Công cụ chữ ký điện tử nào tốt hơn?

Chữ ký điện tử hoặc chữ ký điện tử rất hữu ích để tiến hành kinh doanh với các đối tác, nhân viên từ xa và khách hàng quốc tế.

Bạn có nhớ lần cuối cùng bạn ký bằng bút và giấy không?

Chữ ký trên giấy bút yêu cầu quét, in, hẹn gặp trực tiếp, gửi thư, fax, v.v. cho các nhân viên có liên quan. Toàn bộ quá trình có thể tốn nhiều công sức, thời gian và tẻ nhạt.

Đó là nơi chữ ký điện tử xuất hiện.

Dropbox Sign và DocuSign là hai công cụ eSignature tuyệt vời mà bạn có thể thử.

Vì vậy, hãy so sánh hai nền tảng chữ ký điện tử này để hiểu nền tảng nào phù hợp hơn với yêu cầu của bạn.

Chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký điện tử (eSignature) là một cách hợp pháp và hiệu quả để các tài liệu được ký điện tử một cách nhanh chóng và hiệu quả. Nó được tin cậy trên toàn cầu vì nó an toàn. Chữ ký điện tử có thể thay thế chữ ký viết tay trong các quy trình khác nhau.

Nói một cách đơn giản, chữ ký điện tử là chữ ký ở dạng điện tử. Bạn có thể sử dụng máy tính hoặc thiết bị điện tử để xác thực người ký và đảm bảo tính bảo mật của tài liệu.

Chúng ta có thể nói một dấu hiệu điện tử về ý định của một người để chấp nhận các điều khoản của tài liệu hoặc một bộ dữ liệu và hoàn nguyên những dữ liệu này bằng Chữ ký điện tử được gọi là chữ ký điện tử. Có ba loại chữ ký điện tử:

• Chữ ký điện tử đơn giản
• Chữ ký điện tử nâng cao
• Chữ ký điện tử đủ điều kiện

Nó có thể được sử dụng trong các tình huống khác nhau, chẳng hạn như giao dịch, hợp đồng và thủ tục hành chính. Chữ ký điện tử được tin cậy, có hiệu lực thi hành và hợp pháp trên toàn thế giới. Nó sẽ giúp bạn tăng tốc quá trình ký và bạn có thể tiết kiệm hàng giờ từ quá trình này.

Chữ ký điện tử là cách thức kinh doanh mới với khách hàng của bạn, đó là lý do tại sao bạn phải có một ứng dụng chữ ký điện tử mà bạn có thể tin tưởng.

Với công cụ eSignature, bạn có thể giải quyết các vấn đề về chữ ký một cách thuận tiện và nhanh chóng. Bạn có thể đảm bảo an toàn cho khách hàng và trả lại tài liệu một cách dễ dàng mà không cần di chuyển đi đâu cả.

Đó là một cách tiếp cận thân thiện với môi trường có thể tiết kiệm hàng triệu bản in giấy. Hơn nữa, nó giúp giữ cho tài liệu của bạn được sắp xếp, tính toán và có thể truy cập được.

Hơn nữa, sử dụng chữ ký điện tử có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và tiền bạc. Nó cũng hợp lý hóa quy trình công việc kinh doanh của bạn và có thể mang lại hiệu quả cho ngành hoặc bộ phận.

Chữ ký điện tử có thể được sử dụng trong nhiều ngành khác nhau như bán hàng, nhân sự, dịch vụ tài chính, CNTT, khoa học đời sống, chính phủ, v.v.

Hãy so sánh Dropbox Sign và DocuSign, bắt đầu với Dropbox Sign.

Dấu hiệu Dropbox là gì?

Dropbox Sign (trước đây gọi là HelloSign) là một ứng dụng quản lý giao dịch kỹ thuật số và chữ ký điện tử bao gồm theo dõi chữ ký, lịch sử chữ ký, ký tài liệu, tuân thủ quy định, v.v.

Nó cho phép bạn yêu cầu chữ ký điện tử và thêm chữ ký ràng buộc về mặt pháp lý vào tài liệu. Nó thuộc sở hữu của Dropbox, hứa hẹn sẽ cho phép khách hàng chốt giao dịch nhanh hơn, hoàn thành các tài liệu khẩn cấp kịp thời mà không gặp lỗi, tuyển dụng nhân viên mới ngay lập tức, v.v.

Dropbox Sign là một giải pháp hữu ích cho các dịch giả tự do. Các dịch giả tự do có thể dễ dàng gửi tài liệu cho khách hàng của họ và nhận các tài liệu như thỏa thuận để ký điện tử. Nền tảng này mạnh mẽ, với nhiều tích hợp, khả năng xây dựng thương hiệu tùy chỉnh, v.v.

Từ người dùng cá nhân đến các công ty lớn đều có thể sử dụng nền tảng này mà không gặp bất kỳ rắc rối nào. Cho dù bạn muốn sử dụng nó trên điện thoại di động hay máy tính để bàn, ứng dụng của nó được hỗ trợ bởi tất cả các thiết bị để bạn có thể sử dụng nó ở bất cứ đâu bạn muốn.

Ngoài ra, Dropbox Sign có sẵn hơn 20 ngôn ngữ và có thể tích hợp với các công cụ phổ biến như Salesforce, Slack, HubSpot, v.v. Hơn nữa, nó đơn giản hóa quy trình làm việc và giúp giao tiếp giữa khách hàng, nhà cung cấp và đồng nghiệp dễ dàng hơn.

Với Dấu hiệu Dropbox, bạn có thể:

• Thu thập chữ ký điện tử an toàn và bảo mật bằng mã hóa dữ liệu
• Chốt giao dịch nhanh chóng với các quy trình đề xuất và ký kết hợp đồng tự động
• Tự động hóa các tác vụ, tăng cường tuân thủ và quản lý rủi ro trong các tính năng AI của nó
• Định tuyến tài liệu cho nhân viên được chỉ định của bạn để quản lý quy trình công việc nội bộ
• Tạo và chỉnh sửa hợp đồng của bạn bằng cách sử dụng các mẫu có thể tùy chỉnh và tái sử dụng
• Chuyển từ công việc giấy tờ bận rộn sang công việc không cần giấy tờ để cứu cây

Dropbox Sign cung cấp một gói miễn phí bao gồm các tính năng cơ bản và ba yêu cầu chữ ký mỗi tháng. Điều này làm cho nó trở thành một lựa chọn tốt cho những người có nhu cầu ký số lượng thấp.

Tính năng Đăng ký Dropbox

Dropbox Sign có các tính năng độc đáo, khiến nó trở thành lựa chọn tuyệt vời cho mọi người. Nó thường tập trung vào việc đơn giản hóa quy trình cho người dùng và tổ chức. Hãy thảo luận về các tính năng của nó:

#1. mẫu

Bạn có thể biến các tài liệu thường dùng của mình thành các mẫu Dấu hiệu Dropbox để hợp lý hóa mọi yêu cầu chữ ký. Bạn có thể định dạng tài liệu trong vài phút để thực hiện mỗi lần gửi dễ dàng và nhanh chóng.

Tất cả những gì bạn cần là thực hiện theo bốn bước trong khi định dạng tài liệu:

• Tải lên tài liệu của bạn: Chọn tài liệu bạn gửi nhiều lần, chẳng hạn như thỏa thuận không tiết lộ hoặc W2.
• Quyết định ai sẽ ký: Chỉ định vai trò của người ký, chẳng hạn như khách hàng, chủ doanh nghiệp, nhân viên, người thuê nhà, v.v.
• Đặt các trường hoặc khoảng trắng: Đối với mọi vai trò, hãy kéo và thả các trường chữ ký vào nơi bạn muốn người ký điền vào phần đó.
• Lưu, gửi và sử dụng lại: Sau khi tạo mẫu, bạn sẽ dễ dàng gửi tài liệu một cách nhanh chóng và liền mạch mà không cần lặp lại.

Với tính năng này, bạn có thể tự động hóa công việc tẻ nhạt của mình, đơn giản hóa việc gửi hàng loạt bằng khả năng nhiều người ký và chuẩn bị tài liệu sẵn sàng để ký ngay lập tức.

#2. Chỉnh sửa tài liệu

Một tính năng như trình chỉnh sửa tài liệu là một tính năng rất phổ biến trong mọi ứng dụng. Sử dụng công cụ này, bạn có thể thêm các trường trong tài liệu của mình để người ký có thể điền thông tin cần thiết. Nó bao gồm các tính năng điều hướng, đây là một tính năng độc đáo trong Dropbox Sign.

Dropbox Sign cho phép bạn thêm thương hiệu tùy chỉnh và tùy chỉnh ngôn ngữ của ứng dụng. Điều này giúp công ty của bạn nâng tầm thương hiệu và tăng cường giao tiếp với các bên liên quan. Khi bạn thêm các thành phần email, bạn phải tải lên logo công ty, thêm khẩu hiệu công ty, chỉnh sửa tên người gửi và chữ ký email.

#3. Gửi tài liệu

Có nhiều cách để gửi tài liệu. Dropbox Sign có thể tải lên tệp CSV tạo liên kết ký hoặc tệp CSV để ký hàng loạt và ký trực tiếp.

Khi bạn gửi tài liệu qua email, bạn có thể tùy chỉnh tiêu đề tài liệu, yêu cầu tệp đính kèm, tùy chỉnh thông báo cho người ký và chỉ định CC.

#4. Ký và lưu trữ tài liệu

Dropbox Sign cung cấp các tính năng có giá trị, bao gồm nút “Tiếp theo” hướng dẫn người nhận đến trường trống để ký trực tiếp.

Sau khi bạn thực hiện các tài liệu, chúng phải được truy cập dễ dàng và hiệu quả. Dropbox Sign là một nền tảng lưu trữ tài liệu dựa trên đám mây lưu trữ tất cả các tài liệu của bạn và cho phép bạn truy cập để sử dụng bất cứ khi nào bạn muốn.

#5. Bảo vệ

Phần mềm chữ ký điện tử phải đi kèm với sự tuân thủ pháp luật và bảo mật đặc biệt. Dropbox Sign cung cấp mã hóa SSL, xác thực hai yếu tố, tuân thủ luật pháp quốc tế, tuân thủ HIPAA, tuân thủ ESIGN và lưu trữ tài liệu an toàn.

Công cụ này cung cấp các báo cáo kiểm tra để theo dõi các hoạt động và thay đổi thiết yếu của mọi tài liệu. Chúng được đính kèm vào các tài liệu đã ký tự động.

#6. Tích hợp và API

Dropbox Sign có nhiều tích hợp và API giúp hợp lý hóa quy trình làm việc của tài liệu. Bạn có thể tích hợp các công cụ yêu thích của mình với Dropbox Sign và xây dựng các ứng dụng tùy chỉnh thông qua các chức năng của Dropbox Sign.

#7. Hỗ trợ khách hàng

Dropbox Sign có hỗ trợ khách hàng tốt hơn. Nó sử dụng các kênh trò chuyện trực tiếp và email để giao tiếp với khách hàng của mình. Hỗ trợ luôn sẵn sàng 24/7 và bạn sẽ nhận được trang trạng thái ứng dụng, tài nguyên được hỗ trợ và thông báo cập nhật nền tảng.

DocuSign là gì?

DocuSign, được thành lập vào năm 2003, là một trong những ứng dụng Chữ ký điện tử đầu tiên, với hơn 1 triệu khách hàng, 44 ngôn ngữ và 400 tích hợp.

Công cụ chữ ký điện tử thu thập và quản lý tài liệu từ vị trí hoặc thiết bị một cách hiệu quả, cung cấp các bản kiểm tra và hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn. Với DocuSign, bạn có thể gửi, công chứng và ký các tài liệu kỹ thuật số một cách dễ dàng.

Hơn nữa, bạn có thể dễ dàng định tuyến tài liệu cho nhân viên được chỉ định để sắp xếp quy trình công việc nội bộ. Nó giúp tự động hóa các tác vụ, tăng cường tuân thủ và quản lý rủi ro bằng cách sử dụng tính năng quản lý vòng đời hợp đồng và trí tuệ nhân tạo năng động.

Tạo nhiều loại hợp đồng và chỉnh sửa chúng theo mục đích sử dụng của bạn với sự trợ giúp của các mẫu có thể tùy chỉnh và tái sử dụng.

DocuSign phù hợp với nhiều ngành, lĩnh vực kinh doanh, v.v. Nếu bạn cần các tài liệu phải được ký thường xuyên và không ngại trả tiền cho chúng, thì DocuSign là lựa chọn dành cho bạn.

Với các tích hợp tùy chọn mạnh mẽ, bạn có thể tích hợp DocuSign với các công cụ kinh doanh của mình để hợp lý hóa các quy trình kinh doanh. Ngoài ra, khả năng mẫu không giới hạn sẽ được sử dụng rất nhiều vì nó lưu các tài liệu khác nhau để ký và cho phép các biến thể không giới hạn trên một mẫu tương tự mà không thay đổi bất cứ điều gì.

DocuSign cung cấp 99,99% thời gian hoạt động và hơn 180 quốc gia đang sử dụng nó để ký kết các thỏa thuận. Nếu bạn muốn xem và ký hợp đồng, DocuSign sẽ chuẩn bị mọi thứ với ứng dụng di động vượt trội và hỗ trợ trên trình duyệt.

Đã đến lúc bạn trở thành người hùng của công ty mình bằng cách giảm thiểu các tác vụ thủ công và hợp lý hóa các quy trình gửi, ký và quản lý tài liệu bằng DocuSign.

Tính năng DocuSign

DocuSign cung cấp các tính năng linh hoạt giúp các công ty vừa và lớn lưu trữ và chỉnh sửa tài liệu của họ ngay lập tức. Các tính năng như mẫu, báo cáo kiểm tra, ký trực tiếp, ký nhiều bên, chữ ký ràng buộc về mặt pháp lý, v.v. cho phép bạn thoát khỏi công việc thủ công thông thường.

Hãy thảo luận chi tiết về một số tính năng của nó:

#1. Tạo tài liệu

Với hàng triệu người dùng trên toàn thế giới, DocuSign xử lý hơn một triệu tài liệu hàng ngày. Nó làm cho tài liệu có thể truy cập rộng rãi và tương thích. Nó cung cấp:

• Hỗ trợ nhiều loại tệp: DocuSign hỗ trợ bất kỳ loại tệp tài liệu nào, chẳng hạn như Microsoft Excel, Word và PowerPoint, để bạn có thể gửi tài liệu để ký. Nó cũng hỗ trợ .pdf, .doc, .xls, .txt, .xlsx, .docx, v.v.
• Chuyển đổi biểu mẫu PDF: Chuẩn bị tài liệu nhanh chóng với chuyển đổi biểu mẫu PDF. Trong khi tải lên một tệp PDF, DocuSign sẽ tự động nhận dạng và chuyển đổi tệp thành các trường của người ký.
• Hơn 20 thẻ và trường tiêu chuẩn và tùy chỉnh: Với tính năng này, bạn có thể hướng dẫn khách hàng hoặc chuyên gia của mình đăng nhập vào đúng nơi mà không gặp rắc rối. Ngoài ra, bạn có thể gửi các thẻ tiêu chuẩn để nhận chữ ký, tiêu đề, tên viết tắt, tên công ty, văn bản, số, tên, v.v.
• Bản vẽ: Trường này cho phép người ký và người gửi tải trực tiếp người ký và hình ảnh lên tài liệu.

DocuSign cũng cung cấp tích hợp lưu trữ đám mây, đặt thẻ tự động, PowerForms và các tài liệu bổ sung trong phần này.

#2. Trường dữ liệu

Khả năng xác thực trường nâng cao của DocuSign tự động hóa logic nghiệp vụ và hợp lý hóa quy trình cho người ký. Bạn có thể tích hợp DocuSign liền mạch với các ứng dụng khác để điền trước các biểu mẫu.

• Chức năng biểu mẫu đầy đủ: Thiết kế biểu mẫu theo cách bạn muốn với chức năng biểu mẫu mạnh mẽ bao gồm hộp kiểm, thẻ thả xuống, văn bản, trường tiền tệ, trường số, nút radio, v.v.
• Trường dữ liệu của bên thứ ba: Bạn có thể liên kết các trường của mình với dữ liệu từ các dịch vụ của bên thứ ba. Dữ liệu được cập nhật tự động từ hệ thống của bên thứ ba vào tài liệu và ngược lại, loại bỏ công việc khó khăn.
• Xác thực dữ liệu: Hạn chế loại dữ liệu được nhập vào trường đã chọn để giảm thiểu các giao dịch không theo thứ tự tốt. Điều này sẽ loại bỏ các lỗi gửi lại tài liệu và nhập dữ liệu. Nó bao gồm email, số điện thoại, mã ZIP gồm 9 chữ số, văn bản, ngày tháng, mã ZIP gồm 5 chữ số, mặt nạ biểu thức chính quy và số an sinh xã hội.
• Định dạng trường và logic: Bạn có thể sử dụng các trường có điều kiện để ẩn dữ liệu và hiển thị dữ liệu đó khi cần. Các giá trị được tính toán linh hoạt với các trường được tính toán dựa trên thông tin đầu vào của các trường khác. Hơn nữa, các trường bị khóa bảo mật dữ liệu và các trường được liên kết đảm bảo tất cả các thay đổi được phản ánh trên các trường tương tự.
• Đánh dấu trường và tài liệu: DocuSign cho phép chỉnh sửa một số trường nhất định. Nó có thể quản lý các yêu cầu và thay đổi tên viết tắt được thực hiện. Với lịch sử giao dịch, bạn có thể theo dõi tất cả các thay đổi.

#3. Quy trình ký kết

DocuSign cho phép bạn chỉ định và sắp xếp số lượng người ký. Bạn có thể gán cho người nhận nhiều vai trò và quyền truy cập khác nhau, đồng thời bạn sẽ có quyền kiểm soát từng bước.

Nó bao gồm định tuyến nối tiếp, song song, hỗn hợp, gửi hàng loạt, quyền của người nhận, sửa tài liệu, lời nhắc và thông báo, khả năng hiển thị tài liệu và mẫu.

#4. Xác thực người ký

Với nhiều cấp độ xác thực, bạn có thể đảm bảo những người ký là có thật. Nó tăng ngưỡng cần thiết để người ký xác nhận danh tính của họ trước khi được cấp bất kỳ quyền truy cập nào vào tệp.

Nó bao gồm xác thực dựa trên email, mã truy cập, SMS, điện thoại, xác thực dựa trên kiến ​​thức, xác minh ID, xác thực bên thứ ba, v.v.

#5. Kinh nghiệm gửi và ký

Gửi tài liệu dễ dàng với DocuSign và để khách hàng của bạn ký và gửi lại tài liệu trong vòng vài phút. DocuSign giúp gửi và đăng nhập một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Nó bao gồm ký phản hồi, thông báo SMS, ký và gửi ngoại tuyến, ứng dụng di động, quyền truy cập được chia sẻ, ký linh hoạt, xây dựng thương hiệu, v.v.

#6. Báo cáo

Báo cáo sản phẩm mạnh mẽ giúp công việc của bạn trở nên cực kỳ dễ dàng. Nó cho phép quản trị viên tài khoản và người dùng DocuSign có được khả năng hiển thị rõ ràng vào tài khoản.

Số liệu thống kê kinh doanh luôn có thể truy cập và có sẵn với quyền truy cập thời gian thực và báo cáo theo lịch trình có thể mở rộng. Nó bao gồm trạng thái thời gian thực, thông tin chi tiết về chữ ký, xuất dữ liệu, tài liệu, báo cáo tài khoản, v.v.

Hơn nữa, DocuSign cung cấp nhiều tính năng như tuân thủ, dịch vụ bổ trợ, lưu trữ và lưu giữ tài liệu, tính khả dụng, bảo mật, quản trị quốc tế, chính sách mật khẩu, v.v.

Dấu hiệu Dropbox so với DocuSign

Cả hai công cụ eSignature đều cung cấp đầu ra tương tự nhau. Cuối cùng, bạn gửi tài liệu để được ký bởi khách hàng của mình bằng công cụ. Sự khác biệt chính mà chúng ta có thể hình dung giữa DocuSign và Dropbox Sign là các tính năng, giá cả và hỗ trợ của chúng. Hãy xem cả hai khác nhau như thế nào trong một vài điểm.

Dropbox SignDocuSignNó cho phép tích hợp trong các gói cao hơnNó cho phép tích hợp trong mọi góiNó có các tính năng tiêu chuẩnNó có các tính năng nâng caoPhù hợp hơn cho các doanh nghiệp nhỏPhù hợp hơn cho các doanh nghiệp vừa và lớnDropbox Sign ít tốn kém hơnDocuSignđắt hơnSố lượng mẫu hạn chếCác mẫu có thể tái sử dụng trên các gói đã chọnKhông có tùy chọn quản lý danh bạBạn có thể quản lý danh bạKhông có tùy chọn so sánh tài liệuBạn có thể so sánh tài liệuBạn không thể lên lịch thời gian chia sẻ tệp của mìnhBạn có thể lên lịch thời gian gửi tệpNgười dùng và người gửi có thể gửi và ký tài liệu bằng 22 ngôn ngữ khác nhauBạn có thể gửi tài liệu bằng 14 ngôn ngữ khác nhau và người nhận của bạn có thể đăng nhập bằng 44 ngôn ngữ khác nhau. Chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể gửi tài liệu đến một danh sách lớn người nhận trong các gói cao hơn. Nó tự động gửi email và các tài liệu duy nhất sau khi nhập danh sách người nhận. Nó cung cấp hỗ trợ qua email và web. Nó cung cấp email, điện thoại và hỗ trợ web

Từ cuối cùng

Cả hai công cụ eSignature, Dropbox Sign và DocuSign, đều có các chức năng tuyệt vời có thể mang lại lợi ích cho các loại hình kinh doanh khác nhau. Dropbox Sign là một lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp nhỏ vì nó có giá phải chăng hơn và có các tính năng tiêu chuẩn mà bạn có thể cần. Nhưng nếu bạn cần nhiều tính năng hơn và có một doanh nghiệp lớn hơn, bạn có thể muốn dùng thử DocuSign.

Vì vậy, nếu bạn muốn biết làm thế nào những công cụ này có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn, hãy tự mình thử chúng. Đưa các công cụ vào thử nghiệm sẽ giúp bạn xác định cái nào tốt hơn cho trường hợp sử dụng của mình.

Điều tuyệt vời là cả hai công cụ đều có các tùy chọn dùng thử miễn phí để giúp bạn bắt đầu nhanh chóng và quyết định xem cái nào phù hợp với bạn hơn.

Tiếp theo, bạn có thể kiểm tra cách thêm chữ ký vào tài liệu Word.