng nâng cao, không giống như các công cụ cơ bản khác.

Với phần mềm tự động hóa tài liệu tất cả trong một, bạn có thể cắt giảm thời gian và chi phí trong khi xây dựng mối quan hệ có ý nghĩa với khách hàng của mình.

PandaDoc: Chức năng cốt lõi

Ngoài giao diện trực quan, hỗ trợ khách hàng tuyệt vời và nhiều tích hợp, PandaDoc còn nổi tiếng vì những lý do sau:

Cung cấp chữ ký miễn phí không giới hạn

PandaDoc cho phép bạn Ký điện tử vào tài liệu của mình khi đang di chuyển! Bạn có thể đóng các giao dịch quan trọng bằng một vài cú nhấp chuột trong khi vẫn đảm bảo dữ liệu của mình được an toàn. Họ cũng có một ứng dụng di động cho phép bạn luôn cập nhật quy trình quản lý vòng đời hợp đồng.

Tuy nhiên, PandaDoc tuyên bố là nền tảng eSigning duy nhất cho phép bạn tải lên và ký số lượng tài liệu không giới hạn trong gói miễn phí của họ!

Ưu tiên Quyền riêng tư & Đảm bảo Tuân thủ Pháp luật

PandaDoc tương thích với UETA, ESIGN và HIPAA. Có nghĩa là, không chỉ các tài liệu được ký bởi PandaDoc đáp ứng các yêu cầu pháp lý có thể thi hành ở quốc gia của bạn. Nhưng họ cũng bảo vệ quyền riêng tư cá nhân của bạn.

Ngoài ra, PandaDoc được chứng nhận AICPA SOC 2 Loại II. Ngụ ý rằng nó tuân thủ các tiêu chí dịch vụ do Viện Kế toán Công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đặt ra. Tại sao điều đó lại quan trọng?

Khi các công ty xử lý nhiều thông tin bí mật nhạy cảm hoặc có thể nhận dạng cá nhân, họ cần đáp ứng một bộ tiêu chí nhất định để duy trì tính bảo mật, tính toàn vẹn và bảo mật dữ liệu của khách hàng.

Tuy nhiên, có nhiều hơn nữa!

Đảm bảo an ninh nâng cao

Khi bạn ký một tài liệu với PandaDoc, nó sẽ cung cấp cho bạn một chứng chỉ điện tử để xác minh rằng tài liệu đó là hợp pháp. Chứng chỉ điện tử sẽ giúp bạn truy cập tên, chữ ký, địa chỉ email đã được xác minh cũng như địa chỉ IP của người nhận. Ngoài ra, nó cũng sẽ có dấu ngày và giờ của tài liệu được ký.

Đối với các tệp PDF, PandaDoc đảm bảo mức độ bảo mật nâng cao bằng cách cung cấp khóa mã hóa riêng để xác minh tính xác thực của tài liệu.

Hỗ trợ các loại tệp khác nhau

Nếu bạn phải chọn một nền tảng khác cho mọi loại tệp khác nhau mà bạn cần ký, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian. Điều đó cũng vậy, không có gì!

Với PandaDoc, bạn có thể ký các tệp PDF, JPG hoặc DOCX và hợp lý hóa chúng thành một quy trình làm việc thống nhất, duy nhất. PandaDoc hỗ trợ các loại nội dung sau: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG và PNG.

Giúp theo dõi chữ ký điện tử tự động

PandaDoc đặt bảo mật dữ liệu lên hàng đầu, đó là lý do tại sao họ có tính năng theo dõi Chữ ký điện tử tự động. Đối với mọi tài liệu đã ký, sẽ có một bản kiểm tra được nhúng giúp bạn biết ai đã xem, truy cập hoặc ký một tài liệu và vào thời điểm nào.

Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn đang xử lý đồng thời nhiều bản ký tài liệu. Tính năng theo dõi tự động có thể giúp bạn kiểm soát và có được chế độ xem 360 độ về tất cả những gì đang diễn ra.

Với tính năng lịch sử phiên bản của PandaDoc, bạn sẽ có thể chuyển đổi giữa các phiên bản khác nhau của tài liệu của mình. Bạn sẽ luôn biết ai đã thực hiện các thay đổi và ở đâu.

Các tính năng hàng đầu của PandaDoc

Đối với các doanh nghiệp đang tìm cách hợp lý hóa quy trình công việc tài liệu của họ, giảm thời gian đóng và cải thiện ROI, PandaDoc không chỉ là một nền tảng Chữ ký điện tử đơn giản. Đây là lý do tại sao:

#1. Ký & theo dõi

• Cho phép ký thứ tự: Nếu hợp đồng hoặc đề xuất của bạn yêu cầu nhiều chữ ký, điều này cực kỳ hữu ích. Bạn có thể chọn người nhận, chỉ định vai trò (người gửi, khách hàng, người ký), đặt chúng theo đúng thứ tự và tự động hóa toàn bộ quá trình phân phối. PandaDoc sẽ gửi thông báo qua email khi đến lượt ai đó ký tên. Và bạn không cần phải bỏ qua quá trình này một cách thủ công.
• Gửi yêu cầu ký: Muốn có chữ ký từ ai đó trong công ty hoặc khách hàng của bạn? PandaDoc cho phép bạn gửi các yêu cầu và bạn cũng có thể tự động hóa nó bằng một vài cú nhấp chuột.
• Theo dõi tài liệu: Bạn muốn biết ai đó đã ký một tài liệu hay chưa? Bạn sẽ nhận được thông báo khi họ làm. Ngoài ra, quá trình kiểm tra sẽ giúp bạn theo dõi ai đã xem hoặc ký vào tài liệu mà bạn đã gửi đi.

#2. Nội dung tự động

• Thêm trình giữ chỗ Nội dung thông minh: Với Nội dung thông minh, bạn có thể giảm thiểu lỗi và tiết kiệm thời gian tạo tài liệu. Đặt các mục giữ chỗ để nhắc bạn hoặc nhóm của bạn về những nội dung cần đưa vào. Và chọn các mục được chọn trước để đồng đội của bạn thêm vào các tài liệu/đề xuất cụ thể.
• Cá nhân hóa nội dung của bạn: Đưa quy trình công việc của bạn lên cấp độ tiếp theo bằng cách chọn nội dung có điều kiện. Ở đây, bạn tạo các mẫu có quy tắc giúp người gửi của bạn tạo nội dung phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
• Đặt quy tắc để cải thiện việc thu thập dữ liệu: Bạn cũng có thể thiết lập các trường có điều kiện để giúp người nhận điều hướng qua tài liệu của bạn và tìm thấy những gì họ đang tìm kiếm một cách dễ dàng. Điều đó cải thiện rất nhiều chất lượng thu thập dữ liệu hoặc cá nhân hóa khách hàng của bạn.

#3. báo giá nâng cao

• Điều chỉnh báo giá cho khách hàng của bạn: Yêu cầu nhóm của bạn xây dựng báo giá được cá nhân hóa cho khách hàng mà không bỏ sót thông tin quan trọng với trình tạo báo giá.
• Đặt giá cụ thể: Bạn có thể chọn giữa chiến lược giá cố định, định kỳ hoặc dựa trên số lượng và chúng tôi sẽ giúp bạn nhận thanh toán qua mạng ACH.
• Nhúng danh mục sản phẩm: Tạo danh mục sản phẩm và nhúng nó vào báo giá của bạn bất cứ khi nào bạn cần.
• Nhóm các sản phẩm thành một gói: Bạn cũng có thể tạo các gói sản phẩm để giúp đơn giản hóa hoạt động bán hàng và giúp dễ dàng chia sẻ chúng.

Bạn cũng có thể tạo một không gian làm việc với PandaDoc để phân phối công việc giữa các nhóm và quản lý các thành viên trong nhóm của bạn cũng như các quyền mà họ có. Ngoài ra, bạn có thể xem lịch sử phiên bản của tài liệu để theo dõi chúng tốt hơn và bạn có thể tìm kiếm chúng bằng các bộ lọc cụ thể.

Tất cả các tính năng này của PandaDoc đều khả dụng với gói Doanh nghiệp hoặc Doanh nghiệp. Chúng giúp chuyển đổi các hoạt động kinh doanh của bạn và loại bỏ các phương pháp cũ, sử dụng nhiều lao động.

Giá cả & kế hoạch

PandaDoc đi kèm với gói miễn phí cho phép bạn tải lên và Ký điện tử số lượng tài liệu không giới hạn.

Tuy nhiên, các tính năng nâng cao của nó như nội dung thông minh hoặc trình tạo báo giá nâng cao chỉ khả dụng như một phần của các gói cao cấp. Chúng ta hãy xem các gói giá của các ưu đãi của PandaDoc:

• Yếu tố cần thiết: $19 mỗi người dùng/tháng thanh toán hàng năm, cho phép các tính năng tuyệt vời như trình chỉnh sửa kéo và thả, đường dẫn kiểm toán, hơn 750 mẫu, hỗ trợ 24×7
• Doanh nghiệp: ₹49 người dùng/tháng thanh toán hàng năm, cho phép tích hợp CRM và Zapier, quy trình phê duyệt, thư viện nội dung và thương hiệu tùy chỉnh
• Doanh nghiệp: Định giá tùy chỉnh với gia hạn, khóa, không gian làm việc không giới hạn, vai trò tùy chỉnh và quyền truy cập vào QES, hình thức chữ ký điện tử an toàn nhất

Nội dung thông minh hoặc Trình tạo báo giá nâng cao có thể được sử dụng dưới dạng tiện ích bổ sung trả phí cho các gói của bạn.

PandaDoc dễ sử dụng như thế nào?

Bạn có thể bắt đầu với bản dùng thử miễn phí 14 ngày để xem liệu PandaDoc có phù hợp với bạn và nhu cầu kinh doanh của bạn hay không. Sau khi đăng ký, bạn sẽ được nhắc dùng thử các dịch vụ eSigning hoặc tự động hóa quy trình làm việc của mình.

Cái đầu tiên, như tên cho thấy, cho phép bạn tải lên các tệp (PNG, JPG, DOCX, v.v.) và ký chúng. Trong khi cái thứ hai có thể giúp bạn quản lý vòng đời hợp đồng, tạo tài liệu, hóa đơn, báo giá, v.v.!

Tìm mọi thứ bạn cần trong tầm tay

Với giao diện cực kỳ dễ sử dụng, PandaDoc đơn giản hóa mọi thứ hơn nữa với menu điều hướng bên trái. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy gần như mọi thứ bạn cần xem – tài liệu, mẫu, biểu mẫu, thư viện nội dung, danh bạ, tiện ích bổ sung và báo cáo.

Trong các tài liệu, xem những gia hạn nào sắp diễn ra và những hợp đồng nào sắp hết hạn hoặc chỉ cần tạo một tài liệu mới.

Tiếp theo là thư viện mẫu, có hơn 750 mẫu trong các danh mục khác nhau, từ biểu mẫu đến hóa đơn đến đề xuất. Cho dù doanh nghiệp của bạn thuộc loại ngành nào, thư viện mẫu của PandaDoc chắc chắn sẽ có các mẫu cụ thể mà bạn có thể xây dựng trên đó.

Bạn cũng sẽ tìm thấy các biểu mẫu và bạn có thể chọn loại phù hợp với mình giữa thông thường, hiện đại và đơn giản! Tạo biểu mẫu dễ dàng như tạo tài liệu bằng trình chỉnh sửa kéo và thả của PandaDoc, cho phép bạn nhanh chóng và sáng tạo.

Bên dưới các biểu mẫu, bạn cũng sẽ tìm thấy thư viện nội dung, danh mục và báo cáo ngoài hộp thư đến, cửa hàng tiện ích bổ sung và danh bạ của mình. Thư viện nội dung có các khối nội dung có thể giúp bạn tạo các mẫu của riêng mình và giúp tạo tài liệu nhanh chóng.

Đối với danh mục, đó là nơi bạn có thể xây dựng danh mục sản phẩm theo các bước đơn giản. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ báo cáo nâng cao của PandaDoc, như lịch sử phiên bản và quá trình kiểm tra, để cập nhật tài liệu của bạn.

Gửi đề xuất hoàn hảo trong vài phút

Trên màn hình chính, bạn cũng có thể cập nhật hoạt động của mình cũng như hoạt động đang diễn ra trong không gian làm việc của bạn! Nếu bạn muốn gửi đề xuất/tài liệu/hợp đồng/hóa đơn nhanh chóng, hãy chọn một mẫu, tùy chỉnh mẫu và thêm người nhận, thế là xong. Đó là cách PandaDoc dễ sử dụng.

Bạn có thể thêm các khối nội dung khác (như bạn có thể thấy ở bên phải) từ văn bản đến bảng đến đa phương tiện. Bạn cũng có thể phác thảo các trường có thể điền cho người nhận ngay bên dưới. Trong trường hợp bạn muốn hiểu cách sử dụng nó sao cho có lợi nhất, bạn cũng có thể yêu cầu bản trình diễn với nhóm PandaDoc.

Phần kết luận

Với cách tiếp cận tất cả trong một, giao diện dễ dàng và hỗ trợ trò chuyện trực tiếp, PandaDoc đã tạo ra một số điểm tuyệt vời cho chính nó. Trình chỉnh sửa kéo và thả là một lợi thế sáng tạo và cùng với các công cụ tùy chỉnh và lệnh ký chuyên biệt, PandaDoc tăng thời gian đóng lên 28%.

Nếu bạn vẫn còn nghi ngờ, chúng tôi khuyên bạn nên thử tính năng eSign miễn phí vĩnh viễn, lý tưởng cho các công ty mới thành lập, doanh nghiệp nhỏ và cá nhân. Nếu bạn thích những gì bạn sử dụng, bạn luôn có thể dùng thử 14 ngày và chuyển sang gói phù hợp với mình hơn.

Tiếp theo, Bạn cũng có thể khám phá một số giải pháp Chữ ký điện tử hàng đầu cho tài liệu cá nhân đến doanh nghiệp.