Tạo cấu trúc phân chia công việc với 10 công cụ này

Spread the love

Một trong những nhiệm vụ đầy thách thức của bất kỳ chủ sở hữu hoặc người quản lý dự án kinh doanh nào là tạo ra một WBS có thể hành động để quản lý dự án. Nó là một trong những công cụ chính để quản lý bất kỳ dự án thương mại nào. Do đó, các công cụ WBS thực sự hữu ích cho các nhà quản lý dự án.

Nếu bạn thấy việc tạo một mẫu WBS cho dự án sắp tới đầy thách thức, bạn đã đến đúng chỗ! Chúng tôi sẽ giải thích WBS trong quản lý dự án bằng ngôn ngữ đơn giản. Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu cho bạn một số công cụ có xu hướng cao và phổ biến mà các nhà quản lý dự án hàng đầu sử dụng để tạo trang tính WBS tại nơi làm việc.

Cấu trúc phân chia công việc (WBS) là gì?

Cấu trúc phân tích công việc (WBS) là một bảng xác định và liệt kê các thành phần và sản phẩm phân phối của dự án. WBS trong quản lý dự án là một công cụ cung cấp cho các nhà quản lý dự án một cái nhìn rõ ràng về nội dung / sản phẩm / dịch vụ mà dự án cần cung cấp cho khách hàng.

Về cơ bản, bạn nên tạo mẫu WBS như một hệ thống phân cấp các thành phần mà dự án nên tạo ra. Cấu trúc này cũng giúp các nhà quản lý dự án tổ chức các nhiệm vụ và công việc của nhóm dự án thành các mục tiêu nhỏ.

Hầu hết các công cụ WBS dành cho các dự án kinh doanh đều sâu hơn 3 cấp độ. Tuy nhiên, bạn cũng có thể tìm thấy hệ thống phân cấp sâu tới 2 đến 4 cấp của các sản phẩm và thành phần phân phối trong trang tính WBS của một dự án nhỏ.

Các loại WBS là gì?

# 1. WBS dựa trên phân phối

Như tên cho thấy, tờ WBS này sẽ chủ yếu tập trung vào các sản phẩm được phân phối của dự án. Đây có thể là sản phẩm vật lý, nội dung kỹ thuật số hoặc dịch vụ trực tuyến (trang web / ứng dụng dành cho thiết bị di động.) Nó dễ dàng liên kết phạm vi dự án với từng sản phẩm có thể phân phối. Các nhà quản lý dự án thường sử dụng mẫu WBS này để tạo ngân sách dự án, ước tính nguồn lực, v.v.

Một ví dụ thực sự sẽ là một tờ WBS cho ngành sản xuất xe hơi. Nội thất, cơ thể và thiết bị điện tử tạo thành các hạng mục đầu tiên của hệ thống phân cấp. Sau đó, bạn có thể liên kết các thành phần thích hợp mà bạn cần sản xuất cho mỗi đầu này.

# 2. WBS dựa trên quy trình

Loại công cụ WBS này sẽ xác định dự án của bạn liên quan đến các giai đoạn, chức năng và bước công việc. Bạn có thể dễ dàng chỉ định các bước khác nhau cho các kỹ năng và lĩnh vực khác nhau. Nó giúp xác định loại công cụ bạn cần, yêu cầu kỹ năng, v.v.

Ví dụ về loại này sẽ là một bản nháp WBS cho một dự án phát triển ứng dụng dành cho thiết bị di động. Tại đây, các giai đoạn phát triển ứng dụng như cấu hình, kiểm tra hệ thống, đánh giá hệ thống quan trọng và hệ thống người dùng tạo thành hệ thống phân cấp cấp đầu tiên. Bây giờ bạn có thể liên kết các giai đoạn khác với các tiêu đề thích hợp.

Điều gì khiến WBS trở thành một giải pháp cần thiết cho các nhà quản lý dự án?

# 1. Nó cung cấp sự rõ ràng cấp cao nhất về các nguồn lực có trách nhiệm của các nhiệm vụ dự án. Do đó, người quản lý dự án có thể liên hệ ngay với thành viên phù hợp trong nhóm nếu họ cần trạng thái nhiệm vụ.

# 2. Bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ bước dự án hoặc sản phẩm nào khi bạn triển khai một mẫu WBS hiệu quả.

# 3. Vì tờ WBS làm nổi bật tất cả các công việc và giai đoạn được giao một cách trực quan, nên các nhà quản lý dự án có thể đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn từng phần nhiệm vụ / công việc được giao.

  Sửa lỗi Kodi không thể tạo ứng dụng thoát

#4. Công cụ WBS cũng giúp bạn sửa các lỗi và lỗi trong dự án của bạn mà không thể dễ dàng xác định được khi bắt đầu dự án.

Hãy xem danh sách các công cụ hàng đầu cuối cùng này giúp bạn tạo một bảng cấu trúc phân tích công việc hiệu quả:

Thứ hai

Bên cạnh việc là một phần mềm quản lý dự án hàng đầu, monday.com cũng cung cấp cho bạn một mẫu WBS. Với sự trợ giúp của nó, các nhà quản lý dự án có thể lập kế hoạch và kiểm soát các dự án của họ một cách liền mạch. Mẫu này không chỉ miễn phí mà còn sẵn sàng sử dụng, vì vậy bạn sẽ có được một lịch trình phân tích công việc mẫu để bắt đầu ngay bây giờ.

Người dùng có thể tải xuống mẫu trực quan này để phát triển kế hoạch cá nhân hóa điện tử bằng cách thêm các mục hành động và tổ chức lại các nhiệm vụ dựa trên ma trận ưu tiên của dự án. Với mẫu này, việc thực hiện kế hoạch trở thành một quá trình dễ dàng.

Tất cả những gì bạn phải làm là chỉ định từng mục hành động cho các thành viên trong nhóm. Nó cho phép bạn theo dõi tiến trình ở mọi giai đoạn thông qua các số liệu khác nhau. Mẫu cũng đi kèm với các tính năng, chẳng hạn như thêm một lần nhấp vào mục mới, tìm kiếm hoặc bảng lọc, chia sẻ, v.v.

Lucidchart

Lucidchart là một phần mềm lập sơ đồ thông minh giúp bạn thúc đẩy sự đổi mới thông qua việc lập sơ đồ và cộng tác. Sử dụng trình tạo WBS, người dùng có thể tạo cấu trúc phân tích công việc cho các dự án của họ trong vài phút. Công cụ này đi kèm với giao diện trực quan và một số tính năng mạnh mẽ để tùy chỉnh WBS theo nhu cầu của dự án của bạn.

Người dùng có thể bắt đầu tạo cấu trúc bằng cách kéo các hình dạng trên canvas và chèn các tác vụ vào các hình dạng riêng lẻ. Nó cũng cho phép bạn xác định quyền sở hữu nhiệm vụ và phân biệt giữa nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ thông qua các tính năng định dạng mở rộng của nó.

Lucidchart cung cấp tính năng cộng tác trong thời gian thực, trò chuyện trong trình chỉnh sửa và đề cập đến nhận xét để cập nhật và chia sẻ ngay lập tức. Công cụ dựa trên đám mây này có thể được truy cập từ mọi nơi và từ mọi thiết bị. Nó cũng có định dạng có điều kiện giúp bạn mã hóa màu cho các nhiệm vụ và tổ chức các vai trò cũng như các mục khác của cấu trúc.

Sáng tạo

Với công cụ WBS của Sáng tạo, bạn có thể quản lý các sản phẩm dự án được phân phối theo cách tốt hơn. Với phần mềm cấu trúc phân tích công việc, người quản lý dự án có thể hình dung phạm vi của các dự án. Trên nền tảng trực quan dễ sử dụng này, người dùng có thể chia nhỏ dự án thành các mốc dễ quản lý hơn để dễ dàng quản lý công việc.

Creately cho phép bạn thêm các tài liệu, liên kết và tệp đính kèm chi tiết vào từng WBS có thể phân phối. Nó cũng hỗ trợ nhập dữ liệu từ các công cụ quản lý dự án để người dùng có thể xác định các khoảng trống và chồng chéo trong các yêu cầu của dự án.

Nền tảng WBS chứa nhiều công cụ tích hợp khác nhau để tạo trang tổng quan, bản trình bày và báo cáo cho các bên liên quan. Hơn nữa, nó hỗ trợ nhiều tích hợp ứng dụng để xuất và nhập dữ liệu dự án.

Công cụ này đã được thiết kế để hợp tác nhóm thực sự. Giờ đây, các nhóm chức năng chéo có thể duy trì liên kết thông qua giao tiếp và cộng tác trong thời gian thực. Nó chứa các tính năng như cộng tác với nhiều người dùng, đề cập đến nhận xét, theo dõi trạng thái cấp không gian làm việc, nhiều cấp độ truy cập và vai trò cũng như thông báo thông minh để kết nối mọi người trên toàn diện.

EdrawMax

Bạn đang tìm kiếm một phần mềm cấu trúc phân tích công việc, nơi bạn có thể nhận được các mẫu miễn phí và dễ tùy chỉnh? Đi EdrawMax để hình dung toàn bộ phạm vi dự án của bạn bằng cách tạo WBS tương tác. Bằng cách tạo cấu trúc trên công cụ này, bạn có thể tổ chức các mục tiêu theo cách đơn giản và dễ dự đoán.

  Lyrics Finder Tìm lời bài hát và thêm chúng vào tệp MP3 của bạn

Tại đây, bạn có thể chọn từ nhiều mẫu cấu trúc phân tích công việc có thể được sử dụng trực tiếp. Nó cũng có một thư viện biểu tượng phong phú mà từ đó bạn có thể thêm các biểu tượng hữu ích bằng cách kéo và thả chúng trên canvas. Đối với những người muốn xây dựng nội dung sơ đồ, EdrawMax cho phép nhập và xuất dữ liệu bổ sung để tùy chỉnh.

Người dùng có thể tải xuống cấu trúc từ công cụ WBS này ở nhiều định dạng khác nhau, bao gồm PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, HTML, SVG và PNG. Sau đó, họ cũng có thể chia sẻ và tải các tệp này lên các nền tảng khác nhau. Nó cũng hỗ trợ nhúng sơ đồ vào email, mạng xã hội và trang web.

PlanHammer

PlanHammer là một nền tảng để tạo biểu đồ WBS trực tuyến một cách dễ dàng. Nó là một phần mềm mạnh mẽ với khả năng quản lý dự án mạnh mẽ. Phần mềm cho phép người dùng chia nhỏ các dự án của họ trong khi giao nhiệm vụ cho đồng đội của họ và cộng tác với họ cùng một lúc.

Vì công cụ WBS này cho phép bạn tạo một cấu trúc linh hoạt, bạn có thể mở rộng và thu gọn cây tác vụ theo ý muốn để chỉ hiển thị nhánh bạn đang làm việc ngay bây giờ. Bằng cách nhấp vào nút thông tin, người dùng cũng có thể nhận được thông tin chi tiết của bất kỳ nhiệm vụ nào.

PlanHammer giúp việc thêm và xóa các nhiệm vụ và công việc phụ trở nên siêu dễ dàng trong WBS. Ngoài ra, đối với mỗi nhiệm vụ mẹ, bạn có toàn quyền tự do hiển thị các nhiệm vụ con theo kiểu mở rộng hoặc kiểu danh sách.

Trình tạo biểu đồ WBS tương tác này tạo điều kiện chia sẻ màn hình và truyền hình dựa trên Chromecast để có bản trình bày tuyệt vời / Ngoài ra, bạn có thể in nó ra từ tệp PDF và chia sẻ bản in với các bên liên quan.

Praxie

Sử dụng Praxie, bạn có thể vượt trội trong quản lý dự án WBS theo hai cách. Bạn có thể sử dụng ứng dụng tương tác của nó để tạo một WBS từ đầu. Hoặc, bạn có thể sử dụng mẫu WBS của nó để tùy chỉnh nó theo nhu cầu của bạn.

Để sử dụng mẫu, người dùng cần xem xét nó và xem xét các nhiệm vụ bao gồm trong dự án của bạn từ quan điểm từng bước. Sau đó, họ cần liệt kê tất cả các nhiệm vụ phụ và hoàn thành bảng với sự trợ giúp của dữ liệu cần thiết. Theo tiến độ công việc, các thành viên trong nhóm cần cập nhật nó để người quản lý dự án có thể có ý tưởng rõ ràng về nó.

Bất kỳ nhóm hoặc công ty nào cũng có thể bắt đầu với các công cụ cộng tác của Praxie bằng cách xác định nhiệm vụ và tạo các Mục hành động. Phần mềm dựa trên đám mây của nó cũng bao gồm các tính năng, chẳng hạn như bảng điều khiển tiến độ, nhập dữ liệu từ các ứng dụng hoặc tài liệu SaaS khác nhau và giao diện trực quan.

Chủ đề mở

Chủ đề mở cung cấp cho bạn một phần mềm quản lý dự án mã nguồn mở đồng thời mạnh mẽ và an toàn. Công cụ này hỗ trợ quá trình từ đầu đến cuối của bạn để quản lý một dự án với cấu trúc phân tích công việc.

Trong công cụ OpenProject, bạn có thể chia toàn bộ dự án thành các hoạt động và phân phối có thể quản lý được với sự trợ giúp của chế độ xem danh sách. Hơn nữa, bạn có thể tạo một tác vụ nhanh chóng với tính năng tạo nội tuyến hoặc sử dụng chế độ xem toàn màn hình cho các tác vụ có thông tin chi tiết. Nó cũng hiển thị tiến độ nhiệm vụ và dành thời gian để phân tích dự án tốt hơn.

MatchWare MindView

MatchWare MindView là một công cụ lập bản đồ tư duy với khả năng phát triển cấu trúc phân tích công việc. Phần mềm phát triển khái niệm hiệu quả này đi kèm với 6 khung nhìn có thể hoán đổi cho nhau để tạo một WBS. Bạn có thể dễ dàng tạo cấu trúc theo bố cục từ trên xuống hoặc từ trái sang phải.

  Ẩn Thanh công cụ Mini trong Office 2013

Nếu cần, dữ liệu có thể được xuất sang biểu đồ Gantt dựng sẵn trong các ứng dụng, chẳng hạn như MS Excel và MS Projects. MindView là một công cụ lý tưởng để tạo biểu đồ WBS vì nó cho phép bạn nhập các phần tử khác nhau trong nháy mắt và sắp xếp chúng thành một cấu trúc phù hợp với dự án cụ thể của bạn. Ngoài ra, cấu trúc có thể được chỉnh sửa liền mạch nếu bạn cần thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với nó.

JadeALM

JadeALM cho phép bạn tạo biểu đồ WBS cho các dự án của mình để bạn có thể có cấu trúc dự án rõ ràng. Biểu đồ phân cấp của nó là hoàn hảo để chia nhỏ tiến trình từ trên xuống dưới. Bạn có thể dễ dàng xem mọi nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ thuộc về đâu trong bức tranh lớn của dự án.

Cấu trúc này cũng thông báo cho bạn những gì đang xảy ra và ở đâu. Vì người dùng có thể chia dự án thành các nhiệm vụ phụ nhỏ hơn một cách đơn giản và thiết thực, họ không bao giờ mất tập trung vào giá trị cốt lõi và mục tiêu. JadeALM cũng giúp bạn tổ chức lại và khả năng dự đoán bằng cách quản lý sự phụ thuộc giữa con người, nhiệm vụ, tính năng và quy trình.

Ngoài ra, công cụ WBS này rất hữu ích để quản lý các sản phẩm nhỏ hơn. Tính năng cập nhật theo thời gian thực cho phép bạn theo dõi tiến độ, tài nguyên và người được giao từ một công cụ duy nhất với tính nhất quán, minh bạch và đồng nhất hoàn toàn.

Cacoo

Cacoo là một công cụ cần thiết cho các nhóm muốn thực hiện phân tích các nhiệm vụ và công việc phụ có tổ chức và trực quan. Nó cung cấp một mẫu WBS tinh vi mà người dùng có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của các dự án riêng lẻ.

Bên cạnh việc sử dụng nó cho một dự án có chứa nhiều nhiệm vụ được giao cho những người khác nhau, bạn cũng có thể sử dụng nó cho các dự án lớn hơn liên quan đến nhiều nhóm.

Ngay cả khi bạn là người mới sử dụng, bạn sẽ không mất nhiều thời gian để học cách chạy công cụ này. Nó cung cấp một loạt các hướng dẫn bao gồm các hướng dẫn và video chi tiết và chuyên dụng. Bạn cũng có thể xem qua blog và cơ sở kiến ​​thức của nó để tìm hiểu về hoạt động của công cụ này.

Cacoo hỗ trợ tích hợp với nhiều công cụ khác nhau, chẳng hạn như Google Drive, Google Docs, AWS, Dropbox, Slack, Adobe Creative Cloud, OneDrive, MS Teams, Visio và Zapier. Tính năng này giúp bạn thực hiện nhiệm vụ quản lý dự án dễ dàng hơn.

Bạn có thể sử dụng biểu đồ Gantt làm WBS không?

Biểu đồ WBS cho thấy phạm vi dự án và các mốc quan trọng của nó. Biểu đồ Gantt giúp hình dung lịch trình hoạt động của dự án.

Biểu đồ Gantt thường được coi là một loại WBS để quản lý dự án. Người dùng có thể tổ chức WBS của họ dưới dạng biểu đồ Gantt chứa các liên kết giữa các phụ thuộc nhiệm vụ và các mốc quan trọng của dự án.

Lời cuối cùng

Cho đến nay, bạn đã tìm thấy một cuộc thảo luận chuyên sâu về những điều cơ bản của WBS trong quản lý dự án. Bạn cũng đã khám phá ra một số công cụ hàng đầu có thể giúp bạn soạn thảo một mẫu WBS chuyên nghiệp và không có lỗi.

Trong sự nghiệp chuyên môn của người quản lý dự án, kỹ năng soạn thảo một công cụ WBS khiến họ trở nên khác biệt so với những người mới làm quen. Tương tự như vậy, khi bạn áp dụng mẫu WBS, bạn giảm tắc nghẽn, tăng năng suất và cuối cùng tạo ra nhiều doanh thu hơn so với các doanh nghiệp nghiệp dư không sử dụng công cụ này.

Bạn cũng có thể quan tâm đến việc tìm hiểu về các sơ đồ nhóm hỗ trợ cộng tác hiệu quả trong một nhóm.

x