Giải pháp năng suất email tối ưu của bạn được tiết lộ
Đối với hầu hết chúng ta, cuộc sống là một cuộc chiến làm nhiều hơn với ít nguồn lực hơn. Thời gian là một loại tiền tệ hữu hạn. Đảm bảo rằng chúng ta sử dụng tốt thời gian đó là chìa khóa cho năng suất.
Có vô số công cụ email trên thị trường. Hầu hết họ tập trung vào một phần của câu đố, đó là năng suất. Do đó, để đạt được hiệu suất cao nhất thường yêu cầu bạn sử dụng nhiều tài nguyên.
SaneBox thì khác. Đó là một công cụ quản lý email giúp bạn sắp xếp hộp thư đến của mình nhưng nó còn làm được nhiều điều hơn thế. Ngoài ra, không giống như nhiều công cụ tạo nên hiện trạng, nó hoạt động với hầu hết mọi nhà cung cấp email.
Tôi đã sử dụng rất nhiều công cụ email khác nhau trong nhiều năm. Công bằng mà nói, hầu hết họ đều khá giỏi trong những gì họ làm. Nhưng cũng công bằng khi chỉ ra rằng họ làm chưa đủ. Đó là lý do tại sao SaneBox lọt vào mắt tôi.
Trong bài viết này, tôi sẽ xem xét SaneBox và chỉ cho bạn cách quản lý email có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn trong thời gian còn lại trong ngày.
Bắt đầu nào!
Mục lục
SaneBox là gì?
Để hiểu tại sao SaneBox lại hữu ích đến vậy, điều quan trọng cần lưu ý là nó không chỉ là một công cụ đơn lẻ. Trên thực tế, đó là một bộ công cụ được tích hợp trong một sản phẩm. Nếu bạn có tài khoản email IMAP hoặc Exchange, bạn có thể sử dụng nó, điều đó có nghĩa là nó hoạt động với hầu hết mọi nhà cung cấp email.
SaneBox đã tồn tại được hơn một thập kỷ, lần đầu tiên ra mắt công chúng vào năm 2010. Điều đó có nghĩa là công ty có quyền lực bền bỉ và đã tồn tại đủ lâu để biết cách thực hiện công việc một cách đúng đắn.
Về cơ bản nhất, SaneBox là một hệ thống các thư mục. Trí tuệ nhân tạo bên trong SaneBox tìm hiểu những email bạn cho là quan trọng và sau đó hiển thị chúng cho bạn. Kết quả cuối cùng là bạn có hộp thư đến sạch hơn và bạn có thể dành ít thời gian hơn cho email của mình.
Phần lớn bạn không cần phải suy nghĩ về SaneBox. Nó tồn tại ở chế độ nền, thực hiện công việc của mình, chờ bạn huấn luyện nó nếu có điều gì đó không nên xảy ra.
Hệ thống lọc thông minh tìm hiểu thói quen của bạn và sau đó sắp xếp email vào các thư mục thích hợp. Hộp thư đến của bạn trở thành vùng đất thiêng liêng, nơi chỉ có những email quan trọng nhất tồn tại.
Tính năng của SaneBox
#1. Thư mục mạnh mẽ
Có vẻ lạ khi gọi các thư mục là mạnh mẽ, nhưng chúng chính là cơ chế giúp SaneBox hoạt động. Bộ não, nếu chúng ta gọi như vậy, là thuật toán và trí thông minh giúp SaneBox quyết định mọi thứ sẽ đi đến đâu.
Khi bắt đầu sử dụng SaneBox, bạn sẽ có tùy chọn thiết lập một vài thư mục khác nhau. Điều đó có nghĩa là có ba cái chính mà SaneBox sẽ tạo ra sau mỗi lần sử dụng:
Khi email đến địa chỉ của bạn, SaneBox sẽ quyết định thư mục nào phù hợp nhất cho email đó. Nếu một tin nhắn ở sai vị trí, bạn có thể kéo nó vào đúng vị trí và SaneBox sẽ tìm hiểu các tùy chọn của bạn. Bạn có thể chọn sử dụng hoặc không sử dụng bất kỳ thư mục dựng sẵn nào và bạn có thể tự do chuyển đổi chúng khi thấy phù hợp.
Khi bạn trải qua một ngày, bạn sẽ thấy rằng có ít email hơn được gửi đến hộp thư đến của bạn. Đây là một điều tốt! Tuy nhiên, điều đó có nghĩa là thỉnh thoảng bạn sẽ cần chú ý đến SaneLater và SaneNews. Nhu cầu đó sẽ dẫn chúng ta đến tính năng tiếp theo.
Ồ, nhưng chúng ta sẽ quay lại các thư mục vào thời điểm thích hợp.
#2. Bản tóm tắt của SaneBox
Với rất nhiều bộ lọc diễn ra ở hậu trường, điều hợp lý là bạn sẽ có các thư mục chứa rất nhiều thư. Thật dễ dàng để quên chúng (xa mặt, mất trí, phải không?). Nhưng các email trong SaneLater vẫn có phần quan trọng. Vì vậy bạn cần dành thời gian để xem xét chúng.
Đó là lúc SaneBox Digest phát huy tác dụng. Mỗi ngày, vào thời điểm bạn đã đặt, bạn sẽ nhận được email cho bạn biết có bao nhiêu thư trong thư mục SaneLater và SaneNews của bạn. Nếu bạn chọn sử dụng SaneCC hoặc các thư mục tùy chỉnh (chúng ta sẽ nói về điều đó một chút), bạn cũng sẽ thấy số lượng của những thư mục đó.
Thông báo của bạn chứa các liên kết đến từng email để bạn có thể đọc chúng nếu muốn. Bạn cũng có thể xóa, lưu trữ, báo lại hoặc di chuyển chúng vào hộp thư đến. Có tính năng Chọn tất cả với các hành động hạn chế trong trường hợp bạn muốn xử lý mọi việc một cách vội vàng.
#3. Lời nhắc
Ít nhất phải nói rằng lời nhắc của SaneBox rất mạnh mẽ. Điều này đúng một phần vì cách bạn có thể sử dụng chúng. Ví dụ: giả sử bạn muốn có lời nhắc đổ rác vào mỗi sáng thứ Năm. Bạn có thể gửi email “[email protected]” với dòng chủ đề “Đổ rác.” Sau đó, bạn sẽ nhận được email hàng tuần vào thứ Năm, nhắc nhở bạn kéo thùng rác đó vào lề đường.
Việc xử lý ngôn ngữ tự nhiên về thời gian có lẽ là phần tôi yêu thích nhất. Tôi thích cách tôi có thể làm “[email protected],” và tôi sẽ nhận được lời nhắc sau một giờ nữa. Hoặc “every.10th” đưa ra lời nhắc cho tôi vào ngày 10 hàng tháng.
Nhưng nó không chỉ là lời nhắc nhở. Bạn cũng có thể chuyển tiếp những tin nhắn quan trọng sau này. Giả sử bạn đã mua một số vé xem hòa nhạc nhưng phải đến tám tuần nữa mới diễn ra buổi biểu diễn. Chỉ cần chuyển tiếp email của bạn tới “eight.week” hoặc “july.5” hoặc bất kỳ người chỉ định nào khác tạo nên khoảng cách thời gian đó. Khi thời gian đó trôi qua, bạn sẽ nhận lại được những tấm vé đó ngay trong hộp thư đến của mình.
#4. SaneMàu đenLỗ
OK, điều này cần giải thích một chút. Nhưng đó là một tính năng tiện dụng nên tôi muốn đảm bảo rằng nó được nêu rõ.
Hãy coi SaneBlackHole như một nút hủy đăng ký cho những email không có nút này. Nhân viên bán hàng gửi email cho bạn vài ngày một lần? Gửi anh ta đến BlackHole.
Đây không phải là một bộ lọc thư rác mà là một cách để đảm bảo bạn không phải xem những tin nhắn gây khó chịu từ những người hoặc dịch vụ. Khi bạn chuyển nội dung nào đó sang BlackHole, tất cả email hiện tại và tương lai từ địa chỉ đó sẽ được lưu trữ ở đó.
Lưu trữ là sự khác biệt. SaneBox lưu giữ email trong thư mục BlackHole trong bảy ngày. Bằng cách đó, bạn vẫn có thể đọc chúng nếu cần nhưng không phải lo lắng về việc làm lộn xộn hộp thư đến hoặc thư mục SaneLater của mình.
#5. Thư mục tùy chỉnh
Tôi nhận được rất nhiều email. Tôi cũng sử dụng email của mình như một loại hệ thống lưu trữ giúp tôi theo dõi các dự án, kế hoạch cá nhân, v.v. Các thư mục tùy chỉnh của tôi là một cách dễ dàng để luôn cập nhật mọi thứ. Tôi đặc biệt thích thư mục “Dự án”, nơi tất cả các email về các dự án đang thực hiện đều có thể ở cùng một nơi.
Tôi biết SaneBox rất thông minh nhưng tôi không nhận ra nó thông minh đến thế nào cho đến khi tôi bắt đầu sử dụng các thư mục tùy chỉnh. SaneBox thực hiện rất tốt việc tìm ra những gì nên đến đó mà không quá hăng hái. Nếu một tin nhắn nói về một dự án nhưng nó quan trọng thì nó vẫn được chuyển đến hộp thư đến của tôi như bình thường. Tôi hơi lo lắng về những tin nhắn bị nhỡ khi lần đầu tiên bắt đầu sử dụng SaneBox. Nhưng theo thời gian, tôi đã học được cách tin tưởng nó và nó đã không làm tôi thất vọng.
#6. Đừng làm phiền
Mặc dù nhiều ứng dụng email có chức năng DND nhưng SaneBox xử lý nó theo cách khác. Bạn có thể chọn cho phép ngoại lệ, nhận thông báo email và thậm chí gửi tin nhắn nếu bạn muốn. Bất kỳ email nào bạn nhận được trong thời gian Không làm phiền sẽ chuyển đến thư mục SaneDoNotDisturb để bạn đọc sau.
#7. Email sạch sâu
Nếu bạn giống tôi, bạn có một địa chỉ email mà bạn đã sử dụng trong một thời gian rất dài. Đối với tôi, đó là tài khoản Gmail mà tôi đã tạo vào năm 2004. Nó đã trở thành địa chỉ “mọi thứ đều ở đây” đáng tin cậy của tôi. Như vậy, nó đã thu thập được rất nhiều thứ không sử dụng trong nhiều năm.
SaneBox có tính năng Deep Clean mà tôi thấy đặc biệt hữu ích trong việc giải phóng dung lượng. Tôi biết rằng bất cứ thứ gì cũ hơn khoảng 5 năm đều không còn giá trị đối với tôi nữa. Vì vậy, tôi đã bảo SaneBox tìm kiếm những email lớn cũ hơn thế.
Phải mất một thời gian để hệ thống thực hiện công việc của nó, nhưng kết quả cuối cùng thật đáng kinh ngạc. Nó tạo ra một danh sách những người gửi, cho phép tôi chọn những người không còn quan trọng nữa. Nó cũng cho phép tôi lọc theo kích thước, ngày tháng và loại email. Điều đó giúp tôi dễ dàng loại bỏ những chấp trước khổng lồ mà tôi không cần đến. Thay vì tôi đưa thêm tiền cho Google để lưu trữ, Deep Clean đã giải phóng hàng trăm megabyte dung lượng.
#số 8. Tiện ích bổ sung tiện dụng
Có rất nhiều tính năng bên trong SaneBox đến nỗi thật khó để dành thời gian cho từng tính năng đó. Nhưng một số công cụ tiện dụng đến mức chúng vẫn xứng đáng được nhắc đến. Ví dụ: tôi có thể kết nối dịch vụ lưu trữ đám mây với SaneBox của mình. Bằng cách đó, khi tôi nhận được một tệp đính kèm lớn, nó sẽ được chuyển vào Dropbox thay vì nằm trong bộ lưu trữ Gmail của tôi.
Có một chức năng gọi là SaneConnect, dành cho các kết nối chuyên nghiệp. Nhập tên miền sẽ hiển thị cho bạn mọi người mà bạn đã liên hệ từ công ty đó. Nó cũng cung cấp cho bạn chức năng tra cứu tiêu đề và cho bạn biết lần cuối bạn nói chuyện với họ gần đây như thế nào. Điều này đặc biệt hữu ích khi quay lại và tìm kiếm kết nối từ các dự án trước đây.
Công cụ Sắp xếp cho phép bạn sắp xếp nhanh chóng email cũ của mình. Lưu trữ, đánh dấu là đã đọc, báo lại, di chuyển một lần hoặc sắp xếp và chuyển vào thùng rác nhiều email cùng một lúc. Những người ở SaneBox thậm chí còn tích hợp các phím tắt để giúp cuộc sống dễ dàng hơn khi xử lý vô số tin nhắn.
Bảo mật SaneBox
Tôi băn khoăn về quyền riêng tư khi nói đến SaneBox. Nhưng công ty làm rất tốt việc giải thích mọi thứ trên trang web của họ:
“Nội dung email của bạn không bao giờ được tải xuống máy chủ của chúng tôi và do đó phần mềm của chúng tôi không thể nhìn thấy chúng.”
SaneBox cũng nói về việc các kết nối của bạn bị cô lập khỏi mạng Internet công cộng. Về cơ bản, điều đó có nghĩa là SaneBox sẽ không chấp nhận các kết nối đến. Vì vậy, khi bạn kết nối với SaneBox, chỉ SaneBox mới có thể đọc tiêu đề email của bạn.
Giá SaneBox
Chương trình định giá cho SaneBox rất thú vị. Nó được chia thành số lượng tài khoản bạn muốn kết nối và số lượng tính năng bạn muốn sử dụng. Ví dụ: một tài khoản và hai tính năng chỉ tốn $4 mỗi tháng khi bạn thanh toán trong hai năm. Thậm chí còn có bản dùng thử miễn phí hai tuần để xem bạn có thích dịch vụ này không.
Từ cuối cùng
Tôi nhận thấy tất cả các tính năng đều đủ hữu ích để có thể trả tiền để truy cập chúng. Tuy nhiên, mức “Bữa trưa” tầm trung có lẽ sẽ đủ dùng cho hầu hết người dùng.
Các công cụ có vô số tính năng thường thực hiện công việc ở mức trung bình. Trường hợp này không xảy ra ở đây và công ty đã làm rất tốt việc không làm xáo trộn dịch vụ với những tính năng bổ sung vô giá trị. Tôi thực sự muốn giới thiệu SaneBox.
