Sự khác biệt giữa CC và BCC trong email là gì
Cửa sổ soạn email chuẩn có trường Tới, trường Người gửi và trường chủ đề. Bạn cũng có thể thấy hai trường khác: CC và BCC. Hai trường này không phải là trường bắt buộc, tức là bạn có thể gửi email mà không cần điền và chúng thường có thể bị ẩn khỏi giao diện người dùng mặc định.
CC và BCC
Các trường CC và BCC là các trường để nhập một email hoặc một số email. Khi bạn gửi tin nhắn, tất cả mọi người có trong các trường Tới, CC và BCC sẽ nhận được tin nhắn đó.
CC là viết tắt của Carbon Copy và BCC là viết tắt của Blind Carbon Copy. Nếu bạn không chắc bản sao carbon có nghĩa là gì, thì đó là một thuật ngữ được đặt ra từ một di tích trong thế giới thực; giấy than. Giấy than là loại giấy, được phủ một lớp mực (sẽ làm bẩn tay bạn và mọi thứ khác mà nó tiếp xúc). Nó được chèn vào giữa hai tờ giấy. Bạn viết lên tờ giấy phía trên và nó sẽ tự động được sao chép vào tờ giấy bên dưới nhờ giấy than.
Điều quan trọng cần biết là CC và BCC không gửi các thông điệp riêng biệt. Cùng một thông điệp, cùng một chủ đề, được gửi đến tất cả mọi người.
Sự khác biệt giữa CC và BCC
Những địa chỉ email được nhập vào trường CC sẽ hiển thị với những người khác mà thư được gửi đến. Nếu bạn CC ai đó trên email, những người nhận đã được thêm vào trường Tới sẽ có thể thấy mọi người được bao gồm trong trường CC.
Địa chỉ email được nhập vào trường BCC sẽ không hiển thị với bất kỳ ai. Họ ‘mù’ hoặc ẩn. Nếu bạn muốn gửi email cho ai đó, nhưng cũng đưa người khác vào danh sách người nhận mà người khác không phát hiện ra, trường BCC là công cụ cho công việc.
Nghi thức email: Sử dụng CC
Không có luật và kinh sách nào về việc sử dụng CC và BCC. Tuy nhiên, có các quy tắc xã giao email mà bạn nên tuân theo khi sử dụng các trường này. Nếu không làm như vậy sẽ khiến bạn trở thành kẻ thù trong công việc.
Trường CC nên được sử dụng khi;
Bạn muốn ai đó biết về điều gì đó nhưng điều đó không yêu cầu họ trả lời
Bạn cảm thấy tin nhắn là thứ mà người đó có thể cần biết vào một lúc nào đó
Một giám sát viên lẫn nhau
Người giám sát / quản lý cho bạn và người kia, nếu bạn làm việc ở các phòng / ban khác nhau. Điều này được sử dụng tốt nhất nếu người giám sát / người quản lý yêu cầu tài liệu về thời điểm công việc được phân công giữa các bộ phận.
Khi nào không sử dụng CC;
Để giữ một người giám sát trong vòng lặp khi không cần thiết.
Để sử dụng tin nhắn làm tài liệu về công việc bạn đang làm
Để chứng minh một quan điểm
Sử dụng CC mâu thuẫn;
Bạn không nên sử dụng CC một cách không cần thiết và đưa mọi người vào tin nhắn khi không cần đưa họ vào. Điều đó nói rằng, nếu bạn nghi ngờ rằng đồng nghiệp sẽ không theo dõi điều gì đó trừ khi có người giám sát trong tin nhắn, bạn cũng có thể thêm họ vào.
Bạn cũng nên sử dụng nó nếu người quản lý yêu cầu bằng chứng rằng bạn đang làm việc.
Nghi thức email: Sử dụng BCC
Sử dụng BCC về cơ bản có nghĩa là bạn đang ‘kể lể’ về một ai đó. Sử dụng điều này một cách thận trọng. Không ai biết ai khác đã nhận được tin nhắn khi bạn thêm người vào trường BCC. Hãy coi đó là cách bí mật ghi âm cuộc họp hoặc cho phép ai đó nghe vào.
BCC nên được sử dụng một cách tiết kiệm và cẩn thận. Sẽ có lúc bạn cần sử dụng nó và hiển nhiên khi bạn cần làm như vậy. Bên ngoài đó, đừng BCC những người trong email. Sử dụng trường CC để thay thế.
Phần kết luận
Trường BCC được ẩn để không ai biết rằng bạn đã sử dụng nó. Trường CC không bị ẩn và việc sử dụng nó sẽ hiển nhiên. Người nhận sẽ biết liệu họ đã được thêm vào trường CC hoặc BCC hay chưa. Đảm bảo những người mà bạn BCC cuối cùng không sử dụng nút Trả lời Tất cả.
