Hướng dẫn ngắn gọn để giúp văn phòng của bạn hoạt động không cần giấy tờ [7 Tools]

Spread the love

Đã có một sự thay đổi trong văn hóa kinh doanh và nơi làm việc trong những năm gần đây. Các nhà tuyển dụng ngày càng đề cao phần mềm văn phòng không cần giấy tờ nhằm tạo điều kiện cho việc tiếp cận thông tin nhanh chóng, tiện lợi, dễ dàng hơn.

Với loại văn phòng này, nhân viên có thể làm việc theo lịch trình của họ và thông tin được phân phối dễ dàng hơn trong toàn tổ chức.

Với những lo ngại về môi trường ngày càng gia tăng, các doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc nhiều hơn vào các văn phòng không giấy tờ. Theo một nghiên cứu được thực hiện bởi Hiệp hội các nhà cung cấp sản phẩm văn phòng (NAOP) mỗi năm, trung bình một nhân viên văn phòng thải ra hơn 2.000 pound chất thải.

Các doanh nghiệp tùy thuộc vào việc tăng cường nỗ lực tái chế hoặc giảm lượng chất thải mà họ tạo ra.

Bạn có thể cân nhắc mô hình văn phòng không giấy tờ nếu công ty của bạn đang tìm kiếm một cách tiếp cận bền vững để giảm lượng rác thải. Nó giúp loại bỏ nhu cầu về các tài liệu truyền thống như thư từ, báo cáo và hóa đơn bằng cách sử dụng phần mềm văn phòng không cần giấy tờ.

Việc photocopy và phân loại các chồng giấy có thể được loại bỏ, tiết kiệm thời gian của nhân viên hành chính. Hơn nữa, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí in ấn với một văn phòng không cần giấy tờ.

Việc không có giấy tờ trong văn phòng của bạn có vẻ khó khăn, nhưng nó không khó như bạn nghĩ. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích những điều cơ bản của việc sử dụng không cần giấy tờ và đưa ra các mẹo để bắt đầu.

Các bước sau đây sẽ giúp bạn tổ chức văn phòng của mình và làm cho nó hiệu quả hơn, làm cho cuộc sống của bạn tại nơi làm việc dễ dàng hơn.

Tác động đến môi trường do các văn phòng tập trung vào giấy

Giấy là một vật liệu linh hoạt đã được sử dụng trong nhiều thế kỷ. Nó có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, từ viết và in đến đóng gói và cách nhiệt. Với việc sử dụng giấy ngày càng phổ biến, việc nhận thức được tác động của rác thải đối với môi trường là vô cùng cần thiết.

Nó có tác động môi trường đáng kể do tỷ lệ sản xuất và tiêu thụ cao. Trên thực tế, theo Chương trình Môi trường Liên hợp quốc (UNEP), ngành công nghiệp giấy là một trong ba ngành gây hại cho môi trường hàng đầu thế giới.

Các văn phòng tập trung vào giấy góp phần gây ra thiệt hại cho môi trường khi các nền tảng kỹ thuật số trở thành bình thường mới.

Văn phòng không giấy là gì?

Văn phòng không giấy tờ là một xu hướng phổ biến trong kinh doanh, nơi mà nhân viên không bắt buộc phải mang theo bất kỳ thủ tục giấy tờ nào bên mình. Với văn phòng không giấy tờ, tất cả các thủ tục giấy tờ từng được thực hiện trong các văn phòng giờ đây có thể được thực hiện bằng phương thức điện tử.

Điều này làm giảm việc sử dụng giấy và cho phép nhân viên làm việc từ mọi nơi trên thế giới. Văn phòng không giấy tờ rất quan trọng vì một số lý do, và nó có thể sẽ trở nên phổ biến hơn trong những năm tới.

Lợi ích của văn phòng không giấy

Không có gì bí mật khi công nghệ không ngừng phát triển. Đã qua rồi cái thời mà chúng ta phải xáo trộn giấy tờ xung quanh văn phòng của mình để giữ ngăn nắp.

Phần mềm văn phòng hiện đại không cần giấy tờ có thể dễ dàng tìm thấy các truy vấn trong các tài liệu lớn nhất trong vòng vài giây. Đó là lý do tại sao các văn phòng đang hướng tới một văn phòng không giấy tờ với phần mềm văn phòng không giấy tờ tiên tiến hiện nay, bao gồm các tệp kỹ thuật số và hồ sơ điện tử.

Dưới đây là một số lợi ích về lý do tại sao bạn nên cân nhắc sử dụng văn phòng không giấy tờ:

Cải thiện giao tiếp

Không giống như ngày xưa khi nhân viên phải chờ hàng giờ để tài liệu đến hộp thư của họ, bây giờ họ có thể truy cập thông tin ngay lập tức khi họ cần thông qua hệ thống kỹ thuật số. Điều này có nghĩa là thời gian phản hồi yêu cầu của khách hàng nhanh hơn và cải thiện giao tiếp giữa nhân viên và quản lý.

Giảm chi phí năng lượng

Giấy cần nhiều năng lượng để sản xuất và vận chuyển, điều này sẽ tăng dần theo thời gian. Bằng cách sử dụng không cần giấy tờ, bạn có thể giảm mức tiêu thụ năng lượng của văn phòng bằng cách sử dụng tài liệu điện tử thay vì tài liệu vật lý. Điều này có thể cắt giảm một nửa hoặc nhiều hơn hóa đơn năng lượng của bạn.

  Cách gửi tin nhắn tự hủy bí mật trên Viber

Tiết kiệm thời gian

Khi mọi thứ là kỹ thuật số, không cần phải sao chép và dán thông tin từ tài liệu này sang tài liệu khác.

Bạn có thể dễ dàng truy cập bất kỳ thông tin nào bạn cần ngay trên bàn làm việc thoải mái mà không mất thêm thời gian tìm kiếm. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, giảm căng thẳng và áp lực không cần thiết, đồng thời giúp đảm bảo rằng bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ thời hạn quan trọng đó.

Giảm lãng phí

Một phần quan trọng của việc giảm thiểu rác thải là hạn chế những gì đổ vào thùng rác. Bằng cách không dùng giấy, bạn có thể tránh in vô số mảnh giấy bị vứt vào thùng rác.

Thay vào đó, hãy lưu trữ tất cả thông tin bằng kỹ thuật số trên máy tính của bạn hoặc trong các tệp kỹ thuật số. Điều này có nghĩa là ít chất thải hơn và ít chuyến đi đến trung tâm tái chế hơn.

Làm thế nào để thực hiện ý tưởng văn phòng không giấy tờ tại nơi làm việc?

Quản lý tất cả giấy tờ bạn đang tích lũy trong thế giới kỹ thuật số ngày nay có thể khó khăn. Nhưng khi bạn thực hiện một môi trường không giấy tờ, nó không chỉ làm cho hoạt động kinh doanh của bạn hiệu quả hơn mà còn giúp giải quyết các vấn đề như tái chế và lưu trữ. Dưới đây là một số cách làm thế nào để sử dụng không cần giấy tờ cho doanh nghiệp của bạn:

# 1. Sử dụng nền tảng lưu trữ đám mây

Việc chuyển đổi sang văn phòng không giấy tờ đang ngày càng trở nên phổ biến, nhưng không phải là không có thách thức. Một trong những thách thức lớn nhất là nhiều nhân viên vẫn dựa vào hồ sơ giấy để hoàn thành công việc.

Điều này có nghĩa là họ cần quyền truy cập vào những tài liệu này ở bất cứ đâu, điều này có thể là một vấn đề nếu họ ở xa bàn làm việc hoặc máy tính của họ gặp sự cố.

Một cách để giải quyết vấn đề này là sử dụng các nền tảng lưu trữ đám mây. Các nền tảng này cho phép nhân viên lưu trữ tài liệu của họ dưới dạng điện tử và truy cập chúng từ mọi thiết bị. Điều này giúp họ không phải mang theo nhiều tài liệu giấy và giúp theo dõi mọi thứ họ cần dễ dàng hơn.

Một lợi ích khác của việc sử dụng các nền tảng này là chúng có thể giúp bạn tiết kiệm tiền. Nếu bạn đang lưu trữ tài liệu của mình dưới dạng điện tử, bạn sẽ không phải trả tiền cho dung lượng của chúng trên ổ cứng. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn có nhiều tài liệu cần lưu trữ.

Nhìn chung, sử dụng nền tảng lưu trữ đám mây là một cách tuyệt vời để cải thiện hiệu quả của văn phòng không giấy tờ của bạn. Chúng cung cấp một cách dễ dàng để nhân viên truy cập tài liệu của họ, giúp giảm thiểu thời gian tìm kiếm chúng.

# 2. Triển khai các công cụ giao tiếp điện tử

Không có gì bí mật khi các công cụ giao tiếp điện tử ngày càng trở nên phổ biến ở nơi làm việc ngày nay. Nhân viên văn phòng ở mọi cấp độ đang sử dụng các công cụ này như email, Microsoft Office 365 hoặc Slack để tăng hiệu quả và giảm lãng phí giấy.

Một trong những lợi ích đáng kể nhất của việc sử dụng các công cụ này là chúng có thể giúp loại bỏ các thủ tục giấy tờ không cần thiết. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng cũng như giảm thiểu rủi ro do lỗi của con người.

Ngoài ra, các công cụ giao tiếp điện tử cũng có thể giúp nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc trong văn phòng. Bằng cách cho phép nhân viên chia sẻ tệp và cộng tác trong các dự án trong thời gian thực, các công cụ này có thể tăng hiệu quả lên đến 50%.

Các công ty triển khai thành công các công cụ này đã làm tăng đáng kể năng suất và sự hài lòng của nhân viên.

# 3. Đào tạo nhân viên về phần mềm điện tử

Khi các doanh nghiệp hướng tới một nơi làm việc không cần giấy tờ, nhân viên phải được đào tạo bài bản để tránh những tai nạn có thể xảy ra. Bằng cách yêu cầu nhân viên đào tạo về cách làm việc mà không cần giấy tờ, bạn có thể chắc chắn rằng họ có thể xử lý bất kỳ tệp hoặc tài liệu nào cần được lưu trữ dưới dạng điện tử.

Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp của bạn mà còn giúp nhóm của bạn duy trì năng suất và an toàn khi làm việc trong môi trường không cần giấy tờ.

#4. Tạo không gian làm việc điện tử

Văn phòng không giấy ngày càng trở nên phổ biến, không chỉ vì chúng thân thiện với môi trường hơn mà còn vì chúng tốt hơn cho năng suất của nhân viên của bạn.

Tạo một không gian làm việc điện tử phù hợp với nhu cầu của bạn đảm bảo rằng mọi người trong văn phòng của bạn đều làm việc hiệu quả và có thể tập trung vào công việc của họ.

  Cách tính toán phần trăm lỗi [+3 Tools]

Phần mềm văn phòng không cần giấy giúp việc sử dụng không cần giấy dễ dàng hơn

Thực hiện thủ công từng bước liên quan đến việc tạo ra một không gian làm việc không cần giấy tờ có thể gây tức giận.

Hơn nữa, quản lý mối quan hệ phức tạp của các ứng dụng khác nhau là một nhiệm vụ. Dưới đây là một số phần mềm văn phòng không cần giấy tờ được thiết kế riêng để cho phép các văn phòng dễ dàng chuyển đổi sang cách thức kỹ thuật số mà không cần đào tạo nhiều hoặc phân bổ nguồn lực.

Ký ngay bây giờ

Nhiều người đã quen với phương pháp truyền thống trên giấy khi ký các văn bản. Tuy nhiên, quá trình này đôi khi có thể tốn thời gian và không có gì đảm bảo rằng tất cả các chữ ký sẽ chính xác.

Rất may, một công cụ trực tuyến mới có tên Sign Now giúp quá trình ký tài liệu trực tuyến không cần giấy tờ dễ dàng hơn.

Sign Now cho phép người dùng tạo chữ ký điện tử bằng máy tính hoặc thiết bị di động của họ. Khi bạn đã hoàn thành chữ ký của mình, bạn có thể lưu nó vào một tệp hoặc chia sẻ nó với những người khác. Ngoài ra, Sign Now cung cấp các mẹo và hướng dẫn hữu ích để đảm bảo chữ ký của bạn chính xác và dễ đọc.

Dịch vụ này miễn phí và có thể được truy cập từ bất kỳ máy tính nào có kết nối internet. Tài liệu có thể được ký từ mọi nơi trên toàn thế giới và không cần in hoặc fax tài liệu.

Nhập chi tiết của bài báo, chọn kiểu chữ ký, sau đó gửi biểu mẫu. Dịch vụ sẽ tự động tạo bản sao kỹ thuật số của tài liệu và gửi đến địa chỉ email của bạn.

Ngoài ra, công cụ này có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, chẳng hạn như ký tài liệu trực tuyến, tạo thỏa thuận và đàm phán hợp đồng. Tóm lại, nếu bạn đang tìm kiếm một cách dễ dàng để ký giấy tờ hợp pháp của mình, thì Sign Now rất đáng để thử.

Pdf Filler

Bạn sẽ thích trình điền PDF nếu bạn là một chuyên gia bận rộn với nhiều tài liệu cần quản lý. Công cụ trực tuyến này cho phép bạn chỉnh sửa, tạo và quản lý tài liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Điền vào các trường, nhấp vào gửi và các thay đổi của bạn sẽ tự động được lưu. Ngoài ra, nếu bạn cần in một bản sao hoặc chia sẻ nó với người khác, trình điền PDF cũng có thể giúp bạn làm điều đó.

Đây là một công cụ đa năng có thể được sử dụng để chuyển đổi tệp PDF tĩnh của bạn thành một trải nghiệm tương tác cho người gửi và người nhận.

PDF Filler có nhiều tính năng khác nhau khiến nó trở thành lựa chọn lý tưởng cho những người cần cập nhật hoặc quản lý tệp của họ một cách nhanh chóng. Hơn nữa, nó cũng tuyệt vời cho những người cần tự động tạo và điền các tài liệu PDF trực tuyến.

Kiểm tra các công cụ tốt nhất để nén PDF [Online + Software].

DeskTime

Quản lý công việc và thời gian cá nhân của một người là điều khó khăn, nhưng nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng để giúp bạn điều này, thì DeskTime là một công cụ hoàn hảo.

Với ứng dụng này, bạn có thể dễ dàng theo dõi mọi thứ mà bạn cần chú ý với sự trợ giúp của công cụ theo dõi thời gian tự động. Cho dù đó là giờ làm việc hay bạn đã ngủ bao lâu vào đêm qua, ứng dụng này có tất cả các chuông và còi giúp bạn dễ dàng quản lý lịch trình của mình.

DeskTime là ứng dụng tối ưu để quản lý lịch trình và kinh doanh trực tuyến của bạn thành công. Ứng dụng cung cấp nhiều tính năng khác nhau để biến nó thành công cụ hoàn hảo để quản lý và tổ chức thời gian.

Ứng dụng được tải xuống miễn phí và không có giao dịch mua trong ứng dụng. Nó cũng có thể được sử dụng để theo dõi thời gian của chính bạn và thời gian của những người khác.

Bạn cũng có thể sử dụng ứng dụng này để quản lý các hoạt động kinh doanh trực tuyến của mình, bao gồm theo dõi số liệu bán hàng và cập nhật trên mạng xã hội. Trình theo dõi thời gian cuối cùng này là công cụ hoàn hảo cho bất kỳ ai muốn cải thiện hiệu quả và năng suất của mình.

Tải xuống– Web | Android | IOS

Juro

Sự phức tạp của các hợp đồng pháp lý khá khó khăn, nhưng một giải pháp kỹ thuật số như Juro là lý tưởng cho những trường hợp như vậy. Đây là một công cụ tự động hóa hợp đồng pháp lý có thể giúp nhóm của bạn sắp xếp hợp lý việc tạo, ký và theo dõi các hợp đồng pháp lý.

Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ hợp đồng hàng ngày, bạn có thể tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác trong việc tạo hợp đồng. Nó cũng cung cấp giao diện người dùng giúp mọi người trong nhóm của bạn dễ dàng sử dụng.

Điều này giúp quá trình diễn ra suôn sẻ hơn và mọi người có liên quan đều dễ tiếp cận hơn. Ngoài ra, Juro tích hợp với một số chương trình phần mềm pháp lý phổ biến, vì vậy bạn có thể dễ dàng quản lý và theo dõi các hợp đồng của mình từ một nơi.

  Bạn có nên mua MacBook Pro 13 inch (2020) không?

Lợi ích của việc sử dụng Juro bao gồm tự động hóa quá trình tạo hợp đồng, giám sát và theo dõi sự tuân thủ cũng như tự động hóa việc đàm phán và hoàn thành hợp đồng.

Nó cũng cung cấp một loạt các tính năng để giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và hiệu lực trong các hợp đồng pháp lý của họ. Vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm một cách để tự động hóa quy trình tạo hợp đồng của mình, thì không cần tìm đâu xa hơn Juro.

Filecenter

Với số lượng ngày càng tăng của các tệp kỹ thuật số bạn có, thật dễ dàng trở nên quá tải bởi số lượng dữ liệu bạn phải quản lý. Nhưng một cách để giải quyết vấn đề này là sử dụng một công cụ như Filecenter.

Với sự trợ giúp của công cụ này, bạn có thể nhanh chóng sắp xếp tài liệu và quản lý tất cả các tệp kỹ thuật số của mình, giúp bạn dễ dàng tìm thấy chúng.

Filecenter là một hệ thống quản lý tệp dựa trên đám mây giúp dễ dàng truy cập, chia sẻ và cộng tác trên các tệp từ bất kỳ thiết bị hoặc vị trí nào. Bạn có thể truy cập công cụ này từ bất kỳ máy tính nào có kết nối internet.

Bạn không cần bất kỳ phần mềm hoặc phần cứng đặc biệt nào để sử dụng FileCenter. Chỉ cần mở trang web và bắt đầu tìm kiếm các tệp bạn cần. Bạn cũng có thể sử dụng công cụ này để chia sẻ thư mục hoặc lưu trữ các tệp lớn trên đám mây.

Nếu bạn đang tìm kiếm một cách đơn giản để hợp lý hóa quy trình làm việc của mình và giúp bạn luôn có tổ chức, thì Filecenter là giải pháp hoàn hảo.

M-Tệp

Nếu bạn giống như hầu hết những người lao động tri thức, bạn luôn tìm cách để làm việc hiệu quả hơn. Nhưng với dòng thông tin và dự án mới liên tục, có thể khó theo kịp. Đó là nơi M-Files xuất hiện.

Nền tảng quản lý tài liệu theo hướng siêu dữ liệu này được thiết kế để giúp nhân viên khai thác tiềm năng năng suất của họ. Nền tảng M-Files cho phép bạn dễ dàng truy cập và cộng tác trên các tệp từ bất kỳ thiết bị hoặc máy tính nào bằng cách cung cấp vị trí tập trung cho tất cả các tài liệu của bạn.

Ngoài ra, nền tảng M-Files cung cấp khả năng tìm kiếm mạnh mẽ cho phép bạn tìm thấy chính xác những gì bạn đang tìm kiếm một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Một trong những điều tốt nhất về M-Files là chúng có thể giúp các doanh nghiệp tăng lợi nhuận. Việc xem xét và tạo M-File đảm bảo rằng tất cả dữ liệu kinh doanh thiết yếu của bạn đều được sắp xếp và dễ dàng truy cập.

Điều này làm cho việc theo dõi tiến trình của bạn và luôn cập nhật tài chính của bạn dễ dàng hơn. Một lợi ích tuyệt vời khác của M-Files là chúng ở chế độ riêng tư. Dữ liệu doanh nghiệp của bạn không có sẵn công khai cho người khác xem. Điều này có thể bảo vệ danh tiếng kinh doanh và bí mật thương mại có giá trị của bạn.

Cloudli

Các giải pháp fax ảo hóa qua IP mạnh mẽ của Cloudli cho phép bạn ảo hóa các hoạt động của mình trong khi vẫn giữ an toàn cho dữ liệu quan trọng.

Các giải pháp của họ cho phép bạn nhanh chóng và dễ dàng tạo, quản lý và triển khai các máy ảo trên đám mây mà không cần lo lắng về cơ sở hạ tầng cần thiết để hỗ trợ chúng.

Với Giải pháp Fax / IP của Cloudli, bạn có thể gửi và nhận fax trên toàn thế giới một cách an toàn mà không cần máy hoặc đường dây fax chuyên dụng.

Cloudli cung cấp một số lợi ích cho các doanh nghiệp cần ảo hóa hoạt động của họ. Đầu tiên, nó giúp củng cố cơ sở hạ tầng của bạn và nâng cao hiệu quả bằng cách cho phép bạn chạy nhiều ứng dụng trên một máy chủ duy nhất.

Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc, vì bạn không còn phải mua các máy chủ riêng biệt cho từng ứng dụng. Nó cũng bảo vệ dữ liệu của bạn bằng cách cho phép bạn ảo hóa các máy chủ của mình.

Nếu một máy chủ bị lỗi, các máy chủ khác sẽ tiếp tục hoạt động. Cuối cùng, Cloudli có thể giúp giảm chi phí bằng cách tự động hóa giao tiếp giữa máy chủ và máy khách của bạn.

Sự kết luận

Văn phòng không giấy ngày càng trở nên phổ biến, không chỉ vì lợi ích môi trường mà còn vì chúng có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều tiền.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi đã thảo luận về những cách bạn có thể giúp văn phòng của mình hoạt động không cần giấy tờ. Chúng tôi cũng đã đề cập đến phần mềm không cần giấy tờ tốt nhất để giúp văn phòng của bạn trở nên không cần giấy tờ một cách dễ dàng.

Bây giờ bạn có thể xem các giải pháp máy tính để bàn ảo tốt nhất cho cá nhân và doanh nghiệp.

x