Những Điều Bạn Chưa Biết Về Lập Dự Toán Công Trình

Dự toán chi phí dự án không phải là phép toán đơn giản mà là một quá trình phức tạp.

Để quản lý dự án thành công, cần có một ước tính chi phí tốt. Nhiều chi phí xuất hiện trong suốt vòng đời của dự án, nhưng phương pháp ước tính chính xác tạo nên sự khác biệt từ một kế hoạch thất bại thành một kế hoạch thành công.

Nó liên quan đến đầu vào trực tiếp của khách hàng và cho phép người quản lý dự án và nhóm tập trung lại với nhau để hiểu hoàn hảo về giá trị kinh doanh, các ưu tiên tính năng, danh sách những thứ tốt đẹp, v.v.

Trong bài viết này, bạn sẽ học cách đối phó với những rủi ro này và các vấn đề liên quan bằng cách hiểu ước tính chi phí, tầm quan trọng của nó, cách bắt đầu với nó, kỹ thuật của nó và những điều quan trọng khác.

Hãy bắt đầu nào!

Ước tính chi phí cho một dự án là gì?

Ước tính chi phí là tính đến chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp và nhiều yếu tố khác để tính toán ngân sách dự án đáp ứng cam kết tài chính của bạn. Đây thực sự là một bước quan trọng cho một dự án thành công.

Từ việc xây dựng một con đường đến phát triển một ứng dụng, các kỹ thuật ước tính chi phí dự án có thể được áp dụng trong mọi lĩnh vực. Trong vòng đời quản lý dự án, ước tính chi phí là việc bổ sung các chi phí riêng lẻ bằng cách sử dụng các phương pháp ước tính và dữ liệu hợp lệ. Điều này được sử dụng để ước tính chi phí trong tương lai của một dự án dựa trên kinh nghiệm ngày nay.

Để làm điều này, bạn sẽ cần phải làm theo một số bước đơn giản:

• Xác định rõ nhiệm vụ
• Tham gia lập dự toán kinh phí
• Sự sẵn có của dữ liệu phù hợp
• Cấu trúc tiêu chuẩn hóa cho ước tính chi phí
• Dự phòng cho những bất trắc trong tương lai
• chi phí không bao gồm
• đánh giá ước tính độc lập
• Sửa đổi ước tính

Nói một cách đơn giản, dự toán chi phí cho biết tài chính và nguồn lực bạn cần để hoàn thành trước một dự án với phạm vi xác định. Người quản lý dự án và nhóm phải xem xét các chi phí trực tiếp và gián tiếp để tiến hành ước tính.

Một số yếu tố điển hình bạn cần xem xét là lao động, cơ sở vật chất, tài nguyên, vật liệu, thiết bị, nhà cung cấp, rủi ro và thời gian.

Tại sao ước tính chi phí lại quan trọng?

Có thể ước tính chi phí dự án bằng cách sử dụng các kỹ thuật ước tính chi phí và cấu trúc phân chia công việc (WBS). Điều này được sử dụng để trực quan hóa phạm vi dự án của bạn và chỉ định chi phí cho mọi nhiệm vụ dự án.

Thông qua dự toán chi phí dự án, khách hàng có thể đánh giá người quản lý dự án sẽ có thể xử lý dự án như thế nào và đạt được các mục tiêu và mục tiêu của dự án. Bằng cách này, các bên liên quan và giám đốc điều hành dự án dự báo chất lượng mà họ sẽ nhận được sau khi hoàn thành.

Để hoàn thành dự án thành công, các bên liên quan phải lập kế hoạch ngân sách được các bên liên quan chấp nhận hơn nữa để đáp ứng các kỳ vọng về chất lượng. Một ước tính dự án hợp lý là cần thiết để đảm bảo nỗ lực thực tế. Điều này giúp bạn đi đúng hướng và lên lịch trình.

Khi nào thực hiện dự toán chi phí?

Chà, ước tính chi phí được sử dụng để dự báo chi phí, giá cả và số lượng của các nguồn lực cần thiết để hoàn thành một dự án. Độ chính xác của ước tính chi phí dự án phụ thuộc vào cấp độ của dự án, dự án, thiết kế và điều kiện của dự án cũng như giá trị ước tính của các nguồn lực bạn cần.

Khi bạn có tài nguyên, thiết bị, lao động, v.v., bạn có thể bắt đầu ước tính chi phí tổng thể của dự án bằng cách đề cập đến phạm vi và chất lượng của dự án. Do đó, nó đòi hỏi các kỹ thuật, thời lượng, nhiệm vụ, v.v. để dự báo tổng chi phí.

Làm thế nào để ước tính chi phí một cách chính xác?

Khi bạn ước tính chi phí của dự án, bạn cần chia dự án thành các nhiệm vụ riêng lẻ và tìm ra nhóm nào sẽ làm gì. Khi một dự án đã sẵn sàng, mục tiêu chính là đảm bảo bạn không vượt quá ngân sách.

Thực hiện ước tính chi phí bao gồm một số bước đơn giản. Hãy thảo luận từng cái một.

Biên soạn một danh sách các nhiệm vụ và tài nguyên cần thiết

Bước đầu tiên của quy trình ước tính chi phí là tìm ra những tài nguyên và nhiệm vụ bạn cần. Để làm điều này, bạn có thể chia toàn bộ dự án thành nhiều phần nhỏ. Nó liên quan đến nghiên cứu, thiết kế, phát triển front-end hoặc back-end, viết quảng cáo, thử nghiệm hoặc sửa lỗi, khởi chạy, v.v.

Danh sách nhiệm vụ thay đổi tùy theo dự án, nhưng các bước vẫn giữ nguyên. Khi bạn phân chia công việc cho các thành viên khác nhau trong nhóm theo tỷ lệ hàng giờ, bạn sẽ dễ dàng tính toán chi phí lao động và thời gian cần thiết để gửi dự án.

Xác định và phân bổ nguồn lực

Bạn cần đảm bảo rằng bạn có đủ người với kỹ năng phù hợp cần thiết cho dự án để phân bổ nguồn lực. Bạn cần liệt kê các thành viên có sẵn và phân công nhiệm vụ theo chuyên môn của họ. Điều này dẫn đến việc lập kế hoạch nguồn lực đầy đủ, dẫn đến hoàn thành thành công dự án.

Ước tính độ dài nhiệm vụ

Tại đây, bạn cần ước tính độ dài của nhiệm vụ để tạo lịch trình dự án của mình với một số bộ đệm. Vì bạn không thể dự đoán tương lai của một người, nên nhiều khả năng nhóm của bạn sẽ có thêm thời gian đệm để dự án hoàn thành đúng thời điểm mà không gặp bất kỳ căng thẳng nào.

Sử dụng phương pháp theo dõi thời gian, bạn có thể vẽ đồ thị thời lượng của dự án một cách chính xác. Bạn không thể mong đợi tỷ lệ sử dụng 100% từ nhóm của mình. Rõ ràng, điều này sẽ dẫn đến kiệt sức. Vì vậy, tỷ lệ sử dụng lý tưởng cho mọi nhóm là 80%, để lại một số thời gian rảnh cho nhóm của bạn.

Tính toán chi phí dự án

Nhiều lần, có những bản ghi tương tự mà bạn sẽ tìm thấy trong cơ sở dữ liệu của mình. Bạn có thể sử dụng các bản ghi trước đó để phân tích mọi nhiệm vụ mất bao lâu và chi phí.

Nếu bạn không có bất kỳ, bạn cần phải tính toán nó từ đầu. Trước tiên, bạn cần tạo một ước tính sơ bộ để nhóm của bạn có thể họp và quyết định thời gian và chi phí chính xác.

Sử dụng Công cụ Ước tính Chi phí

Điều quan trọng là phải theo dõi mọi thứ. Để tránh đi chệch hướng, bạn cần tập trung vào các thay đổi và cập nhật chúng cho phù hợp. Với các công cụ quản lý, bạn có thể quản lý các nhiệm vụ của nhóm hàng ngày mà không gặp rắc rối, giúp hoàn thành dự án thành công.

Bằng cách này, bạn cũng có thể theo dõi ngân sách. Theo giờ đăng nhập của từng thành viên, công cụ dự báo trạng thái dự án. Do đó, bạn có thể theo dõi bao nhiêu dự án chưa hoàn thành và thời gian còn lại.

Ước tính so với Trích dẫn: Sự khác biệt

Ước tính và báo giá phục vụ các mục đích tương tự, nhưng các điều khoản không thể thay thế cho nhau. Cả hai đều khác nhau khi nói đến những gì bạn trình bày trong danh sách. Sử dụng thuật ngữ chính xác vào đúng thời điểm đảm bảo khách hàng của bạn có thông tin chính xác mà họ cần để quyết định.

Đánh giá

Ước tính là một phỏng đoán có học thức hoặc sơ bộ về chi phí của một công việc cụ thể. Nó được dựa trên các thông tin có sẵn tại thời điểm đó. Ước tính có thể được thay đổi sau khi bạn nhận được thông tin cập nhật.

Giả sử bạn ký hợp đồng tu sửa một ngôi nhà và khách hàng cần biết chi phí. Trước tiên, bạn sẽ cần kiểm tra kích thước của ngôi nhà và các phòng, khối lượng công việc cần hoàn thành và những gì cần thêm và bớt. Trong trường hợp này, bạn có thể đưa ra ước tính dựa trên yêu cầu của họ, giả sử là 30.000 USD.

Khi bắt tay vào công việc, đột nhiên bạn thấy giá sơn tăng nhẹ do chất lượng sơn mà khách hàng yêu cầu. Vào thời điểm đó, ước tính của bạn sẽ được cập nhật một chút cho phù hợp.

Trích dẫn

Mặt khác, báo giá là một tuyên bố cố định về công việc trong một khung thời gian cụ thể. Nó ràng buộc về mặt pháp lý và không thể thay đổi trừ khi khách hàng của bạn yêu cầu một số công việc nằm ngoài phạm vi công việc. Nếu phạm vi thay đổi, bạn sẽ cần cập nhật thứ tự thay đổi cho phù hợp và đi đến thỏa thuận cuối cùng.

Hãy lấy ví dụ tương tự. Nếu khách hàng yêu cầu báo giá thay vì ước tính khi bắt đầu công việc, bạn cần nghiên cứu kỹ giá nhân công, vật liệu, thời gian, v.v. để đưa ra báo giá cuối cùng cho khách hàng, điều này không thể thay đổi sau trừ khi khách hàng muốn thêm một số công việc không được đề cập trong danh sách báo giá.

Tuy nhiên, ước tính là cách thực hành tốt nhất khi bạn không chắc chắn về giá cả của vật liệu và kỳ vọng của khách hàng. Tuy nhiên, khi bạn cung cấp dịch vụ thường xuyên, biết rất rõ giá cả của dịch vụ và vật liệu của mình, đồng thời muốn bảo vệ bản thân khỏi phải làm thêm, báo giá có thể là lựa chọn tốt hơn.

Ngoài ra, ước tính có thể thương lượng, trong khi báo giá là chính xác và ràng buộc về mặt pháp lý.

Các kỹ thuật ước tính chi phí thường được thực hiện

Tùy thuộc vào quy mô và loại dự án, kỳ vọng của người điều hành và các bên liên quan, phương thức thanh toán và các yếu tố khác, các công cụ và kỹ thuật khác nhau có thể được áp dụng để thực hiện ước tính chi phí dự án. Chúng như sau:

• Ước tính tương tự: Kỹ thuật này hiển thị các tiền lệ giúp bạn xác định chi phí tương lai trong giai đoạn đầu của dự án bằng cách sử dụng dữ liệu lịch sử.
• Ước tính từ dưới lên: Kỹ thuật từ dưới lên là một cách tiếp cận chi tiết hơn để ước tính các nhiệm vụ đơn lẻ và sau đó tổng hợp chúng lại để có được chi phí tổng thể của một dự án. Phương pháp này được sử dụng trong các dự án phức tạp, nơi các biến thậm chí còn nhiều hơn, chẳng hạn như các dự án xây dựng, phát triển phần mềm, v.v.
• Lập dự toán từ trên xuống: Kỹ thuật lập dự toán từ trên xuống là một kỹ thuật đơn giản để xác định phạm vi công việc sau khi tìm ra tổng chi phí dự án. Phương pháp này thường được sử dụng để ước tính các yếu tố khác nhau trên một mức giá cố định do khách hàng chỉ định ban đầu.

• Ước tính tham số: Ước tính tham số là một phương pháp lập mô hình thống kê sử dụng dữ liệu lịch sử của một số trình điều khiển chi phí chính để tính toán chi phí nhiệm vụ mới.
• Ước tính ba điểm: Kỹ thuật này đi kèm với ba kịch bản khác nhau, bao gồm rất có thể xảy ra, lạc quan và bi quan. Chúng được đưa vào phương trình để có được ước tính cuối cùng.
• Phân tích dự trữ: Kỹ thuật này cho biết cần phân bổ bao nhiêu dự trữ dự phòng. Phương pháp này cố gắng tránh sự không chắc chắn.
• Chi phí chất lượng: Cách tiếp cận này sử dụng tiền chi cho hoặc trong suốt dự án để bỏ qua những thất bại. Điều này cũng sử dụng tiền áp dụng sau khi dự án thành công để giải quyết các thất bại.

Thông số ước tính chi phí

Bạn cần làm hài lòng khách hàng bằng ước tính của mình để khách hàng của bạn dự báo chất lượng dự án. Tuy nhiên, nhiều dự án gặp thất bại do ước tính chi phí không tốt.

Hãy thảo luận về các tham số bạn cần xem xét trong khi ước tính chi phí dự án của mình.

Thời gian

Thời gian là một yếu tố chính khi ước tính chi phí dự án. Thời gian tỷ lệ thuận với công sức. Tổng thời gian dành cho dự án là nỗ lực chung của nhóm để hoàn thành dự án. Thời gian cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ riêng lẻ, cùng với thời gian đệm, là một bước cần thiết để trình bày ước tính chi phí phù hợp.

Cố gắng

Nỗ lực cũng là một tham số quan trọng trong ước tính chi phí dự án. Tuy nhiên, nỗ lực cần thiết để hoàn thành một dự án cho bạn một ý tưởng rõ ràng về chi phí. Ở đây, người quản lý dự án cần xem xét các nguồn lực mà một nhóm sẽ nhận được để hoàn thành dự án và các nỗ lực có thể được tính toán theo các nguồn lực. Ít tài nguyên hơn dẫn đến nhiều nỗ lực hơn và nhiều tài nguyên hơn dẫn đến ít nỗ lực hơn.

Tài nguyên

Như đã thảo luận trước đó trong bài viết này, các nguồn lực cũng được xem xét trong khi ước tính chi phí. Quản lý nguồn lực là một quá trình có các yếu tố phù hợp vào thời điểm cần thiết cho một nhiệm vụ cụ thể trong một dự án. Với nguồn lực hạn chế, thật khó để tính toán chi phí tổng thể của một dự án.

Sự chính xác

Ước tính chi phí của dự án chỉ có thể được chấp nhận nếu nó chính xác. Bằng cách sử dụng kỹ thuật ước tính chi phí phù hợp nhất, chuẩn bị cho các chi phí bất ngờ và sửa đổi ước tính dự án trong suốt dự án, bạn có thể đạt được độ chính xác.

Tài liệu

Trong khi bạn lên ý tưởng với nhóm của mình, cần phải ghi lại mọi thứ để bạn có thể đưa ra quyết định đúng đắn vào đúng thời điểm. Bạn sẽ cần ghi lại tất cả các giả định để tránh hiểu lầm đồng thời cho phép nhóm hiểu được lý do biện minh cho ước tính.

Sự uy tín

Nói chung, ước tính chi phí dự án dựa trên kinh nghiệm hoặc sự kiện trước đây. Trong khi tính toán chi phí, bạn có thể nâng cao độ tin cậy của ước tính bằng cách thêm dữ liệu lịch sử và ý kiến ​​chuyên gia.

xác minh

Luôn kiểm chứng trước khi đi đến quyết định cuối cùng. Bạn có thể xác minh các phép toán được sử dụng để ước tính chi phí dự án và kiểm tra xem nó có chính xác không. Bạn có thể dựa vào tài liệu để đảm bảo tính chính xác của các tính toán.

Nhận dạng rủi ro

Bạn có thể lập kế hoạch cho những rủi ro trong khi thực hiện ước tính. Đây là một yếu tố quan trọng cần được xem xét. Một số rủi ro là thường xuyên, trong khi một số là tình cờ. Bạn cần quản lý ước tính một cách hiệu quả bằng cách thêm một số thời gian đệm. Điều này đảm bảo hoàn thành đúng dự án trong thời gian nhất định và đủ vốn vào thời điểm yêu cầu cấp bách.

Một số bước trong dự toán chi phí

Để ước tính chi phí hợp lệ và đáng tin cậy, bạn phải làm theo một số bước đơn giản.

• Xác định mục đích của dự án
• Phát triển một kế hoạch sơ bộ bằng cách sắp xếp một cuộc họp với các thành viên trong nhóm của bạn
• Xác định các đặc điểm của hệ thống, hiệu suất và mục đích
• Xác định một kỹ thuật ước tính chi phí phù hợp
• Xác định các giả định, quy tắc và thu thập dữ liệu
• Xây dựng ước lượng điểm
• Tiến hành phân tích độ nhạy
• Tiến hành phân tích sự không chắc chắn và rủi ro
• Tài liệu ước tính
• Cập nhật dự toán kịp thời theo nỗ lực và nguồn lực

Phần kết luận

Dự toán chi phí được sử dụng để dự đoán chi phí dự án tổng thể cùng với giá cả và số lượng của các nguồn lực cần thiết trong phạm vi dự án. Nó được thực hiện để đưa ra quyết định đầu tư hiệu quả. Đối với điều này, bạn sẽ cần chia dự án hoàn chỉnh thành các phần nhỏ hơn để ước tính tốt hơn về tài nguyên, lao động và thời gian.

Tuy nhiên, ước tính chi phí nói thì dễ hơn làm. Do đó, việc xác định một kỹ thuật chính xác sẽ giúp bạn lập kế hoạch ước tính chi phí thành công cho khách hàng của mình.

Bạn cũng có thể khám phá một số phần mềm quản lý dự án và nhiệm vụ tốt nhất.