Nó là gì và nó hoạt động như thế nào

Để bắt kịp với các kịch bản đang phát triển, cải tiến quy trình kinh doanh (BPI) là điều cần thiết đối với mọi tổ chức.

Mỗi công ty phải đối phó với hàng trăm quy trình kinh doanh. Không doanh nhân nào có thể gọi các quy trình này là hoàn hảo 100%, vì luôn có một số nút thắt cổ chai khiến họ mất thời gian và tiền bạc.

Tối ưu hóa hoặc cải thiện các quy trình kinh doanh này có thể giúp loại bỏ mọi vấn đề gây bất tiện cho nhóm hoặc khách hàng của bạn. Hãy xem cách hoạt động của cải tiến quy trình kinh doanh và cách nó giúp doanh nghiệp của bạn phát triển.

Cải tiến quy trình kinh doanh là gì?

Quy trình kinh doanh là những nhiệm vụ bạn thực hiện để điều hành doanh nghiệp của mình. Bạn cần cải thiện các quy trình này để luôn mạnh mẽ trong thế giới cạnh tranh này. Vì vậy, cải tiến quy trình kinh doanh có nghĩa là liên tục tối ưu hóa các quy trình kinh doanh để có năng suất và hiệu quả cao hơn.

Các quy trình kinh doanh của một doanh nghiệp liên quan đến ba loại hoạt động:

• Nhiệm vụ vận hành: Các nhiệm vụ lặp đi lặp lại mà các công ty cần thực hiện hàng ngày, như sản xuất, hậu cần và báo cáo.
• Nhiệm vụ quản lý: Những nhiệm vụ này bao gồm lập ngân sách, quản trị và phát triển nhân sự.
• Nhiệm vụ hỗ trợ: Các nhiệm vụ còn lại thuộc danh mục này, chẳng hạn như hỗ trợ kỹ thuật, tuyển dụng, kế toán, v.v.

Tất cả các nhiệm vụ thuộc các danh mục này cần phải được đánh giá và điều chỉnh thường xuyên để ngăn chặn sự kém hiệu quả. Thông qua BPI, các công ty có thể liên tục tạo ra những thay đổi tích cực cho các hoạt động này dựa trên ý kiến ​​đóng góp của các bên liên quan bên trong và bên ngoài.

Những cải tiến này giới thiệu những cách mới để thực hiện mọi việc hoặc loại bỏ các lỗi khỏi các quy trình hiện tại. Trong cả hai trường hợp, mục đích là hợp lý hóa quy trình.

Tầm quan trọng của cải tiến quy trình kinh doanh

Bất kể tổ chức của bạn thuộc ngành nào, bạn cần thích nghi với những thay đổi để tồn tại trong cuộc cạnh tranh. Cải tiến quy trình kinh doanh cho phép bạn thực hiện thay đổi đó.

Trong quá trình này, các công ty có thể xác định các lĩnh vực cần cải thiện và xác định bất kỳ sự kém hiệu quả nào cần loại bỏ. Nó giúp các tổ chức hiểu hệ thống và phát triển theo các tiêu chuẩn ngành hiện hành.

Hơn nữa, nó cung cấp một triển vọng mới về quy trình kinh doanh của bạn để cải thiện năng suất, chất lượng, mối quan hệ khách hàng và phát triển kỹ năng.

Cải thiện quy trình kinh doanh hoạt động như thế nào?

#1. Chọn một quy trình

Đầu tiên, bạn cần xác định các lĩnh vực hoặc quy trình cần cải thiện. Trong khi nhiều quy trình kinh doanh diễn ra trong một công ty, bạn có thể ưu tiên các quy trình lặp đi lặp lại để cải thiện.

#2. Các vấn đề về quy trình bản đồ

Tập trung vào quy trình đã chọn để xác định các vấn đề cần loại bỏ. Lập bản đồ có nghĩa là trực quan hóa toàn bộ hoạt động và tìm ra các nút thắt cổ chai.

#3. Phân tích quy trình kinh doanh

Bây giờ, bạn cần phân tích các điểm đau để tìm ra các vấn đề có thể được cải thiện. Bạn có thể đặt câu hỏi liên quan đến những người có trách nhiệm để nhận được câu trả lời.

#4. Thiết kế lại quy trình

Ở giai đoạn này, bạn cần thiết kế lại quy trình để làm cho nó tốt hơn. Sử dụng phương pháp phù hợp nhất để loại bỏ các vấn đề đã xác định và làm cho quy trình của bạn hiệu quả hơn.

#5. Tài nguyên có được

Đối với bất kỳ loại cải tiến nào trong quy trình kinh doanh, các công ty cần đảm bảo các nguồn lực cần thiết. Đó có thể là nhận được phần mềm, phần cứng hoặc nhân lực mới. Đối với tất cả những điều này, nhận được sự chấp thuận từ quản lý.

#6. Kiểm tra quy trình mới

Trước khi áp dụng hệ thống BPI trong tổ chức của bạn, thử nghiệm là một quy trình bắt buộc. Kiểm tra mọi bước của quy trình làm việc để bạn không bỏ lỡ bất kỳ điều gì quan trọng. Nếu bạn cần bất kỳ thay đổi nào, đây là bước để thực hiện điều đó.

#7. Thực hiện phương pháp

Sau khi thử nghiệm thành công và phê duyệt quản lý, đã đến lúc thực hiện phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh. Bạn có thể bắt đầu ở quy mô nhỏ và mở rộng phạm vi để có kết quả tốt hơn.

#số 8. Xem xét và tinh chỉnh

Công việc của bạn không kết thúc với giai đoạn thực hiện. Bạn cần liên tục theo dõi xem các phương pháp mới có đang cải thiện quy trình của bạn hay không. Tinh chỉnh đôi khi có thể cần thiết và bạn phải thực hiện điều đó cho phù hợp.

Phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh

Tùy thuộc vào quy trình kinh doanh và ngành của bạn, bạn có thể chọn các phương pháp sau cho BPI.

#1. Phương pháp nhanh nhẹn

Phương pháp này giải phóng một dự án khỏi thời hạn nghiêm ngặt và cho phép bạn kết hợp nhiều lần lặp lại hơn. Dựa trên phản hồi của nhóm và khách hàng, Agile cho phép bạn khắc phục các sự cố được đánh dấu. Nó cũng cải thiện giao tiếp và hợp tác giữa tất cả các bên.

#2. Sản xuất tinh gọn

Mục tiêu của phương pháp này là loại bỏ lãng phí và do đó giảm chi phí. Ngoài ngành sản xuất, những ngành khác cũng có thể thực hiện các nguyên tắc cốt lõi của nó. Ở đây, các nhóm cần hiểu nhận thức của người mua để loại bỏ lãng phí và dư thừa.

#3. Sáu Sigma

Cách tiếp cận phổ biến này có thể làm giảm sự thay đổi và lỗi bằng cách tận dụng dữ liệu và số liệu thống kê trong khi tối đa hóa giá trị. Six Sigma liên quan đến việc sử dụng DMAIC và DMADV để đạt được quy trình hợp lý hóa và tăng ROI.

#4. Quản lý chất lượng toàn diện (TQM)

Các công ty sử dụng phương pháp này cần tập hợp toàn bộ đội ngũ của họ để cải thiện sự hài lòng của khách hàng. Nó cung cấp cho nhân viên một môi trường và văn hóa làm việc nơi kinh nghiệm được đánh giá cao và họ được khuyến khích có mục tiêu kinh doanh chung.

#5. Lý thuyết về ràng buộc

Phương pháp Lý thuyết về các ràng buộc thường được sử dụng bất cứ khi nào có nhu cầu cải tiến ngay lập tức. Nó có thể xác định các nút thắt cổ chai của quy trình và cải thiện chúng cho đến khi loại bỏ được.

#6. cải tiến

Phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh này tập trung vào các phương pháp thực hành tinh gọn và nhanh nhẹn. Nó sửa đổi một chút công việc và văn hóa doanh nghiệp của bạn để nâng cao chất lượng và năng suất của các quy trình.

#7. Kanban

Kanban là một kỹ thuật xử lý công việc trực quan cho phép bạn xác định các vấn đề và loại bỏ các tắc nghẽn. Nhờ đó, bạn có thể nâng cao hiệu quả và theo dõi tiến độ sáng kiến ​​của mình.

#số 8. Vừa kịp giờ

Phương pháp này lý tưởng cho các công ty sản xuất muốn giảm thiểu chi phí tồn kho bằng cách sản xuất hàng hóa theo nhu cầu. Trong hầu hết các trường hợp, nó được sử dụng với phương pháp Kanban để dự báo chính xác và tránh tình trạng dư thừa công việc.

#9. Lập bản đồ quy trình

Các công ty có thể vạch ra một kế hoạch cải tiến quy trình bằng cách sử dụng kỹ thuật trực quan hóa quy trình làm việc này. Bạn cũng có thể sử dụng nó để phát triển bản đồ cho các vai trò hoặc mục tiêu kinh doanh cụ thể.

#10. PDCA

Mô hình này là viết tắt của kế hoạch, làm, kiểm tra và hành động. Là một phần của phương pháp Kaizen, nó giúp các tổ chức xác định các quy trình không hiệu quả.

Lợi ích của việc cải tiến quy trình kinh doanh

nhanh nhẹn trong kinh doanh

Thông qua cải tiến quy trình kinh doanh, các công ty có thể trở nên có khả năng hơn trong việc giải quyết các yêu cầu luôn thay đổi của khách hàng. Họ có thể nhanh chóng đáp ứng nhu cầu và tinh chỉnh các dự án cho phù hợp.

Tầm nhìn tốt hơn vào các quy trình

Để triển khai BPI, các công ty cần trực quan hóa toàn bộ quy trình làm việc. Nó cho phép họ theo dõi các quy trình kinh doanh và đo lường hiệu quả của từng giai đoạn.

Hiệu quả về chi phí💰

Mục đích của việc cải thiện các quy trình kinh doanh là loại bỏ các tắc nghẽn và sự kém hiệu quả. Vì nó cho phép bạn xác định và loại bỏ những chi tiêu không cần thiết, tổng chi phí sẽ tự động giảm xuống.

Năng suất cao hơn

Để làm cho quy trình của bạn hiệu quả, BPI loại bỏ tất cả các tác vụ lặp đi lặp lại và không cần thiết khỏi quy trình làm việc. Kết quả là, năng suất của nhân viên tăng lên nhiều lần.

Tuân thủ và Bảo mật

Thực hiện cải tiến quy trình kinh doanh có nghĩa là có một nơi làm việc được quản lý và điều tiết phù hợp. Do đó, các công ty này có thể tuân thủ các quy định và các biện pháp an ninh cần thiết tại chỗ.

Sự hài lòng của khách hàng và nhân viên

Bất kỳ quy trình ngẫu hứng nào cũng sẽ gia tăng giá trị cho khách hàng. Với những khách hàng hài lòng, bạn có thể kinh doanh phát đạt. Nó cũng làm cho nhóm của bạn hiệu quả và năng suất hơn bằng cách loại bỏ các nhiệm vụ không cần thiết.

Những thách thức của việc cải tiến quy trình kinh doanh

#1. Sự kháng cự từ nhân viên

Thách thức lớn nhất mà BPI phải đối mặt là sự phản đối của nhân viên. Hầu hết mọi người chống lại mọi thay đổi và thích tiếp tục làm việc theo truyền thống. Vì vậy, doanh nghiệp cần làm cho nhân viên hiểu được lợi ích của việc cải tiến này. Nếu không, thế chủ động sẽ biến thành thất bại hoàn toàn.

#2. Không có khả năng đặt mục tiêu

Trong quá trình này, lãnh đạo nên có mục tiêu rõ ràng và cụ thể. Nếu không có mục tiêu rõ ràng, họ sẽ không thể có được bức tranh toàn cảnh về hướng đi của công ty. Mặc dù các mục tiêu sẽ cho bạn biết nên đặt thời gian và nguồn lực của mình vào đâu, nhưng việc thiếu chúng sẽ gây khó khăn trong việc cải thiện quy trình kinh doanh.

#3. Điều chỉnh thời gian⏲️

Để làm cho mọi thứ hoạt động, bạn cần phải cho nó một thời gian. Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng cải tiến quy trình là không thể do các hoạt động hàng ngày của họ. Tuy nhiên, thường có thể hợp lý hóa quy trình công việc và chỉ định một người thực hiện quy trình này. Tuy nhiên, các công ty thậm chí có thể thuê một nhà thầu hoặc người làm việc tự do để phân tích quy trình.

#4. Giới thiệu công nghệ mới

Hầu hết các cải tiến quy trình kinh doanh đều yêu cầu tạm biệt các ứng dụng cũ và áp dụng các công nghệ mới. Hầu hết các công ty thấy điều này là rất khó khăn. Bên cạnh việc tốn kém, bạn cũng phải làm cho nhân viên của mình quen thuộc với các công nghệ tiên tiến.

Tài nguyên học tập

Nguyên tắc cơ bản của cải tiến quy trình kinh doanh: Udemy

Khóa học Nguyên tắc cơ bản về cải tiến quy trình kinh doanh này dạy cho bạn khuôn khổ và các bước cần thiết cho BPI. Khóa học này cũng bao gồm việc sắp xếp các quy trình kinh doanh với các mục tiêu và tìm kiếm các giải pháp cải tiến thiết thực.

Bạn cũng có thể học cách sử dụng các công cụ khác nhau để tạo quy trình kinh doanh và kỹ thuật mới để đo lường mục tiêu của mình từ tài nguyên này.

Cải thiện quy trình kinh doanh hiệu quả: Udemy

Khóa học Cải thiện Quy trình Kinh doanh Hiệu quả này dạy cho bạn tác động của việc cải tiến quy trình kinh doanh để bạn có thể thiết kế lại các quy trình tổ chức của mình.

Phát triển mô hình BPI, triển khai nó trong dự án và đo lường tiến độ được dạy trong khóa học này. Nó bao gồm 2,5 giờ video theo yêu cầu và chứng chỉ sau khi hoàn thành khóa học.

Cải thiện quy trình kinh doanh

Cuốn sách về Cải thiện Quy trình Kinh doanh này cho bạn biết cách thực hiện các kỹ thuật cải tiến chất lượng trong ngành dịch vụ.

Nó cho bạn biết mọi thứ bạn nên biết để bắt đầu BPI ngay lập tức. Từ tài nguyên này, bạn cũng có thể học cách tạo và đào tạo các nhóm về BPI, đơn giản hóa quy trình, giảm thời gian và theo dõi tiến độ.

Hộp công cụ cải tiến quy trình kinh doanh

Cuốn sách Hộp công cụ cải tiến quy trình kinh doanh này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc và thực tế về việc phát triển một hệ thống BPI mạch lạc.

Nó thảo luận về mô hình BPI bằng cách sử dụng phép đo hiệu suất và giới thiệu cho bạn các công cụ phù hợp. Hơn nữa, bạn có thể tìm hiểu cách sử dụng các công cụ này và nhận một số mẫu để triển khai.

Từ cuối cùng

Nếu không cải tiến quy trình kinh doanh thì không thể duy trì vị thế cạnh tranh. Nó cho phép bạn tìm ra điểm yếu và sự thiếu hiệu quả của mình để bạn có thể thực hiện các phương pháp mới để cải thiện chúng.

Ở đây, chúng ta đã thảo luận về thế giới cải tiến quy trình kinh doanh như thế nào cùng với một số khóa học và sách hữu ích để tìm hiểu về nó. Khi bạn đã có đủ kiến ​​thức, hãy bắt đầu thực hiện những cải tiến cần thiết để đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới.

Bạn cũng có thể tìm hiểu về phần mềm quản lý quy trình kinh doanh.