Phân tích nguyên nhân gốc rễ là gì? [+3 Template Resources]

Spread the love

Các vấn đề sẽ xuất hiện trong bất kỳ dự án nào cho dù bạn có thực hiện các biện pháp phòng ngừa nào và hệ thống được sắp xếp hợp lý đến mức nào. Tuy nhiên, bạn có một phương pháp mạnh mẽ, được gọi là phân tích nguyên nhân gốc rễ (RCA), hỗ trợ bạn xác định các vấn đề một cách dễ dàng.

Các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp và các trưởng nhóm kinh doanh sử dụng quy trình RCA để tìm ra các vấn đề gây tổn hại cho doanh nghiệp. Xác định các vấn đề cũng giúp bạn phát triển các giải pháp để tránh những vấn đề tương tự trong tương lai.

Nếu bạn là giám đốc kinh doanh, giám đốc dự án, trưởng nhóm hoạt động hoặc giám đốc điều hành kinh doanh của học viên, bạn phải tìm hiểu về phương pháp RCA và các công cụ hoặc mẫu hỗ trợ.

Tiếp tục đọc bài viết để khám phá một số thông tin cơ bản và nâng cao về RCA. Bạn cũng sẽ tìm thấy một số mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ dễ sử dụng sẽ giúp bạn trong sự nghiệp quản lý dự án của mình.

Phân tích nguyên nhân gốc rễ là gì?

RCA là quy trình tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề và tắc nghẽn để phát triển các giải pháp phù hợp. Quy trình coi việc ngăn ngừa và giải quyết các vấn đề chính xác một cách có hệ thống là thực sự hiệu quả thay vì chỉ đơn giản là xử lý các triệu chứng riêng lẻ.

Nhóm của bạn có thể thực hiện quy trình RCA thông qua một tập hợp các nguyên tắc, phương pháp và kỹ thuật. Bạn cần xây dựng quy trình để nhóm có thể tận dụng các nguồn lực của RCA để xác định các yếu tố gây ra vấn đề cho bất kỳ xu hướng kinh doanh, dự án hoặc sự kiện nào.

Hệ thống phân tích nguyên nhân gốc rễ giúp bạn xác định nguyên nhân gốc rễ của sự thất bại hoặc đình trệ của một quy trình có tổ chức. Ví dụ, xử lý vé dịch vụ khách hàng, sản xuất hàng hóa, v.v., sẽ luôn phải đối mặt với những thách thức mới. Vũ khí của bạn để chiến đấu với những vấn đề mới lạ như vậy là RCA và tài liệu hướng dẫn của nó.

Hầu hết tất cả các ngành công nghiệp hoặc hoạt động thương mại đều sử dụng công cụ này để phát hiện vấn đề sâu hơn trong các hoạt động hoặc quy trình dịch vụ. Sẽ không hiệu quả về mặt kinh tế nếu giải quyết cùng một vấn đề mọi lúc. Do đó, bạn cần xác định nguyên nhân thực tế và sau đó loại bỏ nó một lần và tất cả bằng cách sử dụng kỹ thuật RCA.

Tại sao phân tích nguyên nhân gốc rễ lại quan trọng?

# 1. Cắt giảm chi phí

Nếu việc không bảo trì máy móc của nhà máy gây ra gãy các bộ phận chuyển động, bạn có thể liên hệ với nhà sản xuất để thay thế các bộ phận đó. Nếu nó xảy ra thường xuyên sẽ làm tăng chi phí sản xuất. Thay vào đó, bạn có thể thực hiện RCA để xác định nguyên nhân chính của việc bảo dưỡng thiết bị, điều này sẽ tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

# 2. Khám phá những điều sai trái và nguyên nhân chính

Nếu doanh nghiệp của bạn giao dịch với các sản phẩm, dịch vụ, quy trình, công nghệ và hệ thống, thì việc thực hiện RCA trước khi tung ra sản phẩm sẽ giúp bạn xác định các lỗi thiết kế cơ bản. Một khi bạn sửa chữa những điều đó và cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ, bạn sẽ có được lòng tin của khách hàng.

  Cách tìm bản đồ ngừng hoạt động của Google Meet

# 3. Phát triển Trình gỡ rối quy trình được tổ chức hợp lý

Tài liệu RCA cho phép bất kỳ ai được liên kết với quy trình giải quyết các vấn đề trong tương lai sau bài viết trợ giúp. Do đó, bạn không cần phải nhờ đến chuyên gia hoặc trả tiền cho bên thứ ba mỗi khi một vấn đề cũ xuất hiện.

#4. Làm cho Nơi làm việc An toàn hơn

Hầu hết các nơi làm việc xử lý các nhiệm vụ quan trọng và nguy hiểm thực hiện RCA để phát hiện các vấn đề an toàn tại nơi làm việc. Nó giúp tổ chức tuân thủ các yêu cầu an toàn tại nơi làm việc an toàn của địa phương hoặc quốc tế.

# 5. Đưa sản phẩm ra thị trường nhanh hơn

Nếu bạn thực hiện RCA một cách siêng năng trước khi bắt đầu quá trình sản xuất, bạn có thể giải quyết các lỗi thiết kế thường xuất hiện khi người dùng cuối sử dụng sản phẩm. Như vậy, bạn sẽ đưa sản phẩm chất lượng ra thị trường nhanh hơn đối thủ cạnh tranh.

# 7. Phản ứng với vấn đề ngay lập tức

RCA giúp các doanh nghiệp phát triển các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) cho các vấn đề an toàn, thời gian ngừng hoạt động của phần mềm, sự cố quy trình, thiên tai, v.v. Do đó, nhóm của bạn có thể đơn giản tuân theo SOP và phản ứng nhanh hơn với các vấn đề mới và cũ.

Các thành phần bắt buộc phải có của một mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ

Nếu bạn đang tạo một mẫu RCA hoặc tùy chỉnh một mẫu hiện có, hãy lưu ý rằng bạn phải bao gồm các phần tử sau trong tài liệu RCA:

# 1. Mô tả sự kiện

Bạn cần tạo SOP chi tiết cho mô tả sự kiện trong RCA. Ngoài ra, cần có một định dạng được chấp nhận trên toàn công ty để nhân viên hoặc giám đốc điều hành sẽ nhập thông tin chi tiết. Dữ liệu mô tả phải chứa ngày, giờ, xác định sự cố, nhân chứng, nạn nhân, v.v.

Phần dòng thời gian nên bao gồm mô tả kỹ lưỡng về tất cả các sự cố trước, trong và sau khi tai nạn hoặc sự cố xảy ra. Nó sẽ giúp khám phá những nguyên nhân cơ bản của sự kiện. Bạn có thể bao gồm dữ liệu như thời gian, ngày tháng, những người có liên quan, máy móc bị hỏng, dữ liệu bị cản trở, v.v., trong dòng thời gian.

# 3. Phương pháp và Nhóm điều tra

Sự thành công của toàn bộ quy trình RCA sẽ phụ thuộc vào phương pháp luận của nó và nhóm thực hiện quy trình. Phương pháp của RCA phải tuân theo các nguyên tắc, công cụ và khuôn mẫu tiêu chuẩn. Tuy nhiên, tùy thuộc vào quy trình sản xuất hoặc hệ thống cung cấp dịch vụ, bạn cần tùy chỉnh các thông số nhất định.

Khi bạn đã hoàn thành thủ tục RCA, hãy soạn thảo một tài liệu RCA và gửi nó qua các phòng ban để xem xét và phản hồi. Phân tích các phản hồi và nhận xét để soạn thảo mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ cuối cùng mà bộ phận hoặc công ty sẽ tuân theo.

Bây giờ, hãy tập hợp những người có kinh nghiệm từ quy trình và giải thích quy trình RCA cho họ. Đây sẽ là nhóm chịu trách nhiệm thực hiện theo phương pháp RCA do công ty đề xuất một cách siêng năng.

#4. Nguyên nhân gốc rễ / Kết quả điều tra

Khi bạn có RCA, bạn phải điều tra các vấn đề ở mức chi tiết tối đa có thể. Một lần nữa, phải có một nhóm chuyên trách cho nhiệm vụ này. Bạn có thể bao gồm người quản lý hoạt động, cộng sự quy trình, kỹ sư, chuyên gia dữ liệu, v.v., tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn.

Quá trình điều tra cũng sẽ yêu cầu các thủ tục ghi, phân tích và báo cáo dữ liệu được phê duyệt trước.

# 5. Kế hoạch hành động để điều chỉnh quy trình / sản phẩm

Sau khi các nhà điều tra đưa ra các giải pháp cho các vấn đề của RCA, bạn cần phải ghi lại các đề xuất đó. Bây giờ, hãy soạn thảo một SOP khác để đào tạo những nhân viên bị ảnh hưởng về cách giải quyết những sự cố như vậy trong tương lai.

Đôi khi, các doanh nghiệp sẽ cần phải có được các SOP như vậy được phê duyệt bởi các nhà quản lý kỹ thuật, kiểm soát chất lượng và nhà máy để mọi người luôn biết.

  Làm thế nào để có được Internet miễn phí (ở nhà và ở nơi công cộng)

# 1. Biểu đồ Pareto

Công cụ RCA này cũng nổi tiếng với quy tắc 80-20. Bạn có thể sử dụng nó để hình dung tần suất của các sự cố và ảnh hưởng tích lũy của chúng. Tác giả của Biểu đồ Pareto, Vilfredo Pareto, nói rằng 20% ​​lỗi tiềm ẩn sẽ gây ra 80% thất bại trong một quy trình.

Do đó, với sự trợ giúp của biểu đồ này, bạn có thể tập trung vào 20% các yếu tố tiềm năng của sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn có khả năng gây ra lỗi sản phẩm hoặc sự cố dịch vụ.

Biểu đồ Pareto về cơ bản là một biểu đồ thanh bao gồm các nguyên nhân và tần suất của các lỗi. Nếu bạn có thể tạo biểu đồ một cách chính xác, nó sẽ hình dung rõ ràng độ lệch giữa thất bại và nguyên nhân. Hầu hết các nhà quản lý quy trình đều thấy ngạc nhiên khi các yếu tố nhỏ gây ra hầu hết các thất bại.

# 2. 5 Tại sao

Đây là thủ tục đơn giản nhất để tiến hành RCA. Bạn chỉ cần tạo một mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ với các câu hỏi dựa trên lý do. Thông thường, bạn cần hỏi tại sao một sự cố 5 lần. Điều đó sẽ cho phép bạn đi sâu vào nguyên nhân gốc rễ của bất kỳ quá trình hoặc lỗi sản phẩm nào.

Tuy nhiên, có 5 RCA dựa trên Whys có thể chứa nhiều hơn 5 câu hỏi. Vì quy trình yêu cầu khả năng điều tra và thẩm vấn, bạn nên tuân theo quy trình toàn công ty cho RCA như vậy. Nếu không, bạn có thể không tin tưởng vào các phát hiện từ RCA sử dụng các câu hỏi ngẫu nhiên.

Phân tích 5 Whys chủ yếu bao gồm một tuyên bố vấn đề và sau đó là 5 câu hỏi về vấn đề đang gặp phải. Ví dụ, tại sao một đại lý ngừng xử lý vé của khách hàng? Nếu câu trả lời là internet, thì tại sao internet không thành công. Đơn giản, hãy tiếp tục đặt nhiều câu hỏi hơn cho đến khi bạn tìm ra nguyên nhân gốc rễ.

# 3. Sơ đồ xương cá

Ishikawa hay sơ đồ xương cá là một phương pháp trực quan phổ biến khác của RCA. Sơ đồ cuối cùng trông giống như một xương cá và do đó có tên. Người tạo ra công cụ là Kaoru Ishikawa, nhà đổi mới quản lý chất lượng nổi tiếng đến từ Nhật Bản.

Phần ngoài cùng bên phải hoặc ngoài cùng bên trái của biểu đồ là lỗi hoặc sự cố. Sau đó, bạn vẽ một đường thẳng và bao gồm các danh mục nguyên nhân tiềm ẩn như thủ tục, môi trường, con người, thiết bị, v.v. Bây giờ, trong các phần này, bạn cần đặt các lý do cụ thể.

Các doanh nghiệp hầu hết sử dụng công cụ này trên mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ của họ cho một vấn đề chưa biết hoặc chưa từng xảy ra trước đây. Hơn nữa, các chuyên gia cũng sử dụng sơ đồ xương cá để phân tích các vấn đề phức tạp, khám phá các khía cạnh khác nhau của nguyên nhân gốc rễ và khám phá các nút thắt của quy trình.

#4. Lô phân tán

Nó là một công cụ RCA giúp bạn tạo một khuôn mẫu RCA quy trình cho các vấn đề phức tạp. Khi có nhiều nguyên nhân gốc rễ hơn mong đợi từ quy tắc 80-20, bạn cần hình dung mối quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả.

Biểu đồ phân tán là một công cụ được sử dụng rộng rãi để tìm mối tương quan giữa các biến có thể định lượng được. Ở đây, bạn cần tạo một biểu đồ phân tán của các biến của nguyên nhân và kết quả. Bạn phải đặt các hiệu ứng trên trục X và các nguyên nhân trên trục Y.

Nếu biểu đồ phân tán kết quả hiển thị một đường cong hoặc một đường thẳng, thì các thành phần có tương quan với nhau. Nếu không có mối tương quan, hãy tiếp tục thay đổi giá trị của các biến trục X.

# 5. FMEA

Chế độ lỗi và phân tích hiệu ứng, hoặc FMEA, là một công cụ rất phổ biến cho RCA trong số các nhà phát triển và thiết kế sản phẩm. Nó giúp nhóm phát triển phát hiện ra các vấn đề tiềm ẩn trước khi sản xuất hàng loạt sản phẩm. Thông thường, nhóm sử dụng một hoặc hai sản phẩm nguyên mẫu để xác định lỗi thiết kế và các vấn đề khác.

  4 trung tâm Smarthome mà bạn chưa từng nghe đến (Và tại sao bạn không nên sử dụng chúng)

Sau đó, phân tích chế độ lỗi bắt đầu trên nguyên mẫu để xác định tất cả các lỗi có thể xảy ra. Bây giờ, chỉ cần phác thảo các vấn đề trong một bảng khác, tìm nguyên nhân gốc rễ hoặc thực hiện phân tích ảnh hưởng.

Cho đến nay, bạn đã học được những kiến ​​thức cơ bản về phân tích nguyên nhân gốc rễ và các công cụ của nó. Tìm bên dưới một số mẫu hữu ích dành cho các công cụ phân tích nguyên nhân gốc rễ ở trên (RCAT) từ các tài nguyên miễn phí sau:

Bảng thông minh

Bạn có thể đã biết Bảng thông minh là một trong những công cụ kinh doanh hàng đầu cho không gian làm việc kỹ thuật số, cộng tác từ xa và tự động hóa quy trình làm việc. Bạn sẽ ngạc nhiên khi biết rằng bạn cũng có thể sử dụng thư viện mẫu của nó để tạo các tài liệu RCA thực sự hoạt động.

Thư viện Smarsheet rất phong phú với nhiều loại ví dụ phân tích nguyên nhân gốc rễ khác nhau, dễ dàng phù hợp với nhiều dự án kinh doanh hoặc nơi làm việc. Ví dụ: nó cho phép bạn dễ dàng truy cập vào những thứ sau:

  • Mẫu RCA đơn giản
  • Phương pháp Six Sigma DMAIC cho RCA
  • Mẫu RCA dựa trên công cụ 5 Whys
  • Lập bản đồ nguyên nhân chăm sóc sức khỏe
  • RCA cho một công ty hóa chất

Các mẫu trên cũng có sẵn ở nhiều định dạng khác nhau như tệp Microsoft Word, mẫu Microsoft Excel và tệp Adobe PDF. Bạn có thể dễ dàng tải xuống các định dạng này mà không cần chuyển qua các vòng lặp.

Guru

Các Guru mẫu cho quy trình RCA là một nguồn đáng tin cậy khác để soạn thảo tài liệu RCA cho doanh nghiệp. Nó giới thiệu cho bạn nhiều ví dụ và công cụ miễn phí khác nhau của phương pháp RCA, như:

  • Tài liệu RCA dựa trên Biểu đồ Pareto hỗ trợ bạn xác định các vấn đề như thiếu đào tạo, quá ít nhân viên trung tâm dịch vụ và sự chuẩn bị không tốt khiến các doanh nghiệp gặp khó khăn.
  • Kỹ thuật 5 tại sao để xác định lý do tại sao tỷ lệ doanh thu của công ty bạn cao hơn mức trung bình của thị trường hoặc đối thủ cạnh tranh.
  • Sơ đồ xương cá như một công cụ RCA để xác định các nguyên nhân gốc rễ mới hoặc chưa biết.
  • Six Sigma và DMAIC cho RCA
  • FMEA để tìm kiếm các vấn đề phát sinh trong bất kỳ vòng đời phát triển sản phẩm nào.

TemplateLab

TemplateLab là một tài nguyên truy cập khác cho các mẫu khác nhau về nghệ thuật, bất động sản, kinh doanh, pháp lý, tài chính, v.v. Do đó, bạn cũng có thể dựa vào tài nguyên này để có nội dung RCA chất lượng cao như biểu mẫu, ví dụ và mẫu.

Nội dung có sẵn trên nền tảng này có thể dễ dàng truy cập thông qua tải xuống bằng một cú nhấp chuột. Bạn sẽ tìm thấy các tài liệu RCA ở nhiều định dạng khác nhau như Adobe PDF, Microsoft Excel và Microsoft Word.

Kho tài liệu RCA rất phong phú với các ví dụ trong thế giới thực như báo cáo điều tra RCA, biểu mẫu thu thập dữ liệu RCA trống, tài liệu RCA cho người mới bắt đầu, RCA qua sơ đồ xương cá và RCA cho một nhóm phát triển kinh doanh.

Bạn sẽ dễ dàng chỉnh sửa mẫu hơn khi tải xuống tệp Word hoặc Excel. Nếu bạn nhận được tệp PDF, bạn phải sử dụng trình chỉnh sửa PDF để cá nhân hóa các tài liệu mẫu.

Từ cuối cùng

Trong bài viết này, chúng tôi đã đưa bạn đến một cuộc thảo luận chuyên sâu về phân tích nguyên nhân gốc rễ. Bài báo cũng phác thảo một số công cụ và mẫu phân tích nguyên nhân gốc quan trọng mà bạn có thể sử dụng trong các tình huống thực tế.

Bạn sẽ trở nên tự tin và có kỹ năng hơn khi giải quyết các vấn đề tại nơi làm việc hoặc dự án thông qua phân tích nguyên nhân gốc rễ.

Bạn cũng có thể quan tâm đến các công cụ cấu trúc phân tích công việc này để quản lý dự án.

x