Phòng dữ liệu ảo: Lợi ích, Sử dụng và Công cụ
Công nghệ đã thay đổi cách thức hoạt động của doanh nghiệp và cách làm việc của nhân viên trên toàn thế giới.
Nhiều công nghệ mới, như điện thoại thông minh, SaaS, máy tính xách tay, máy tính bảng, v.v., đã thúc đẩy không gian làm việc kỹ thuật số và làm việc từ xa. Chúng có vai trò to lớn trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số, do đó cho phép các nhóm làm việc hiệu quả hơn bao giờ hết.
VDR hoặc Phòng dữ liệu ảo là một trong những phần của cuộc cách mạng công nghệ này. Các phòng dữ liệu ảo đã thay đổi hoàn toàn cách thức giao dịch của các doanh nghiệp. Bài đăng này sẽ khám phá các VDR, lợi ích, cách sử dụng và một số nhà cung cấp VDR.
VDR hoặc Phòng dữ liệu ảo là gì?
Phòng dữ liệu ảo là một không gian hoặc kho lưu trữ trực tuyến nơi các tổ chức lưu trữ dữ liệu và tệp bí mật. Họ sử dụng VDR trong trường hợp thực hiện các giao dịch tài chính hoặc khi họ giao dịch với bên thứ ba.
VDR là dịch vụ lưu trữ dựa trên đám mây cho phép chia sẻ thông tin riêng tư hoặc bí mật với đối tác, khách hàng, v.v.
Phòng dữ liệu ảo sử dụng các phương pháp mã hóa mạnh, giúp lưu trữ khá đáng tin cậy và an toàn. VDR mã hóa dữ liệu trước khi chuyển nó sang đám mây lưu trữ.
Chúng cũng cho phép bạn chọn từ các cài đặt hạn chế và quyền truy cập tài liệu khác nhau. Điều này ngăn dữ liệu bị sao chép, chia sẻ hoặc in khi chưa được phép.
Công dụng của Phòng dữ liệu ảo
VDR cung cấp không gian cho quá trình thẩm định cần thiết trong khi hoàn tất một thỏa thuận kinh doanh. Các giao dịch này liên quan đến các tài liệu và tệp có kích thước lớn và với số lượng lớn hơn.
Hầu hết các tài liệu này là bí mật và chứa dữ liệu rất nhạy cảm. VDR cung cấp một cách đáng tin cậy cho tất cả những người quan tâm để trao đổi và xem xét các tài liệu trong khi đàm phán.
Đối với các doanh nghiệp để duy trì các mối quan hệ kinh doanh, việc truyền dữ liệu và hợp đồng thường xuyên là bắt buộc. Các phòng dữ liệu ảo cung cấp kho lưu trữ cho các hợp đồng này và luôn sẵn sàng cung cấp chúng bất cứ khi nào được yêu cầu.
Chúng hoạt động như một điểm truy cập tập trung cho luật sư, cơ quan quản lý nội bộ và bên ngoài, kế toán và nhiều bên khác. Một hệ thống trung tâm như vậy làm giảm nguy cơ chậm trễ và sai sót. Nó cũng cung cấp sự minh bạch trong giao tiếp.
Lợi ích của phòng dữ liệu ảo
Phòng dữ liệu ảo là một giải pháp hoàn hảo cho bất kỳ tổ chức nào. Nó có thể giúp các doanh nghiệp hợp lý hóa quá trình chia sẻ tài liệu và làm cho nó hiệu quả hơn nhiều. Họ cung cấp một loạt các lợi ích, một số trong đó bao gồm:
- Chia sẻ hiệu quả các tài liệu và thông tin kinh doanh quan trọng và riêng tư một cách an toàn.
- Cung cấp bảo vệ cho thông tin tổ chức.
- Quản lý dữ liệu, tài liệu bảo mật, an toàn.
- Có thể truy cập đồng thời cho nhiều bên.
- Có thể tải lên một lượng lớn dữ liệu.
- Hỗ trợ thiết bị di động.
- Tính năng tìm kiếm chính xác có sẵn.
Tiếp theo, chúng ta sẽ khám phá các trường hợp sử dụng phòng dữ liệu ảo.
Các trường hợp sử dụng phòng dữ liệu ảo
Phòng dữ liệu ảo được áp dụng trong tất cả các lĩnh vực liên quan đến huy động vốn, giao dịch tài chính và giao dịch kinh doanh. Chúng ta hãy xem xét một số ứng dụng chính của VDR.
Công nghệ
VDR là giải pháp rất hữu ích cho ngành công nghệ. Những điều này cho phép các tổ chức công nghệ lớn nhất chia sẻ dữ liệu và thông tin giữa các nhóm và lan rộng ra toàn thế giới.
Phát triển doanh nghiệp
Các chiến lược của công ty liên quan đến một lượng lớn việc sử dụng các mảng dữ liệu. Việc sử dụng VDR giúp xác định các xu hướng dữ liệu mà nếu không sẽ không được chú ý.
Ngân hàng đầu tư
Ngành ngân hàng đầu tư sử dụng rất nhiều cơ sở phòng dữ liệu ảo. Các quy trình như huy động vốn, IPO và M&A đòi hỏi phải chia sẻ dữ liệu rất lớn, khiến VDR trở thành một yêu cầu bắt buộc.
Lĩnh vực pháp lý
Ngành pháp lý liên quan đến một lượng lớn giấy tờ. Tuy nhiên, giấy tờ này đang chuyển thành tài liệu điện tử. Và do đó, các phòng dữ liệu ảo đã ra đời trong ngành này để lưu trữ, truy xuất và chia sẻ các tài liệu pháp lý.
công ty kế toán
VDR giúp các tổ chức kế toán và kiểm toán chia sẻ tài khoản và báo cáo kiểm toán của họ với khách hàng trên một nền tảng an toàn.
Địa ốc
Ngành bất động sản bao gồm một lượng lớn giấy tờ và trao đổi tài liệu. VDR hỗ trợ lưu trữ và quản lý các tài liệu này mà không gặp bất kỳ rủi ro nào.
Phòng dữ liệu ảo so với vật lý
Trước đó, trước sự phát triển của công nghệ kỹ thuật số, các phòng dữ liệu vật lý đã được sử dụng. Chúng được sử dụng để lưu trữ các tài liệu quan trọng, tài liệu sở hữu trí tuệ, v.v. Phòng dữ liệu vật lý là địa điểm thực tế.
Nhưng giờ đây, với sự phát triển của công nghệ kỹ thuật số, các tài liệu ảo hoặc điện tử đã thay thế các tài liệu vật lý. Do đó, các phòng dữ liệu ảo đã thay thế các phòng dữ liệu vật lý. Phòng dữ liệu ảo có nhiều ưu điểm so với phòng dữ liệu vật lý. Hãy cùng tìm hiểu một số:
#1. Chênh lệch chi phí
Các phòng dữ liệu vật lý yêu cầu một địa điểm cho thuê và các phương tiện an ninh phù hợp để bảo vệ các tài liệu. Điều này có nghĩa là có những chi phí lớn liên quan đến tiền thuê, bảo trì, an ninh, v.v.
Mặt khác, phòng dữ liệu ảo là giải pháp đám mây cung cấp khả năng lưu trữ lượng dữ liệu khổng lồ một cách an toàn. Phòng dữ liệu ảo tiết kiệm chi phí hơn nhiều so với phòng vật lý.
#2. Thời gian truy xuất dữ liệu
Trong các phòng dữ liệu vật lý, bạn có thể tưởng tượng việc tìm kiếm trong hàng đống tài liệu hiện có sẽ khó khăn như thế nào. Bạn sẽ cần hàng giờ để làm việc này, ngay cả khi nó được tổ chức hoàn hảo.
So với điều này, VDR cho phép bạn thực hiện việc này một cách liền mạch và chỉ trong vài giây. Mọi người có quyền truy cập vào tài liệu đều có thể tìm kiếm và truy xuất dữ liệu ngay lập tức mà không mất thời gian chờ đợi.
#3. Hiệu quả
VDR giúp cải thiện hiệu quả của việc quản lý tài liệu và do đó, các quy trình kinh doanh. Vì nó cho phép các tài liệu tiếp cận nhiều nhà thầu trong thời gian gần như nhanh chóng.
Nhưng khi chúng ta nói về các phòng dữ liệu vật lý, các nhà thầu phải sắp xếp các cuộc hẹn để truy cập vào phòng. Như vậy mức độ hiệu quả sẽ thấp.
#4. truyền thông bí mật
VDR cho phép liên lạc bí mật và riêng tư giữa các bên. Bạn có thể trả lời các câu hỏi cụ thể từ một tổ chức khác mà không cho phép bất kỳ ai truy cập thông tin của bạn. Bạn có thể cấp cho bất kỳ ai quyền xem tài liệu của bạn hoặc hơn thế nữa.
#5. theo dõi
VDR cung cấp khả năng theo dõi dễ dàng các lượt xem tài liệu. Đồng thời, điều này là không thể trong các phòng dữ liệu vật lý. Bạn không thể kiểm soát ai xem tài liệu nào. Nhưng phòng dữ liệu ảo cho phép bạn xem có bao nhiêu người đã xem tệp của bạn. Bạn nhận được báo cáo hàng ngày về điều này, giúp cho việc theo dõi trở nên thuận tiện.
Nhiều nhà cung cấp phòng dữ liệu ảo cung cấp các tính năng tuyệt vời. Các tính năng khác nhau cho phép bạn quản lý hiệu quả và hiệu quả các tài liệu và tệp của mình trực tuyến.
Công cụ phòng dữ liệu ảo
Hãy cùng khám phá những nhà cung cấp phòng dữ liệu ảo tốt nhất mà bạn có thể cân nhắc.
iDeals
iDeals cung cấp một cách để cộng tác và chia sẻ an toàn các tài liệu kinh doanh quan trọng của bạn. Nó cho phép bạn tải lên các tệp của mình bằng cách sử dụng tính năng kéo và thả dễ dàng. Bạn có thể tải lên hàng loạt tệp và tiết kiệm thời gian quý báu của mình.
Nó hỗ trợ hơn 25 định dạng tệp khác nhau và cho phép bạn tích hợp với Windows Explorer. Các tùy chọn và bộ lọc tìm kiếm văn bản dễ dàng giúp việc truy xuất dữ liệu thuận tiện hơn nhiều.
Ansarada
Ansarada là một phòng dữ liệu ảo thông minh hoạt động nhiều hơn là một giải pháp lưu trữ và chia sẻ tệp. Nó tích hợp với các nền tảng khác để cho phép đồng bộ hóa hai chiều và cung cấp tính năng kéo và thả để cho phép bạn tải tài liệu và tệp lên một cách nhanh chóng.
Ansarada cho phép bạn theo dõi và kiểm soát mọi hành động của mình. Nó được hỗ trợ bởi sức mạnh của trí tuệ nhân tạo, giúp bạn tự động hóa báo cáo, dự đoán kết quả, v.v.
giới hạnliên kết
CapLinked cung cấp các giải pháp phòng dữ liệu ảo an toàn và đơn giản để các tổ chức lưu trữ tài liệu của họ một cách an toàn. Nó cho phép bạn tải tài liệu lên ngay lập tức và giới hạn quyền truy cập bằng cách cấp quyền cho các bên bạn muốn.
Bạn có thể tải lên hàng loạt tệp và do đó tiết kiệm thời gian quý báu của mình. Bảo mật cấp doanh nghiệp đảm bảo rằng các tài liệu quan trọng của bạn luôn an toàn và được bảo vệ. CapLinked cung cấp phòng dữ liệu cho các dự án, tổ chức và doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và ngân sách.
OneHub
Cộng tác dễ dàng và liền mạch với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác của bạn một cách an toàn. Với OneHub, bạn có thể chia sẻ thông tin kinh doanh riêng tư của mình mà không phải lo lắng gì.
Nó cho phép bạn tải lên các tệp một cách nhanh chóng với chức năng kéo và thả. Theo dõi hoạt động nâng cao của nó cho phép bạn theo dõi mọi thứ trong phòng dữ liệu. Bạn có thể xem trước chất lượng cao cho hơn 30 loại tệp. Bạn có thể dễ dàng hợp lý hóa hoạt động cộng tác bằng cách giao nhiệm vụ, cấp quyền, v.v.
Phòng dữ liệu này đi kèm với mã hóa cấp ngân hàng.
Hộp
Box cho phép bạn quản lý đấu thầu, M&A và hợp đồng một cách an toàn với sự bảo vệ tối đa. Nó đi kèm với hơn 1400 tích hợp để làm cho các quy trình dễ dàng hơn. Nó cho phép bạn nâng cao trải nghiệm người dùng của mình bằng cách cho phép xem trước trong trình duyệt và truy cập trên thiết bị di động.
Bảo mật cao cấp của nó ngăn chặn truy cập trái phép và đảm bảo tài liệu có quyền truy cập an toàn. Các điều khiển thư mục và quyền người dùng mạnh mẽ theo dõi các hoạt động đáng ngờ.
Từ cuối cùng
Vì vậy, bạn thấy phòng dữ liệu ảo quan trọng và hữu ích như thế nào khi chúng ta nói về tài liệu quan trọng. Mọi lĩnh vực liên quan đến tài liệu điện tử và giao dịch đều cần có phòng dữ liệu ảo an toàn để đảm bảo an toàn tối đa cho tài liệu.
Bạn có thể xem xét bất kỳ nhà cung cấp VDR nào được đề xuất ở trên và tập trung vào công việc kinh doanh của mình mà không phải lo lắng gì.
Tiếp theo, bạn có thể kiểm tra phần mềm tự động hóa tài liệu để tiết kiệm thời gian làm việc.
