Nó là gì và làm thế nào để giảm thiểu rủi ro liên quan?

Shadow IT ngày nay đang trở nên phổ biến hơn trong các tổ chức trên toàn thế giới khi các công nghệ và công cụ mới, cải tiến đang xuất hiện và trở nên dễ dàng truy cập.

Hãy tưởng tượng điều này: Trong khi bạn siêng năng tuân theo tất cả các giao thức, có một thế giới công nghệ song song đang âm thầm phát triển bên trong các bức tường của tổ chức của bạn. Nó được gọi là CNTT bóng tối.

Nó liên quan đến việc nhân viên sử dụng các công cụ trái phép để thực hiện nhiệm vụ, điều này có thể tăng năng suất và hiệu quả của họ nhưng cũng bao gồm các lỗ hổng và rủi ro như vi phạm dữ liệu, thách thức tuân thủ và các biến chứng trong vận hành.

Vì vậy, việc tìm ra sự cân bằng phù hợp giữa việc đưa ra những ý tưởng mới và đảm bảo an toàn là điều quan trọng khi áp dụng những hành động này vào thực tế.

Trong bài viết này, tôi sẽ thảo luận chi tiết về CNTT ngầm, lý do xảy ra, các rủi ro tiềm ẩn cũng như cách phát hiện và giảm thiểu chúng để kích hoạt bảo mật.

Bắt đầu nào!

Bóng tối CNTT là gì?

Shadow IT đề cập đến việc sử dụng công nghệ, công cụ và giải pháp phần mềm của các bộ phận và nhân viên trong một tổ chức mà bộ phận CNTT không hề biết hoặc không nhận được sự chấp thuận chính thức từ họ.

Nói một cách đơn giản hơn, nó giống như việc sử dụng các ứng dụng hoặc chương trình mà công ty bạn chưa phê duyệt để thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công ty. Shadow IT có thể bắt nguồn từ nhu cầu của từng nhân viên hoặc bộ phận không hài lòng với hệ thống CNTT hiện có. Họ có thể thấy một số công cụ thuận tiện hoặc hữu ích hơn để hoàn thành nhiệm vụ của mình.

Giả sử bạn đang sử dụng ứng dụng chia sẻ tệp để cộng tác trong một dự án vì ứng dụng này thân thiện với người dùng, mặc dù công ty của bạn có nền tảng khác được phê duyệt cho mục đích này. Đó là hoạt động của CNTT bóng tối.

Mặc dù nó có vẻ vô hại hoặc có thể mang lại năng suất tốt hơn nhưng việc sử dụng những công cụ này có thể gây ra những hậu quả đáng kể. Vì chúng chưa được nhóm CNTT của bạn xác minh nên chúng có thể có lỗ hổng bảo mật hoặc thiếu các biện pháp bảo mật thích hợp. Điều này có thể dẫn đến lộ dữ liệu, vi phạm tiềm ẩn hoặc các cuộc tấn công mạng khác.

Do đó, điều quan trọng là phải hiểu rõ về CNTT bóng tối, tìm hiểu xem có ai đang thực hiện điều đó trong tổ chức của bạn hay không và giảm thiểu nó càng sớm càng tốt để duy trì môi trường kỹ thuật số an toàn trong tổ chức của bạn.

Lý do đằng sau Shadow IT

Một số nhân viên và phòng ban nhất định áp dụng CNTT ngầm vì một số lý do ban đầu có vẻ tốt nhưng có thể có tác động nghiêm trọng đến cơ sở hạ tầng CNTT và bảo mật dữ liệu của tổ chức bạn.

Dưới đây là một số lý do đằng sau CNTT bóng tối:

Quy trình không quen thuộc

Đôi khi, các lộ trình chính thức để có được các công cụ mới trong công ty có thể khá phức tạp và tốn thời gian. Có thể hiểu được rằng những nhân viên luôn tập trung vào hiệu quả có thể cảm thấy khó chịu vì điều này.

Do đó, họ có thể chuyển sang sử dụng CNTT ngầm và bắt đầu sử dụng một công cụ khác phục vụ mục đích này nhưng không có sự chấp thuận chính thức. Họ sử dụng phím tắt này để giải quyết vấn đề và tăng năng suất, ngay cả khi nó tiềm ẩn những rủi ro bảo mật.

Nhu cầu đặc biệt

Các phòng ban khác nhau của công ty có những nhu cầu khác nhau mà các giải pháp phần mềm được phê duyệt không thể đáp ứng được. Giống như việc cố gắng mặc vừa chiếc váy của người khác vậy.

Khi nhân viên gặp phải tình huống này, nó có thể dẫn đến sự thất vọng và giảm năng suất. Do đó, họ có thể tự mình tìm kiếm các công cụ có thể phù hợp hoàn hảo với nhu cầu của họ. Cuối cùng, họ sử dụng phần mềm một cách bí mật mà công ty của họ không chính thức công nhận hoặc phê duyệt.

Dễ sử dụng

Giả sử bạn tìm thấy một công cụ cực kỳ dễ sử dụng, chẳng hạn như ứng dụng trên điện thoại thông minh. Nếu nó có sẵn trực tuyến, nhân viên có thể chớp lấy cơ hội đầu tiên để sử dụng nó, ngay cả khi nó chưa được phê duyệt chính thức.

Điều này là do nó nhanh chóng và thuận tiện khi sử dụng để hoàn thành nhiệm vụ – giống như đi đường tắt qua lối đi phía sau thay vì đi theo con đường chính.

Khoảng cách năng suất

Đôi khi, nhân viên nghĩ ra những cách họ có thể làm việc tốt hơn hoặc nhanh hơn, nhưng các công cụ được công ty phê duyệt lại không thực sự hiệu quả. Đây là lúc CNTT bóng tối xuất hiện.

Họ có thể bắt đầu sử dụng các công cụ khác mà họ tự tìm được vì nghĩ rằng nó sẽ giúp họ thực hiện công việc của mình tốt hơn. Điều đáng chú ý là những công cụ này có thể không an toàn hoặc bảo mật.

Sự thiếu hiểu biết về chính sách

Các quy tắc và hướng dẫn của công ty có thể dễ dàng bị bỏ qua, ngay cả đối với những nhân viên giỏi nhất. Ngoài ra, một số nhân viên có thể không biết về một số chính sách CNTT nhất định nên họ tự tìm kiếm giải pháp. Nó giống như cố gắng sửa một cái gì đó ở nhà mà không đọc hướng dẫn sử dụng trước.

Ưu tiên các công cụ quen thuộc

Hãy suy nghĩ về việc sử dụng các công cụ yêu thích của bạn tại nơi làm việc, những công cụ bạn thực sự quen thuộc. Một số nhân viên có thể áp dụng các hệ thống hoặc công cụ từ công việc trước đây hoặc cuộc sống cá nhân của họ vào công việc hiện tại mà không nhận ra rằng những công cụ này có thể không an toàn. Điều này thể hiện rõ trong trường hợp các tổ chức sử dụng chính sách BYOD.

Áp lực phải giao hàng

Khi thời hạn gấp rút sắp đến, nhân viên có thể cảm thấy cần phải hoàn thành nhiệm vụ của mình càng nhanh càng tốt. Áp lực này có thể khiến họ tìm và sử dụng những công cụ mà họ cho rằng sẽ giúp họ đạt được mục tiêu nhanh hơn, ngay cả khi những công cụ này không được chính thức cho phép.

Chưa qua đào tạo

Nếu một công ty giới thiệu các công cụ mới nhưng không hướng dẫn nhân viên cách sử dụng chúng đúng cách, điều đó giống như đưa cho ai đó một thiết bị mới mà không có hướng dẫn sử dụng. Trong trường hợp này, nhân viên có thể sử dụng lại những công cụ họ đã biết, ngay cả khi họ không bị xử phạt chính thức.

Rủi ro và ý nghĩa của Shadow IT

Việc sử dụng CNTT ngầm ban đầu có vẻ thuận tiện nhưng nó ẩn chứa những rủi ro và hệ lụy cố hữu có thể ảnh hưởng đáng kể đến tổ chức của bạn.

Vi phạm dữ liệu

Khi nhân viên sử dụng các công cụ không được phê duyệt, nguy cơ vi phạm dữ liệu sẽ tăng lên. Những công cụ như vậy có thể thiếu các biện pháp bảo mật cần thiết để bảo vệ thông tin nhạy cảm.

Thiếu kiểm soát

Shadow IT thường hoạt động âm thầm mà bộ phận IT không hề hay biết. Việc thiếu khả năng hiển thị này có nghĩa là các tổ chức có quyền kiểm soát và giám sát hạn chế đối với phần mềm đang được sử dụng.

Thật không may, điều này có thể dẫn đến nhiều thách thức khác nhau như sự không nhất quán trong quản lý dữ liệu, các vấn đề về tuân thủ và thậm chí xung đột với chiến lược CNTT tổng thể của tổ chức.

Những vấn đề tương thích

Các công cụ khác nhau được áp dụng thông qua CNTT ngầm có thể không tương thích với nhau hoặc với các hệ thống hiện có của tổ chức. Điều này có thể tạo ra các vấn đề tích hợp, cản trở sự hợp tác và năng suất. Nó giống như việc sử dụng các mảnh ghép từ các bộ khác nhau – chúng sẽ không khớp với nhau.

Không tuân thủ quy định

Nhiều ngành có các quy tắc và hướng dẫn nghiêm ngặt khi nói đến quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu. Khi nhân viên sử dụng các công cụ mà bộ phận CNTT không hề hay biết, họ có thể vô tình vi phạm các quy định này. Kết quả có thể là bị phạt nặng và danh tiếng bị tổn hại.

Tăng chi phí

Sự hấp dẫn của các ứng dụng miễn phí hoặc giá rẻ có thể rất hấp dẫn nhưng chi phí ẩn có thể tăng lên. CNTT có thể cần phân bổ tài nguyên để khắc phục các sự cố tương thích, cung cấp hỗ trợ và đảm bảo tính bảo mật cho các công cụ mà họ thậm chí còn không biết đến. Nó giống như việc mua một món đồ bình dân nhưng cuối cùng lại tốn nhiều tiền hơn cho việc sửa chữa và bảo trì.

Mất năng suất

Trớ trêu thay, những công cụ tốt nhất nhằm nâng cao năng suất lại có thể làm điều ngược lại. Khi các công cụ không được hỗ trợ chính thức, nhân viên sẽ dành thời gian khắc phục sự cố thay vì tập trung vào nhiệm vụ thực tế của mình. Nó giống như việc lái xe trên một con đường lệch mất nhiều thời gian hơn đường chính.

Thiệt hại danh tiếng

Hãy tưởng tượng một vi phạm xảy ra do CNTT ngầm và tin tức về vụ việc được lan truyền. Danh tiếng của tổ chức có thể bị ảnh hưởng. Khách hàng, đối tác và các bên liên quan có thể mất niềm tin, ảnh hưởng đến mối quan hệ kinh doanh và cơ hội trong tương lai.

Các vấn đề về khắc phục sự cố và hỗ trợ

Khi nhân viên sử dụng nhiều công cụ khác nhau mà không có kiến ​​thức về CNTT, điều đó có thể tạo ra các vấn đề trong việc khắc phục sự cố và cung cấp hỗ trợ có chất lượng. Nếu có vấn đề phát sinh, bộ phận CNTT có thể không có chuyên môn hoặc nguồn lực để cung cấp hỗ trợ hiệu quả cho các công cụ trái phép này. Điều này có thể dẫn đến thời gian ngừng hoạt động kéo dài, nhân viên nản lòng và dự án bị chậm trễ.

Mất quản trị dữ liệu tập trung

Trong cơ cấu CNTT chính thức, việc quản trị và quản lý dữ liệu được tập trung hóa, đảm bảo tính nhất quán, bảo mật và chính xác. Với CNTT bóng tối, dữ liệu có thể bị phân tán trên các công cụ, nền tảng và thiết bị khác nhau. Việc mất quyền kiểm soát tập trung này có thể dẫn đến nhầm lẫn, sai sót và thậm chí là trách nhiệm pháp lý nếu không lưu giữ hồ sơ chính xác.

Phương pháp phát hiện Shadow IT

Việc phát hiện CNTT ngầm trong tổ chức của bạn là rất quan trọng để duy trì bảo mật dữ liệu và kiểm soát hoạt động. Dưới đây là một số phương pháp hiệu quả để xác định các trường hợp CNTT ngầm:

#1. Kiểm toán thường xuyên

Để đảm bảo bối cảnh công nghệ của tổ chức phù hợp với các công cụ đã được phê duyệt, bạn phải tiến hành kiểm tra định kỳ.

Bằng cách so sánh danh sách phần mềm hiện tại với những phần mềm được phê duyệt chính thức, bạn có thể xác định những khác biệt hoặc các ứng dụng không được phê duyệt. Các cuộc kiểm tra này đóng vai trò là biện pháp chủ động để duy trì quyền kiểm soát môi trường công nghệ và ngăn chặn việc áp dụng các công cụ trái phép có thể ảnh hưởng đến bảo mật và tuân thủ.

#2. Khảo sát người dùng

Khảo sát người dùng là một cách trực tiếp để thu hút nhân viên tìm hiểu các giải pháp công nghệ họ sử dụng hàng ngày. Các cuộc khảo sát này cung cấp thông tin có giá trị để xác định các trường hợp CNTT ngầm, trong đó nhân viên sử dụng phần mềm không được bộ phận CNTT công nhận.

#3. Giám sát mạng

Giám sát mạng bao gồm việc quan sát chặt chẽ luồng dữ liệu trong cơ sở hạ tầng mạng của tổ chức. Đội ngũ CNTT có thể xác định nhiều phần mềm hoặc công cụ trái phép khác nhau bằng cách chú ý đến mọi kiểu mẫu bất thường hoặc không mong muốn trong lưu lượng truy cập mạng.

#4. Giám sát điểm cuối

Giám sát điểm cuối là một quá trình bao gồm việc cài đặt phần mềm giám sát chuyên dụng trên thiết bị của nhân viên. Phần mềm này có thể dễ dàng theo dõi và ghi lại tất cả các công cụ và dịch vụ được cài đặt trên thiết bị của nhân viên.

Bằng cách so sánh các ứng dụng đã ghi với danh sách được phê duyệt của tổ chức, bạn có thể phát hiện ra những sai lệch.

#5. Phân tích nhật ký truy cập

Việc phân tích nhật ký truy cập đòi hỏi phải xem xét cẩn thận các hồ sơ, như các công cụ trái phép, các cá nhân sử dụng chúng và thời gian của mỗi lần truy cập.

#6. Giám sát dịch vụ đám mây

Ngày nay, công nghệ đám mây tạo điều kiện dễ dàng truy cập vào nhiều công cụ khác nhau mà nhân viên có thể ưa thích do tính dễ dàng và thuận tiện. Đây là lý do tại sao giám sát dịch vụ đám mây là rất quan trọng. Nó liên quan đến việc thực hiện các hoạt động giám sát như theo dõi và phát hiện bằng cách sử dụng các công cụ và dịch vụ dựa trên đám mây.

#7. Hợp tác CNTT và nhân sự

Sự hợp tác giữa bộ phận CNTT và Nhân sự (HR) là rất quan trọng, đặc biệt là trong quá trình giới thiệu nhân viên mới.

Bằng cách làm việc cùng nhau để quản lý việc áp dụng công nghệ, cả hai bộ phận có thể đảm bảo rằng những nhân viên mới được trang bị các ứng dụng, thiết bị, dịch vụ và chính sách đã được công ty phê duyệt.

#số 8. Phát hiện hành vi bất thường

Sự bất thường về hành vi là những sai lệch so với các mô hình sử dụng công nghệ điển hình. Bằng cách tận dụng các công cụ hỗ trợ AI, các tổ chức có thể phân tích những điểm bất thường này để xác định bất kỳ hành vi bất thường nào có thể cho thấy sự hiện diện của CNTT ngầm.

Làm thế nào để giảm thiểu rủi ro CNTT trong bóng tối?

Giảm thiểu rủi ro CNTT ngầm đòi hỏi các bước chủ động để lấy lại quyền kiểm soát bối cảnh công nghệ của tổ chức bạn.

Dưới đây là một số chiến lược hiệu quả để xem xét:

Chính sách CNTT rõ ràng

Thiết lập chính sách CNTT rõ ràng và toàn diện là nền tảng để quản lý rủi ro CNTT ngầm. Các chính sách này phải liệt kê rõ ràng các phần mềm và ứng dụng được phê duyệt chính thức để sử dụng trong tổ chức.

Đảm bảo những chính sách này luôn sẵn có cho mọi nhân viên sử dụng các nền tảng như mạng nội bộ hoặc cơ sở dữ liệu dùng chung của công ty.

Bằng cách cung cấp sẵn những hướng dẫn này, bạn trao quyền cho nhân viên kiến ​​thức về những công cụ nào bị xử phạt và những gì thuộc lĩnh vực CNTT ngầm.

Hội thảo CNTT bóng tối

Hội thảo Shadow IT là các buổi cung cấp thông tin nhằm thông báo cho nhân viên về những rủi ro có thể xảy ra khi sử dụng các công cụ trái phép và tác động của chúng.

Các hội thảo này cung cấp những hiểu biết sâu sắc có giá trị về hậu quả hoạt động, tuân thủ và bảo mật của CNTT ngầm, cho phép nhân viên đưa ra quyết định sáng suốt đồng thời ngăn ngừa rủi ro.

Giao dục va đao tạo

Để nâng cao nhận thức về những rủi ro gắn liền với CNTT bóng tối, điều quan trọng là phải tiến hành các buổi đào tạo định kỳ cho nhân viên.

Bằng cách giáo dục nhân viên về các lỗ hổng bảo mật có thể xảy ra, vi phạm dữ liệu và vi phạm quy định có thể phát sinh từ việc sử dụng các công cụ trái phép, họ có thể hiểu rõ hơn về hậu quả thực tế. Điều cần thiết là đưa ra những ví dụ cụ thể minh họa những hàm ý đó.

Hơn nữa, điều quan trọng là phải thúc đẩy việc áp dụng các công cụ đã được phê duyệt và nhấn mạnh sự đóng góp của chúng trong việc duy trì tính toàn vẹn, bảo mật dữ liệu và sức khỏe hệ sinh thái công nghệ tổng thể của tổ chức.

Phương pháp hợp tác

Việc áp dụng cách tiếp cận hợp tác là điều cần thiết, trong đó bộ phận CNTT sẽ hợp tác chặt chẽ với các bộ phận khác nhau. Điều này có nghĩa là tích cực lôi kéo nhân viên tham gia vào các cuộc thảo luận về công nghệ, hiểu rõ nhu cầu cụ thể của họ và kết hợp phản hồi của họ vào quá trình ra quyết định.

Việc thu hút nhân viên sẽ thúc đẩy ý thức sở hữu bối cảnh công nghệ, đảm bảo các công cụ được phê duyệt đáp ứng các yêu cầu về chức năng của họ. Cách tiếp cận này không chỉ làm giảm sự cám dỗ dựa vào CNTT bóng tối mà còn nuôi dưỡng văn hóa trách nhiệm và trách nhiệm giải trình trong việc sử dụng công nghệ.

Kho lưu trữ phần mềm đã được phê duyệt

Tạo một kho lưu trữ tập trung chứa các công cụ phần mềm và ứng dụng được phê duyệt chính thức phục vụ các nhu cầu khác nhau của tổ chức. Kho lưu trữ này phải dễ dàng truy cập đối với nhân viên, đóng vai trò là nguồn đáng tin cậy khi họ yêu cầu các công cụ cụ thể cho nhiệm vụ của mình.

Bằng cách cung cấp một loạt các công cụ được sàng lọc trước, nhân viên sẽ ít có khả năng tìm kiếm các công cụ thay thế trái phép hơn.

Hỗ trợ CNTT nhanh chóng

Đảm bảo rằng bộ phận hỗ trợ CNTT có thể dễ dàng tiếp cận và đáp ứng các mối quan tâm liên quan đến công nghệ của nhân viên. Khi nhân viên gặp phải thách thức hoặc cần hỗ trợ bằng các công cụ được ủy quyền, giải pháp nhanh chóng và hiệu quả từ bộ phận CNTT là điều cần thiết.

Hỗ trợ kịp thời làm giảm khả năng nhân viên tìm kiếm các giải pháp thay thế, không được chấp thuận vì thất vọng. Bằng cách giải quyết kịp thời nhu cầu của họ, bạn tạo ra một môi trường nơi nhân viên cảm thấy được hỗ trợ và ít có xu hướng thực hành CNTT ngoài luồng.

Nắm bắt các giải pháp đám mây

Bằng cách nắm bắt và quảng bá các giải pháp đám mây tiên tiến đã được phê duyệt và phục vụ tốt mục đích của chúng, bạn có thể duy trì khả năng kiểm soát tốt hơn đối với hệ sinh thái công nghệ của mình đồng thời đáp ứng được sở thích của người dùng.

Khi nhân viên nhận thấy các dịch vụ đám mây chính thức thân thiện với người dùng và phù hợp với nhiệm vụ của họ, họ sẽ ít khám phá bất kỳ ứng dụng đám mây chưa được phê duyệt nào.

Cơ chế phản hồi

Khuyến khích giao tiếp cởi mở giữa nhân viên và bộ phận CNTT bằng cách tạo ra một hệ thống phản hồi. Tạo cơ hội cho nhân viên đề xuất các công cụ hoặc công nghệ mới có thể cải thiện quy trình làm việc của họ. Điều này giúp bạn có được những hiểu biết có giá trị về những gì nhân viên cần và thích.

Cách tiếp cận tương tác này thúc đẩy sự đổi mới đồng thời giảm sự cám dỗ của việc sử dụng phần mềm trái phép (Shadow IT).

Phần kết luận

Để bảo vệ dữ liệu, hoạt động và danh tiếng của tổ chức bạn, điều quan trọng là phải hiểu và giải quyết các rủi ro liên quan đến CNTT bóng tối.

Để làm được điều này, hãy thường xuyên phát hiện các trường hợp CNTT ngầm bằng cách thực hiện kiểm tra thường xuyên, tiến hành khảo sát, sử dụng các công cụ giám sát và phân tích nhật ký. Ngoài ra, hãy triển khai các chiến lược giảm nhẹ như xác định chính sách CNTT rõ ràng, cung cấp giáo dục cho nhân viên và duy trì kho lưu trữ phần mềm đã được phê duyệt.

Bằng cách triển khai các chiến lược này, bạn không chỉ có thể ngăn chặn các rủi ro về bảo mật và tuân thủ mà còn nuôi dưỡng văn hóa định hướng công nghệ và thúc đẩy sự đổi mới trong giới hạn của các công cụ được ủy quyền. Điều này cuối cùng góp phần xây dựng một bối cảnh CNTT tổ chức an toàn và linh hoạt hơn.

Bạn cũng có thể khám phá một số phần mềm quản lý Kiểm toán CNTT tốt nhất.