Sử dụng Smartsheet để tự động hóa quy trình, quản lý dự án và theo dõi nhiệm vụ

Spread the love

Để quản lý dự án hiện đại, giám sát nhiệm vụ, tự động hóa quy trình và cộng tác từ nơi làm việc hoặc văn phòng từ xa, Smartsheet là công cụ duy nhất bạn cần.

Một công cụ quản lý tác vụ và dự án năng động là cần thiết cho các doanh nghiệp hoạt động trực tuyến mong muốn tăng trưởng và muốn mở rộng quy mô nhanh chóng. Tuy nhiên, chúng sử dụng nhiều công cụ vì hầu hết phần mềm quản lý tác vụ tập trung vào các chức năng cụ thể.

Smartsheet là giải pháp tất cả trong một giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Hãy đọc bài đánh giá ngắn gọn về Smartsheet này cho đến khi kết thúc. Bạn sẽ tìm hiểu về các tính năng thiết yếu và cách chúng phù hợp thực tế.

Smartsheet là gì?

Như tên gọi của nó, Smartsheet là một công cụ bảng tính được hiện đại hóa. Tuy nhiên, nó không chỉ để xử lý dữ liệu kinh doanh số. Bạn cũng có thể quản lý các dự án, theo dõi nhiệm vụ và tự động hóa các quy trình kinh doanh.

Nó cũng phổ biến trong giới kinh doanh như một nền tảng giải pháp kỹ thuật số không mã. Nhóm của bạn có thể phát triển các giải pháp quy trình làm việc tự động như phê duyệt tài liệu, phê duyệt nội dung, giao nhiệm vụ và hơn thế nữa mà không cần viết một dòng mã nào.

Hơn 90% trong số 100 công ty trong danh sách Fortune sử dụng Smartsheet để hỗ trợ cộng tác, quy trình làm việc tự động, quản lý dự án dễ dàng, quản lý nội dung và công việc năng động.

Công cụ này phù hợp với mọi doanh nghiệp, từ chỉ một Dự án đến một danh mục gồm nhiều dự án. Tùy thuộc vào khối lượng công việc của mình, bạn có thể chọn gói Smartsheet của mình và mở rộng quy mô nếu cần.

Bạn có thể sử dụng Smartsheet ở đâu?

Cho dù làm việc trực tuyến hay ngoại tuyến, Smartsheet phù hợp với mọi loại hình kinh doanh. Tìm bên dưới danh sách các trường hợp sử dụng phổ biến:

  • Những dịch vụ chuyên nghiệp
  • Viễn thông
  • Tổ chức phi lợi nhuận
  • Phát triển phần mềm và sản phẩm
  • Doanh nghiệp sản xuất
  • Đại lý bán hàng và tiếp thị
  • Hỗ trợ và hoạt động CNTT
  • Tư vấn công nghệ kinh doanh
  • Các dịch vụ tài chính
  • Doanh nghiệp vừa và nhỏ
  • Chính quyền liên bang
  • Giải pháp về nguồn nhân lực

Khả năng cốt lõi của Smartsheet

Smartsheet có rất nhiều chức năng để biến công việc bình thường thành một công việc thú vị. Các khả năng cốt lõi của nó bao gồm các giải pháp được xây dựng trước, tiện ích bổ sung cao cấp và các chức năng cốt lõi. Dưới đây là một số chức năng chính mà bạn sẽ cần thường xuyên:

  • Lịch sử hoạt động của Nhiệm vụ, Dự án và Ứng dụng làm việc
  • Đính kèm tệp vào các dự án và nhiệm vụ
  • Tự động hóa quy trình làm việc
  • Quản lý lịch
  • Trình kết nối ứng dụng của bên thứ ba
  • Trang tổng quan
  • Phương pháp đường dẫn quan trọng
  • Chữ ký điện tử
  • Công thức bảng tính
  • Thông báo và lời nhắc
  • Thông tin chi tiết về công việc
  • biểu đồ Gantt
  • Kiểm soát lưu giữ dữ liệu
  • Người xây dựng tài liệu
  • Biểu mẫu ngoại tuyến và trực tuyến

Smartsheet: Giải pháp một cửa cho các dự án và nhiệm vụ

Smartsheet có tất cả các công cụ và chức năng bạn cần để quản lý các dự án từ đơn giản đến phức tạp. Do đó, bạn không cần một phần mềm kinh doanh khác để làm việc với các tác vụ tương tự. Hơn nữa, bạn có thể kết nối các ứng dụng kinh doanh hiện có với Smartsheet và kiểm soát tất cả dữ liệu và tác vụ từ một công cụ tập trung.

  Sự khác biệt giữa các tệp PST và OST của Outlook là gì?

Tìm bên dưới các tính năng và chức năng làm cho Smartsheet trở thành giải pháp một cửa thực sự cho bất kỳ quy trình và hoạt động kinh doanh nào:

Kiến thức cơ bản về cấu trúc công việc

Về cốt lõi, Smartsheet là một công cụ bảng tính nâng cao. Kể từ đây. Nó đi kèm với các tính năng tương tự như một ứng dụng bảng tính tiêu chuẩn. Ngoài các tính năng tiêu chuẩn, còn có các tính năng nâng cao như tự động hóa, ứng dụng tùy chỉnh, chia sẻ, xuất bản, v.v.

Ý tưởng là cho phép người dùng tùy chỉnh ứng dụng theo nhu cầu kinh doanh của họ. Một số tính năng cơ bản chính là:

1. Trang tính và Hàng

Trang tính là xương sống cho mọi thứ bạn làm trên Smartsheet. Cho dù bạn cần tạo Dự án, Ứng dụng làm việc, Quy trình làm việc tự động, Báo cáo, v.v., bạn sẽ cần một trang tính. Smartsheet tự động tạo và định dạng trang tính khi bạn chọn các tùy chọn khác nhau từ menu Tạo. Bên trong trang tính, bạn sẽ tìm thấy các hàng để nhập dữ liệu.

2. Các cột

Các cột cho phép bạn tổ chức dữ liệu hàng. Bạn có thể thêm các cột tùy chỉnh tùy thuộc vào nhu cầu của dự án. Mặc định trang Quản lý dự án đi kèm với các cột Tên tác vụ, Bắt đầu, Kết thúc, Thời lượng, Người tiền nhiệm, Được giao cho, Nhận xét,% Hoàn thành và Trạng thái.

3. Công thức

Smartsheet đi kèm với các công thức bảng tính tiêu chuẩn như SUM, AVG, COUNT, MIN, MAX, v.v. Bạn sẽ tìm thấy các công thức phức tạp hơn trong danh sách Tất cả các hàm.

Quản lý dự án và Biểu đồ Gantt

Quản lý dự án trong Smartsheet rất tiện lợi vì nó sử dụng bảng tính làm nguồn dữ liệu cơ bản cho các dự án. Bạn có thể tạo một dự án mới từ menu Tạo của Smartsheet.

Khi bạn chọn Dự án trong menu Tạo, Smartsheet sẽ tạo một trang tính mới dưới tên dự án của bạn đã chọn.

Trang tính dự án mới được định dạng tự động để bạn có thể nhập dữ liệu dự án như Tên nhiệm vụ, Thời lượng, Bắt đầu, Kết thúc, Tiền nhiệm, Được giao cho,% Hoàn thành và Trạng thái.

Bạn có thể nhấp vào nút Tóm tắt Trang tính trên thanh công cụ bên phải để thêm bản tóm tắt cho Dự án. Tóm lại, bạn có thể sử dụng Văn bản / Số, Danh sách Liên hệ, Ngày, Danh sách thả xuống, Hộp kiểm và Biểu tượng.

Khi bạn nhập một số nhiệm vụ và ngày bắt đầu và kết thúc của chúng, bạn có thể tạo biểu đồ Gantt cho Dự án của mình. Tại thanh công cụ phía trên của trang tính, bạn sẽ thấy Chế độ xem lưới.

Nhấp vào đó và chuyển sang Chế độ xem Gantt để nhận biểu đồ Gantt tự động.

Quy trình làm việc tự động

Nếu quy trình kinh doanh của bạn bao gồm nhiều tác vụ thủ công và lặp đi lặp lại, bạn có thể tự động hóa những tác vụ này một cách hiệu quả bằng Quy trình công việc tự động. Tạo quy trình làm việc tự động cực kỳ dễ dàng trên Smartsheet với các mẫu. Bạn có thể sử dụng tự động hóa như vậy trong vô số trường hợp và một số ví dụ chính là:

  • Thông báo cho một thành viên trong nhóm rằng bạn đã giao nhiệm vụ cho họ.
  • Thông báo cho bên liên quan rằng ngày hoàn thành nhiệm vụ đã thay đổi.
  • Thông báo cho các bên liên quan và cộng tác viên rằng một ngày quan trọng đang đến gần, chẳng hạn như một cuộc họp nhóm.
  • Luôn cập nhật dòng thời gian của dự án bằng cách nhận trạng thái nhiệm vụ hàng tuần từ các thành viên trong nhóm dự án.
  • Cho phép Smartsheet tự động chỉnh sửa trang tính tùy thuộc vào các hành động cụ thể như ai đó đang đóng một nhiệm vụ hoặc cập nhật trạng thái nhiệm vụ.

Bạn có thể tạo Dòng công việc tự động từ trang tính của dự án. Tìm nút Tự động hóa ở góc trên cùng bên trái của bất kỳ trang tính nào. Bấm vào đó và sau đó chọn Tạo dòng công việc từ một mẫu.

Chia sẻ và cộng tác

Làm việc trên các dự án cộng tác một cách an toàn là một trong những tính năng tốt nhất của Smartsheet. Công cụ Chia sẻ và Cộng tác mang đến sự cộng tác và bảo mật dữ liệu cấp doanh nghiệp cho Dự án, Công việc, Trang tổng quan, Báo cáo và Ứng dụng làm việc của bạn.

  Cách chuyển đổi văn bản thành giá trị ngày tháng trong Microsoft Excel

1. Quyền

Khi bạn chia sẻ nội dung Smartsheet của mình với ai đó, bạn có thể chỉ định các quyền khác nhau dựa trên vai trò của họ. Smartsheet hiện cho phép năm cấp độ quyền: Quản trị viên, Chủ sở hữu, Người chỉnh sửa, Người bình luận và Người xem.

2. Hình thức

Bạn có thể tạo Biểu mẫu từ dạng xem trang tính để thu thập dữ liệu về các dự án. Người dùng Smartsheet sử dụng Biểu mẫu để hợp nhất dữ liệu như:

  • Phản hồi của nhân viên
  • Phản hồi của khách hàng
  • Đơn đặt hàng sản phẩm
  • Lệnh nhiệm vụ
  • Đề xuất dự án
  • Tạo vé và thu thập dữ liệu

3. Không gian làm việc

Không gian làm việc hoạt động giống như lưu trữ đám mây được chia sẻ trên Smartsheet. Bạn có thể thả nội dung Smartsheet như trang tính, báo cáo, trang tổng quan, Ứng dụng làm việc, v.v., trên Không gian làm việc. Sau đó, định cấu hình quyền truy cập và chia sẻ Không gian làm việc với các cộng tác viên. Sau khi bạn thêm lại nội dung vào cùng một không gian làm việc, các cộng tác viên sẽ có quyền truy cập tự động.

Báo cáo

Báo cáo Smartsheet cho phép bạn chia sẻ dữ liệu Dự án hoặc nhiệm vụ cấp cao với các cộng tác viên và các bên liên quan. Bạn có thể hợp nhất nhiều trang tính, nhiệm vụ hoặc dự án trong một báo cáo hoặc tạo các báo cáo riêng lẻ.

Báo cáo hữu ích khi bạn lọc ra dữ liệu trang tính và hiển thị dữ liệu cụ thể mà đối tượng cần biết. Do đó, bạn có thể sử dụng Báo cáo cho:

  • Trình bày các dự án hoặc nhiệm vụ đang chờ xử lý
  • Trưng bày khối lượng bán hàng
  • Báo cáo thành tích tiếp thị bằng con số
  • Trình bày báo cáo tài chính
  • Thông báo việc sử dụng tài nguyên
  • Báo cáo tình trạng hàng tồn kho

Bạn có thể tạo Báo cáo độc lập hoặc Báo cáo được liên kết với dự án từ menu Tạo của Smartsheet. Đây là cách:

  • Chọn Báo cáo từ menu Tạo.
  • Chọn Báo cáo Hàng hoặc Báo cáo Tóm tắt Trang tính.
  • Báo cáo Hàng giúp tạo báo cáo từ thẻ, Gantt, lịch và lưới trang tính.
  • Báo cáo Tóm tắt Trang tính có hiệu lực nếu bạn cần tạo một tài khoản trên các bản tóm tắt của các trang tính dự án khác nhau.
  • Chọn liên kết Báo cáo mới tạo để bắt đầu thêm dữ liệu.
  • Giao diện Smartsheet sẽ hướng dẫn bạn thực hiện lần đầu tiên.

Trang tổng quan

Trang tổng quan cho phép bạn chia sẻ các báo cáo hấp dẫn và trực quan với các cộng tác viên mà không cần chia sẻ các trang tính phức tạp.

Doanh nghiệp có thể sử dụng Trang tổng quan Smartsheet theo nhiều cách như:

  • Chỉ số hoàn thành dự án cho các nhóm dự án
  • Bảng điều khiển hiệu suất của nhân viên cho nhóm nhân sự
  • Bảng thành tích tài chính cho các quy trình tài chính
  • Doanh số đạt được so với mục tiêu cho nhóm bán hàng

Để tạo Trang tổng quan:

  • Chọn bất kỳ dự án nào từ Duyệt qua bảng thông minh.
  • Nhấp vào Tạo và sau đó chọn Trang tổng quan / Cổng thông tin.

  • Nhập tên và bấm OK.
  • Một Bảng điều khiển sẽ xuất hiện bên dưới Dự án.
  • Nhấp vào đó để truy cập màn hình chỉnh sửa.
  • Bây giờ, hãy chọn Thêm tiện ích để thêm dữ liệu vào Trang tổng quan.
  • Bạn có thể chọn từ Số liệu, Biểu đồ, Lối tắt, Báo cáo, Hình ảnh, v.v.
  • Khi bạn chọn một Widget, bạn sẽ nhận được tùy chọn Thêm dữ liệu.

  • Nhấp vào đó và chọn Dữ liệu Tóm tắt Lưới hoặc Trang tính từ màn hình Chọn Dữ liệu.

Trình tạo tài liệu

Các doanh nghiệp xử lý nhiều hợp đồng và tài liệu tùy chỉnh có thể được hưởng lợi từ tính năng Smartsheet này. Bạn có thể cập nhật ngay lập tức dữ liệu trang tính từ dự án hoặc nhiệm vụ Smartsheet thành một biểu mẫu PDF có thể điền.

  • Chọn Hàng của một trang tính, sau đó bấm chuột phải và chọn Tác vụ hàng.
  • Trong menu ngữ cảnh mới xuất hiện, bạn sẽ tìm thấy Tạo tài liệu.

  • Nhấp vào đó để chuyển đến trang ánh xạ của Trình tạo tài liệu.
  • Lập bản đồ các tài liệu PDF có thể điền một lần cho mỗi Dự án và tạo tài liệu bất cứ khi nào bạn muốn.

1. Chữ ký DocuSign

Nếu tài liệu cần chữ ký từ các cộng tác viên, bạn có thể sử dụng mẫu DocuSign.

2. Tùy chỉnh email

Tính năng phụ này cho phép bạn gửi email được cá nhân hóa tới các cộng tác viên cho eSignatures trực tiếp từ bất kỳ dự án hoặc bảng nhiệm vụ nào.

  Xây dựng ứng dụng tiếp theo của bạn với nền tảng mã thấp - Zoho Creator

3. Theo dõi trạng thái

Khi ánh xạ Trình tạo tài liệu, hãy chèn phần tử cột Thêm theo dõi để theo dõi trạng thái phê duyệt tài liệu. Khi Smartsheet phát hiện thay đổi trong DocuSign, nó sẽ cập nhật trạng thái trong trang tính.

WorkApps

Các ứng dụng này cho phép bạn tạo các ứng dụng web độc lập cho nội dung của Smartsheets như trang tổng quan, báo cáo, trang tính, biểu mẫu, Google Docs, Tableau Dashboards, v.v. WorkApps đi kèm với các URL chuyên dụng để bạn có thể nhắn tin hoặc gửi email URL để cộng tác hiệu quả. Hơn nữa, bạn có thể đặt các điều khiển truy cập tùy chỉnh trong WorkApps.

1. Tạo WorkApp

  • Từ Trang chủ Smartsheet của bạn, nhấp vào Tạo và chọn WorkApp.
  • Bạn có thể bắt đầu lại từ đầu hoặc chọn một mẫu WorkApp.
  • Nhấp vào phần Ứng dụng không có tiêu đề trên màn hình WorkApp để nhập tên.
  • Người xây dựng sẽ hướng dẫn bạn hoàn thành WorkApp.

2. Thêm nội dung vào WorkApp

  • Nếu bạn là chủ sở hữu nội dung hoặc quản trị viên Smartsheet, bạn có thể thêm nội dung vào WorkApps.
  • Truy cập trang chủ WorkApps bằng cách nhấp vào nút WorkApp trên bảng điều khiển bên trái.
  • Nhấp vào WorkApp mục tiêu và sau đó chọn Chỉnh sửa ứng dụng.
  • Từ phần Trang trên thanh công cụ bên trái, chọn Thêm trang.

  • Nhấp vào Nội dung trang tính thông minh và tìm nội dung để thêm vào WorkApp.

3. Xem trước WorkApps

Khi bạn thêm vai trò và nội dung vào WorkApp của mình, bạn có thể xem trước theo vai trò để xem ứng dụng sẽ trông như thế nào khi nó trực tuyến. Nhấp vào nút Xem trước ở góc trên cùng bên trái của màn hình WorkApp và chọn một vai trò như Nhóm Dự án. Bạn có thể nhấp vào Xuất bản để hoàn thiện ứng dụng từ chế độ Xem trước hoặc chọn Thoát Xem trước để bắt đầu làm việc trên WorkApp.

Trình kết nối ứng dụng của bên thứ ba

Nhiều Trình kết nối Smartsheet (giao thức ODBC) nằm trong phần Tiện ích bổ sung của Trung tâm Giải pháp. Tuy nhiên, sau đây là những cách phổ biến mà các doanh nghiệp vừa và lớn sử dụng:

1. Đầu nối Jira

Nó cho phép bạn giải quyết các vấn đề và vé Jira trực tiếp từ ứng dụng Smartsheet. Bạn phải đăng ký Business, Enterprise hoặc Smartsheet Advanced để có được Trình kết nối này. Connector hỗ trợ cả bộ Jira tự lưu trữ và đám mây. Quản trị viên trang tính thông minh có thể cho phép hồ sơ cấp Người dùng cập nhật phiếu, theo dõi tiến độ và theo dõi quy trình làm việc của Jira.

2. Trình kết nối Salesforce

Đăng ký Salesforce Connector cho Smartsheet Advance cho phép nhóm bán hàng, sản phẩm và đặt hàng tìm nạp dữ liệu thời gian thực từ ứng dụng Salesforce. Bạn có thể tự động hóa các quy trình của Salesforce như xem xét đường ống, cập nhật hàng loạt, dự báo, chuyển giao từ bán hàng đến dịch vụ, v.v.

3. Trình kết nối Microsoft Dynamics 365

Đồng bộ hóa Microsoft Dynamics 365 khả dụng với Smartsheet Advance. Nó giúp các doanh nghiệp tiếp xúc với khách hàng cộng tác trực tiếp với các nhóm bán hàng, sản phẩm và đặt hàng trên Smartsheet. Kết nối phiên bản Microsoft Dynamics 365 của bạn một lần và thực hiện tất cả các tác vụ thông thường từ Smartsheet.

Sự kết luận

Bạn phải tìm kiếm giải pháp tất cả trong một bất cứ khi nào bạn chọn phần mềm quản lý dự án và nhiệm vụ. Nếu không, bạn sẽ thấy bạn và nhóm của bạn đang bận rộn quản lý nhiều công cụ kinh doanh thay vì các dự án và mất năng suất.

Smartsheet là một trong những công cụ cung cấp tất cả các chức năng mà một doanh nghiệp năng động cần. Hãy dùng thử công cụ và áp dụng các chức năng trên trong doanh nghiệp của bạn. Xem liệu bạn có thể chứng kiến ​​năng suất, tự động hóa và hợp tác tốt hơn giữa các nhóm của mình hay không.

Bạn cũng có thể quan tâm đến phần giới thiệu về SAFe để tăng năng suất trong quản lý kinh doanh doanh nghiệp của bạn.

x