Thỏa thuận không tiết lộ thông tin (NDA) là gì và khi nào bạn nên sử dụng nó?

Giữ bí mật thông tin kinh doanh nhạy cảm của bạn bằng cách ký thỏa thuận không tiết lộ (NDA) với các bên liên quan.

Mọi công ty đều có một số bí mật thương mại giúp họ có lợi thế hơn đối thủ cạnh tranh. Thỏa thuận không tiết lộ (NDA) hoạt động như một công cụ quan trọng để bảo vệ dữ liệu bí mật và nhạy cảm. Thỏa thuận pháp lý này xảy ra giữa hai hoặc nhiều bên trong quá trình tuyển dụng, sáp nhập và mua lại.

Nếu bạn muốn bảo vệ các ý tưởng và chiến lược của mình khỏi những người bên ngoài trong khi chia sẻ chúng với nhân viên của mình, NDA là phương pháp phù hợp.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ thảo luận về NDA và các lợi ích của nó. Tiếp tục đọc để tìm hiểu thời điểm sử dụng NDA và các bước có thể được thực hiện trong trường hợp vi phạm NDA.

NDA là gì?

Thỏa thuận không tiết lộ (NDA), hoặc thỏa thuận bảo mật, là một hợp đồng pháp lý. Trong NDA, một bên đồng ý chia sẻ thông tin bí mật về doanh nghiệp với bên thứ hai. Mặt khác, người thứ hai đồng ý không chia sẻ thông tin với bất kỳ ai khác trong một thời gian nhất định.

Mục tiêu của NDA là bảo vệ thông tin nhạy cảm, tài sản trí tuệ (IP) và bí mật thương mại không bị lộ ra ngoài đối thủ cạnh tranh. Hợp đồng này thường cần thiết khi hai bên dự định tham gia kinh doanh cùng nhau nhưng muốn bảo vệ lợi ích của chính họ.

Với NDA, việc tiết lộ thông tin nhạy cảm về kinh doanh hoặc kế hoạch cho bất kỳ bên thứ ba nào đều bị cấm về mặt pháp lý. Các bên liên quan đến NDA có thể là chủ lao động và nhân viên/nhà thầu hoặc hai công ty.

Các loại NDA

Có nhiều loại NDA khác nhau và bạn cần biết về tất cả những loại này để chọn loại phù hợp với mục đích của mình.

#1. NDA đơn phương

NDA đơn phương là NDA một chiều. Ở đây, chỉ một bên tiết lộ thông tin bí mật của mình cho bên khác mà họ muốn bảo vệ. Khi các tổ chức cần chia sẻ thông tin nhạy cảm với nhân viên, nhà thầu hoặc các bên liên quan của họ và muốn họ không tiết lộ thông tin đó cho bất kỳ ai khác, các NDA này sẽ được ký kết. Vì lý do này, đây là loại NDA phổ biến nhất.

#2. NDA chung

Chúng còn được gọi là NDA hai chiều hoặc NDA song phương. Trong đó, cả hai bên trao đổi thông tin kinh doanh riêng tư với nhau trong quá trình đàm phán và có giới hạn về cách bên kia sẽ sử dụng và chia sẻ thông tin. NDA lẫn nhau thường được thấy trong quá trình sáp nhập và mua lại, tiếp quản công ty và liên doanh.

Khi nào bạn nên sử dụng NDA?

Tuyển dụng nhân viên

Khi bạn thuê ai đó làm nhân viên của mình, bạn cấp cho họ quyền truy cập vào nhiều loại dữ liệu bí mật và độc quyền. Vì vậy, nhà tuyển dụng cần yêu cầu nhân viên ký NDA để bảo vệ thông tin và ngăn họ chia sẻ dữ liệu nhạy cảm trong hiện tại và tương lai.

Một nhân viên đang cố gắng rời khỏi công ty của bạn có thể chia sẻ thông tin nhạy cảm trong cuộc phỏng vấn xin việc. Vì vậy, bạn cần cấm chia sẻ với các nhân viên tương lai thông qua NDA.

Tuyển dụng nhà cung cấp

Nhiều công ty thích thuê dịch giả tự do hoặc nhà thầu cho các dự án ngắn hạn. Thậm chí, họ cần truy cập dữ liệu nhạy cảm và bí mật thương mại để hiểu doanh nghiệp và cung cấp dịch vụ của họ. Nhân viên không nên phớt lờ họ và ký NDA với họ trong khi tuyển dụng.

Giới thiệu khách hàng

Khi bạn bắt đầu cung cấp dịch vụ cho một khách hàng mới, bạn sẽ có quyền truy cập vào thông tin bí mật của công ty đó. Ngay cả trong trường hợp đó, bạn cần phải ký một NDA để tuyên bố việc sử dụng dữ liệu được chia sẻ có thể chấp nhận được.

Tham gia quan hệ đối tác kinh doanh

Mọi mối quan hệ kinh doanh nên dựa trên sự tin tưởng. Để thiết lập niềm tin, các NDA rất quan trọng vì chúng có thể đảm bảo những hạn chế của việc sử dụng thông tin được chia sẻ. Đặc biệt là các công ty có kế hoạch tham gia thông qua sáp nhập và mua lại nên tập trung vào việc ký kết NDA.

Vì các công ty này phải chia sẻ dữ liệu hoạt động và tài chính quan trọng với nhau trong giai đoạn thẩm định, NDA có thể đảm bảo cách họ sử dụng thông tin.

Bán sản phẩm hoặc dịch vụ

Khi bạn bán một sản phẩm hoặc dịch vụ, có khả năng người nhận có thể chia sẻ thông tin nhạy cảm với bất kỳ bên thứ ba nào. Đây là lúc bạn cần phải có NDA với họ để bảo vệ thông tin về các dịch vụ của bạn.

Lợi ích của việc có NDA

#1. Xác định rõ ràng thông tin bí mật

NDA giúp bạn bằng cách xác định thông tin bí mật. Vì vậy, nếu bạn đang tiết lộ thông tin bí mật cho bên kia, hãy đảm bảo rằng định nghĩa này càng rộng càng tốt.

#2. Mang lại sự tự tin để chia sẻ dữ liệu nhạy cảm

Các doanh nghiệp xử lý thông tin nhạy cảm, có giá trị có thể miễn cưỡng chia sẻ những thông tin đó với các bên khác. Do đó, các cơ hội kinh doanh và các mối quan hệ có thể bị hạn chế đối với họ. Với NDA, họ có thể không phải lo lắng và tự tin chia sẻ dữ liệu.

#3. thu hút nhà đầu tư

Các nhà đầu tư thích đầu tư vào một công ty thực hiện các biện pháp bảo vệ thông tin bí mật của mình thông qua NDA. Do đó, một thỏa thuận không tiết lộ có thể thu hút vốn cho các công ty đang tìm kiếm sự tăng trưởng.

#4. Bảo vệ thông tin cá nhân

Lợi ích chính của NDA là bảo vệ thông tin quan trọng về nhiệm vụ (bí mật thương mại, dữ liệu tài chính, danh sách khách hàng, v.v.) khỏi bị tiết lộ cho các bên không được ủy quyền. Bạn có thể đảm bảo tính bảo mật bằng cách yêu cầu nhân viên và các bên kinh doanh khác ký NDA.

#5. Duy trì lợi thế cạnh tranh

NDA rất quan trọng đối với các ngành liên quan đến sở hữu trí tuệ và bí mật thương mại. Với các thỏa thuận không tiết lộ, các tổ chức có thể giữ bí mật thông tin và chiến lược của họ, do đó đạt được lợi thế so với các đối thủ cạnh tranh.

#6. Hoạt động như một tài liệu pháp lý

Khi có vi phạm NDA, bên bị ảnh hưởng có thể khởi kiện bên kia để yêu cầu bồi thường cho bất kỳ thiệt hại nào do vi phạm gây ra. Một NDA đã ký sẽ đưa ra khung pháp lý trong khi theo đuổi hành động pháp lý nếu cần thiết.

#7. Tăng cường sức mạnh đàm phán

Các thỏa thuận không tiết lộ cũng có giá trị đối với các bên tham gia thảo luận với các nhà đầu tư hoặc khách hàng tiềm năng. Khi bạn đã ký NDA, thông tin nhạy cảm của bạn vẫn được bảo vệ hợp pháp. Tất cả những điều này cho phép bạn thương lượng từ thế mạnh.

#số 8. Đảm bảo tuân thủ

Tuân thủ quy định là một yếu tố quan trọng của thế giới kinh doanh. Các công ty liên quan đến chăm sóc sức khỏe, tài chính và công nghệ phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt quản lý việc xử lý thông tin bí mật.

Với các thỏa thuận không tiết lộ, doanh nghiệp có thể đảm bảo tuân thủ bằng cách cung cấp các nguyên tắc chia sẻ và xử lý dữ liệu minh bạch và đơn giản. NDA cũng giúp họ tránh các hình phạt pháp lý và tiền phạt nếu không tuân thủ.

#9. Làm mượt quá trình cộng tác

Cho dù thông tin bí mật đến đâu, đôi khi việc chia sẻ thông tin đó với các đối tác và cộng tác viên của bạn trở nên cần thiết. NDA cung cấp một khuôn khổ để chia sẻ thông tin bí mật một cách an toàn cho các dự án và cộng tác chung mà không có bất kỳ rủi ro nào.

#10. Thiết lập niềm tin

Việc ký NDA có nghĩa là bạn thực hiện nghiêm túc việc bảo vệ dữ liệu nhạy cảm. Nó cũng thể hiện cam kết bảo vệ tài sản trí tuệ của công ty bạn và do đó, giúp thiết lập lòng tin với các bên liên quan của bạn. Nó cũng giúp cải thiện hình ảnh thương hiệu và uy tín của bạn trên thị trường.

Các yếu tố cần thiết để đưa vào NDA

Các bên tham gia Hiệp định

Yếu tố cơ bản nhất của một thỏa thuận không tiết lộ là các bên của nó. Mỗi NDA nên chỉ định các bên là một phần của thỏa thuận này. Bên nhận thông tin nhạy cảm có thể là một cá nhân, tất cả nhân viên của một công ty hoặc bất kỳ đại diện nào của công ty.

Các công ty cũng nên tự xác định mình trong NDA. Đặc biệt là khi các công ty có cấu trúc pháp lý phức tạp là một phần của NDA, họ phải chỉ định pháp nhân nào sở hữu thông tin.

Định nghĩa rõ ràng về thông tin bí mật

Đây có lẽ là một trong những yếu tố khó xác định nhất; tuy nhiên, NDA phải nêu rõ thông tin nào được coi là bí mật theo hợp đồng này.

Các công ty không nên cho rằng tất cả các bên sẽ hiểu thông tin độc quyền. Do đó, họ có trách nhiệm xác định và đề cập đến những thông tin không nên chia sẻ với người khác.

Trong khi xác định thông tin bí mật, có khả năng tiết lộ thông tin đó trong NDA. Đó là lý do tại sao các công ty thường giao nhiệm vụ bảo mật cho một nhóm lớn.

Loại trừ NDA

Trong một số trường hợp nhất định, việc xác định những gì không phải là bí mật sẽ trở nên dễ dàng hơn thay vì xác định những gì bạn cho là nhạy cảm. Nếu bạn thấy mình trong những tình huống như vậy, bạn có thể đề cập trong NDA rằng mọi thứ được chia sẻ với bên ngoài sẽ được bảo mật ngoại trừ những điều được đề cập.

Sử dụng thông tin phù hợp

Chỉ vì một phần thông tin không được bảo mật không có nghĩa là các bên có thể sử dụng thông tin đó cho lợi ích cá nhân. Ví dụ, cách mọi thứ hoạt động bên trong một tổ chức có thể không phải là thông tin bí mật.

Tuy nhiên, một bên không nên chia sẻ thông tin này với đối thủ cạnh tranh vì lợi ích tài chính hoặc sao chép thông tin đó trong công ty của chính họ. Do đó, NDA phải luôn đề cập đến cách bên ngoài có thể sử dụng thông tin không bí mật mà họ có quyền truy cập.

Thời gian hiệu lực

NDA của bạn nên bao gồm hiệu lực của hợp đồng. Một số thông tin trở nên ít giá trị hơn theo thời gian hoặc thậm chí hết hạn, đặc biệt là những thông tin liên quan đến nghiên cứu và phát triển. Các bên nên xem xét hoàn cảnh của mình và đề cập đến thời gian áp dụng NDA.

Nhưng điêu khoản khac

Không cần phải nói, NDA có thể được tùy chỉnh để phục vụ nhu cầu cụ thể của bạn. Ví dụ, các cơ quan chính phủ có thể cần đưa vào các điều khoản nghiêm ngặt để giữ kín thông tin nhạy cảm.

Tương tự, một NDA cũng có thể bao gồm các luật và quy định hiện hành. Do đó, tùy thuộc vào nhu cầu của ngành, bạn nên đưa các điều khoản phù hợp khác vào NDA.

Hậu quả của việc vi phạm NDA

Hậu quả của việc vi phạm thỏa thuận không tiết lộ (NDA) phụ thuộc vào các điều khoản thỏa thuận, quyền tài phán và các yếu tố khác. Một số hậu quả phổ biến là:

#1. Hành động pháp lý

Nếu bạn là bên bị ảnh hưởng do vi phạm NDA, bạn có thể thực hiện hành động pháp lý đối với bên liên quan đến vi phạm NDA. Những hành động này có thể bao gồm từ việc nộp đơn kiện, tìm kiếm lệnh cấm để theo đuổi một giải pháp thay thế.

#2. Hậu quả kinh tế

Một số NDA có quy định về hình phạt tài chính khi vi phạm NDA. Các hình phạt tài chính thường được nêu trong thỏa thuận hoặc có thể do tòa án quyết định.

#3. Chấm dứt hợp đồng

Nếu ai đó vi phạm NDA, họ có thể bị chấm dứt hợp đồng với tư cách là nhân viên hoặc nhà thầu. Khả năng dẫn đến hậu quả này là cao khi việc chấm dứt hợp đồng trong những trường hợp như vậy là một điều kiện của hợp đồng.

#4. Thiệt hại danh tiếng

Những người liên quan đến vi phạm NDA cũng có thể bị tổn hại về mặt uy tín, đặc biệt là thông qua các nền tảng truyền thông xã hội. Nó thể hiện một hình ảnh tiêu cực về người phạm tội, và kết quả là họ mất lòng tin và các cơ hội kinh doanh trong tương lai.

#5. Tố tụng hình sự

Trên hết, việc vi phạm NDA thậm chí có thể dẫn đến các cáo buộc hình sự. Vì vậy, tất cả các bên nên cẩn thận về việc tiết lộ thông tin liên quan đến an ninh quốc gia, bí mật của chính phủ hoặc thông tin quan trọng khác.

Điều gì xảy ra khi NDA hết hạn?

Trước khi tham gia vào một NDA, bạn cũng nên có ý tưởng rõ ràng về những gì sẽ xảy ra sau khi NDA hết hạn. Mỗi NDA đi kèm với một khung thời gian, trong đó nêu rõ hiệu lực của hợp đồng pháp lý này. Khi hết hiệu lực hoặc hết hiệu lực, các bên không còn bị ràng buộc về mặt pháp lý nữa trong việc bảo mật thông tin.

Điều đó cũng có nghĩa là thông tin được đề cập trong NDA không còn được coi là hợp pháp và việc tiết lộ chúng một cách tự do không dẫn đến hậu quả pháp lý. Tuy nhiên, nếu thông tin bí mật được bảo vệ bởi bất kỳ luật hoặc thỏa thuận nào khác, thông tin đó sẽ được giữ riêng tư.

Đôi khi, các thỏa thuận không tiết lộ có các điều khoản để đảm bảo một số thông tin nhất định được giữ bí mật ngay cả sau khi NDA hết hạn. Trong trường hợp đó, người nhận vẫn bị ràng buộc bởi các điều khoản bảo mật thông tin đó.

Mẫu NDA

#1. Thu phóng hợp pháp

LegalZoom cung cấp các mẫu NDA dành cho liên doanh, tuyển dụng nhân viên hoặc nhà thầu, phản hồi về kế hoạch kinh doanh và thông tin chia sẻ một bên. Bạn cần cung cấp thông tin cơ bản về NDA; nền tảng này sẽ tiếp tục thêm chúng vào tài liệu.

Khi bạn cung cấp tất cả thông tin cần thiết, NDA đã sẵn sàng. Bạn có thể đăng nhập vào nền tảng này bằng tài khoản của mình và sử dụng thỏa thuận.

#2. Pháp lýMẫu

LegalTemplates là một tài nguyên nơi bạn có thể lấy các mẫu NDA miễn phí. Tại đây, bạn có thể chọn mẫu NDA giữa tiêu chuẩn, việc làm, mua hàng và phát minh.

Bạn cần nhập thông tin như bên tiết lộ, bên nhận, điều khoản bảo mật và chi tiết thỏa thuận, đồng thời chuẩn bị sẵn NDA của bạn ở định dạng PDF hoặc Word. NDA cũng có thể được xem trước trước khi lưu và tải xuống.

Từ cuối cùng

Thỏa thuận không tiết lộ (NDA) là một công cụ mạnh mẽ trong môi trường kinh doanh để bảo vệ thông tin bí mật. Bằng cách yêu cầu nhân viên, đối tác và các bên liên quan khác ký NDA, bạn có thể đảm bảo quyền sở hữu trí tuệ của công ty mình và duy trì lợi thế cạnh tranh trong môi trường kinh doanh.

Bây giờ bạn đã biết khi nào nên sử dụng NDA, bạn có thể tạo một NDA với các mẫu được đề cập ở trên. Ngoài ra, bạn có thể nhận hỗ trợ từ các nhà cung cấp dịch vụ tài liệu pháp lý về vấn đề này.