Tiết kiệm thời gian và tiền bạc với chữ ký số
Hợp đồng của bạn không cần phải được ký thủ công để ràng buộc về mặt pháp lý — bạn có thể ký điện tử một tài liệu và tiết kiệm thời gian, tiền bạc cũng như rắc rối khi sử dụng Zoho Sign.
Trong thế giới ngày nay, nơi mà thủ tục giấy tờ đang dần trở nên lỗi thời, việc chuyển sang chữ ký điện tử là điều hợp lý. Chữ ký số không chỉ nhanh hơn, tiện lợi hơn mà còn thân thiện với môi trường.
Mặc dù có nhiều phần mềm chữ ký số khác nhau trên thị trường, nhưng bạn nên chọn một giải pháp đáng tin cậy như Zoho Sign, vừa thành thạo vừa hợp túi tiền.
Chữ ký số là gì?
Chữ ký số là một kỹ thuật xác nhận tính xác thực và tính toàn vẹn của tài liệu, phần mềm hoặc tin nhắn kỹ thuật số. Nó sử dụng mật mã để bảo vệ tài liệu khỏi giả mạo và mạo danh. Chữ ký số được coi là ràng buộc về mặt pháp lý ở nhiều quốc gia, bao gồm cả Hoa Kỳ.
Tại sao bạn cần Chữ ký số?
Tiết kiệm thời gian và tiền bạc
Xử lý tài liệu thủ công để lấy chữ ký bao gồm soạn thảo, in, quét và gửi qua đường bưu điện cho các bên khác. Thậm chí có thể mất vài tuần để lấy lại những thứ này sau khi chúng được ký. Chữ ký số giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách loại bỏ các tác vụ này.
Hiệu quả và An toàn
Chữ ký số hoạt động như một sự thay thế an toàn cho chữ ký truyền thống được thực hiện trên giấy. Bạn không phải in, quét hoặc gửi tài liệu vật lý cho các bên khác. Nó cũng làm giảm nguy cơ giả mạo.
khả năng tiếp cận
Đối với bất kỳ loại tài liệu từ xa và toàn cầu nào, chữ ký số rất tiện lợi. Nó giúp các bên ký tài liệu một cách an toàn từ bất kỳ vị trí nào và do đó, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Hình ảnh công ty tốt hơn
Sử dụng giấy để ký tài liệu cũng có tác động đến môi trường. Với chữ ký điện tử, bạn có thể giảm thiểu điều đó và tạo ấn tượng thân thiện với môi trường trong thế giới kinh doanh.
Giá trị pháp lý
Ở nhiều quốc gia, chữ ký điện tử có giá trị pháp lý giống như chữ ký viết tay. Cho dù đó là hợp đồng, thỏa thuận, giao dịch điện tử hay bất kỳ tài liệu pháp lý nào khác, chữ ký điện tử đảm bảo tính xác thực và tính toàn vẹn của nó để làm cho nó được công nhận là ràng buộc về mặt pháp lý tại tòa án.
Chính trực
Chữ ký điện tử cũng hữu ích để duy trì tính toàn vẹn của tài liệu kỹ thuật số. Nó sử dụng các thuật toán mật mã để tạo ra một giá trị băm duy nhất. Nếu ai đó sửa đổi tài liệu đó, sẽ có một giá trị băm khác sẽ hoạt động như bằng chứng về sự thay đổi tài liệu.
Tự động hóa quy trình làm việc
Chữ ký trên giấy yêu cầu sự phối hợp và theo dõi thủ công để đảm bảo rằng các tài liệu được ký chính xác và bảo mật dữ liệu. Hơn nữa, có khả năng xảy ra sự chậm trễ, nhầm lẫn và vi phạm chính sách trong chữ ký thủ công.
Chuyển sang chữ ký điện tử có nghĩa là chuyển sang quy trình làm việc tiêu chuẩn và tự động, nhất quán và không có lỗi.
Zoho Sign có thể trợ giúp như thế nào với chữ ký số
Nếu bạn vẫn phụ thuộc vào phương pháp bút và giấy truyền thống để ký các tài liệu kinh doanh, đã đến lúc chọn Zoho Sign. Phần mềm này tạo điều kiện cho việc ký và quản lý tài liệu kinh doanh được bảo mật từ bất kỳ vị trí nào trên toàn cầu chỉ bằng một vài cú nhấp chuột.
Ứng dụng chữ ký số hoàn chỉnh này giúp bạn loại bỏ quy trình ký tài liệu thủ công rườm rà. Với sự hỗ trợ của nó, bạn có thể nhận được các tài liệu có giá trị pháp lý và không thể thay đổi sau khi đã ký. Ngoài ra, phần mềm này cho phép bạn xác minh danh tính của người ký và ký các tài liệu từ bất kỳ đâu với sự tuân thủ pháp luật tối đa.
Bây giờ, hãy xem các tính năng hàng đầu của Zoho Sign.
Dễ ký và gửi
Zoho Sign triển khai một cách tiếp cận đơn giản để ký và gửi tài liệu cho chữ ký số. Bạn có thể dễ dàng tải tài liệu lên, thêm người nhận và đặt các trường biểu mẫu cho họ trước khi gửi. Để ký, bạn cần mở liên kết được gửi qua email, nhập mã xác minh nếu được yêu cầu và ký vào tài liệu.
Quản lý tài liệu liền mạch
Việc quản lý các tài liệu trên nền tảng này cũng không gặp rắc rối. Nó cho phép bạn kiểm tra trạng thái tài liệu và thực hiện thêm hành động dựa trên đó. Hơn nữa, Zoho Sign có thể được sử dụng cho các bản kiểm toán hoàn chỉnh. Nó cung cấp cho bạn toàn bộ lịch sử các hành động được thực hiện trên một tài liệu và chứng nhận hoàn thành đối với các tài liệu không có nhiệm vụ đang chờ xử lý.
Mẫu tài liệu tái sử dụng
Tính năng mẫu của Zoho Sign giúp bạn không phải tạo thỏa thuận mới từ đầu mỗi khi bạn muốn sử dụng chúng. Là người dùng gói Chuyên nghiệp và Doanh nghiệp, bạn có thể tạo các mẫu cho thỏa thuận bán hàng, hợp đồng tuyển dụng và chính sách truyền thông xã hội mà bạn có thể cần sử dụng thường xuyên.
Sau khi tạo các mẫu cho nhu cầu kinh doanh của mình, bạn có thể xem và chỉnh sửa các mẫu này cho từng dịp riêng biệt, thay đổi quyền sở hữu, tạo SignForm (chỉ dành cho quản trị viên tổ chức) và xóa các mẫu. Các mẫu này sẽ có trong tài khoản của bạn cho đến khi bạn xóa chúng theo cách thủ công.
Gửi tài liệu hàng loạt
Zoho Sign cho phép bạn gửi một hoặc nhiều tài liệu cho nhiều người nhận cùng lúc bằng tính năng Gửi hàng loạt. Chỉ khả dụng với gói Doanh nghiệp, nó rất hữu ích khi các giám đốc nhân sự cần nhận được chính sách cập nhật có chữ ký của nhân viên amm của một tổ chức.
Hỗ trợ tích hợp AI mở
Nếu bạn có đăng ký Zoho Sign trả phí sử dụng trung tâm dữ liệu của Hoa Kỳ và Khóa API OpenAI hợp lệ do người dùng tạo, thì bạn có thể sử dụng tích hợp ChatGPT và OpenAI thông qua trợ lý AI Zia của Zoho. Sử dụng tích hợp này, dữ liệu tài liệu của bạn được chia sẻ với Open AI và có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm nhận bản tóm tắt tài liệu.
AES và QES
Người dùng của tất cả các gói trả phí và trung tâm dữ liệu của Hoa Kỳ có thể nhận chứng chỉ AES (Chữ ký điện tử nâng cao) cho chữ ký của họ thông qua TrustFactory có trụ sở tại Nam Phi. Người dùng cần đăng ký với TrustFactory và định cấu hình tích hợp này để có được tính năng này.
Zoho Sign cũng hợp tác với Uanataca SA, nhà cung cấp dịch vụ xác minh danh tính có trụ sở tại EU. Với sự trợ giúp của nó, người dùng đăng ký Doanh nghiệp có thể ký tài liệu thông qua QES (Chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn).
Ứng dụng di động Zoho Sign
Nếu luôn di chuyển, bạn có thể cài đặt ứng dụng Android hoặc iOS của Zoho Sign trên thiết bị di động của mình. Các ứng dụng này đều hiệu quả như nhau trong việc ký, theo dõi và gửi tài liệu cùng với việc quản lý các mẫu.
API Zoho Sign
Zoho Sign cũng cung cấp API để tích hợp chữ ký số vào bất kỳ ứng dụng nào. Bất kể yêu cầu dự án của bạn là gì, bạn có thể dễ dàng áp dụng các ví dụ mã bằng ngôn ngữ lập trình ưa thích của mình.
Các API linh hoạt và có thể mở rộng có thể được triển khai trong vài phút. Tất cả các tài liệu được ký bằng các API này đều được chấp nhận 100% trước tòa. Bạn nhận được mức bảo mật cao nhất với giao thức OAuth 2.0 tiêu chuẩn ngành.
Tích hợp với các nền tảng hàng đầu
Bạn có thể đang sử dụng các công cụ giao tiếp và kinh doanh cho tổ chức của mình. Zoho Sign có thể được tích hợp với các ứng dụng nổi bật như Microsoft 365, Google Workspace, Zoho CRM, Zoho HRMS, Zapier, Box, MS Teams, Formstack Documents và Integromat.
Tạo báo cáo
Quản trị viên tổ chức có thể truy cập các báo cáo chi tiết do Zoho Sign tạo cho tất cả các tài liệu được ký và gửi bằng tài khoản của bạn. Bộ lọc danh mục cũng có sẵn cho loại tài liệu, trạng thái tài liệu (đã hoàn thành, thu hồi, từ chối, hết hạn), tính hợp lệ của tài liệu và lịch sử hoạt động.
Nó tạo báo cáo trong 30 ngày qua theo mặc định; tuy nhiên, bạn có thể tạo báo cáo hàng tuần và hàng tháng. Bạn cũng có thể tải báo cáo xuống hệ thống cục bộ ở định dạng tệp CSV.
Bảng giá Zoho Sign
Người dùng đơn lẻ có thể chọn gói Zoho Sign miễn phí cho phép bạn ký năm tài liệu mỗi tháng. Nếu có nhiều yêu cầu hơn, bạn có thể chọn từ các gói Tiêu chuẩn, Chuyên nghiệp và Doanh nghiệp, bắt đầu từ $10/người dùng/tháng.
Có bản dùng thử miễn phí 14 ngày trên Zoho Sign, nơi bạn có thể dùng thử tất cả các tính năng của gói Doanh nghiệp. Nó thậm chí còn có gói API chữ ký số trả tiền khi bạn sử dụng đơn giản và minh bạch.
Từ cuối cùng
Chữ ký số không chỉ mang lại sự tiện lợi cho chữ ký tài liệu từ xa mà còn bổ sung thêm một lớp bảo mật chống giả mạo. Đây là một quy trình thân thiện với môi trường, không liên quan đến thủ tục giấy tờ và có thể theo dõi để theo dõi quá trình kiểm toán.
Zoho Sign là một ứng dụng chữ ký số giá cả phải chăng cho phép bạn tạo tài liệu và gửi chúng cho người khác để ký nhanh. Các công ty lớn và nhỏ cũng như người dùng cá nhân có thể sử dụng phần mềm này để làm tài liệu pháp lý.
Các công ty cũng có thể lựa chọn các ứng dụng Zoho khác như Zoho Assist và Zoho Payroll.
