Tận dụng tối đa ngày làm việc của bạn

Nếu bạn muốn tận dụng tối đa thời gian của mình trong cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp, kỹ thuật sắp xếp thời gian là một cách tiếp cận hiệu quả dành cho bạn.

Giá trị của thời gian là vô cùng lớn và bạn cần sử dụng nó đúng cách để tối đa hóa năng suất của mình. Có rất nhiều phương pháp quản lý thời gian mà bạn có thể sử dụng để hoàn thành nhiệm vụ của mình vào đúng thời điểm. Một kỹ thuật như vậy là đóng hộp thời gian. Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích cách tiếp cận hộp thời gian của bạn và cách bạn có thể triển khai nó trong các nhiệm vụ khác nhau.

Hộp thời gian là gì?

Đúng như tên gọi, hộp thời gian là một phương pháp quản lý thời gian trong đó bạn chỉ định một đơn vị thời gian cố định cho một hoạt động cụ thể. Với sự giúp đỡ của nó, bạn có thể trở nên tự giác và có tổ chức hơn. Nó cũng cho phép bạn trở nên chú ý và tập trung hơn vào một nhiệm vụ nhưng không làm quá sức.

Bằng cách triển khai phương pháp phổ biến này, bạn có thể thực hiện các nhiệm vụ có chất lượng trong thời gian ngắn nhất có thể. Cách tiếp cận có cấu trúc này cho phép bạn quản lý cả thời gian và nhiệm vụ cùng một lúc, giúp nâng cao năng suất và cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn. Tuy nhiên, bạn phải điều chỉnh kỹ thuật này khi cần thiết để đạt được lợi ích tối đa.

Giải thích về kỹ thuật đóng khung thời gian

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về phương pháp đóng hộp thời gian, hãy để tôi chia sẻ một ví dụ với bạn. Ví dụ: người quản lý của bạn yêu cầu bạn viết một bản đề xuất kinh doanh cho một dự án kinh doanh. Để hoàn thành nhiệm vụ này đúng thời hạn, bạn đặt khung thời gian là 3 giờ.

Trong khoảng thời gian hoặc khung thời gian này, bạn chỉ nên tập trung vào việc viết đề xuất. Trong thời gian này, bạn sẽ tránh được mọi loại phiền nhiễu, chẳng hạn như cuộc gọi điện thoại hoặc thông báo trên mạng xã hội.

Khi thời gian kết thúc, bạn cần dừng nhiệm vụ và đánh giá xem mình đã tiến bộ được bao nhiêu. Nếu cần, bạn có thể phân bổ một khung thời gian khác vào một thời điểm nhất định để hoàn thành nhiệm vụ. Nhưng hãy đảm bảo rằng bạn làm như vậy để có năng suất tốt hơn và không kéo dài công việc một cách không cần thiết.

Lợi ích của Timeboxing dành cho bất kỳ ai

• Hộp thời gian cung cấp cho bạn ý tưởng rõ ràng về thời gian cần thiết cho một nhiệm vụ để bạn có thể phân bổ thời gian hiệu quả và ưu tiên các nhiệm vụ
• Nó cho phép bạn tập trung vào nhiệm vụ trước mắt và tập trung hơn với cảm giác cấp bách.
• Với phương pháp này, bạn có thể chia dự án hoặc lịch trình của mình thành các khung thời gian hoặc các phần có thể quản lý được. Điều này, bạn có thể dễ dàng đạt được mục tiêu của mình.
• Hộp thời gian cho phép bạn phân bổ thời gian cho các nhiệm vụ riêng biệt để bạn có thể cân bằng cuộc sống và công việc tốt hơn.
• Nếu bạn có thói quen trì hoãn, việc đặt khung thời gian có thể thúc đẩy bạn hoàn thành nhiệm vụ sớm hơn.
• Hộp thời gian cũng hữu ích trong việc theo dõi tiến độ công việc và hiểu rõ những thành tựu bạn đã đạt được.
• Phương pháp này cũng linh hoạt và cho phép bạn gán nhiều khung thời gian hơn cho một nhiệm vụ.

Cách đặt hộp thời gian hiệu quả

Kỹ thuật đóng hộp thời gian có thể được triển khai hiệu quả bằng cách phân loại nó thành nhiều phân đoạn.

Phân bổ hộp thời gian

Trước hết, hãy xác định thời gian bạn muốn thực hiện một hoạt động cụ thể. Tùy thuộc vào độ phức tạp và sở thích của nhiệm vụ, bạn có thể đặt giới hạn thời gian là vài phút hoặc vài giờ.

Bắt đầu tập trung vào nhiệm vụ

Khi bạn biết mình có thời gian cho hoạt động được chỉ định, bạn phải tập trung vào nhiệm vụ trước mắt. Đảm bảo tránh mọi phiền nhiễu để hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.

Đánh giá tiến độ

Bây giờ, bạn phải cố gắng hoàn thành nhiệm vụ trong thời hạn hoặc khung thời gian. Vì lý do nào đó, bạn có thể không hoàn thành được nhiệm vụ trong một khung thời gian. Trong trường hợp đó, bạn luôn có thể phân bổ một khung thời gian bổ sung tùy theo mức độ khẩn cấp của nhiệm vụ.

Nghỉ ngơi một lát

Mặc dù có nhiều hộp thời gian, nhưng việc có những khoảng nghỉ ngắn giữa các hộp thời gian này sẽ khá hữu ích. Bạn chắc chắn có thể muốn hoàn thành nhiệm vụ càng sớm càng tốt; tuy nhiên, nghỉ ngơi thực sự giúp bạn làm việc với một quan điểm mới.

Lặp lại khi cần thiết

Nếu bạn làm việc trên các dự án lớn hơn với nhiều nhiệm vụ, bạn có thể chia chúng thành nhiều phần nhỏ hơn trong khung thời gian. Do đó, bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ dự án của mình và duy trì sự tập trung.

Hộp thời gian Vs. Chặn thời gian

Mặc dù cả việc đặt hộp thời gian và chặn thời gian đều lên lịch thời gian cụ thể cho một hoạt động, nhưng khoảng thời gian của việc chặn thời gian sẽ dài hơn việc đặt hộp thời gian.

Tính năngHộp thời gianChặn thời gianMục tiêuCho phép hoàn thành nhiệm vụ đúng thời gianTổ chức thời gian cho các nhiệm vụTập trungThực hiện các hoạt động trong thời hạnCó các khối thời gian cho các nhiệm vụ khác nhauPhân bổ thời gianCó giới hạn thời gian cho các nhiệm vụCó lập kế hoạch cho các hoạt động khác nhauTính linh hoạtCó thể bao gồm nhiều hộp thời gian hơnCó một số cấu trúc linh hoạtSự khẩn cấpTạo ra cảm giác cấp báchXem thêm về phân bổ và ưu tiên thời gian

Hộp thời gian Vs. Những việc cần làm

Hai kỹ thuật quản lý thời gian này hoàn toàn khác nhau. Trong hộp thời gian, bạn có

một khoảng thời gian cụ thể để hoàn thành một nhiệm vụ. Tuy nhiên, trong danh sách việc cần làm, bạn chỉ liệt kê tất cả các công việc bạn muốn hoàn thành trong vòng một ngày hoặc một tuần mà không có khung thời gian cụ thể để hoàn thành từng công việc.

Tính năngHộp thời gianDanh sách việc cần làmCách sử dụngĐược sử dụng cho các nhiệm vụ nhạy cảm với thời gianĐược sử dụng cho bất kỳ nhiệm vụ quan trọng nào, có nhạy cảm với thời gian hay khôngGiới hạn thời gianCác nhiệm vụ được thực hiện trong một thời gian cố địnhCác nhiệm vụ không có thời gian cố định để hoàn thànhTính linh hoạtCó tính linh hoạt hạn chếCó sự linh hoạt hoàn toànMức độ khẩn cấpLiên quan đến căng thẳng và khẩn cấpKhông có bất kỳ căng thẳng nào liên quan

Hộp thời gian Vs. Pomodoro

Trong hộp thời gian, bạn tạo một hộp khung thời gian ưa thích để hoàn thành một hoạt động. Trên Pomodoro, các nhiệm vụ thường được thực hiện trong 25 phút liên tục và sau đó nghỉ 5 phút.

Tính năng TimeboxingPomodoroKhung thời gianKhoảng thời gian khác nhauThời gian và khoảng thời gian cố địnhLinh hoạtKhung thời gian linh hoạt cho các nhiệm vụ khác nhauKhung thời gian cứng nhắc cho tất cả nhiệm vụSử dụngĐể quản lý nhiệm vụ và thời hạnĐể tập trung vào năng suất thông qua làm việc sâu Tập trungPhân bổ thời gianTập trung và tập trung

Hộp thời gian Vs. tăng tốc

Timeboxing là một phương pháp giúp cải thiện năng suất nhưng nguyên tắc của nó khác với Scrpint. Tuy nhiên, Sprint là một chu trình làm việc có giới hạn thời gian được sử dụng trong các phương pháp quản lý dự án như Scrum. Nó chia một dự án thành một khoảng thời gian ngắn.

Tính năngHộp thời gianSprintSử dụngNhiệm vụ và dự án trong thời hạnPhát triển dự án cần cải tiến liên tụcPhương phápPhân bổ thời gian cố định với khoảng thời gianLặp lại có giới hạn thời gianMức độ khẩn cấpCó thể liên quan đến tính cấp bách tiềm ẩnChu trình làm việc có cấu trúc mà không có bất kỳ căng thẳng nàoTập trungHoàn thành nhiệm vụ trong thời hạnCung cấp sản phẩm hoàn chỉnh

Ví dụ về hộp thời gian

Dưới đây là một số ví dụ về phương pháp đóng khung thời gian mà bạn có thể sử dụng cho các mục đích khác nhau. Các ví dụ phổ biến được liệt kê dưới đây:

Hộp thời gian trong Agile

Các nhóm làm việc trong một dự án linh hoạt thường sử dụng phương pháp sắp xếp thời gian để thực hiện các công việc hàng ngày như các cuộc họp độc lập. Vì vậy, họ có khung thời gian cụ thể vào đầu hoặc cuối ngày làm việc, thường kéo dài trong 15-30 phút.

Trong cuộc họp này, mọi người thường chia sẻ thông tin cập nhật về nhiệm vụ của mình. Mặc dù mục tiêu là hoàn thành bản tóm tắt đúng thời hạn nhưng các nhóm luôn có thể xem lại hiệu suất để xem khung thời gian có đủ hay không. Họ cũng có thể tăng và giảm khung thời gian cho Agile tùy theo nhu cầu của họ.

Hộp thời gian trong Scrum

Ngay cả các nhóm Scrum cũng có thể hưởng lợi từ phương pháp sắp xếp thời gian vì nó giúp các nhóm quản lý công việc của mình một cách hiệu quả thông qua các giới hạn thời gian cụ thể. Một ví dụ có thể là chạy nước rút, một phương pháp để cung cấp sản phẩm có thể chuyển giao được.

Thông thường, các lần chạy nước rút có từ hai đến bốn nhu cầu và không vượt quá nhiều hơn một lịch. Các hộp thời gian của sự kiện scrum được thực hiện theo lịch trình sau:

• Chạy nước rút: Hộp thời gian được sử dụng trong một tháng hoặc ít hơn.
• Lập kế hoạch chạy nước rút: Tám giờ hoặc ít hơn.
• Scrum hàng ngày: 15 phút.
• Đánh giá nước rút: 4 giờ hoặc ít hơn.
• Hồi tưởng nước rút: 3 giờ

Khung thời gian trong quản lý dự án

Đối với bất kỳ hình thức quản lý dự án nào, bạn sẽ thấy việc sử dụng các kỹ thuật đóng khung thời gian.

Bạn có thể coi một dự án phát triển ứng dụng là một ví dụ. Quá trình phát triển của Timebox thường kéo dài trong hai tuần. Tại thời điểm này, hạn chế về thời gian đảm bảo việc mã hóa và thử nghiệm hiệu quả.

Ngoài ra, hộp thời gian cũng hữu ích cho việc sửa lỗi, có thể chỉ mất 48 giờ để giải quyết mọi vấn đề nghiêm trọng. Vì vậy, những vấn đề nghiêm trọng có thể được giải quyết nhanh chóng để có được phần mềm ổn định.

Hộp thời gian trong DSDM

Trong DSDM (phương pháp phát triển hệ thống động), hộp thời gian là khung thời gian cố định, được xác định trước trong đó bạn phải hoàn thành các hoạt động hoặc nhiệm vụ cụ thể. Những khoảng thời gian này thường ngắn, từ vài ngày đến vài tuần, tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của dự án.

Điều này có nghĩa là nhóm dự án phải điều chỉnh phạm vi hoặc nội dung của khung thời gian để phù hợp với thời gian được phân bổ. Nguyên tắc đóng khung thời gian cứng nhắc này đảm bảo rằng dự án vẫn có giới hạn về thời gian và tiến độ của dự án có thể dự đoán được.

Hộp thời gian trong cuộc họp ảo

Bạn nên bắt đầu bằng cách thiết lập một chương trình nghị sự rõ ràng nêu rõ các mục tiêu của cuộc họp và khung thời gian cho những mục tiêu đó. Sau đó, bạn có thể sử dụng tính năng hẹn giờ hoặc phần mềm họp trực tuyến để theo dõi và hiển thị thời gian cho từng phân đoạn.

Trong cuộc họp ảo, bạn phải tuân thủ lịch trình được xác định trước, giữ cho các cuộc thảo luận đi đúng hướng và ngăn ngừa sự chậm trễ không cần thiết. Vào cuối mỗi mục trong chương trình nghị sự, hãy tóm tắt những điểm chính và chỉ định các mục hành động nếu cần.

Khung thời gian trong quản lý tiếp thị

Phương pháp đóng hộp thời gian cũng hữu ích cho các công ty sử dụng tiếp thị nội dung. Giai đoạn tạo nội dung có thể được thực hiện bằng phương pháp đóng khung thời gian. Giai đoạn này có thể mất một tháng trong khi nhóm tạo các bài đăng trên blog và nội dung mạng xã hội theo một lịch trình cụ thể.

Sau đó, nhóm có thể lên lịch nội dung thường xuyên để đảm bảo sản xuất nội dung hiệu quả và các sửa đổi cần thiết.

Ứng dụng hộp thời gian phổ biến

#1. thứ hai.com

thứ hai.com là một nền tảng cộng tác và quản lý dự án linh hoạt mà bạn cũng có thể sử dụng làm công cụ sắp xếp thời gian. Bạn có thể tạo các khối nhiệm vụ hoặc nhiệm vụ phụ bằng tính năng Tạo bảng và nhiệm vụ. Đối với mỗi khối này, bạn có thể thêm thời gian bắt đầu và kết thúc. Đồng hồ hẹn giờ sẽ chạy trên giao diện người dùng monday.com để bạn có thể theo dõi tiến trình.

#2. Asana

Asana là ứng dụng quản lý dự án và sản phẩm dành cho nhiều doanh nghiệp khởi nghiệp và doanh nghiệp. Các tính năng trong không gian làm việc của nó như Tạo nhiệm vụ, Ngày đến hạn, Thông báo và Lời nhắc, Theo dõi và báo cáo tiến độ cũng như Bảng thông tin là những công cụ hoàn hảo để thực hành sắp xếp thời gian tại nhà hoặc nơi làm việc.

#3. Khái niệm

Khái niệm là một ứng dụng cơ sở dữ liệu và không gian làm việc trực tuyến cộng tác mà bạn cũng có thể sử dụng làm nền tảng để thực hành. Tại đây, bạn có thể thêm bảng Kanban để sắp xếp thời gian và tích hợp chức năng hẹn giờ bên trong thẻ nhiệm vụ.

#4. Đồng hồ hóa

Đồng hồ hóa là một ứng dụng theo dõi thời gian đơn giản với các tính năng bổ sung giá trị như Nhóm, Bảng thông tin, Dự án, v.v. Tại đây, bạn chỉ cần nhập tên nhiệm vụ, thêm thời gian bắt đầu, thêm thời gian kết thúc và nhấp vào nút phát để bắt đầu đóng hộp thời gian.

Mẫu hộp thời gian dễ dàng

#1. Mẫu hộp thời gian cho Notion

Cái này Mẫu hộp thời gian khái niệm giúp bạn sắp xếp ngày của mình dựa trên kỹ thuật Timeboxing cổ điển. Nó cho phép bạn dễ dàng sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ bằng cách viết chúng vào trường 3 ưu tiên hàng đầu và đặt bộ hẹn giờ cho từng ưu tiên này.

#2. Đóng hộp thời gian bởi Lucidchart

LucidchartNền tảng lập sơ đồ của đã tạo một mẫu hộp thời gian được cấu hình sẵn chỉ dành cho bạn nếu bạn muốn thực hiện những việc sau:

• Quản lý, sắp xếp và cấu trúc các công việc hàng ngày
• Thực thi giới hạn thời gian để đảm bảo năng suất tối đa
• Thực hiện nhiều nhiệm vụ hơn dựa trên danh sách hộp thời gian và năng lực của bạn

Bằng cách nhập miễn phí mẫu này vào tài khoản Lucidchart của bạn, bạn có thể thêm nhiệm vụ của riêng mình và bắt đầu lập hộp thời gian ngay lập tức.

#3. Mẫu hộp thời gian của Creately

Cái này mẫu hộp thời gian của Creately đi kèm với lịch hộp thời gian tổng thể cho tất cả các ngày làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu. Ngoài ra, nó còn tạo ra các hộp lưới gồm các hộp thời gian 1 giờ. Bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa định dạng bằng cách sử dụng Creately để thêm nhiệm vụ cả tuần của mình vào các ô khối 1 giờ khác nhau. Đây là mẫu tốt nhất để đạt được sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống.

#4. Hộp thời gian màu xanh và trắng để in trên Canva

Bạn có cần một mẫu hộp thời gian có thể in được không? Dùng cái này Mẫu canva ngay lập tức. Nó có một trang dành cho hộp thời gian hàng ngày và một trang khác dành cho hộp thời gian hàng tuần. Trong mẫu hàng ngày, bạn có thể thêm ngày, 3 ưu tiên hàng đầu, lịch trình trong 18 giờ và mục tiêu trong ngày. Trên trang hàng tuần, bạn sẽ nhận được các nhiệm vụ kế hoạch tương tự hàng tuần.

Phần kết luận

Bây giờ, bạn có thể thấy từ cuộc thảo luận ở trên rằng mục tiêu của việc đặt khung thời gian là tạo ra cảm giác cấp bách để hỗ trợ bạn hoàn thành một nhiệm vụ hoặc một nhóm nhiệm vụ cụ thể trong một khung thời gian cố định.

Vì kỹ thuật này có nhiều cách sử dụng nên bạn có thể sử dụng nó ở bất cứ nơi nào phù hợp. Bạn cũng có thể thử các ứng dụng và mẫu hộp thời gian để sử dụng dễ dàng và thuận tiện. Trong trường hợp bạn muốn thử một số cách tiếp cận khác, hãy xem kỹ thuật Pomodoro.