Hướng dẫn hoàn chỉnh và các mẫu miễn phí

Spread the love

Điều lệ nhóm là một trong những cách hiệu quả nhất để tăng cường hợp tác và làm việc theo nhóm trong một dự án, doanh nghiệp hoặc công ty. Khi bạn tạo một tài liệu như vậy một cách thích hợp, bạn có thể động viên và khuyến khích các thành viên trong nhóm của mình làm việc như một thực thể.

Ghi chép lại các vai trò và trách nhiệm của nhóm dự án và xem xét thường xuyên đã trở thành nhu cầu hàng ngày. Đó là bởi vì các ngành công nghiệp và doanh nghiệp đang thay đổi với tốc độ chưa từng có. Các công ty đã bắt đầu triển khai điều lệ nhóm và các mẫu của họ để bắt kịp nhu cầu của thời đại kỹ thuật số.

Bạn muốn biết thêm về điều lệ nhóm? Tiếp tục đọc bài viết này để tìm cuộc thảo luận chuyên sâu về chủ đề, mục tiêu, lợi ích, bản thảo và các mẫu miễn phí để hướng dẫn bạn trong các tình huống thực tế.

Điều lệ Đội là gì?

Để xác định tài sản, trở ngại và mục tiêu của nhóm dự án, chủ sở hữu hoặc người quản lý dự án sử dụng tài liệu điều lệ của nhóm. Đôi khi, một điều lệ như vậy cũng có thể vạch ra ranh giới và hướng đi của đội. Tóm lại, nó rất giống với lộ trình sản phẩm hoặc dự án, ngoại trừ điều lệ của một nhóm chỉ dành cho một nhóm riêng lẻ.

Điều lệ nhóm của dự án nên xác định rõ ràng trách nhiệm và vai trò của mọi thành viên trong nhóm. Nó nhấn mạnh sự tập trung vào việc giao hàng của các thành viên trong nhóm và cách vạch ra kế hoạch giao hàng theo thời gian. Hơn nữa, nó đảm bảo sự tham gia của nhóm suôn sẻ trong thời gian dài và trong quá trình chuyển đổi quan trọng trong dự án hoặc doanh nghiệp.

Quản lý cấp trên, cấp dưới của họ, trưởng nhóm dự án và các thành viên trong nhóm dự án nên đạt được sự đồng thuận trước khi thiết lập điều lệ nhóm. Nó được cho là để giảm thiểu sự nhầm lẫn về vai trò của nhóm trong quá trình kinh doanh hoặc dự án.

Mục tiêu của việc tạo Điều lệ Đội

Điều lệ của các thành viên nhóm dự án là một phần không thể thiếu trong quá trình hoạch định nguồn lực của dự án rộng lớn hơn. Bạn nên soạn thảo tài liệu với các mục tiêu sau:

  • Trước hết, hãy xác định kết quả của dự án trong đó nhóm sẽ làm việc dưới dạng kết quả. Những kết quả này có thể là dịch vụ, sản phẩm hoặc các sản phẩm đơn giản.
  • Tiếp theo, bạn cần đặt vai trò cho các thành viên trong nhóm dựa trên kết quả của từng dự án. Ví dụ: chỉ định một nhà phát triển front-end, back-end developer, designer, tester và marketer cho một dự án phát triển ứng dụng.
  • Yếu tố thứ ba là xác định trách nhiệm dựa trên vai trò. Bao gồm các điều khoản thích hợp để đảm bảo sửa đổi trách nhiệm bắt buộc khi dự án yêu cầu.
  • Bạn cũng cần thiết lập một kênh quan hệ phù hợp từ cấp dưới đến cấp cao nhất của dự án. Nó sẽ đảm bảo một chuỗi lệnh thích hợp để báo cáo các tác vụ, lỗi và các sản phẩm được phân phối.
  • Cuối cùng, cần có một bộ quy tắc cơ bản phù hợp với chính sách hành vi được chấp nhận của doanh nghiệp.
  Tại sao bạn cần một máy tính bảng đồ họa cho Photoshop

Lợi ích của việc sử dụng Điều lệ Đội

Dưới đây là những lợi thế mà bạn có thể mong đợi từ điều lệ của các thành viên trong nhóm:

  • Nếu nhân viên kinh doanh của bạn sợ những chuyển đổi mới, điều lệ nhóm có thể giúp họ tham gia vì nó có chức năng như một hướng dẫn cách làm.
  • Nó cũng giúp nhóm hoặc trưởng dự án thiết lập trách nhiệm giải trình giữa các nhóm để đảm bảo nhân viên tự động chọn nhiệm vụ của họ.
  • Điều lệ nhóm bao gồm các trách nhiệm và vai trò chi tiết của tất cả các thành viên trong nhóm. Do đó, các nguồn lực không lãng phí thời gian để đoán nhiệm vụ của họ trong dự án.
  • Các bên liên quan của doanh nghiệp và chủ dự án sẽ biết mục đích của nhóm. Nó sẽ cho phép cấp quản lý cao hơn đưa ra các quyết định chiến lược về việc tăng hoặc giảm sức mạnh của nhóm.
  • Điều lệ nhóm cũng giúp người quản lý dự án giải quyết xung đột khi nhiều nhóm tích cực làm việc trên một dự án.

Các thuộc tính quan trọng của Điều lệ Đội

Các thuộc tính của điều lệ nhóm sẽ thay đổi theo từng dự án. Tuy nhiên, mười tính năng sau đây hơi phổ biến:

  • Mục tiêu và sứ mệnh của nhóm
  • Bối cảnh của dự án
  • Đề cập đến ngân sách, đào tạo và nguồn lực
  • Cơ cấu hoạt động của nhóm
  • Vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong nhóm
  • Các chỉ số để đánh giá hiệu suất của nhóm
  • Bản phác thảo về phạm vi dự án và sự tham gia của nhóm
  • Hướng dẫn giao tiếp để đặt chính sách họp nhóm
  • Danh sách các nhiệm vụ và sự kiện quan trọng của dự án
  • Chữ ký của tất cả các thành viên trong nhóm

Sau khi bao gồm các thuộc tính trên, bạn có thể sử dụng trí tưởng tượng và sự sáng tạo của mình để nâng cao điều lệ đội.

Tạo Điều lệ Đội: Hướng dẫn Từng bước

Việc soạn thảo điều lệ của các thành viên trong nhóm rất thú vị và dễ dàng khi bạn sử dụng một mẫu tốt. Bạn cũng nên thích hợp tác soạn thảo tài liệu hơn thay vì cho phép một người làm việc trên đó. Đây là cách bạn có thể tạo một tài khoản cho dự án hoặc doanh nghiệp của riêng mình:

# 1. Bắt đầu với bối cảnh của điều lệ như xác định kỳ vọng của các bên liên quan, năng lực đóng góp của các thành viên trong nhóm, kỳ vọng cá nhân và trưởng nhóm.

# 2. Chuyển câu hỏi cho tất cả các thành viên và để họ viết câu trả lời của riêng mình.

# 3. Bây giờ, đã đến lúc soạn thảo tuyên bố sứ mệnh cho điều lệ đội. Bạn có thể bắt đầu bằng cách thu thập thông tin về mục tiêu thành công, mục tiêu cần đạt được, giá trị gia tăng công việc để hỗ trợ nhóm, v.v.

  “Dự án Kết nối Home qua IP” cho Nhà thông minh là gì?

#4. Bước tiếp theo là tạo các mốc quan trọng, mục tiêu và thời hạn liên quan đến tuyên bố sứ mệnh của dự án. Tại đây, bạn có thể giải thích vai trò, trách nhiệm và người cố vấn. Ngoài ra, bạn có thể đề cập đến:

  • Ai sẽ báo cáo cho ai
  • Người đánh giá hiệu suất cá nhân
  • Ai có nhiệm vụ giao tiếp với cơ quan cấp trên

# 5. Sau đó, bạn cần tạo một đề cương chi tiết cho việc đánh giá hiệu suất. Bạn cần thiết lập các chỉ số, khoảng thời gian đánh giá, phương thức đánh giá và định dạng cho điểm.

# 6. Khi bạn đã hoàn thành nội dung trên, hãy chuyển sang in tài liệu để chia sẻ. Bạn cũng có thể lưu hành bản điều lệ dự thảo bằng kỹ thuật số. Bất kể hình thức chia sẻ, bạn cần nhận được sự thừa nhận từ mỗi thành viên trong nhóm.

Dưới đây là một số gợi ý về mẫu điều lệ nhóm miễn phí tốt nhất để tạo điều lệ nhóm chất lượng hàng đầu cho các nhu cầu chuyên nghiệp:

Bức tranh tường

Bức tranh tường là một công cụ bảng trắng phổ biến cho phép cộng tác tạo các bảng điều hành nhóm. Nếu bạn sử dụng mẫu điều lệ nhóm của công cụ cộng tác này, bạn có thể dễ dàng phác thảo các yếu tố quan trọng của sự kết nối và giao tiếp trong nhóm. Bạn cũng có thể chỉ định một tập hợp các kỹ năng và khái niệm sẽ định hướng cho nhóm của bạn trong tương lai.

Có hai phiên bản khác nhau của mẫu điều lệ nhóm Vẽ tranh tường. Một là ví dụ về điều lệ đội đã hoàn thành, và một là thiết kế trống của cùng một tài liệu. Sau khi bạn hoàn thành việc tạo tài liệu thông qua cộng tác, hãy xuất nó ở các dạng khác nhau như PDF, PNG và HTML nén với dữ liệu.

Miro

Miro là một bảng cộng tác trực tuyến thành công khác dành cho các nhóm từ xa và kết hợp. Nó cũng đi kèm với một số mẫu miễn phí cho điều lệ nhóm mà bạn có thể tùy chỉnh dễ dàng. Hơn nữa, bạn có thể chia sẻ liên kết mẫu trực tuyến với toàn bộ nhóm của mình để làm việc cộng tác trên điều lệ công ty hoặc nhóm dự án.

Miro cũng phác thảo các hướng dẫn đầy đủ để chỉnh sửa các mẫu miễn phí của nó như điều lệ nhóm cho bán hàng hoặc nhóm học tập trên cổng thông tin mẫu của nó. Bạn có thể đăng ký miễn phí bằng tài khoản Google của mình và bắt đầu cá nhân hóa tài liệu mẫu theo dự án của bạn. Nếu bạn cần xuất tài liệu, bạn có thể lưu nó dưới dạng hình ảnh, PDF hoặc mẫu Miro.

Sáng tạo

Sáng tạo là một không gian làm việc trực quan được hoan nghênh trên toàn cầu để tạo lưu đồ, sơ đồ, đồ họa thông tin và sơ đồ nhóm. Nó có một thư viện rộng lớn về các mẫu cho các tài liệu kinh doanh khác nhau, bao gồm các điều lệ cho các nhóm dự án. Do đó, bạn có thể chọn một cái đáp ứng yêu cầu kinh doanh hoặc dự án của bạn và chỉnh sửa nó.

  “IMY” có nghĩa là gì, và bạn sử dụng nó như thế nào?

Tuy nhiên, Creately cung cấp một số mẫu hạn chế về điều lệ nhóm cho người dùng miễn phí. Bạn có thể chọn định dạng 3 x 3 hoặc 2 x 3 x 2. Các mẫu có sẵn từ Creatly phù hợp với các tài liệu điều lệ nhóm nhẹ và tập trung. Nói về xuất, nó cung cấp các định dạng PDF, JPEG, CSV, PNG và SVG.

DocFormats

DocFormats là một cổng thông tin đáng tin cậy và được xếp hạng hàng đầu cho các mẫu tài liệu kinh doanh như đề xuất sự kiện, đánh giá nhân viên, tài liệu quảng cáo tiếp thị, v.v. Bạn cũng sẽ tìm thấy một số tài liệu ví dụ về điều lệ đội chuyên nghiệp trên trang web này. Có hơn 10 mẫu điều lệ đội trên DocFormats.

Thư viện của nó bao gồm dự án, chăm sóc sức khỏe, phát triển nhanh, loại cột và bảng điều lệ nhóm trực quan. Bạn có thể tải xuống các tệp RTF và Word từ cổng thông tin. Sau đó, bạn có thể chỉnh sửa tài liệu theo yêu cầu của mình.

Sample.net

Bạn có thể đã ghé thăm Sample.net cho nội dung tài liệu kinh doanh, bán hàng và tiếp thị chất lượng cao và đáng tin cậy. Lần này, chúng tôi khuyến khích bạn truy cập lại để có thể nhận được hơn 50 mẫu điều lệ nhóm sẵn sàng cho doanh nghiệp.

Nó cung cấp nhiều tài liệu ví dụ khác nhau cho người điều hành nhóm về nhiệm vụ nhóm, ranh giới nhóm, làm việc nhóm, phiếu chấm điểm, thiết kế đồ họa, kế hoạch hành động quản lý, lãnh đạo điều hành và nhiều hơn nữa.

Các tài liệu mẫu ở các loại tệp khác nhau. Bạn có thể nhấp vào một mẫu để xem trước loại tệp có thể tải xuống. Hầu hết các bản tải xuống đều có sẵn ở định dạng PDF, vì vậy bạn sẽ cần một công cụ chỉnh sửa PDF để tùy chỉnh các mẫu.

Lời kết

Bài viết này sẽ hoạt động như một tài liệu tham khảo để bạn có thể tham khảo cho những người điều hành nhóm và các mẫu của họ bất cứ khi nào bạn cần tạo một cái cho dự án hoặc doanh nghiệp của mình. Bạn cũng có thể làm theo hướng dẫn từng bước để tạo điều lệ nhóm được đề cập ở trên.

Hơn nữa, bài viết còn giới thiệu đến bạn 5 mẫu điều lệ đội phổ biến và tốt nhất mà bạn có thể sử dụng miễn phí trong các dự án liên quan và hoạt động kinh doanh.

Chỉ cần soạn thảo một điều lệ nhóm có thể hành động không phải là kết thúc trách nhiệm của bạn. Bạn phải chia sẻ nó một cách thích hợp với nhóm và chủ dự án. Ngoài ra, bạn sẽ cần giữ tài liệu an toàn khỏi những con mắt tò mò trong thế giới mạng. Vì vậy, bạn nên sử dụng bất kỳ phần mềm quản lý tài liệu nào để quản trị nội dung dễ dàng.

x