Làm cách nào để bật Macro trong Excel cho Windows và Mac?
Bạn có thấy mình thường xuyên thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại trong Excel cho công việc của mình không? Không còn với macro. Làm điều đó một lần và ghi lại nó; macro làm điều đó cho bạn bất cứ khi nào bạn muốn. Nói cách khác, macro ghi lại các tác vụ của bạn và lặp lại chúng bất cứ khi nào bạn chạy chúng.
Bạn có thể đã sử dụng các chức năng trước đây để thực hiện các hành động cụ thể. Nếu không, một chức năng là một tập hợp các tác vụ cụ thể sẽ thực hiện khi được gọi. Macro trong Excel được xây dựng dựa trên ý tưởng này. Chúng tự động hóa các nhiệm vụ của bạn để bạn tận dụng tối đa thời gian và nguồn lực của mình.
Để tạo macro cho tác vụ tiếp theo của bạn, trước tiên bạn phải kích hoạt nó. Tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước để bật macro trong Excel cho cả Windows và Mac.
Nhưng trước đó, hãy xem tại sao bạn cần macro với các trường hợp sử dụng thực tế.
Macro là gì?
Macro là một tính năng trong Excel ghi lại các lệnh và tác vụ của bạn để phát lại theo yêu cầu. Về cơ bản, nó giải phóng rất nhiều thời gian cho bạn với tính năng tự động hóa.
Macro được xây dựng dựa trên VBA (Visual Basic for Applications), là ngôn ngữ lập trình của Microsoft để viết mã trong Excel. Do đó, macro có thể được tạo bằng VBA. Tuy nhiên, nếu bạn không rành về kỹ thuật, Excel cho phép bạn tạo macro chỉ với vài cú click chuột.
Khi bạn ghi một macro, các tác vụ sẽ tự động được dịch sang mã VBA đằng sau hậu trường và được liên kết với một tập hợp các tổ hợp phím, được gọi đơn giản là các phím tắt tùy chỉnh. Nếu bạn nhấn phím tắt tùy chỉnh đó trong Excel, macro được liên kết với nó sẽ bắt đầu hoạt động.
Nếu bạn không ghi nhớ các phím, đừng lo lắng, Excel cũng có giải pháp cho điều đó. Bạn có thể dễ dàng truy cập các macro đã tạo từ các tab có trên giao diện của Excel.
Tại sao chúng ta nên kích hoạt Macro trong Excel?
Đến bây giờ, bạn có thể đã hiểu rõ về macro là gì. Dưới đây là một số trường hợp sử dụng để thay thế các hành động lặp đi lặp lại bằng macro:
Quản lý dữ liệu: Dữ liệu là ý nghĩa của excel. Chúng tôi xử lý một lượng lớn dữ liệu trong Excel mỗi ngày. Tự động hóa các tác vụ đơn giản và thông thường như loại bỏ các mục trùng lặp, xóa các ô trống, thực hiện các phép tính toán học và áp dụng các công thức hoặc nguyên tắc bằng macro có thể giúp chúng tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian và tài nguyên.
Macro thậm chí có thể biến dữ liệu thô thành các định dạng tùy chỉnh. Do đó, việc xử lý dữ liệu sẽ nhanh chóng và liền mạch với macro.
Tạo các hàm tùy chỉnh: Excel đi kèm với một số hàm tích hợp sẵn có thể thực hiện các tác vụ điển hình. Nhưng họ có khả năng hạn chế; họ không thể bẻ khóa những ý tưởng phức tạp của bạn. Do đó, với macro, bạn có thể tạo các chức năng tùy chỉnh để thực hiện các ý tưởng độc đáo của mình.
Tạo thông tin chi tiết: Bạn có thể chia nhỏ các tập dữ liệu lớn thành các bảng, biểu đồ, đồ thị có nhiều thông tin hoặc thậm chí là bảng điều khiển bằng macro.
Bạn nên làm quen với các bảng tổng hợp nếu bạn đã làm việc với Excel một thời gian. Nếu không, các bảng tổng hợp được trích xuất từ các tập dữ liệu lớn hơn dựa trên các điều kiện hoặc nhóm. Bạn có thể dễ dàng tạo các bảng tổng hợp này bằng macro.
Quản lý sổ làm việc: Bạn có đang làm việc với nhiều trang tính và sổ làm việc trong một dự án không? Nếu đúng như vậy, bạn có thể cần theo dõi tất cả các trang tính trong sổ làm việc, lưu một trang tính cụ thể hoặc đổi tên trang tính hoặc sổ làm việc. Bạn có thể đơn giản hóa các tác vụ này bằng macro.
Tích hợp: Khi làm việc với các dự án trong thế giới thực, người ta thường sử dụng Excel với nhiều công cụ và hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu khác nhau. Tích hợp Excel theo cách thủ công với các nguồn bên ngoài này có thể rất tẻ nhạt và tốn thời gian. Đó là nơi các macro xuất hiện; bạn có thể ghi macro để tự động tích hợp.
Làm cách nào để bật Macro trong Excel trên Windows?
Khởi chạy ứng dụng Excel và nhấp vào ‘tùy chọn’ mà bạn có thể tìm thấy ở thanh bên trái.
Một cửa sổ bật lên như thế này xuất hiện trên màn hình. Điều hướng đến Trung tâm tin cậy từ ngăn bên trái.
Chọn Cài đặt Trung tâm Tin cậy.
Bạn sẽ nhận thấy thêm một cửa sổ bật lên với tùy chọn Cài đặt Macro trên bảng điều khiển bên trái. Nhấp vào nó để mở một menu với bốn tùy chọn.
Lựa chọn của bạn phải là Kích hoạt tất cả các macro (không được khuyến nghị; mã nguy hiểm tiềm tàng có thể chạy) và nhấp vào nút ok hiển thị ở cuối.
Một trong những tính năng quan trọng nhất của Excel là các macro được bật trên hệ điều hành Windows của bạn ngay bây giờ.
Làm cách nào để bật Macro trên Mac?
Các bước để bật macro trong Excel tương tự và đơn giản hơn trong Mac. Tất cả những gì bạn cần làm là làm theo các bước bên dưới để BẬT macro trên máy Mac của mình.
Rủi ro bảo mật tiềm ẩn khi bật Macro trong Excel
Macro có thể mang lại lợi ích đáng kể cho bạn trong việc tiết kiệm thời gian và tài nguyên khi làm việc với Excel, nhưng chúng lại hiển thị một số vấn đề bảo mật cần được chú ý.
Bạn phải đối phó với nhiều thách thức bảo mật khi macro được bật trên hệ thống của bạn. Một số trong số đó bao gồm:
- Bạn có biết rằng khi bạn tải xuống tệp Excel từ internet hoặc các nguồn khác, tệp đó có khả năng chứa mã phần mềm độc hại độc hại được nhúng trong macro không? Chúng bắt đầu hoạt động trên hệ thống của bạn sau khi bạn tải chúng xuống.
- Mã độc hại trong macro có thể đánh lừa các bức tường bảo mật của hệ thống của bạn và cấp quyền truy cập trái phép cho kẻ xâm nhập.
- Mã độc được kích hoạt có thể làm rò rỉ dữ liệu cá nhân của bạn, dẫn đến vi phạm quyền riêng tư.
- Một số macro nguy hiểm có thể nhằm mục đích làm hỏng máy của bạn.
Đôi khi, phần mềm độc hại có thể quá lớn để phù hợp với macro. Trong trường hợp như vậy, một macro có thể chứa một liên kết hướng hệ thống tới URL từ đó phần mềm phần mềm độc hại được tải xuống.
Hơn nữa, tin tặc luôn tìm cách đánh cắp hoặc giành quyền truy cập vào máy tính của bạn để chúng có thể sử dụng nó theo ý muốn.
Vì vậy, nếu bạn tải xuống trình cài đặt từ một nguồn trái phép hoặc nhận được tài liệu rác qua email, bạn có thể được hướng dẫn làm theo các hướng dẫn cụ thể và một trong số đó có thể là bật macro. Trong trường hợp đó, tệp bạn đang sử dụng có thể có vi-rút gây hại được nhúng trong macro.
Làm cách nào để tránh Rủi ro bảo mật khi bật Macro trong Excel?
Tắt macro khi không cần thiết: Một giải pháp dễ dàng để ngăn hệ thống của bạn khỏi bị xâm nhập là không bật macro. Nói một cách rõ ràng, tốt nhất là tắt macro theo mặc định và chỉ bật chúng khi thực sự cần thiết hoặc cho các tệp đáng tin cậy.
Kiểm tra phần mở rộng của tệp: Thông thường, các tệp Excel được lưu với đuôi .xlsx theo mặc định. Các tệp có phần mở rộng này không có khả năng lưu trữ macro. Tuy nhiên, sổ làm việc có chứa macro được lưu với phần mở rộng .xlsm.
Vì vậy, điều quan trọng là phải xác minh phần mở rộng tệp trước khi tải xuống hoặc mở bất kỳ tệp nào từ các nguồn không đáng tin cậy.
Macro được ký điện tử: Bạn có thể yêu cầu tác giả cung cấp sổ tay được ký điện tử để tránh rơi vào bẫy của các macro độc hại.
‘Tắt tất cả macro ngoại trừ macro được ký điện tử’ là một trong bốn tùy chọn bạn sẽ tìm thấy trong quá trình bật macro. Chọn nó để định cấu hình Excel của bạn chỉ chạy các macro được ký điện tử để bạn biết rằng macro đang chạy là từ nguồn dự định.
Cập nhật phần mềm: Sử dụng phần mềm lỗi thời có thể khiến hệ thống của bạn dễ bị phần mềm độc hại tấn công hơn. Do đó, hãy cập nhật hệ điều hành và các ứng dụng Microsoft của bạn với các bản phát hành gần đây để máy của bạn trở nên mạnh mẽ hơn trong việc chống lại phần mềm độc hại.
Sử dụng phần mềm chống vi-rút: Mặc dù đã thực hiện các biện pháp phòng ngừa, PC của bạn vẫn có thể dễ bị nhiễm phần mềm độc hại được đưa vào thông qua macro. Vì vậy, nên trang bị cho máy của bạn phần mềm chống vi-rút để chống lại các bản hack có hại.
Có nhiều tùy chọn phần mềm chống vi-rút trả phí và miễn phí trên thị trường để bảo vệ máy của bạn khỏi bị khai thác.
kết thúc
Bây giờ bạn đã biết những ưu điểm của việc bật macro trong Excel. Tuy nhiên, có những thách thức về bảo mật đi kèm với việc bật macro, vì vậy tôi thậm chí còn cung cấp cho bạn một số mẹo về cách giải quyết chúng.
Nếu bạn đang tìm kiếm tính năng tự động hóa nhiều hơn trong Excel để hoàn thành dự án tiếp theo của mình trước thời gian một cách liền mạch, thì hãy xem các phần bổ trợ Excel này.
